ØYESTAD MOTORBÅTFORENING Boks 1 4854 Nedenes post@natvigverven.no Til medlemmene Nedenes 30.02.2014 INNKALLING TIL ÅRSMØTE 27.02.2014 Kl. 1800. Sted: Auditoriet Sam Eyde VGS Vedlagt oversendes innkalling til årsmøtet i Øyestad motorbåtforening. VAKTORDNING 2014 Første vaktdag i år er 1. april og pågår til 31. oktober. Vaktlisten åpnes 01.03.2014 slik at medlemmene kan velge vaktdatoer. Gå til www.natvigverven.no, logg på med registrert mailaddresse som brukernavn, trykk enter på vakt. Det er to ledige vakter pr. dag. Tilgangen for medlemmene vil bli stengt 20/3-2014 kl. 1800. Det er også mulig å ringe inn ønsker til 90697435 frem til 6/3-2014 kl. 1800. INNKALLING TIL DUGNAD Det innkalles til dugnad i Natvigverven lørdag 26/4-2014 kl. 1000 Med hilsen Magnus Austad Kass/sekr 1
ØYESTAD MOTORBÅTFORENING Boks 1 48124 Nedenes post@natvigverven.no Nedenes 10.02.2014 Til medlemmene ÅRSMØTE I ØYESTAD MOTORBÅTFORENING 27. februar 2014 Det innkalles med dette til årsmøte i Øyestad motorbåtforening 27. februar 2014 kl. 1800 Årsmøtet avholdes i auditoriet på Sam Eyde videregående skole. Til behandling foreligger: 1. Styrets årsberetning. 2. Regnskap. 3. Fastsettelse av årskontingent, havneavgift, jolleplassavgift og "kjøleskapsstrømavgift" for 2014. 4. Vaktordning i havnen. 5. Endring av havnereglementet 6. Forslag til endring av båtforeningens vedtekter 7. Orientering om havneutvidelsen v/prosjektgruppen 8. Innkomne forslag 9. Valg på: - Formann - To styremedlemmer - To varamenn til styret - En revisor med varamann - Valgkomitté på 3 medlemmer Vi har alle interesser i at havneanlegget fungerer best mulig. Det er derfor viktig at alle medlemmer viser interesse og innsats. Det henstilles derfor til medlemmene om å stille opp ved årsmøtet. Med hilsen Svein B Wilhelmsen (sign) formann 2
1. STYRETS ÅRSBERETNING For perioden 01.01.13 til 31.12.13 har styret vært sammensatt slik: Formann Styremedlem/Havnesjef Kass/Sekr/Web-koordinator Styremedlem Styremedlem Styremedlem Svein B. Wilhelmsen Hans Olav Pedersen (Oppnevnt av styret p.g.a havneutbygging) Magnus Austad Åge Jenssen Andreas M Karlsen Espen Heggelund Styremøter/aktiviteter i 2013 I løpet av sesongen har styret avholdt 8 styremøter i tillegg til mange uformelle møter i anlegget. Formell korrespondanse foregår i stor utstrekning på e-post. Der ble avholdt ekstraordinært årsmøte 03.01.2013 i forbindelse med utbygging av båthavnen. Det er avholdt 2 dugnader, vår og høst. Det ble utført nødvendige arbeider som rydding, stussing av trær, utsetting/opptak av utriggere på A; D og E-brygga samt generell opprydding. Det ble arrangert en ekstra dugnad i forbindelse med bygging av trapper og gangveier ved den landfaste C-brygga. Det ble gjennomført ekstravakt på dugnad hver morgen i hele anleggsperioden for å sikre skoleveien for barn i området. Aktivitetsmessig har 2013 vært et godt og hektisk år med store prosjekter: - Utbygging av havneanlegget med 103 nye båtplasser. Kostnad ca. kr. 10 800 000 - Installert egen vannkum med fjernavlesning av vannmåler i vaktbua og fornyet vannledningen - Oppgradert/utvidet elektriske tavler i vaktbua - Oppgradering av B- og C-brygga: Reposisjonert bryggene i henhold til opprinnelige tegninger Nye moringer - forsterket med totalt 20 tonn Oppgradert alle lysmaster og stikkontakter i henhold til dagens forskrifter Oppgradert jordfeilsystemet slik bare gjeldende lysmast blir strømløs ved feil Fornyet elektriske tavler i vaktbua Utbedret sikkerhetsfeller i dekke på A-brygga Vi etablerte NVV NatvigVerven Vedlikeholdsgruppe i 2011. Gruppen består av Øystein Valvik, Alfred Garthe, Ingvald Risløw, Kåre Ulriksen, Jarle Edwardsen, Jon Tønnesen. Disse handykarene har stått for vedlikehold av havneanlegget i 2013. Denne ordningen fungerer så fint at styret ønsker å videreføre den. Det vil bli arrangert vårdugnad 26. April 2014 klokken 1000. Det henstilles til båtplasseierne å benytte ordentlige fendrer og gummistrekkavlastere og ikke utsmykke båtplassen med gamle tepper og hageslanger etc. Styre oppfordrer alle medlemmene til å være miljøbevisste og rydde i anlegget og ikke henslenge søppel, oljerester, batterier og lignende. 3
2. REGNSKAP FOR ØYESTAD MOTORBÅTFORENING 2013 Regnskap for Øyestad motorbåtforening 2013 Balanse pr. 31.12.13 INN UT Beholdning pr. 01.01.13 428 701,54 Medlemsavgifter 580 647,50 Kasse 4 946,43 Prosjekt nye plasser 11 038 298,00 10 578 398,12 Innskudd Sparekassen 731 069,43 Andre inntekter 60 747,12 Overskudd 2013 307 314,32 Avdrag lån 121 201,28 736 015,86 736 015,86 Diverse 95 430,35 Porto/telefon/kontor/IKT 74 138,52 Avgifter/gebyr/renter 73 330,29 Miljøprosjekt 79 568,00 Strøm 29 121,94 Renovasjon 53 565,00 Vedlikehold 458 485,50 Overskudd 2013 307 314,32 11 775 122,97 11 775 122,97 Prosjekt nye plasser Gjeld Overført fra 2012-300 920,13 Gjeld til Arendal sparekasse pr.01.01.13 867 234,88 Innbetalt i 2013 11 038 298,00 Avdrag i 2013-121 201,28 Utgifter i 2013-10 578 398,12 Gjeld til Arendal Sparekasse pr. 31.12.13 746 033,60 Overført til 2014 158 979,75 Regnskapet er revidert av meg Nedenes 30/01-2014 Nedenes 30/01-2014 Magnus Austad Sign Forretningsfører Jan Olav Olsen Sign Revisor 4
3. FASTSETTELSE AV ÅRSKONTINGENT, HAVNE OG JOLLEPLASSAVGIFT, SAMT KJØLESKAPSSTRØM FOR 2014: Styrets forslag til avgifter for 2014: - medlemsavgift kr. 400,- - havneavgift kr. 1500,- - jolleplassavgift kr. 300,- - kjøleskapsstrøm kr. 300,- 4. VAKTORDNING I HAVNEN Fra og med sesongen 1995 ble det innført en ny type vaktprotokoll. Vaktlisten ble overført til vaktprotokollen med en side pr. vaktdag med navngitte vakter. I denne protokollen er det også innført en sjekkliste som vaktene krysser av og signerer. Det er hver båtplasseiers ansvar at dette blir utført selv om plassen er leiet ut. Generelt må det sies at fremmøte til vakt har vært meget bra. I sesongen 2012 var det satt opp vakthold i 187 dager fra 18/4-2010 til 27/10-2011 Vaktregulariteten har følgende utviklingstrekk siden 1995: 1995 1 natt u/ vakt (0,59%) 17 netter alenevakt (10%) 1996 1 natt u/ vakt (0,59%) 15 netter alenevakt (8,82%) 1997 2 netter u/ vakt (1,18%) 17 netter alenevakt (10%) 1998 1 natt u/ vakt (0,59%) 13 netter alenevakt (8%) 1999 1 natt u/ vakt (0,59%) 17 netter alenevakt (10%) 2000 2 netter