Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Dato: 15.12.2016 Møtested: Trysil rådhus, Kommunestyresalen Tidspunkt: 09:00 Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf 62 45 77 00, servicetorg@trysil.kommune.no. Vararepresentanter møter bare når de blir innkalt som følge av forfall. 1
SAKSLISTE: Saksnr Innhold PS 16/19 Referatsaker RS 16/14 Protokoll fra møte i arbeidsmiljøutvalget 9.11.2016 PS 16/20 Utredning av behov for økt grunnbemanning i hjemmetjenestens avdeling 3 PS 16/21 Vikarpool i Trysil Sykehjem PS 16/22 Omstilling og nedbemanning - EM-bolig Underskrift leder: ---------------------- 2
PS 16/19 Referatsaker RS 16/14 Protokoll fra møte i arbeidsmiljøutvalget 9.11.2016 3
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 22.09.2016 Referanse: 21285/2016 Arkiv: 034 Vår saksbehandler: Britt Støa Utredning av behov for økt grunnbemanning i hjemmetjenestens avdeling 3 Saksnr Utvalg Møtedato 16/14 Arbeidsmiljøutvalget 07.10.2016 16/11 Eldrerådet 04.10.2016 16/17 Hovedutvalg for helse og omsorg 13.10.2016 16/58 Formannskapet 25.10.2016 16/85 Kommunestyret 08.11.2016 16/20 Arbeidsmiljøutvalget 15.12.2016 Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: Hjemmetjenesten avdeling 3 tilføres en rammeøkning tilsvarende 5,3 årsverk fra 01.10.2016. For 2016 utgjør dette kr. 750 000,-. På årsbasis utgjør det kr 2 968 000,- og innarbeides i årsbudsjett fra 01.01.2017. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget - 07.10.2016: Utvalget foreslår følgende uttalelse: Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens innstilling til etterretning. Utvalget påpeker at iverksettelsen av de midlertidige tiltakene er i strid med arbeidsmiljølovens bestemmelser 14-9 (1). Votering: Uttalelsen ble enstemmig vedtatt. Uttalelse i Arbeidsmiljøutvalget - 07.10.2016: Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens innstilling til etterretning. Utvalget påpeker at iverksettelsen av de midlertidige tiltakene er i strid med arbeidsmiljølovens bestemmelser 14-9 (1). Behandling i Eldrerådet - 04.10.2016: Forslag til uttalelse fra eldrerådet: Eldrerådet tar saken til orientering, men forutsetter at tjenestetilbudet i Hjemmetjenestens avd.1 og 2 opprettholdes. Votering: Eldrerådets forslag enstemmig vedtatt. Uttalelse i Eldrerådet - 04.10.2016: Eldrerådet tar saken til orientering, men forutsetter at tjenestetilbudet i Hjemmetjenestens avd.1 og 2 opprettholdes. Behandling i Hovedutvalg for helse og omsorg - 13.10.2016: Uttalelsene fra AMU og eldrerådet, som ble vedtatt etter at innkallinga til hovedutvalget ble sendt ut, ble lest opp. 4
Forslag fra Sp, H og FrP v/erik Lund: Saken sendes til videre politisk behandling. Alternative løsninger og intern rokkering skal utredes etter vedtak i hovedutvalgsmøtet 25.8.2016. Votering: Sp/H/FrPs forslag vedtatt med fire (H, Sp, FrP) mot tre stemmer (A). Anbefaling i Hovedutvalg for helse og omsorg - 13.10.2016: Saken sendes til videre politisk behandling. Alternative løsninger og intern rokkering skal utredes etter vedtak i hovedutvalgsmøtet 25.8.2016. Behandling i Formannskapet - 25.10.2016: Før behandling i formannskapet kommenterte rådmannen AMUs uttalelse av 7.10.2016. Administrasjonen har sjekket med juridisk kompetanse i forhold til tolkning av arbeidsmiljølovens bestemmelser. Iverksettelsen av de midlertidige tiltakene kan være i strid med arbeidsmiljølovens 14-9, 1. ledd på individnivå. Dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle. I uttalelsen står det er. Forslag fra Knut Løken, H: Økt grunnbemanning i hjemmetjenestens avd. 3 ses i sammenheng med utarbeidelse av budsjett for 2017 og økonomiplan 2018-2021. Forslag fra Randi Sætre, A: Hjemmetjenesten avdeling 3 tilføres en rammeøkning tilsvarende 5,3 årsverk fra 1.10.2016. For 2016 utgjør dette kr 750 000. På årsbasis utgjør det kr 2 968 000 og innarbeides i årsbudsjett fra 1.1.2017. Votering: Forslag fra H satt opp mot forslag fra A: Hs forslag vedtatt med 5 (H,Sp) mot 4 stemmer (A). Innstilling i Formannskapet - 25.10.2016: Økt grunnbemanning i hjemmetjenestens avd. 3 ses i sammenheng med utarbeidelse av budsjett for 2017 og økonomiplan 2018-2021. Behandling i Kommunestyret - 08.11.2016: Forslag Ap v/randi Sætre: Ap fremmer mindretallets forslag til formannskapets behandling: Hjemmetjenesten avdeling 3 tilføres en rammeøkning tilsvarende 5,3 årsverk fra 1.10.2016. For 2016 utgjør dette kr 750 000. På årsbasis utgjør det kr 2 968 000 og innarbeides i årsbudsjett fra 1.1.2017. Votering: Formannskapets innstilling ble vedtatt med 13 mot 12 stemmer (11 A, SV) som ble avgitt for Aps forslag. Vedtak i Kommunestyret - 08.11.2016: Økt grunnbemanning i hjemmetjenestens avd. 3 ses i sammenheng med utarbeidelse av budsjett for 2017 og økonomiplan 2018-2021. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 5
Bakgrunn Det ble redegjort for bakgrunn av saken i saksframlegg til hovedutvalgets møte 25.08.2016. Behovet for økt grunnbemanning er todelt: 1. Avdelingen har hatt en stor vekst i vedtakstimer det siste året. I perioden 01.06.2015 til 01.07.2016 har antall brukere økt med 11, og antall vedtakstimer har økt med 153,81 timer pr. uke. 2. I forbindelse med innflytting på Østhagen vil antall beboere i bofellesskapet økes, da man går fra 9 beboerrom på Villa Sole til 11 leiligheter på Østhagen, hvorav den ene er beregnet på ektepar. Leilighetene på Østhagen er fordelt over to separate etasjer og blir således adskilt fra hverandre, slik som avdelingene i sykehjemmet. Denne bygningsmessige løsningen, som i utgangspunktet tok hensyn til muligheten for 2 grupper med noe forskjellig funksjonsnivå, utløser behov for noe mere ressurser for å ivareta brukerbehovet. Dette blir nærmere beskrevet i saksframlegget. Endringene i pkt. 1 og 2 har dannet grunnlaget for en revidert bemanningsplan for avdelingen. Bemanningsplanen er utarbeidet av arbeidsgruppe bestående av avdelingsleder, assisterende avdelingsleder, koordinator, tillitsvalgt i Fagforbundet, verneombud og representant fra fagarbeidergruppa i hjemmetjenesten avdeling 3. Bemanningsplanen er drøftet med hovedtillitsvalgte og danner grunnlag for ny grunnturnus i hjemmetjenestens avdeling 3. For å kunne ivareta brukergruppa i avdelingen i henhold til vedtak er det nødvendig å endre grunnbemanning i avdelingen fra innflytting på Østhagen 26.09.2016. Saken ble behandlet i hovedutvalg for helse og omsorg den 25.08.2016 hvor det ble fattet følgende vedtak: «Saken utsettes til neste utvalgsmøte. Administrasjonen