MØTEPROTOKOLL Interimsfellesnemda Møtested: rådhus Møtedato: 19.06.2017 Tid: 13:30-1430 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Jan Fredrik Jenssen, Gunnar Torgersen, Marit Stubberud Hanssen, Margareth Edvardsen, Birgit Andreassen Geir Inge Sivertsen, Line Miriam Sandberg, Jon Kvistad, Kjetil Johnsen, Grethe Sebulonsen, Elin Byberg Roar Åge Jakobsen, Hildegunn Simonsen, Eli Ann Andreassen Jensen Anne Britt Fallsen, Helge Leikvik, Ove Nygård Gunnleif Alfredsen (ingen vara), Fred Ove Flakstad (ingen vara), Tine Karlsen (ingen vara), Guttorm Nergård (ingen vara) og Jan Harald Jansen, Niklas Johansen (vara for Jan H. Jansen) Fra adm. (evt. andre): Rådmennene i Berg, Tranøy og, kommunalsjefer og info-sjef fra kommune Innkalling: Merknader: Innkalling og saksliste enstemmig godkjent Til innkalling og saksliste: Ønske fra Roar Åge Jakobsen at møtene starter tidligere på dagen, f.eks kl.10.00 i stedet for 13.30. Innkallingene til disse møtene skal gå til postmottak i den enkelte kommune, som må distribuere innkallingene, ta imot frafall samt innkalle varamedlem. Samlet tilbakemelding fra den enkelte kommune gis til ansvarlig kommune (vertskommunen). Innkalling til møte i Fellesnemnda sendes også til rådmennene i de fire kommunene. Behandlede saker: Sak 21/17-26/17 Den enkelte kommune oppfordres til å lage oversikt over medgåtte timer som brukes administrativt på prosjektet, både i forhold til tidsbruk i møter og for/etterarbeid til møtene.
Underskrifter: Til å godkjenne protokollen ble valgt: Ordførerne fra kommunene godkjenner møteprotokollen. Vi godkjenner at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Vangsvik, 20.06.2017 Jan Fredrik Jenssen Geir Inge Sivertsen Roar Åge Jakobsen Ordfører Tranøy kommune Ordfører kommune Ordfører Berg kommune
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 21/17 17/319 NYVALG AV ARBEIDSTAKERREPRESENTANTER I PARTSSAMMENSATT UTVALG 22/17 17/626 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR INTERIMSFELLESNEMND / FELLESNEMND 2017 23/17 17/320 REVISJON AV STYRINGSDOKUMENTER FOR SENJA KOMMUNE, 19.06-17 24/17 17/615 ETABLERING AV FELLESNEMND ETTER INNDELINGSLOVENS 25 SENJA KOMMUNE 25/17 17/499 OPPRETTELSE AV TILSETTINGSNEMD SENJA KOMMUNE 26/17 17/628 TAUSHETSERKLÆRING
21/17 NYVALG AV ARBEIDSTAKERREPRESENTANTER I PARTSSAMMENSATT UTVALG PSU sammensettes slik fra arbeidstakersiden: Behandling: Vedtak fra Partssammensatt utvalg, sak 10/17, 08.06. 2017 ble lagt fram i saken: PSU sammensettes slik fra arbeidstakersiden: Medlem 1.vara 2.vara Rigmor Hansen, Fagforbundet Tranøy Marianne Solbø, Line Aarberg, Utdanningsforbundet Tranøy Sykepleierforbundet Tranøy Eva Pettersen Kristen Viken, Monica Schultz, Utdanningsforbundet i Torsken Fagforbundet Torsken NITO Christine Johansen, Linda Tjosås, Janne Pettersen, Fagforbundet Berg Utdanningsforbundet Delta Tranøy Hanne Hove, Erik Jensen, Geir Indahl, Utdanningsforbundet Delta Skolelederforbundet Otto Jakobsen, Tine Thomassen, Elisabeth Skogheim, Fagforbundet Sykepleierforbundet Norsk legeforening PSU sammensettes slik fra arbeidstakersiden: Medlem 1.vara 2.vara Rigmor Hansen, Fagforbundet Tranøy Marianne Solbø, Line Aarberg, Utdanningsforbundet Tranøy Sykepleierforbundet Tranøy Eva Pettersen Kristen Viken, Monica Schultz, Utdanningsforbundet i Torsken Fagforbundet Torsken NITO Christine Johansen, Linda Tjosås, Janne Pettersen, Fagforbundet Berg Utdanningsforbundet Delta Tranøy
Hanne Hove, Erik Jensen, Geir Indahl, Utdanningsforbundet Delta Skolelederforbundet Otto Jakobsen, Tine Thomassen, Elisabeth Skogheim, Fagforbundet Sykepleierforbundet Norsk legeforening 22/17 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR INTERIMSFELLESNEMND / FELLESNEMND 2017 Forslag til budsjett for 2017 med en utgiftsramme på kr 1.870.000,- godkjennes. Inndekning skjer fra bundne fond «engangstøtte og reformstøtte». Forslag til budsjett for 2017 med en utgiftsramme på kr 1.870.000,- godkjennes. Inndekning skjer fra bundne fond «engangsstøtte og reformstøtte». 23/17 REVISJON AV STYRINGSDOKUMENTER FOR SENJA KOMMUNE, 19.06-17 Styringsdokument utkast datert 19.06-17 godkjennes med følgende merknader/endringer: 1. Til de politiske delprosjektene 7.1 7.3 oppnevnes personlig vara for representantene. Det oppnevnes ikke vara for de øvrige delprosjektene. 2. Delprosjekt 8.1 benevnes kommuneplan. Delprosjektet skal utarbeide planstrategi og planprogram som kan vedtas av nytt kommunestyre når dette er konstituert høsten 2019. 3. Det ansees ikke nødvendig at HTV deltar i faggruppene, da det er delprosjektene som selv oppnevner deltakelse i faggrupper etter behov. 4. Annet? Behandling: Vedtak fra møte i Partssammensattutvalg, sak11/17, 08.06. 2017 ble lagt fram i møet:
Forslagene fra Berg kommune og hovedtillitsvalgte legges fram for fellesnemnda for behandling. 1. Til de politiske delprosjektene 7.1 7.3 oppnevnes personlig vara for representantene. Det oppnevnes ikke vara for de øvrige delprosjektene. 2. Delprosjekt 8.1 benevnes kommuneplan. Delprosjektet skal utarbeide planstrategi og planprogram som kan vedtas av nytt kommunestyre når dette er konstituert høsten 2019. 3. Det ansees ikke nødvendig at HTV deltar i faggruppene, da det er delprosjektene som selv oppnevner deltakelse i faggrupper etter behov. 4. Forslagene fra Berg kommune og hovedtillitsvalgte legges fram for fellesnemnda for behandling. 24/17 ETABLERING AV FELLESNEMND ETTER INNDELINGSLOVENS 25 SENJA KOMMUNE Berg,, Torsken, Tranøy kommunestyre vedtar følgende i henhold til Inndelingslovas 25 og 26 og i samsvar med tidligere vedtak og vedtatt intensjonsavtale datert 30.01-17: a. Den nye kommunen skal hete Senja kommune b. Kommunestyret skal bestå av 45 representanter. Formannskap og hovedutvalg skal bestå av 11 representanter. Kontrollutvalg skal bestå av 5 representanter. c. Det opprettes fellesnemnd som skal bestå av formannskapene i de fire kommunene, i alt 22 medlemmer. Fellesnemnda gis følgende mandat: - Funksjonstid fra nå og fram til 31.12-19 - Fellesnemnda gis fullmakt til å tilsette prosjektleder/framtidig rådmann for den nye kommunen, fullmakt til å tilsette nye ledere i den nye kommunen (kommunalsjefer) og fullmakt til andre tilsettinger. Fellesnemnda kan videredelegere ansettelser til prosjektleder/ny rådmann - Fellesnemnda skal vedta organisasjonskart for ny kommune - Fellesnemnda skal ivareta regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning og medbestemmelse i forhold til gjennomføring av sammenslåingsprosjektet og virksomhetsoverdragelse til ny kommune. d. Som revisor for fellesnemndas virksomhet velges KomRev Nord IKS e. Det opprettes eget partssammensatt utvalg (PSU) med 5 representanter fra arbeidsgiversiden og 5 representanter fra arbeidstakersiden. For øvrig gis fellesnemnda fullmakt til å opprette arbeidsutvalg og andre underutvalg/delprosjektutvalg i tråd med til en hver tid gjeldende styringsdokument. f. Fellesnemnda skal ha ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser for den nye kommunen (tiltak som har økonomisk konsekvens etter 01.01-2020) g. Fellesnemda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kon utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel må avklares i interimsperioden, avgjøres med alminnelig flertall. Et mindretall på minimum 4 i fellesnemda kan anke en
flertallsavgjørelse til departementet (Fylkesmannen i Troms) i samsvar med Inndelingslovas 26 og Kommunelovens 59 (lovlighetskontroll). h. Med hjemmel i Inndelingslovas 17 søkes unntak fra Eigedomsskattelova om en overgangsordning på inntil 5 år slik at ny kommune har tilstrekkelig tid til å utarbeide nye regler for eiendomsskatten, fastsette beregningsgrunnlag og foreta taksering. Senest 01.01-26 skal ny kommune ha lik eiendomsskatt. i. Med hjemmel i Inndelingslovas 13 bes om at Kongen fastsetter en frist på inntil 2 år til å gjennomføre og vedta nye forskrifter og vedtekter i den nye kommunen. Berg,, Torsken, Tranøy kommunestyre vedtar følgende i henhold til Inndelingslovas 25 og 26 og i samsvar med tidligere vedtak og vedtatt intensjonsavtale datert 30.01-17: a. Den nye kommunen skal hete Senja kommune b. Kommunestyret skal bestå av 45 representanter. Formannskap og hovedutvalg skal bestå av 11 representanter. Kontrollutvalg skal bestå av 