Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Noerhte-Trödndelagen fylhkenålma Verran kommune 7790 Malm MOTTATT Verran korn APR.1[Y15 ne t-3,f7m Vår dato: Vår ref.: 29.04.2015 2014/5586 Arkivkode:323 Deres dato: Deres ref.: 09.09.2014 2013/794-18 Lovlighetskontroll av vedtak i formannskapet i Verran kommune, sak PS- 80/14 - Fylkesmannen stadfester vedtaket Det vises til oversendelse fra Verran kommune den 09.09.2014, hvor ovennevnte sak ble oversendt Fylkesmannen for lovlighetskontroll. Fylkesmannens myndighet som kontrollinstans følger av kommuneloven (koml.) 59 og delegasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Fylkesmannen beklager lang saksbehandlingstid. Sakens bakgrunn Den 24.06.2014 i sak PS-80/14 fattet formannskapet i Verran kommune følgende vedtak angående selskapet Jekta AS, som er heleid av kommunen: Verran kommune pålegger styret å innkalle til ekstraordinær generalforsamling innen 30.06.2014. Jon Ivar Hovd velges som styremedlem for 1 år.» Bakgrunnen for saken var at det på generalforsamlingen den 10.06.2014 var valgt inn et styremedlem som formannskapet ikke ønsket skulle ha denne rollen. Det ble muntlig redegjort for dette og hvorfor vedkommende ble valgt inn under møtet. Den muntlige redegjørelsen ble oppsummert i en protokolltilførsel i møteboka, initiert av representanten Torgeir Skevik, som også er varaordfører og dessuten kommunens eierrepresentant overfor selskapet. Ved brev av 25.06.2014 underrettet kommunen styreleder i selskapet om formannskapets vedtak. Ved brev av 07.07.2014 krevde kommunestyrerepresentantene Merete Bartnes, Torgeir Skevik og Kirsti Tessem lovlighetskontroll av vedtaket. Det er krevd lovlighetskontroll av både innhold, saksbehandling og om formannskapet var kompetent organ til å fatte slikt vedtak. Det er stilt spørsmålstegn ved om formannskapet kan bestemme at det skal holdes ny generalforsamling og hvem som skal velges inn i styret. Videre er det stilt spørsmål om formannskapet har myndighet til å overprøve vedtak i generalforsamlingen i Jekta AS, ved å bestemme at det skal holdes ny generalforsamling og hvem som skal velges. Vedtakets lovlighet utfordres på punktene om saken var tilstrekkelig opplyst, jf. forvaltningsloven, ved de dokumentene og saksutredningen som fulgte saken. Det Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 2600 Statens hus Strandveien 38 74168000 Ragnhild Torsdatter Grønvold 7734 Steinkjer Org.nr.: 74 16 80 24 fmntpost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/nt 974 772 108 fmntrgr@fylkesmannen.no
Side 2 av 6 spørres om hensynet til kontradiksjon er ivaretatt for den som først ble valgt inn i styret. Det spørres også om hjemmel for lukking av dører, og habiliteten til nestleder i Jekta AS, Tore Kristiansen. Formannskapet tok stilling til kravet om lovlighetskontroll den 08.09.2014. Det tidligere vedtaket ble opprettholdt. Innledningsvis i saksframlegget vises det til at en av representantene som har krevd Ier ikke skulle ha tilgang til de taushetspliktige opplysningene. Det konkluderes ikke med at det ev. har skjedd brudd på taushetsplikt. Kravet om lovlighetskontroll tas opp til behandling uavhengig av om representanten har kjent til møteboka eller ikke. I saksframlegget vises det til at det som ble redegjort for var taushetspliktbelagt og at dørene derfor var lukket. Det konkluderes med at manglende opplysning om hjemmel ikke rokker ved beslutningen og at den var korrekt. Det er ikke sagt noe om hvilken hjemmel som er brukt. Nestleder i Jekta AS sin habilitet er vurdert. Det er sagt at det er forvaltningsloven 6, 1. ledd bokstav e som vurderes. Det redegjøres for hvorfor han i et tidligere tilfelle har vært ansett inhabil. Ved den anledningen hadde han vært saksbehandler for Jekta AS og forhandlet med kommunen om en avtale om å overta alle vaskeritjenester fra kommunen. Stillingen er underlagt daglig leder, og vurderes ikke å være en ledende stilling. Det konkluderes med at en ikke kan se at det var feil at en ikke vurderte representantens habilitet, selv om det i ettertid har