bes utrede mulighetene for å benytte seg av tidligere tildelte ressurser for å dekke opp for det økte brukerbehovet i avdeling 3. Det skal vurderes nøye om dette ikke kan løses innen den ordinære hjemmetjenestens nåværende ramme.» I påvente av ny politisk behandling leies det nå inn på ekstrahjelpsbudsjettet for å klare å ivareta brukerbehovet i avdelingen. Dette er ikke i samsvar med verken HTA- eller AML- bestemmelser. Fagforbundet har i drøftingsmøte den 29.08.2016 varslet arbeidsgiver om at det ikke vil bli inngått ny turnusavtale for avdelingen når grunnbemanningen ikke er realistisk i forhold til de oppgaver avdelingen skal løse. Vurdering Avdelingens ansvarsområde Avdeling 3 omfatter fra 26.09.2016 de nye leilighetene på Pernup, trygdeboligene i Lundeveien, omsorgsboligene i Antonsbakken og 11 boenheter i det nye bofellesskapet på Østhagen. Det blir egen personalbase ved bofellesskapet som yter tjenester til boligene som er i gangavstand fra personalbasen. Avdelingen vil likevel trenge to biler tilgjengelig for ulike gjøremål slik som å hente medisiner på apoteket, levering av middager, henting av varer og møtevirksomhet. Avdelingen har i dag fire biler, slik at to av dem kan overføres til andre avdelinger som har behov for biler, eventuelt selges for å redusere kommunens utgifter til kjøretøy. 6
Avdelingen har ansvar for all personlig assistanse, helsetjenester i hjemmet og utrykning ved utløste trygghetsalarmer. For en best mulig ressursutnyttelse samarbeides det med avdelingene i Nybergsund, slik at avdelingen ikke har egen sykepleier på kveldsvakt. Sykepleiefaglige oppgaver utføres derfor av personell fra basen i Nybergsund på kveldstid. Sett ut i fra et brukerperspektiv er det nødvendig med høy sykepleiedekning i avdelingen, da omsorgsboliger/bofelleskap/trygdeboliger ofte er siste boform før tildeling av langtidsplass på sykehjemmet. Pleietyngden i avdeling 3 er således relativt stor og atskillig høyere enn i avdeling 1 og 2. Sammenlignet med f. eks avdeling 1 er pleietyngden i avdeling 3 ca. 13 % høyere. I dag gir avdeling 3 bistand i 33 leiligheter av totalt 48 leiligheter i trygdeboligene og Antonsbakken. I tillegg skal avdelingen etter hvert gi tjenester til beboere på Pernup. På innflytningstidspunktet til leilighetene på Pernup var det ingen som flyttet dit som hadde behov for bistand fra hjemmetjenesten. Allerede etter noen få uker ytes det bistand i to leiligheter. Man ser helt klart en trend ved at flere brukere flytter inn mot sentrum når bistand til egenomsorg melder seg. Mange av de som flytter inn mot sentrum har liten eller ingen bistand i eget hjem før en flytting til sentrumsnære boliger. Det forventes derfor at man på sikt også vil gi tjenester i de resterende 15 leilighetene, samt på Pernup. Avdelingen antas derfor å vokse ytterligere i tiden fremover, uten at det automatisk fører til reduksjon av timer i avdeling 1 og 2. Det skal bemerkes at fra et makroperspektiv er det selvsagt mer kostnadseffektivt å betjene disse brukerne sentrumsnært, hvis man primært vurderer det fra et logistikk-synspunkt i et nåperspektiv. Det nye bofelleskapet på Østhagen Bofellesskapet er et nytt tilbud fra høsten 2016. Dette er et bofelleskap med heldøgns bemanning med plass til 11 personer fordelt over to plan. En leilighet i 1. etg. kan belegges med ektepar/samboerpar. Det påregnes at beboere i disse 11 leilighetene har en demensdiagnose eller en liten eller større form for kognitiv svikt. Denne gruppen trenger derfor en høyere bemanningsfaktor enn for brukere som bor i eget hjem. Bofellesskapet er som tidligere nevnt fordelt over 2 etasjer. Ved Villa Sole er det i dag 2 tidligvakter og 2 senvakter alle ukedager. Dette har fungert bra da alle beboerne er samlet på ett plan og har ett fellesareal. På Østhagen skal antall beboere utvides med to tre personer, samtidig som de skal fordeles på to adskilte plan. Etasjene kan sammenlignes med avdelingene på sykehjemmet som er helt separate fra hverandre bygningsmessig. Det vil si at det ikke vil være mulig for den ansatte som arbeider i 1. etasje og raskt kunne bistå den som jobber i 2. etasje og omvendt da man vil være alene på vakt i hver etasje. Ved samme grunnbemanning som i dag vil personalet hele tiden være alene med miminum 5 beboere, noe som ikke er forenlig med arbeidet med denne målgruppen. Personer med en demensdiagnose kan ofte være urolige og være «vandrere». Flere av beboerne ved Villa Sole har pr. i dag behov for 1 til 1 oppfølging gjennom dagen og især ved måltider og under stell. Det er derfor nødvendig med en person som er tilgjengelig i fellesarealet når den andre ansatte er opptatt i en leilighet. Det meste av disse utfordringene kan løses ved at en vakt pendler mellom etasjene, både på sen og tidligvakt. I tillegg er det perioder på dagen som er roligere i trygdeboligene /Antonsbakken som gjør at ansatte på «utelistene» kan bistå noe inne på bofellesskapet midt på dagen. 7
En ekstra vakt som pendler mellom etasjene både på sen og tidligvakt utgjør f.eks. ca. 3,2 årsverk. Økning i antall brukere og vedtakstimer i avdeling 3 Avdelingen har totalt i perioden 01.06.2015 til 01.07.2016 økt med 11 brukere og antall vedtakstimer er økt med 153,81 timer pr. uke. I ren brukerrettet tid tilsvarer dette 4,34 årsverk. Denne økningen omfatter både beboere i bofellesskapet og i trygde- og omsorgsboligene. Avdelingen har over lang tid hatt to arbeidspraksisplasser som det blir rekruttert til via NAV. Disse to personene har fungert glimrende og har vært en stor ressurs for avdelingen, langt utover hva man kan forvente. Dessuten har avdelingen hatt en 2. års lærling, hvor man har tatt ut verdiskapning tilsvarende ca 60 80 % stilling i den senere tid. Lærlingen sluttet i avdelingen 15.08.2016, og avdelingen er ikke blitt tildelt ny lærling. Uten disse ekstra ressursene hadde ikke avdelingen det siste halve året klart pleietyngden på eksisterende grunnbemanning. Oppsummering av behovet i avdeling 3 Isolert sett vil økningen i antall brukere og vedtakstimer altså utgjøre 4,34 årsverk og ekstrabemanning på dag og kveld på Østhagen dreie seg om 3,2 årsverk, til sammen 7,54 årsverk. Man ønsker å presisere at man nå også oppnår en viss effektivisering ved følgende to forhold: Inntil nå har avdelingen hatt to oppmøteplasser (Villa Sole og Slettmoen). Dette har gjort det vanskelig å benytte alle stillingsressursene helt optimalt. Man ser for seg at det vil bedres ved innflytting på Østhagen når alle får samme oppmøtested og felles personalbase. For det andre vil det heller ikke være nødvendig å bruke så mye tid som i dag til å forflytte seg mellom personalbasen og den enkelte bruker. Når man så samordner hele avdelingen med personalbase på Østhagen, er det utregnet i henhold til den nye bemanningsplanen et behov for en rammeøkning på 5,3 årsverk for å dekke brukerbehovet i avdelingen. Utvikling av hjemmetjenesten Årsverk og organisering: Hjemmetjenestens avdelinger ble samlokalisert fra 01.12.2010 og inndelt i to avdelinger. Etter hvert ble det avdekket behov for flere stillinger og avdelingene ble etter hvert store ledelsesområder. Hjemmetjenesten foretok i juni 2014 en omorganisering av avdelingsledere innenfor egen ramme og overførte en stilling som leder fra boligtjenesten til den ordinære hjemmetjenesten. Avdeling 1 og 2 ble splittet slik at nåværende avdeling 3 ble opprettet. 