Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: 25.01.2017 kl. 12:00 Sted: Bø kommunehus Arkivsak: 17/00014 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Andre: Arne Storhaug (AP), Ole Morten Aasgrav (FRP), Augon Eika (V) Anne Carine Nilsen (H) for Gunn Annie Hellestad (SP) Gunn Annie Hellestad (SP) May Brit Haugland (FRP) Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle (sak 1/17) Kommunalsjef for Helse og Velferd Terje Kili (sak 1-5/17) Protokollfører: Temark Alexander Etsy Jensen og Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 1/17 17/00014-1 Godkjenning av møteinnkalling 25.01.17 3 Møteprotokoll 1/17 17/00014-2 Godkjenning av protokoll frå møte 09.11.16 4 Saker til behandling 1/17 16/10000-7 Forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg 5 1
2/17 17/00131-1 Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune 7 3/17 17/00127-2 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 8 4/17 17/00021-1 Orientering frå revisjonen i møte 25.01.17 9 5/17 17/00027-1 Referatsaker 25.01.17 10 6/17 17/00034-1 Eventuelt 25.01.17 11 Bø, 25.01.2017 Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av møteinnkalling 25.01.17 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 1/17 Møteinnkalling 25.01.17 godkjennast. Møteinnkalling 25.01.17 godkjennast. 3
Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av protokoll frå møte 09.11.16 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 1/17 Protokoll frå møte 09.11.16 godkjennast. Protokoll frå møte 09.11.16 godkjennast. 4
Saker til behandling 1/17 Forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 1/17 Kontrollutvalet tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil» til orientering. Kontrollutvalet tilrår kommunestyret å gjere følgjande vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil» til orientering og ber om at føljande tiltak gjennomførast basert på revisors tilrådingar: sørgje for at roller, ansvar og praksis i større grad blir skriftleggjort, sikre at feil som blir oppdaga i Profil blir retta gjennomføre fleire tiltak for å rydde i tiltaksstrukturen, gjere tiltak som sikrar at alle tilsette har tilgang til Profil når dei startar i jobben. sikre at tilsette har tilstrekkeleg kompetanse i bruk av Profil og sikre ei god oppfølging av innføringa av mobil omsorg og andre nye tiltak. Rådmann bes gje kontrollutvalet ei skriftleg tilbakemelding innan utgangen av august 2017 om korleis rapporten blir følgt opp. På oppdrag for Telemark kommunerevisjon IKS legger forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle fram rapporten for kontrollutvalet. Kontrollutvalet er godt nøgd med rapporten. Kontrollutvalet ann moder kommunestyret ved ordfører om at revisjonen får presentere rapporten for kommunestyre. Kontrollutvalet tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil» til orientering. Kontrollutvalet tilrår kommunestyret å gjere følgjande vedtak: 5
Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil» til orientering og ber om at føljande tiltak gjennomførast basert på revisors tilrådingar: sørgje for at roller, ansvar og praksis i større grad blir skriftleggjort, sikre at feil som blir oppdaga i Profil blir retta gjennomføre fleire tiltak for å rydde i tiltaksstrukturen, gjere tiltak som sikrar at alle tilsette har tilgang til Profil når dei startar i jobben. sikre at tilsette har tilstrekkeleg kompetanse i bruk av Profil og sikre ei god oppfølging av innføringa av mobil omsorg og andre nye tiltak. Rådmann bes gje kontrollutvalet ei skriftleg tilbakemelding innan utgangen av august 2017 om korleis rapporten blir følgt opp. 6
2/17 Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 2/17 Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner «Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune» Sekretariatet gjekk gjennom forslag til «Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune». Medlemmane av kontrollutvalet drøfta innhaldet i årsmeldinga og vedtok å godkjenne den som den låg. Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner «Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune» 7
3/17 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 3/17 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til etterretning. Oppdragsansvarleg revisor la fram revisors egenvurdering av uavhengighet for oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor i møte. Oppdragsansvarleg revisor gjorde oppmerksam på at likeens egenvurdering av uavhengighet vil bli lagt frem for kontrollutvalet til hausten for oppdragsansvarleg rekneskapsrevisor. Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til etterretning. 8
4/17 Orientering frå revisjonen i møte 25.01.17 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 4/17 Saka takast til vitande. Telemark Kommunerevisjon IKS orienterte om følgjande i møte: 1. Laupande revisjon - Rekneskap investeringar/drift - Oppfølging av budsjettvedtak (økonomiske endringar) - Momskompensasjon 2. Oppfølging - Revisor har undersøkt investeringar i knytt til bustader for flyktningar. Revisor har undersøkt problemstillinga og meldt tilbake til utvalet. Saka takast til vitande. 9
5/17 Referatsaker 25.01.17 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 5/17 Saka vert teken til vitande. 1. Innkommen post Ingen innkommen post. 2. Saker handsama i kommunestyret: Ingen sakar. 3. Dagsaktuelle saker a. Utlysning ifbm. Tilsetning av prosjektleiar for ny kommune Kontrollutvalet stilte spørsmål til tilsetningsprosessen og hemmelighald av søkarlista. Ass. Rådmann gjorde greie for saka og kontrollutvalet valde på den bakgrunn å ikkje gå vidare med saka. b. Tilsetning av rådmann i den nye kommunen Bø/Sauherad Kontrollutvalet ønska ei kort orientering for prosessen. Ass. Rådmann gjorde greie for saka og kontrollutvalet valde på den bakgrunn å ikkje gå vidare med saka. c. Det ble stilt spørsmål om kommunens anskaffing av tomter i Nordbøåsen. Ass. Rådmann gjorde greie for bakgrunn for dei tomtene som kommunen har kjøpt og kontrollutvalet valde på den bakgrunn å be sekretariatet undersøke at tiltaket er i hen hald til gjeldande reguleringsplan. 4. Neste møte 05.04.17 kl. 12:00 Saka vert teken til vitande. 10
6/17 Eventuelt 25.01.17 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 6/17 Klikk her for å skrive inn tekst. Føljande saker blei handsama under eventuelt: 1. Deltaking på kontrollutvals konferansen 11