blitt kjent at han har fungert som nestleder i ca. 2 år. Når det gjelder vedtakets lovlighet, vises det til at formannskapet gjennom delegasjonsreglementet håndterer kommunens eierskap til selskapet, og at kommunens representant Skevik fikk et bundet mandat ved vedtaket sak PS 80/14. Eierrepresentanten ble pålagt å kalle inn til ny generalforsamling, og å velge inn en navngitt person. Det er vist til aksjeloven som hjemmel for at kommunen som eier kan gjøre dette. Dette vedrører ikke generalforsamlingen, heter det. Til spørsmålet om vedtaket har blitt til på lovlig måte redegjør kommunen for hva som var bakgrunnen for at saken ble tatt opp, og hvorfor det ikke er noe skriftlig saksframlegg. Det er vist til kommentarene under punkt a (..) Det konkluderes med at det er kommunens rett som eier å vurdere forskjellige kandidater til styret, uten at prinsippet om kontradiksjon er aktuelt. Det tidligere vedtaket i formannskapet ble opprettholdt, og saken ble sendt til Fylkesmannen for lovlighetskontroll. Fylkesmannen bemerker Det framgår av kommuneloven (koml.) 59 nr. 1 at tre eller flere medlemmer av kommunestyret, innen en fastsatt tidsfrist, kan bringe avgjørelser truffet av folkevalgt organ inn til departementet for kontroll av avgjørelsens lovlighet. Lovlighetskontroll av kommunale avgjørelser er delegert til Fylkesmannen. Av koml. 59 nr. 4 framgår det at det ved lovlighetskontrollen skal tas stilling til om avgjørelsen: er innholdsmessig lovlig, er truffet av noen som har myndighet til å treffe slike avgjørelser, og er blitt til på lovlig måte.
Side 3 av 6 Dersom Fylkesmannen ved lovlighetskontrollen finner at det ved avgjørelsen er gjort slike feil at den må sies å være ugyldig, skal avgjørelsen oppheves. Det ligger imidlertid utenfor Fylkesmannens lovlighetskontroll å vurdere kommunens frie skjønnsutøvelse, med mindre dette bærer preg av myndighetsmisbruk. Det vil si at det er tatt utenforliggende eller usaklige hensyn, at det foreligger ulovlig forskjellsbehandling, at det foreligger brudd på likhetsprinsippet, eller at avgjørelsen er så urimelig at den må anses ugyldig. Lovlighetskontroll er ikke en klage i forvaltningslovens forstand. Fylkesmannen har derfor ikke myndighet til å fatte ny avgjørelse, bare til å oppheve den foreliggende avgjørelsen dersom den er ugyldig. I forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll av 13. januar 1993, er det fastsatt at fristen for å kreve lovlighetskontroll for medlemmer av kommunestyret er 3 uker. Fristen løper fra det tidspunktet avgjørelsen ble truffet. Det er på det rene at kravet er framsatt i tide, og av tre eller flere kommunestyrerepresentanter. Det er tilstrekkelig at det er tre personer som er medlemmer av kommunestyret som krever kontrollen. Det er ikke noe krav om at vedkommende har vært med å behandle saken, eller har mottatt eller sett saksdokumentene. Vilkårene for å kunne ta saken opp til lovlighetskontroll er dermed oppfylt. Det neste spørsmålet Fylkesmannen må ta stilling til, er om vedtaket i sak 4/14 er en avgjørelse. Begrepet avgjørelse favner videre enn begrepet vedtak, men det må likevel legges til grunn at avgjørelsen må inneholde en eller annen form for realitetsavgjørelse. Se Kommunal og moderniseringsdepartementets veileder «Lovlighetskontroll etter kommuneloven 59» (H-2299 B). Her heter det på side 11 «Ved tolkningen av avgjørelsesbegrepet i kommuneloven 59 er det relevant å se hen til avgjørelsesbegrepet i forvaltningsloven. Avgjørelsesbegrepet i fvl. 6 har ingen legaldefinisjon, men det favner videre enn vedtaksbegrepet i fvl. 2. Avgjørelsesbegrepet i fvl. 6 kan omfatte beslutninger som er ledd i en løpende saksbehandling, for eksempel avgjørelse om innsyn i saksdokumenter. Videre kan det omfatte uttalelser, retningslinjer, utredninger mv., dersom de er ment å være autoritative eller få betydning for andres saksbehandling. Også rene unnlatelser kan i visse tilfeller være avgjørelser etter fvl. 6.» I dette tilfellet pålegger formannskapet som forvalter av kommunens eierinteresser i selskapet styret å