uten vakt (1,09%) 12 netter alenevakt (7,0%) 2001 2 netter uten vakt (1,24%) 18 netter alenevakt (11,1%) 2002 1 natt u/vakt (0,52%) 15 netter alenevakt (7,9%) 2003 0 natt uten vakt (0%) 11 netter alenevakt (5,8%) 2004 1 natt uten vakt (0,52%) 9 netter alenevakt (4,76%) 2005 1 natt uten vakt (0,52%) 13 netter alenevakt ( 6,8%) 2006 1 natt uten vakt (0,52) 15 netter alenevakt ( 7,9%) 2007 3 netter uten vakt (1,5%) 6 netter alenevakt (3,1%) 2008 2 netter uten vakt (1,0%) 11 netter alenevakt (5,65%) 2009 2 netter uten vakt (1,0%) 10 netter alenevakt (5,3%) 2010 1 natt uten vakt (0,5%) 14 netter alenevakt (7,21%) 2011 6 netter uten vakt (3,2%) 14 netter alenevakt (7,4%) 2012 2 netter uten vakt (1,14%) 11 netter alenevakt (6,25%) 2013 4 netter uten vakt (2,15%) 0 netter alenevakt (0 %) Følgende medlemmer har ikke signert i vaktprotokollen i 2013: 186 Vaktdager % 4 netter uten vakt 2,15 Alenevakt ingen 0 Dato Medlem Merknad Uteblitt tidligere 02.10.2013 Trude Solheim Dobbeltvakt 06.10.2013 Tom Hartvig Olsen Dobbeltvakt 10.10.2013 Kjell Jensen Dobbeltvakt 11.10.2013 Olav Inge Vindholmen Dobbeltvakt 5
5. ENDRING AV HAVNEREGLEMENTET. Styrets forslag 2.Alle båtplasseiere plikter å gjennomføre vakthold to netter i sesongen. Når vaktlistene er kjørt ut er det medlemmene selv som har ansvaret for oppfølging, nødvendig samarbeid og gjennomføring av vaktene. Styremedlemmer, varamedlemmer og medlemmer i valgkommiteen med mer enn 8 års ansiennitet innvilges permanent vaktfritak. 6. FORSLAG TIL ENDRING AV BÅTFORENINGENS VEDTEKTER Forslag til endring av 8 Nåværende formulering: 08 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av februar. Styrets forslag til endring 08 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mars. 7. ORIENTERING OM HAVNEUTBYGGINGEN v/prosjektgruppen Prosjektgruppen for utvidelse av havnen vil orientere årsmøtet prosessen og gjennomføringen 8. INNKOMNE FORSLAG Tor Olav Fritzen Solli foreslår at det bør vurderes å innføre 18-årsgrense for å eie båtplass i Natvigverven. For å innføre det, kreves følgende vedtektsendring med 2/3 flertall: 05 Hvert medlem har rett til kun en båtplass. Forutsetning for å inneha båtplass i Verven er medlemskap i ØMF og ha fylt 18 år. ØMF utsteder et andelsbrev for hver båtplass. Andelen gir innehaveren rett til å disponere den aktuelle båtplassen så lenge andelshaveren betaler årlig avgift og kontingent og for øvrig retter seg etter foreningens vedtekter. Foreningens styre skal tildele plassen til den som står øverst på venteliste for ledig båtplass og til den pris som styret fastsetter. Båtplassen kan overdras til personer som inntil 2 ledd direkte opp eller nedadgående i slekt med eieren Styret har ingen begrunnelse for å følge opp en slik endring og vil anbefale årsmøtet ikke å innføre en slik klausul. 6
9. VALG Forslag fra valgkomiteen: Formann Espen Heggelund Styremedlem Magnus Austad Aage Jenssen Andreas Mørland Karlsen Ikke på valg Hans Olav Pedersen for ett år Varastyremedlem Tor Einar Lien Rune Boye Revisor Jan Olav Olsen Vara for revisor Per Clausen Valgkommite Leif Odd Henriksen Svein B Wilhelmsen Hans Kojan 7