1 årsverk avdelingsleder ble overført fra rammeområde 320* (boligtjenesten) til rammeområde 340* (hjemmetjenesten) fra 01.06.2014. Utvikling av antall årsverk i perioden 2012-2016 År Tiltak Antall årsverk Kommentar 2013 Etablering av bofellesskap i Liavegen med fire plasser, KS 17.09.2013 5,09 Knyttet til Villa Sole 8
2013 Økte timer i avdeling 1 og 2, se saksframlegg til KS møte 18.06.2013 2014 Overføring av 1 årsverk avdelingsleder fra boligtjenesten til hjemmetjenesten (avdelingsleder i avdeling 3) 2014 Overføring av nattevakter fra Gamlevegen til hjemmetjenesten, psykisk helse Mobekkvegen 2014 Økte timer i avdeling 1 og 2, se saksframlegg til KS møte 29.04.2014 2015 Overføring av demenskoordinator fra avdeling helse 2016 Ergoterapeut i forbindelse med hverdagsrehabilitering 2014 2016 Stillings-økninger etter AML 14.9 2014 Stillings-økning etter AML 14.9, koordinator i avdeling 3 som har merkantile funksjoner for hele sektoren (attestering av fakturaer for område 340, samt ansvar for papirbasert arkiv Profil) 2014 Stilings-økninger i forbindelse med etablering av Villa Sole hvor man gikk fra 4 til 9 beboere i bofellesskap 5,4 Fordelt mellom 3 avdelinger fra høsten 2014. 1,0 Inngår ikke i direkte brukerrettet tjeneste. Administrativ stilling. 1,8 Gjelder ikke eldreomsorg. 11,0 Fordelt mellom 3 avdelinger fra høsten 2014. 0,8 Arbeider for hele sektoren. 0,5 Knyttet til hverdagsrehab. i alle tre avdelinger. 13,134 Benyttes ikke som styrket grunnbemanning, men som vikarer 0,25 Arbeider for hele sektoren 1,0 Knyttet til Villa Sole Som man ser av tabellen over dreier det seg om en stillings-økning for rammeområde 340 på ca 39,5 årsverk i perioden 2012 2016. I denne perioden har man opprettet bofellesskapet Villa Sole med 9 plasser. Her bruker man i dag to tidligvakter, to sen-vakter og en nattevakt syv dager pr. uke. Dette utgjør til sammen 8,02 årsverk. Som det framgår av tabellen over har man fått «friske midler» tilsvarende 6,09 årsverk til oppretting av tilbudet. De resterende 1,96 årsverkene ble hentet fra ordinær ramme når man omstrukturerte til tre avdelinger, slik at stillings-økningene som er gitt i perioden ikke bare handler om avdelingene ved Nybergsund. 13,134 årsverk er gitt etter rettighetskrav i forhold til AML 14.9. Disse årsverkene inngår ikke som en økt grunnbemanning, men brukes som vikarer. I budsjettering framkommer de imidlertid som en økning av fastlønn, da de budsjetteres over fastlønnsbudsjettet (mot refusjoner). 9
Videre utgjør stillings-økninger knyttet til andre avdelinger enn eldreomsorgen, samt sektorovergripende stillinger til sammen 4,35 årsverk inkl. avdelingsleder. Når man tar hensyn til dette utgjør en reell bemanningsøkning knyttet til økt brukerbehov i alle tre avdelingene (utenom Villa Sole) 14,4 årsverk. Det har ikke vært behov for rammeøkninger siden våren 2014 knyttet til utvikling av vedtakstimer og antall tjenester/tjenestemottakere. Stillings-økninger gitt etter AML 14.9 brukes altså ikke som en buffer i forhold til grunnbemanning. Stillingene blir i sin helhet brukt til å dekke opp fravær, både ferier, permisjoner og sykefravær. Stillingene har hatt en god effekt både på reduksjon av innleide timer over vikarbudsjettet, samt mindre forbruk på overtid og ekstrahjelp sammenlignet med tidligere år. Det er verdt å nevne at sammenlignet med 2015 har man så langt i 2016 redusert utgifter på overtid med i overkant av 1,2 millioner kroner. Ved detaljbudsjettering for 2017 kan man redusere ekstrahjelpsbudsjettet med ca. kr.300 000,-. Ved årets slutt ligger man an til et mindre forbruk på disse to postene på til sammen kr. 1 900 000,-. Beløpet utgjør lønn til ca. 3,4 årsverk fagarbeider. Nasjonale trender og kommunens omsorgsmodell Behovet for rammeøkninger i perioden 2012-2014 må ses i sammenheng med hva som skjedde totalt i sektoren, især med en betydelig reduksjon av institusjonsplasser og konsekvenser av samhandlingsreformen. Aldershjemmet med 30 plasser ble lagt ned og sykehjemmet ble ferdigrenovert med bare ensengsrom slik at antall sykehjemsplasser totalt er redusert med 17 plasser og i perioder 9 overbeleggs-plasser. Til sammen utgjør dette mer enn 50 institusjonsplasser (hvis man snittberegner overbeleggs-plasser), som p.t. har en snitt-kost på ca. 1 million kroner/plass/år. Samtidig gjorde Samhandlingsreformen sitt inntog med de såkalte utskrivningsklare pasienter og meget kortere liggetid på sykehus. Nasjonal evaluering av samhandlingsreformen viser at av 840 000 innleggelser i sykehus skrives 78 % ut igjen til eget hjem, mens 8 % skrives ut til sykehjem. Færre pasienter blir liggende på sykehus i påvente av kommunalt tilbud reformen virket raskt og effektivt. Pasienter skrives ut tidligere enn før og det er kortere liggetid, pasientene som overføres tilbake til kommunen er sykere, det er mer komplekse pasientsaker og nye pasientgrupper som skal ivaretas i kommunen. Det er opprettet flere korttidsplasser/kommunalt øyeblikkelig døgntilbud, som gjør at det naturlig nok blir noe lengre ventetid på langtidsplasser i sykehjem for egne innbyggere. Selv om dette er en nasjonal evaluering, er det gjenkjennbart i Trysil kommune. Allerede i 2009 vedtok kommunestyret at Trysil kommune skulle følge nasjonale trender gjennom etablering av en omsorgsmodell som dreier kursen mot mer hjemmebehandling. Følgende vedtak ble fattet i kommunestyret 30.03.2009, som en del av prosjektet endring av drift og tjenester innen helse, omsorg og sosial: 10