holde en ny generalforsamling, og dessuten instrueres eierrepresentanten - som da representerer alle stemmene på generalforsamlingen - i å skifte ut en person i styret med en annen. Dette er i seg selv ikke en realitetsavgjørelse etter vårt syn, men den må oppfattes som autoritær for dem som vedtaket gjelder. Vi oppfatter dessuten at vedtaket er fulgt opp i praksis. Vedtaket anses derfor, under noe tvil, som en avgjørelse som kan lovlighetskontrolleres. I er innholdsmessig lovlig Pålegg om valg av navngitt person: Eier kan foreslå nye styremedlemmer. Her eier kommunen alle aksjene. Formannskapet ble opprinnelig spurt om forslag til representanter, men kom ikke opp med noen navn. Den som da ble valgt ønsket formannskapets medlemmer ikke, noe eierrepresentanten ikke kjente til. I følge delegasjonsreglementet punkt 3.5 er det Formannskapet som avklarer oppdraget til den som opptrer som kommunens representant i selskapenes generalforsamlinger eller andre sammenhenger hvor rollen som eier er aktuelle.
Side 4 av 6 Fylkesmannen mener dette tilsier at formannskapet kan instruere sin representant i hvordan denne skal handle når vedkommende møter på generalforsamling. Slik vi forstår det, har representanten handlet i tråd med instruksjonen. Pålegg til styret om å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling: Eier kan også instruere sine styremedlemmer. I dette tilfellet eier kommunen alle aksjene, og kan derfor instruere alle styremedlemmene, slik vi oppfatter det. Eier kan da kreve at styret kaller inn til ekstraordinær generalforsamling. Dette kan gjøres på kort varsel, jf. aksjeloven 5-6, siste ledd, og 5-7 om adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling. Utøvelse av eierrådighet ved skifte av styremedlem: I dette tilfellet har ikke formannskapet endret noe vedtak i generalforsamlingen, men instruert om at det skal holdes ny generalforsamling. Videre er eierrepresentanten instruert om hvem formannskapet ønsker at skal gå inn i styret. Formannskapet har heller ikke selv valgt et nytt medlem i styret. Det har generalforsamlingen gjort, men valget er i tråd med det formannskapet som forvalter av eierinteressene har ønsket, og som er uttrykt i vedtaks form. Selv om representanten var valgbar og er valgt for en viss periode, kan ikke Fylkesmannen se at selskapsloven er til hinder for at eier kan endre styresammensetningen. Et styremedlem har ikke krav på å sitte for hele den valgte perioden. Formannskapet som forvalter av 100% av eierinteressene i Jekta AS har anledning til å instruere styret og eierrepresentanten. Vedtaket er derfor innholdsmessig lovlig. Il er truffet av et organ med slik myndighet I følge delegasjonsreglementet i Verran kommune er det formannskapet som har den nødvendige myndighet i saker som den foreliggende. Punkt 3.5 lyder: Verran kommune er representert ved ordfører, eller dens stedfortreder (ordfører er kommunens juridiske representant), og rådmann, eller annen representant ved fullmakt, på selskapenes generalforsamlinger, Disse er også kommunens representanter i alle sammenhenger hvor rollen som eier er aktuelle. Formannskapet skal avklare oppdraget. Formannskapet er bevilgende myndighet for saker som behandles, knyttet til det kommunale næringsfondet. Det er dermed ingen feil på dette punktet. III blitt til på riktig måte Det er anført at saksbehandlingen er feil. Kontradiksjon: Når det gjelder anførselen om manglende kontradiksjon, så er dette prinsippet uten betydning i denne sammenhengen. I denne saken gjelder hovedsakelig reglene om aksjeselskap, som ikke har denne regelen eller tilsvarende regel. Skriftlig saksutredning: Saken hadde ikke noen skriftlig saksutredning før møtet ble innkalt. Saken var kalt «Generalforsamling Jekta AS juni 2014». Det var et trykt vedlegg, og 10 utrykte vedlegg i følge saksfremlegget. Under «Saksopplysninger» heter det bare «Etter beslutning av ordfører gjennomføres en drøfting ang. generalforsamling og eierstyringssignal til Jekta AS.» Ut over dette var det ingen saksopplysninger og ingen skrevet vurdering.