5 representanter. c. Det opprettes fellesnemnd som skal bestå av formannskapene i de fire kommunene, i alt 22 medlemmer. Fellesnemnda gis følgende mandat: - Funksjonstid fra nå og fram til 31.12-19 - Fellesnemnda gis fullmakt til å tilsette prosjektleder/framtidig rådmann for den nye kommunen, fullmakt til å tilsette nye ledere i den nye kommunen (kommunalsjefer) og fullmakt til andre tilsettinger. Fellesnemnda kan videredelegere ansettelser til prosjektleder/ny rådmann - Fellesnemnda skal vedta organisasjonskart for ny kommune - Fellesnemnda skal ivareta regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning og medbestemmelse i forhold til gjennomføring av sammenslåingsprosjektet og virksomhetsoverdragelse til ny kommune. d. Som revisor for fellesnemndas virksomhet velges KomRev Nord IKS e. Det opprettes eget partssammensatt utvalg (PSU) med 5 representanter fra arbeidsgiversiden og 5 representanter fra arbeidstakersiden. For øvrig gis fellesnemnda fullmakt til å opprette arbeidsutvalg og andre underutvalg/delprosjektutvalg i tråd med til en hver tid gjeldende styringsdokument. f. Fellesnemnda skal ha ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser for den nye kommunen (tiltak som har økonomisk konsekvens etter 01.01-2020) g. Fellesnemda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kon utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel må avklares i interimsperioden, avgjøres med alminnelig flertall. Et mindretall på minimum 4 i fellesnemda kan anke en flertallsavgjørelse til departementet (Fylkesmannen i Troms) i samsvar med Inndelingslovas 26 og Kommunelovens 59 (lovlighetskontroll). h. Med hjemmel i Inndelingslovas 17 søkes unntak fra Eigedomsskattelova om en overgangsordning på inntil 5 år slik at ny kommune har tilstrekkelig tid til å
utarbeide nye regler for eiendomsskatten, fastsette beregningsgrunnlag og foreta taksering. Senest 01.01-26 skal ny kommune ha lik eiendomsskatt. i. Med hjemmel i Inndelingslovas 13 bes om at Kongen fastsetter en frist på inntil 2 år til å gjennomføre og vedta nye forskrifter og vedtekter i den nye kommunen. 25/17 OPPRETTELSE AV TILSETTINGSNEMD SENJA KOMMUNE 1. Følgende tilsettingsnemnd oppnevnes: Ordfører Geir Inge Sivertsen Ordfører Jan Fredrik Jenssen Ordfører Roar Åge Jakobsen Ordfører Fred Ove Flakstad I tillegg 2 hovedtillitsvalgte og 1 fra personal. 2. Tilsettingsnemnda har følgende mandat: a) Vurdere om det trengs forlenget søknadsfrist og fastsettelse av denne b) Tilsettingsnemnda tar stilling til om det er kandidater som skal oppfordres til å søke stillingen c) Vurdere ut fra kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten, innkomne søknader, intervju av kandidater, innhenting av referanser, hvem som skal tilsettes. d) Ved ev. delt innstilling fra nemnda må det gis skriftlig grunn for innstillingene e) Nemnda kan, dersom den finner det tjenlig, knytte til seg ekstern hjelp i prosessen. 1. Følgende tilsettingsnemnd oppnevnes: Ordfører Geir Inge Sivertsen Ordfører Jan Fredrik Jenssen Ordfører Roar Åge Jakobsen Ordfører Fred Ove Flakstad Hovedtillitsvalgt Otto Jakobsen med vara Hanne Hove Hovedtillitsvalgt Marianne Solbø med vara Christine Johansen En fra personal (bestemmes senere). 2. Tilsettingsnemnda har følgende mandat: a) Vurdere om det trengs forlenget søknadsfrist og fastsettelse av denne b) Tilsettingsnemnda tar stilling til om det er kandidater som skal oppfordres til å søke stillingen c) Vurdere ut fra kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten, innkomne søknader, intervju av kandidater, innhenting av referanser, hvem som skal tilsettes. d) Ved ev. delt innstilling fra nemnda må det gis skriftlig grunn for innstillingene e) Nemnda kan, dersom den finner det tjenlig, knytte til seg ekstern hjelp i prosessen.
26/17 TAUSHETSERKLÆRING Skjema taushetserklæring godkjennes til bruk for alle som deltar i beslutninger, utredninger og møter i regi av (interims) fellesnemnda, jf. Styringsdokumentet. Skjema taushetserklæring godkjennes til bruk for alle som deltar i beslutninger, utredninger og møter i regi av (interims) fellesnemnda, jf. Styringsdokumentet.