«Trysil kommune legger til grunn en omsorgsmodell som en strategi for utvikling og etablering av tjenester, og for avklaring av relasjon mellom ulike tjenestetyper jf. delrapport nr. 7.» En økning av bemanningsbehovet i hjemmetjenesten er derfor en politisk villet styrt utvikling av kommunens omsorgstjeneste hvor det skal vektlegges hjemmetjenester slik at kommunens innbyggere skal kunne bo lengst mulig i eget liv i eget hjem. Organisering: Avdeling 1, 2 og 3 er i dag organisert i soner med arbeidslister i hver sone. Tabellen under viser antall arbeidslister hver dag i den enkelte avdeling. (Avdeling 3 viser antall vakter før innflytting på Østhagen og uten ekstrahjelp som blir leid inn for å ivareta økt brukerbehov.) Avdeling 1 hverdager /dagvakter Sone Antall lister Kommentarer (dobbeltvakt etc.) Nordre 3 Innbygda Vest 1 + Tilsyn Øst Innbygda Øst 3 Innbygda 1 Øst/Nybergsund Nord Nybergsund/Innbygda 2 Dobbeltliste Sykepleier liste 1 Alle Soner Sum 11 Avdeling 1 helg/dagvakter Sone Antall lister Kommentarer (dobbeltvakt etc.) Nordre 3 + Innbygda Innbygda Vest 1 Innbygda Øst 2 + Nybergsund Nord Nybergsund/Innbygda 2 Dobbeltliste Sykepleier 1 Alle Soner Sum 9 Avdeling 1 Kvelder alle dager Sone Antall lister Kommentarer (dobbeltvakt etc.) Nordre 1 Vest/Øst 1 Øst/Vest 2 Dobbeltliste Sykepleier 1 Alle Soner Sum 5 Avdeling 2 hverdager/ dagvakter Sone Antall lister Kommentarer Søre Osen 2 Søre Osen/Tørberget 1 Tørberget 4 En dobbeltliste Nybergsund/ Søre Trysil 1 11
Østby 1 Ljørdalen 3 Sykepleieliste 2 En reiser østover og en vestover Sum 14 Avdeling 2 helg/dagvakter Sone Antall Lister kommentarer Søre Osen 1 Tørberget 3 En dobbeltliste Nybergsund/Tørberget/ 1 søre Trysil Østby 1 Ljørdalen 2 Sykepleieliste 2 Tilsammen 10 Avdeling 2 Kvelder alle dager Sone Antall Lister kommentarer Søre Osen/Tørberget 2 En dobbeltliste Nybergsund/ søre og 1 vestre Trysil Østby/ Ljørdalen 2 Sykepleier 1 Tilsammen 6 Avdeling 3 hverdager/dagvakter Sone Antall Lister kommentarer Antonsbakken/ trygdebolig 5 Har en bruker som man er to stykker på x 2 besøk pr vakt Bofellesskapet 2 Tilsammen 7 Avdeling 3 helg/dagvakter Sone Antall Lister kommentarer Antonsbakken/ trygdebolig 4 Har en bruker hvor det er to ansatte x 2 besøk pr vakt Bofellesskapet 2 Tilsammen 6 Avdeling 3 kveld alle dager Sone Antall Lister kommentarer Antonsbakken/ trygdebolig 2 Har en bruker hvor det er to ansatte x 2 besøk pr vakt Bofellesskapet 2 Tilsammen 4 12
Som man ser av tabellen over er bemanningen redusert på helg og kveld, sett i forhold til dagvakter på ukedager. Dette har sammenheng med at personlig assistanse i form av rengjøring og handling foregår på dagvakt på ukedager. Det ligger ingen buffer i grunnbemanningen i denne organiseringen slik at man kan fjerne en liste verken på dag eller kveldsvakter. Dobbeltlister Tabellen viser også hvor mange dobbeltlister som er i hver avdeling. Dobbeltlister er betegnelse på lister hvor det er nødvendig at man er to personell til stede. Man har organisert listene slik at de brukerne som har behov for bistand fra to er på samme liste så langt det lar seg gjøre sett ut i fra et geografisk ståsted. Pr. i dag er det en dobbeltliste både på dag og kveldstid alle ukedager både i avdeling 1 og 2. Vedtakstimene i den enkelte avdeling tar ikke høyde for at det er behov for å være to helsepersonell ved tjenesteyting. Vedtakstimene er knyttet til det enkelte oppdrag uavhengig av om man må være en eller to til stede. Dobbeltlistene utløser i dag ca. 6,5 årsverk i ren brukerrettet tid. I tillegg kommer kjøring mellom hver bruker slik at et reelt tidsforbruk på dobbeltlista utgjør for mann nr. to i overkant av 9 årsverk. Dette løses i grunnbemanningen til hjemmetjenestens avdeling 1 og 2 i dag uten at det framkommer som økning i utviklingen av tjenestetimer. Utvikling av tjenestetimer Årstall Praktisk bistand time 31.12 2012 28 personer 68,51 timer/uke 31.12.2013 40 personer 80,46 timer/uke 31.12.2014 39 personer 93,71 timer/uke 31.12.2015 42 personer 98,4 timer/uke 29.08.2016 52 personer 127,31 timer/uke Praktisk bistand minstepensjonist 72 personer 184,96 timer/uke 74 personer 182,46 timer/uke 70 personer 250,65timer/uke 74 personer 231,3 timer/uke 79 personer 253,51 timer/uke Hjemmesykepleie 151 personer 576,83 timer/uke 171 personer 727,6 timer/uke 174 personer 670,69 timer/uke 193 personer 753,97 timer/uke 220 personer 808,21 timer/uke Totalt pr år 251 personer 830,3 timer/ uke 285 timer 990,52 timer/uke 283 timer 1015,05 timer/uke 309 personer 1083,67 timer/uke 351 personer 1189,03 timer/ uke Rapportene i fagsystemet Profil er laget slik at man ikke klarer å ta ut avdelingsvis oversikt som blir korrekte før inndelingen til tre avdelinger skjedde. Det følger av at brukerne nå automatisk blir rutet til den avdelingen de hører hjemme i. Det vil si at hvis en skal ta ut rapporter før høsten 2014, så blir inndelingen feil og man kan således ikke lese utviklingen for hver avdeling. Oversikten fra 2012 viser derfor den samlede utvikling av tildelte timer og antall tjenester for alle tre avdelingene i perioden 2012 - august 2016. Som det framgår av tabellen har både antall tjenestetimer og antall tjenester/personer økt betraktelig i perioden. Når man vet at antall timer i avdeling 3 har økt med 153 timer pr. uke det siste året, ser man av tabellen at antall timer i avdeling 1 og 2 har gått noe ned uten at det har noen egentlig sammenheng. For avdeling 1 og 2 har man hatt en nedgang i antall tjenestetimer på ca. 48 timer pr. uke. Rent matematisk vil man da kunne tro at man kan redusere bemanning tilsvarende, men slik er det ikke i den praktiske hverdag. De fleste av disse timene knytter seg til bortfall av to brukere med stort hjelpebehov i avdeling 2 og som hadde sine timer fordelt over mange tilsyn alle ukedager og på flere forskjellige arbeidslister. Når en bruker med mange 13