Side 5 av 6 Etter kommuneloven 23, 2. ledd, er det administrasjonssjefens oppgave å påse at de sakene som legges frem for folkevalgt organer er forsvarlig utredet. Hvor omfattende utredning som skal til for at saken er forsvarlig utredet, vil følgelig variere alt etter sakens omfang og sammensetning. I dette tilfellet er problemstillingen mht. skifte av styremedlem nokså enkel. Selv om det kunne vært en fordel med en noe fyldigere saksutredning, mener Fylkesmannen at beslutningsgrunnlaget var godt nok for å behandle denne saken. Ut fra hva som var tema på møtet, og som kommer frem under protokolltilførselen, kan følgelig ikke Fylkesmannen se at manglende skriftlig saksfremlegg har hatt avgjørende betydning i dette tilfellet. Habilitet: Ved behandlingen av saken i formannskapet deltok representanten Tore Kristiansen. Han er opplyst å være avdelingsleder for attføring og nestleder i Jekta AS. Nestleder er stedfortreder for daglig leder. Han ble ikke ansett inhabil. Etter forvaltningsloven 6, 1. ledd bokstav e) er folkevalgt som er leder eller har ledende stilling i et selskap som er part i saken automatisk inhabil. Kristiansen er ikke leder av virksomheten, men avdelingsleder for attføring. Spørsmålet blir da om han har en ledende stilling. I så fall må han ha selvstendig avgjørelsesmyndighet i en viss utstrekning og budsjettansvar over en vesentlig del av virksomhetens midler. Kristiansen opplyser ved henvendelse den 28.04.2015 at han har oppfølgingsansvar overfor dem som virksomhetens sysselsetter etter oppdrag fra NAV, og lager rapporter Han har også faglig ansvar overfor veiledere i virksomheten. Han lager ikke budsjett, det er det daglig leder som gjør. Han har budsjettansvar i den forstand at han må holde seg til de budsjetterte midlene. Slik vi oppfattet det, utgjør denne delen ikke en vesentlig del av virksomhetens samlede budsjett. Når det gjelder stedfortrederfunksjonen, består denne i å dekke opp for daglig leder ved hennes feriefravær 0.1.De beslutningene som trengs for daglig drift tas, men ikke noe ut over dette. Han har kun unntaksvis fungert som daglig leder, bare en gang siste året. Fylkesmannen mener dette ikke kan sies å være ledende stilling etter forvaltningsloven 6, 1. ledd bokstav e). Vi er dermed enig i at han ikke var inhabil. Selv om en folkevalgt ikke er inhabil etter 6, 1. ledd, bokstav e), kan det være omstendigheter som medfører at vedkommende likevel er inhabil etter vilkårene i 6, 2. ledd. Ut fra sakens opplysninger kan ikke Fylkesmannen se at 2. ledd er aktuell i dette tilfellet. Lukking av møtet: Det er stilt spørsmål i lovlighetsklagen om det var hjemmel for å lukke møtet, og om riktig bestemmelse i så fall ble brukt. Vi kan ikke se at kommunen har opplyst hjemmelen for dette, heller ikke ved behandlingen av lovlighetsklagen. Videre er det krav om at det skal fattes et eget vedtak om at man lukker dørene. Dette ble ikke gjort, etter det vi kan se. I så fall hadde trolig hjemmelen også kommet frem. Ved behandling av saker som inneholder opplysninger som etter lov er taushetspliktige, skal dørene lukkes, jf. kommuneloven 31, nr. 2. Ut fra opplysningene i protokolltilførselen mener Fylkesmannen at det i denne saken forelå taushetsplikt etter forvaltningsloven 13, og at det således var riktig å lukke møtet.
Side 6 av 6 Manglende selvstendig vedtak og hjemmelsangivelse anses ikke å ha hatt noen avgjørende betydning for gyldigheten av lukkingen. Konklusjon: Fylkesmannen mener etter det ovenstående og sakens opplysninger at vedtaket i sak 80/2014 i formannskapet i Verran kommune var gyldig og dermed lovlig. Med hilsen Sissel E. Slapgård (e.f.) Ragnhild Torsdatter Grønvold Assisterende kommunaldirektør Seniorrådgiver Kommunalavdelingen Kommunalavdelingen Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift Likelydende brev sendt til: Verran kommune 7790 Malm Torgeir Skevik 7790 MALM