Ark.: Lnr.: 9111/12 Arkivsaksnr.: 12/1539-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GAUSDAL KOMMUNE 2013-2015 Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune 2013-2015 SAMMENDRAG: Det foreslås at kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret at den foreliggende plan for forvaltningsrevisjon 2013 2015 i Gausdal kommune vedtas. Planen utarbeides for hver valgperiode og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen fremlegges for kommunestyret til Det forutsettes at planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for SAKSOPPLYSNINGER: 9 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner slår blant annet fast at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapitlet. Videre fremgår det av 10 i samme forskrift at Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I forkant av plan for forvaltningsrevisjon er det gjennomført en overordnet analyse for å finne fram til aktuelle tema. I merknadene til 10 presiseres det at målet med den overordnede analysen er.å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Det er et omfattende arbeid som ligger bak planen og den overordnede analysen som planen bygger på. Det er innhentet idèer fra mange ulike kilder. Formålet med forvaltningsrevisjon og en kort forklaring på risiko- og vesentlighetsvurderinger er inntatt i planen. Arbeidet med å komme fram til aktuelle temaer har vært en prosess i kontrollutvalget, som tidlig i år kom med innspill til aktuelle tema, og deretter har vært innom vurdering av temaer i flere omganger. Det er forutsatt at medlemmene i kontrollutvalget har de nødvendige
kontaktene til å oppfatte hvilke tema som opptar det politiske miljøet og som er aktuelle for forvaltningsrevisjon. Det er også innhentet innspill til tema fra rådmannsledelsen. Til kontrollutvalgets møte den 24.10.12 hadde Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet utarbeidet en overordnet analyse som lå til grunn for utvalgets valg av de temaer som ble tatt inn i utkastet til plan for forvaltningsrevisjon, til behandling i kontrollutvalget den 21.11.12. Det er verdt å presisere at temaene inntatt i planen er basert på overordnede signaler og innspill. Før det igangsettes forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kontrollutvalget i de fleste tilfeller bestille en foranalyse fra revisjonen, der status omkring temaet blir beskrevet og endelig formål og problemstillinger bestemt. Denne planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon avgrenses i forhold til forvaltningsrevisjon i selskaper; Dette vil inngå i en plan for selskapskontroll, som vil bli behandlet senere. VURDERING: I planen legges til grunn den avsatte tiden til forvaltningsrevisjon på 250 timer årlig som framgår i oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS. Dette innebærer at det kan gjennomføres ca. 1 prosjekt pr. år. Ved behandlingen av overordnet analyse på møtet den 24.10.12 gjorde kontrollutvalget følgende vedtak: Som et ledd i det videre arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2013 2015 vil kontrollutvalget prioritere følgende områder/temaer: 1. Brukerbetaling institusjon 2. Integrering 3. Tidlig innsats - spesialundervisning - Innkjøp I forslag til plan som legges fram for kontrollutvalget til behandling 21.11.12 er det inntatt en kort presentasjon av de foreløpig prioriterte temaene. De øvrige temaene blir nevnt som øvrige tema eller uprioriterte. Dette er temaer som kontrollutvalget ønsker å følge med på og som eventuelt kan erstatte de prioriterte hvis videre prosess viser at det ikke er aktuelt med et prosjekt i denne omgang allikevel. I kontrollutvalgets møte den 24.10.12 behandlet kontrollutvalget tilbakemelding fra rådmannen vedrørende tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon «Bruk av konsulenter». Kontrollutvalget vedtok å ta tilbakemeldingen til orientering, men vedtok også at man ønsket en oppfølging av temaet i 2013.
På samme møte behandlet kontrollutvalget foranalysen «Tidlig innsats for utsatte barn». Det ble vedtatt at forvaltningsrevisjon ikke gjennomføres i denne omgang, men at temaet innarbeides i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet anbefaler at begge disse teamene nevnes i planen under øvrige temaer i perioden 2013-2015. Det er grunn til å nevne at kontrollutvalget løpende vil vurdere om temaer kan følges opp på andre måter enn forvaltningsrevisjon dvs. ved hjelp av enklere kartlegginger, orienteringer fra rådmannen, at kontrollutvalget gjennomfører besøk ved enheter i kommunen osv. osv. Sekretariatet anbefaler dessuten at kontrollutvalget, i likhet med det som gjaldt for forrige valgperiode, innstiller overfor kommunestyret at en plan basert på en overordnet analyse kun utarbeides en gang i planperioden og at planperioden følger valgperioden. I praksis vil planen bli strukket inn i 2016 før nytt kontrollutvalg får behandlet ny plan for forvaltningsrevisjon. En slik planperiode betinger imidlertid årlige revurderinger/rulleringer av planen. Forutsetninger som lå til grunn for planen nå kan ha endret seg og det kan dessuten oppstå andre mer aktuelle temaer. Det fremgår av 10 i kontrollutvalgsforskriften at kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i Erfaringen har også vist at det er behov for hyppige og raske justeringer i forhold til planen. Det bør derfor være hensiktsmessig at utvalget blir gitt myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden og/eller gjennomføre prosjekter innenfor andre mer aktuelle tema enn de som er nevnt i planen og som oppstår i planperioden. Kommunestyret vil uansett til enhver tid ha instruksjonsmyndighet overfor kontrollutvalget hvis det er noe det ønsker utført. Videre vil endringer som eventuelt medfører behov for økning i økonomiske rammer for kontrollutvalgets virksomhet måtte tas opp med kommunestyret. Det anbefales at kontrollutvalget fortsetter dagens praksis med at alle forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til behandling i kommunestyret. KONKLUSJON: Med henvisning til det foranstående og den vedlagte Plan for forvaltningsrevisjon Gausdal kommune 2013 2015 foreslår sekretariatet at kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G : 1. Brukerbetaling institusjon 2. Integrering 3. Tidlig innsats - spesialundervisning
4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for Kontrollutvalget behandlet saken på møtet 21.11.12, sak 12/037: Møtebehandling: Sekretariatet innarbeider vedtaket i dokumentet «Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015» som legges ved saken til kommunestyret. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige VEDTAK 1. Kontrollutvalget ber Innlandet Revisjon IKS igangsette foranalyse på det øverst prioriterte temaet i Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015 etter at den er vedtatt i kommunestyret. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret; I N N S T I L L I N G : 1) Brukerbetaling institusjon 2) Integrering 3) Tidlig innsats - spesialundervisning
4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 4) Brukerbetaling institusjon 5) Integrering 6) Tidlig innsats - spesialundervisning 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for