tildelte timer pr. uke faller fra på en arbeidsliste vil man ikke kunne kutte den arbeidslista da det er flere andre brukere på samme sone/liste som likevel vil trenge hjelp. Dersom det for eksempel faller fra en bruker i Søre Osen, så vil man likevel måtte sende samme antall personer til Søre Osen, da en bruker alene ikke har en egen liste. Tabellen vise at antall tjenester/tjenestemottakere har økt med 42 siden 31.12.2015. Når man vet at det kun er 11 av disse som knytter seg til avdeling 3 ser man at antall tjenester har økt med 31 i avdeling 1 og 2 til tross for at antall vedtakstimer har gått ned. Dette indikerer at det er flere brukere med store vedtak som har falt fra samtidig som det er kommet inn flere brukere med mindre tjenestebehov. Bistand til medisinhåndtering er ofte inngangsporten til tjenester. Denne tjenestetypen utløser ikke mange tjenestetimer, men kan likevel generere mange timer med personell på grunn av spredt bosetting. Ett nytt oppdrag i f. eks. Linnæs vil kunne utløse behovet for en ny vakt i Ljørdalen da det er ca fem mil tur/retur Ljørdalen Linnæs for en enkelt medikamenthåndtering og som tar kanskje ti minutter inne hos brukeren (vedtakstid). Endring av forskrift: Ikke vedtak under 14-dagers-periode I løpet av 2015 kom det endring i forskrift som gjør at man ikke lenger fatter vedtak på tjenester som har en varighet på under 14 dager. Disse tjenestene blir da ikke registrert som vedtakstimer og kommer derfor ikke med i rapporter som tas ut i fra fagsystemet. Slike tjenester har man hele tiden noen av og de utløser behov for bemanning uten at det blir registrert. Dette dreier seg ofte om injeksjoner i etterkant av operasjoner, sårskift, øyedrypping og antibiotikabehandling. Det er ikke ført «skyggeregnskap» på hvor mye dette dreier seg om, men det er en økende tendens som henger sammen med kortere liggetid på sykehus. Disse oppdragene som mange andre ligger geografisk spredt. Oppsummerende: Som man ser overfor er det mange faktorer som påvirker behovet for stadig økende personalressurs i hjemmetjenestens avdelinger. Personalressursene samsvarer ikke med vedtakstimene grunnet flere faktorer som er beskrevet ovenfor. Brukerne bor geografisk spredt og få vedtakstimer kan utløse store personellressurser (dobbeltlister, tjenester uten vedtak etc). Avdelingene er organisert med koordinatorer som setter opp den enkelte arbeidsliste. Dette skjer i samarbeid med assisterende avdelingssykepleier for å sikre rett kompetanse til rett bruker. Arbeidslistene endres nesten daglig, da det er brukere av og på listene hver eneste dag. Dette er et stort logistikkarbeid hvor ressursutnyttelse sett opp i mot behovet for fagkompetanse på den enkelte liste har stort fokus. Avdeling 1 og 2 samarbeider daglig om personell og vikarer slik at man skal kunne gi et forsvarlig tilbud til brukerne innenfor den rammen /grunnbemanningen som finnes i avdelingene. Avdelingene har siden forrige utvalgsmøte gått igjennom alle sine arbeidslister for å se om det er mulig å omstrukturere slik at man kan redusere behovet for bemanning. Slik situasjonen er pr. i dag er det ikke mulig å omstrukturere avdeling 1 og 2 slik at man får frigjort arbeidslister/personell som kan bistå i avdeling 3. Avdeling 3 har foretatt en risikoanalyse av sin grunnbemanning sett opp i mot forsvarlighet både for brukere og personell. Dersom avdelingen skal driftes på den grunnbemanning som er i avdelingen i dag, vil det føre til både tjenesteavvik og HMS-avvik. Det er ikke mulig på eksisterende grunnbemanning å ivareta brukerbehovet verken i bofellesskapet eller på «ute- 14
listene» framover. En løsning vil da kunne være å la flere av leilighetene på Østhagen stå tomme. Bruk av midlertidige stillinger for å dekke et vedvarende behov i ordinær drift strider mot AML 14.9. Ved innflytting til Østhagen leies det inn på ekstrahjelpsbudsjettet/overtid tilsvarende en tidlig og en senvakt pr. dag. I tillegg kommer ekstra innleie for å klare oppdragene på «ute-listene» Behovet for rammeøkning som ble beskrevet i saksframlegg til utvalgsmøtet 29.08.2016 har ikke endret seg. Konklusjon Hjemmetjenesten avdeling 3 tilføres en rammeøkning tilsvarende 5,3 årsverk fra 01.10.2016. For 2016 utgjør dette kr. 750 000,-. På årsbasis utgjør det kr 2 968 000,- og innarbeides i årsbudsjett for avdelingen fra 01.01.2017. 15
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 10.08.2016 Referanse: 17646/2016 Arkiv: 416 Vår saksbehandler: Jon Arne Bye Vikarpool i Trysil Sykehjem Saksnr Utvalg Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 16/20 Hovedutvalg for helse og omsorg 17.11.2016 16/66 Formannskapet 29.11.2016 16/21 Arbeidsmiljøutvalget 15.12.2016 16/91 Kommunestyret 20.12.2016 Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: 1. Trysil sykehjem tilføres 8,9 årsverk for å etablere en vikarpool. Disse etableres i hovedsak som hele stillingshjemler. 2. Det tilbys et kronebeløp på kr.10.000,- pr. hel hjemmel for ansatte i vikarpool. 3. Årsverkene finansieres av vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og besparelser gjennom planlagte forsvarlige rutiner for redusert innleie av arbeidskraft for driftsåret (vakante lønnsmidler). 4. Vikarpool etableres våren 2017. Behandling i Hovedutvalg for helse og omsorg - 17.11.2016: Tallene på side 8 i innkallingen til møtet var dessverre ikke oppdatert. Riktige tall skal være: Utgifter: Lønnsutgifter 8,9 årsverk inkl. sosiale utgifter kr 4.628.000 (et årsverk fagarbeider er ca. 520.000,-) Lønnstillegg for ansatte i vikarpool (13 hjemler) a kr 10.000,-/år kr 130.000 SUM kr 4.758.000 Utvalgsleder ba om at dette rettes i saksframlegget før det behandles i formannskapet. Endringsforslag fra A v/randi Sætre: 1. Trysil sykehjem etablerer en økt vikarpool med 8,9 årsverk i hovedsak som hele stillingshjemler. 2. Det tilbys et kronetillegg på 10 000 kroner per hel hjemmel for ansatte i vikarpool. 3. Vikarpoolen finansieres innenfor egen ramme (vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og redusert innleie av arbeidskraft). 4. Hovedutvalg for helse og omsorg ønsker løpende informasjon om tiltaket. Votering: As forslag ble satt opp mot rådmannens innstilling. As forslag enstemmig vedtatt. Innstilling i Hovedutvalg for helse og omsorg - 17.11.2016: 1. Trysil sykehjem etablerer en økt vikarpool med 8,9 årsverk i hovedsak som hele stillingshjemler. 2. Det tilbys et kronetillegg på 10 000 kroner per hel hjemmel for ansatte i vikarpool. 3. Vikarpoolen finansieres innenfor egen ramme (vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og redusert innleie av arbeidskraft). 4. Hovedutvalg for helse og omsorg ønsker løpende informasjon om tiltaket. 16
Behandling i Formannskapet - 29.11.2016: Votering: Hovedutvalg for helse og omsorgs innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling i Formannskapet - 29.11.2016: 5. Trysil sykehjem etablerer en økt vikarpool med 8,9 årsverk i hovedsak som hele stillingshjemler. 6. Det tilbys et kronetillegg på 10 000 kroner per hel hjemmel for ansatte i vikarpool. 7. Vikarpoolen finansieres innenfor egen ramme (vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og redusert innleie av arbeidskraft). 8. Hovedutvalg for helse og omsorg ønsker løpende informasjon om tiltaket. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 17
Bakgrunn Saken gjelder videre organisering av arbeidskraft ved Trysil sykehjem. Historikk: Trysil Sykehjem fikk i 2014 tilført 7,2 årsverk som rammeøkning i langtidsavdelingene. To årsverk ble tilført 3. avdeling, to årsverk ble tilført 4. avdeling og 3,2 årsverk ble tilført Borgtun. Intensjonen var å styrke grunnbemanningen på avdelingene og å etablere større stillinger for å skape robusthet ved fravær. For å finansiere utvidelsen ble det i 2014 budsjettert med refusjoner på sykefravær. I 2015 ble det budsjettert med en inntekt på sykefravær på 1.600.000,-. Deler av denne bemanningsøkningen i 2014 ble organisert som vikarpool ved Trysil Sykehjem. Vikarpoolen har 7 stillingshjemler som til sammen utgjør 3,85 årsverk i fast tilsetting. Fra sommeren 2015 ble vikarpool midlertidig oppløst med bakgrunn i at den var for liten til å dekke det totale vikarbehovet i sykehjemmet. Administrasjon av en vikarpool ble vurdert som tungvint og urasjonelt. Ansatte ble midlertidig fordelt på de respektive avdelingene. Arbeid i vikarpool innebærer fast arbeidstid, dag- og kveldsvakter i en periode på 6 uker. Stillingene har arbeid annenhver helg. Vikarpool dekker både korttidsfravær og langtidsfravær. Det ble i 2014 innført nye retningslinjer for innleie av vikarer. Dette for å ta høyde for å kunne planlegge med mindre bemanning enn grunnturnusene i de respektive avdelingene. Dette handler i hovedsak om at i situasjoner hvor det er et fravær i et vaktskifte så dekkes dette ikke med vikar. Hvis det er flere fravær i samme vaktskifte så dekkes videre vakter med vikar. Disse rutinene tar også høyde for at et kontinuerlig fravær over tid må dekkes opp, slik at avdelingene f.eks. ikke er underbemannet alle tidligvakter en hel uke igjennom. Denne ordningen med retningslinjer for innleie av arbeidskraft er også ment å innebære besparelser på fastlønnsbudsjett som skal finansiere bemanningsøkningen. Tabellen under viser stikkprøver gjort i Januar og April ved samtlige avdelinger. Sparte årsverk angir her summen av vakter hvor det ikke er innleid arbeidskraft jf. de rutinene for innleie. Tabellen viser også et annet forhold, nemlig at sykehjemmet ikke har tilgang til tilstrekkelig arbeidskraft. Dette er synlig for 3. og 4 avdeling hvor de omfattende besparelsene ikke skyldes retningslinjene for innleie alene,men også det faktum at sykehjemmet ikke har tilgang til tilstrekkelig arbeidskraft. 2. avd. 3. avd 4. avd. 5. avd. Januar April Januar April Januar April Januar April Planlagte årsverk i turnus (ideell) 19,6 19,9 16,6 16,07 16,6 16,07 30,99 30,59 Faktiske antall årsverk (reell) 18,38 17,61 13,85 10,84 10,95 12,1 29,45 29,11 Sparte årsverk (differanse) 1,21 1,58 2,74 5,22 5,65 3,96 1,53 1,47 Underskuddet på arbeidskraft som vist i tabellen har hatt store konsekvenser for sykehjemmet. Det brukes mye administrativ tid til rekruttering og innleie av arbeidskraft, som går på bekostning av fagadministrative oppgaver. Det medfører også redusert kvalitet på det pleiefaglige arbeidet i avdelingen. En ser også at sykefraværet har økt i tilsvarende periode. Vurdering Vikarpool dekker ikke sykehjemmets nåværende vikarbehov. Vikar behovet i 2015 var ca. 14 årsverk og etablert vikarpool har en bemanning på 3,85 årsverk. Trenden i 2016 er at vikarbehovet øker ytterligere. Dette er i stor grad knyttet til rekrutteringsproblemer til stillinger. Fravær grunnet sykdom har vært noe avtagende de siste månedene i 2016. For å etablere en hensiktsmessig turnus og klare å dekke reelle vikarutfordringer bør vikarpoolen totalt være bemannet med minst 12,75 årsverk. Dette innebærer fortsatt omfattende bruk av tilkallingsvikarer som fremmer opparbeidelse av rettigheter etter AML 14-9, hvilket innebærer ukontrollert opparbeidelse av deltidsstillinger med varierende 18
kompetanse. I januar i 2016 er det ca. 9 årsverk som ha arbeidet sammenhengende i mer enn to år. Disse nærmer seg et rettighetstidspunkt. Stillingsprosent Antall personer Opparbeidede rettigheter i årsverk Uten fast tilsetting 13 4,536 25 % stilling 4 0,9373 50 % stilling 14 2,579 60 % stilling, natt 5 0,537 75 % stilling 3 0,225 80 %/85 % stilling 2 0,189 Sum (volum): 41 9,0033 Tabellen viser hvilke stillingsbrøker som er tilgengelige som vikarer og som nærmer seg retten til å kreve fast tilsetting jf AML 14-9, 6 ledd. Arbeidsbelastningen i vikarpool er større enn i ordinære stillinger. Noen opplever det belastende å ha flere arbeidsplasser/avdelinger å forholde seg til, mens andre betrakter dette som en spennende utfordring. Det er viktig at rekrutteringen til en vikarpool gjøres blant de som har et genuint ønske om å jobbe på denne måte. Den største belastning ansatte opplevde i forhold til vikarpool var helgefrekvens med arbeid annenhver helg. Denne helgefrekvensen oppleves svært belastende i en somatisk pleieavdeling. Samtidig arbeider ansatte i vikarpoolen på helger hvor det oftest er underskudd på bemanning. Faste ansatte i vikarpool må dekke opp alle typer fravær i avdelingen. Dette innebærer også lengere fravær i avdelingene primært. Dette gjør at sykehjemmet administrativt kan optimalisere ressurser i forbindelse med rekruttering og innleie. Sykehjemmet har gjort et omfattende arbeid for å redusere antall deltidsstillinger, men har fortsatt et arbeid igjen. Spesielt har sykehjemmet mange ansatte i stillingsbrøk 50% hvor det i dag oppleves å være en arbeidskraftreserve ut over fast stillingsbrøk. Ansatte i disse stillingene er i stor grad tilgengelige som vikarer. Denne arbeidskraften må sikres sykehjemmet og Trysil kommune gjennom bedre tilsettingsforhold. Volumet av deltidsstillinger er en rekrutteringsutfordring i seg selv. Det er ikke tilstrekkelig med søkere til disse stillingene og det er høy turn-over på deltidsstillingene. Tabellen viser at hele 35% av den faste bemanningen i sykehjemmet ønsker større fast tilsetting. Data er hentet fra en kartlegging i februar 2016 i Trysil sykehjem. Erfaring fra hjemmetjenesten: Hjemmetjenesten har lignende utfordringer som sykehjemmet vedørende tilgang av bemanning. Hjemmetjenesten har foretatt flere grep, men av en noe annen karakter enn hvordan sykehjemmet har arbeidet med problematikken. Alle tiltak er foretatt innenfor den økonomiske rammen til hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten startet 2015 med en kartlegging av hvilke tidspunkter det er behov for arbeidskraft og definert en ny turnus ut fra dette. Samtidig er det foretatt en individuell kartlegging av ønsket stillingsstørrelse blant alle fast ansatte. Disse ansatte er tilbudt stilling i henhold til sine ønsker og turnus 19
er lagt i henhold til arbeidsgivers behov for arbeidskraft jf. vikarbehov. Alle ansatte har beholdt sin helgefrekvens som forut for stillings - økningen. Dette gjør at noen arbeider annenhver helg, mens andre jobber hver tredje helg. Dette hadde umiddelbar positiv effekt på drift av hjemmetjenesten, ved at det ble større kontinuitet i arbeidsstokken. Det oppstod samtidig en utfordring ved at det nå ble lite vikarer tilgengelig på helg. Ansatte i større stillinger som fortsatt arbeidet hver tredje helg ønsket i mindre grad merarbeid på helg med bakgrunn i at de var tilfreds med den faste stillingsbrøken. For å sikre kompetanse på helg ble det i 2016 etablert flere student/elevstillinger. Hjemmetjenesten opplever at de tiltakene som er iverksatt har vært nødvendige for å sikre tilgang til kompetent arbeidskraft, men ser fortsatt noen utfordringer i den nyetablerte praksisen. Det er belastende å arbeide annenhver helg og folk søker seg hyppigere bort fra disse stillingene enn stillinger med mer sjeldent helgearbeid. Dette fører til økt intern rekruttering i hjemmetjenesten eller til at ansatte søker arbeid utenfor hjemmetjenesten. Det oppleves også krevende å ha flere typer turnus i samme avdeling med ulik helgearbeid. Hjemmetjenesten mener helgebelastningen og rekrutteringsforutsetningene videre må vurderes. Etter hvert ser sykehjemmet og hjemmetjenesten det som ideelt å etablere en felles vikarpool. Det anses fornuftig at ordningen prøves i sykehjemmet i første omgang for å skaffe erfaringer forut for en eventuell utvidelse. Vikarpool Skal det arbeides videre mot en heltidskultur i sykehjemmet vil etablering av en robust vikarpool være det beste og kan hende det eneste virkemidlet for å etablere heltidsarbeidsplasser. Arbeidet med en heltidskultur må i tillegg til vikarpool også handle om sykehjemmet kan organisere arbeidskraft fleksibelt mellom avdelinger og at dagens kriterier for innleiepraksis videreføres. Stillingshjemlene i vikarpool økes fra 3,85 årsverk til 12,75 årsverk. Dette er en økning på 8,9 årsverk. Alle stillinger i Vikarpool etableres som 75 % til 100% faste tilsettingsforhold. Vaktbelastningen i vikarpool etableres med arbeid hver tredje helg. Det er nødvendig at noen av stillingene har fast arbeid i spesifikke avdelinger for å kunne redusere antall deltidsstillinger. Alle stillinger i vikarpool skal ha primæroppgaver tilknyttet en avdeling for på denne måten å sikre størst mulig kontinuitet Tilsetting av tilkallingsvikarer for avdelingene skjer via vikarpool. Dette for å sikre bruk av færrest ansatte og samtidig komprimere ledelse/administrasjonsressursene i forhold til rekruttering/opplæring/personalforvaltning mm. Ansvaret for vikarpool tillegges avdelingsleder for tredje avdeling på sykehjemmet. En av de nye årsverkene etableres tillegges en faglederfunksjon som skal bistå med administrering av vikarpool. Denne bør bekles av fagarbeiderkompetanse. En vikarpool må markedsføres som en positiv arbeidsplass og organiseres slik at den fremmer kompetansedeling og faglig utvikling. Møter på avdelingen må f.eks. organiseres hyppigere enn sykehjemmet for øvrig og det må organiseres tid for veiledning av ansatte. Det er flere muligheter å organisere en Vikarpool og det er flere måter å organisere de forskjellige stillingene på i en vikarpool. Det er behov for kontinuerlig å gjøre endringer i en vikarpool på bakgrunn av de erfaringer som skapes undervegs. Det må også vurderes hvilke turnus som skal gjelde i en vikarpool. Sykehjemmet arbeider for å lage en opplæringsplan og her må ansvarsfordelingen mellom vikarpool og ordinær avdeling nøye defineres. Kommuner som opplever å lykkes med etablering av vikarpool beskriver effekten slik: 20
- Flere heltidsarbeidsplasser - Mer robust arbeidskraft, rent faglig - Administrasjonen får mer tid til fagutvikling og kvalitetsarbeid Økonomi: Finansieringsområder: Anslått sykelønnsrefusjon (fremskrevet for 2016): kr 3.300.000,- Vikarbudsjett 2016 (sykevikar uten refusjon) kr 1.504.000,- Besparelser effekt av nye innleiekriterier kr 3.000.000,- Budsjettert sykelønnsrefusjon kr -3.100.000,- SUM kr 4.704.000,- Utgifter: Lønnsutgifter 8,9 årsverk inkl. sosiale utgifter kr 4.628.000,- (et årsverk fagarbeider er ca. 520.000,-) Lønnstillegg for ansatte i vikarpool (13 hjemler) a kr 10.000,-/år kr 130.000,- SUM kr 4.758.000,- Fremskrives regnskapstallene for 2016 ser en at fastlønnskontoene får et mindreforbruk på kr 5.398.000,- ved en flat framskriving basert på regnskap pr september 2016 Tilsvarende vil det være et merforbruk på overtid, forskjøvet arbeidstid og tillegg på kr 1.874.000,-. En ser også et merforbruk på konsulenttjenester på ca. kr 500.000,-. Innen rammen burde det derfor være mulig å omdisponere ca. kr 3.000.000,- Tiltakene innebærer en snuoperasjon både i forhold til budsjett 2017 og i forhold til drift, da alle vikarbehov i sykehjemmet løses innen den faste bemanningen. I tillegg til vikarpool må eksisterende tiltak i sykehjemmet med på arbeide på tvers av avdelinger utvikles ytterligere. Utfordringen kan selvsagt være at lønnsmidlene ikke fullt ut dekkes i årsbudsjettet. Dette har for så vidt også vært situasjonen de foregående år i sykehjemmet gjennom dagens praktisering av innleid arbeidskraft. Kommunens totalregnskap har likevel alltid måttet finne dekning for disse avvikene. Å snu dette bilde bidrar til større forutsigbarhet. Konklusjon I samme prosess som det etableres en vikarpool må det foretas en gjennomgang av alle stillingshjemler. Gjennom Kompetanseplanarbeidet i 2014 ble de minste stillingsbrøkene i sykehjemmet kraftig redusert. Det gjenstår derimot svært mange stillingshjemler i 50%. Det må videre være et mål å redusere antallet på disse deltidsstillingene. For å øke motivasjonen til ansatte mht. arbeid i vikarpool tilbys et kronebeløp for disse stillingene. Det skal forventes at en organisering av bemanningen gjennom vikarpool gir en økonomisk fortjeneste ved driften av sykehjemmet. 1. Trysil sykehjem tilføres 8,9 årsverk for å etablere en vikarpool. Disse etableres i hovedsak som hele stillingshjemler. 2. Det tilbys et kronebeløp på kr. 10.000,- pr. hel hjemmel for ansatte i vikarpool 3. Årsverkene finansiers av vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og besparelser gjennom planlagte forsvarlige rutiner for redusert innleie av arbeidskraft for driftsåret (vakante lønnsmidler). 4. Vikarpool etableres våren 2017 21
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 08.12.2016 Referanse: 27103/2016 Arkiv: 034 Vår saksbehandler: Heidi Kveen Brustad Omstilling og nedbemanning - EM-bolig Saksnr Utvalg Møtedato 16/22 Arbeidsmiljøutvalget 15.12.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Fremtidig Bemanningsplan - Avdeling Enslige mindreårige 2016 Offl 23 (1) 2 Kriterier for nedbemanning og omstilling Offl 23 (1) 3 Gjennomføringsplan - omstilling og nedbemanning Øvrige saksdokumenter: Arbeidsmiljøloven Hovedtariffavtalen Hovedavtalen Retningslinjer for omstilling og nedbemanning i Trysil kommune Rådmannens innstilling: 1. Arbeidsmiljøutvalget gir sin tilslutning til de framlagte kriterier og gjennomføringsplan for omstilling og nedbemanning i bolig for enslig mindreårige jfr. vedlegg 2 og 3. 2. Det tas forbehold om politiske vedtak i PS- sak 16/69, bosetting av flyktninger 2017 og 2018 samt korrigert bosetting av enslige mindreårige i 2016. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 22
Bakgrunn Det vises til framlagt sak til politisk vedtak PS- sak 16/69, bosetting av flyktninger 2017 og 2018 samt korrigert bosetting av enslige mindreårige i 2016. Trysil kommune har vedtatt å bosette 20 enslige mindreårige flyktninger fra 2017. Det ble derfor gjennomført en ansettelsesprosess med utvidelse med 8 ansatte for å dekke opp den økte bosettingen fra november 2016. Det har imidlertid blitt behov for færre ansatte på grunn av redusert bosetting. Situasjonen er at IMDI ikke klarer å bosette, i Trysil kommunes 20 tilrettelagte plasser for enslige mindreårige, mer enn 8 ungdommer i 2016. Det vil med bakgrunn i dette, bli behov for en omstilling og nedbemanningsprosess. Vurdering Med bakgrunn i at det bosettes færre enslige mindreårige, vil det være et redusert behov for personell ved bolig for enslige mindreårige flyktninger (EM-boligen). Omstilling og nedbemanningsprosesser skal ivareta hver enkelt ansatt på best mulig måte. Dette er overordnet og nedfelt i lov og avtale verk og retningslinjer for omstilling og nedbemanning m.v. i Trysil kommune. Rådmannen mener at den framlagte bemanningsplan, forslag til kriterier for omstilling og nedbemanning og gjennomføringsplanen, er dokumenter som kvalitetssikrer gjennomføring i h.h.t. lov og avtaleverk og retningslinjene. Rådmanns oppgave er å effektuere vedtak som blir fattet. Omstilling og nedbemanning er et vanskelig saksfelt som krever at alle parter bidrar. Det hviler et ansvar både på arbeidsgiver- og arbeidstakersida for at vi skal lykkes. I tillegg hviler det mye ansvar på nærmeste ledere i forhold til å ivareta enkeltansatte i prosessen. Dette må gjøres gjennom å sikre god informasjon og involvering. Det er viktig at prosessen gjøres så grundig og ryddig som mulig for å skape mest mulig forutsigbarhet for de som blir berørt. Både Hovedtariffavtalens kap. 1 3 pkt. 3.3, Arbeidsmiljøloven 15- (2) og Hovedavtalens del B 1-4-1 gir føringer for omstilling og nedbemanning. Trysil kommune har en plikt i forhold til lov og avtaleverk å unngå oppsigelser så lang det er mulig ved å omplassere til ledige stillinger ansatte er kvalifisert for innen hele kommunen (AML 15-7 (2)). Hvis det blir behov for oppsigelser, vil dette gjennomføres i h.h.t. Arbeidsmiljøloven 15. Hvis forslaget til reduksjon av plasser ved EM-boligen blir vedtatt, vil det bety at Trysil kommune må gjennomføre prosessen med å redusere antall årsverk ved EM-boligen. På bakgrunn i signalene fra behandling i formannskapet, har arbeidsgiver startet en prosess med forberedelse til omstilling og nedbemanning. Dette er med bakgrunn i at det ikke kommer 20 enslige mindreårige. Det er utarbeidet bemanningsplan som er drøftet (referatet ettersendes), gjennomføringsplan og forslag til kriterier for omstilling og nedbemanning av EM-boligene (drøftingsreferatet deles ut på møtet) som er vedlagt saken og beskriver detaljene i gjennomføringen. Konklusjon Det gjennomføres en prosess i h.h.t. bestemmelsen i Arbeidsmiljøloven, Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen og retningslinjer for omstilling og nedbemanning i Trysil kommune. Lov og avtaleverket er bakgrunn for den beskrevne prosessen og kriterier for omstilling og nedbemanning. Hensikten er å ivareta de ansatte på best mulig måte. Rådmannen anbefaler at prosessen gjennomføres i h.h.t. vedlegg 2 og 3 under forutsetning av at det ikke kommer andre forutsetningen under drøftingen av kriteriene. 23
Utkast til FRAMDRIFTSPLAN for omstilling og nedbemanning EM-boligen Lov og avtaleverk: AML, HTA, HA og interne retningslinjer for omstilling og nedbemanning Aktivitet Tidsfrist Ansvarlig Forberedelse Sektoren Informasjon om situasjonen og prosess Vurdere tjenestene som er foreslått nedlagt/redusert Hvilke oppgaver skal fortsatt løses/ ikke løses Utarbeidelse av drøftingsnotat basert på forslag til nedbemanning inklusive ROSanalyser Utarbeide bemanningsoversikter/bemanningsplaner Hovedansvar Løpende, primært Helsesjef torsdager Se politisk sak Helsesjef vedrørende bosetting av flyktninger, KS 20.12.16 Ros- analyse Helsesjef utarbeides ikke i denne situasjonen. 01.12.16 Helsesjef Informasjonsmøte 05.12.2016 Helsesjef og personalsjef Drøftingsmøte bemanning og 07.12.2016 (kl Helsesjef og personalsjef gjrennomføring 15.00) Holde eksisterende bemanningsoversikter løpende Helsesjef à jour. Holde lister over ledige stillinger à jour løpende Personalsjef Nedbemanning Hovedansvar personalsjefen Drøftingsmøte - prosedyrer for nedbemanning og kriterier med hovedtillitsvalgte 14.12.16 (kl 14.00) Helsesjefen/personalsjefen Behandling i AMU 15.12.2016 Personalsjefen Forberedende samtaler med alle ansatte UKE 50 Helsesjef og personalsjef Forberede/hvem som blir overtallig/ hvem som får hvilke stillinger. UKE 51 (19.- 12.16, 09.00) Helsesjef og personalsjef Drøftingsmøte - Overtallige 19.12.16, kl 10.00 Individuelle samtaler med de overtallige. 21.12.16 Helsesjef og personalsjef Informere om prosessen videre Utarbeide forslag til omplassering Sende innkalling til individuelle samtaler med de som er overtallige Fortløpende etter drøftingsmøte Helsesjef og personalsjef Samtaler, tilbud om omplassering Sende ut tilbud om omplassering Sende vedtak om omplassering Eventuelt starte oppsigelsessak j.fr. AML ens bestemmelser om oppsigelse Medio Januar Avklares med tillitsvalgte Helsesjef og personalsjef Rådmannen med personalsjef Personalkontoret administrerer arbeidet. 24