Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Formannskapet Onsdag 07.04.2010 Kl 16:00 på Haugestad Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon 32220100 eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. Side 1
SAKSLISTE: Saksnr 28/2010 Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) - representantskapsmøte 22. april 2010 - etablering av Arkivsenter Østafjells (E) Side 2
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2009/4717 Arkiv: Saksbehandler: Hans-Petter Christensen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 28/2010 Formannskapet 07.04.2010 Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) - representantskapsmøte 22. april 2010 - etablering av Arkivsenter Østafjells (E) Rådmannens innstilling Lier kommune, formannskapet viser til innkalling til ordinært representantskapsmøte i Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) 22. april 2010. Gjennom sin utsending til representantskapsmøtet vil Lier kommune anmode representantskapet om å: 1. Utsette realitetsbehandling av sakene 007/10 Arkivsenter Østafjells etablering og sak 008/10 Arkivsenter Østafjells forslag til budsjett og eiertilskudd. 2. Før saken igjen tas opp til behandling i representantskapet be styret legge frem en utredning som inneholder alternative løsninger for utvikling av arkivtjenestene og sikre at eierne er tilstrekkelig orientert, herunder om de økonomiske konsekvensene av dem. 3. Be styret gjennomføre et eiermøte der løsningene presenteres og sikre en god dialog med eierne før nytt forslag fremmes for representantskapet. 4. Ta spesielt hensyn til eiernes økonomiske evne i forslag til alternative løsninger. Side 3
Rådmannens saksutredning Innledning/sammendrag Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) ble opprinnelig etablert etter initiativ fra Statsarkivet i Kongsberg i 1992 som en kommunal samarbeidsordning (kommunelovens 27) mellom 14 kommuner. Fra 2002 er IKA Kongsberg et interkommunalt selskap med en gradvis vekst og som i dag har 48 eiere; to fylkeskommuner og forøvrig kommuner. Asker kommune er eier utenfor det primære nedslagsfeltet. Styret har lagt frem et forslag til omdanning av selskapet til Arkivsenter Østafjells IKS, med en betydelig omlegging av driften i nye lokaler/nybygg på Kongsberg. For de eksisterende eierne innebærer slik ambisjon en sterk økning av det årlige eierbidraget. For Lier kommune øker eierbidraget fra (samlet) kr 263.000 i 2010 til kr 951.000 i 2013 dersom styrets forslag legges til grunn. Styrets hensikt er en sluttbehandling av forslaget om nybygg og endring/utvidelse av driften i representantskapets utsatte (ordinære) møte 22. april 2010. Bakgrunn Etablering og utvikling Fra en sped oppstart i 1992 der 14 kommuner etter initiativ fra Statsarkivet på Kongsberg valgte å slå seg sammen om et felles fjernarkiv bemannet med arkivfaglig kompetanse har Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS vokst i antall eiere og omfang til 46 kommuner og 2 fylkeskommuner i 2010. Blant eierne er også Asker kommune å finne; i Akershus eksisterer det ikke et tilsvarende samarbeid om arkivløsninger. Begrunnelsen for opprettelsen Begrunnelsen for å opprette en felles fjernarkivløsning var i hovedtrekk tredelt: - Kommunene manglet lokaler egnet for forsvarlig (sikret) oppbevaring av arkivverdig materiale. - Det var påregnet et forsterket krav til tilgjengeliggjøring av eldre arkivmateriale. - Behovet for arkivfaglig kompetanse, som vanskelig kunne rekrutteres på et slikt nivå i den enkelte kommune. Organisering og utvidelse Opprinnelig ble arkivløsningen etablert som et kommunesamarbeid organisert etter kommuneloven ( 27). Etter at Lov om interkommunale selskap kom i 1999 ble selskapsformen endret til interkommunalt selskap (IKS) fra 2002. Etter omdanningen til IKS vedtok representantskapet å utrede nye lokaler. I innkalling til representantskapsmøte 22. april 2010 (utsatt fra 25. mars 2010) legger styret frem forslag til Arkivsenter Østafjells. Side 4
Begrunnelse for utvidelsen I saksframlegg til representantskapsmøtet viser styret til kommunelovens 39, annet ledd som omhandler de kommunale og fylkeskommunale arkivene. Tilhørende forskrifter utdyper kravene ytterligere hva angår arkivenes utforming, sikring, rutiner og tilgjengelighet. Mengden arkivverdig materiale øker betraktelig og aktiviteten endres i takt med forutsetningene om digitalisering av det. Det vises også til at antallet krav om innsyn har økt med 70% bare det siste året. Eierbidraget økes I 2001 (i forbindelse med etableringen av det interkommunale selskapet) var Lier kommunes eierbidrag beregnet til kr 113.000 basert på en eierandel på 6,17%. I 2010 er eierandelen 3,36% og eierbidraget beregnet til kr 263.000. Samlet eierbidrag er etter dagens modell en blanding av rent eiertilskudd og betaling for tjenester. Styrets forslag innebærer også en endring i beregningen av eierbidraget, der et grunnbeløp (kr/år 350.000 for Liers vedkommende) og et beløp pr. innbygger (kr 26) utgjør summen årlig betaling, som er antydet å være kr 951.000 fra 2013. Styret legger til grunn at en felles utvikling av depot og tjenester innenfor rammen av Arkivsenter Østafjells slik det er foreslått vil møte kommunenes utfordringer innen arkivløsninger og bidra til vesentlig lavere kostnader enn om den enkelte kommune selv skal ivareta tjenestene. Rådmannens vurdering IKA Kongsberg representerer en viktig tjeneste for kommunene og imøtekommer behovet for en forsvarlig ivaretakelse av arkivverdig materiale, kompetanse for utvikling av arkivtjenestene og bl.a. digitalisering og tilgjengeliggjøring av materialet. Etter kontakt med en del av de øvrige kommunene som er medeiere i selskapet kommer det imidlertid til uttrykk at de endringene og den utvidelsen av virksomheten styret nå foreslår er svært dårlig forankret hos i alle fall en del av eierne. Selv om endringer, nybygg og utvidelse av driften trolig har vært et gjentakende tema i styret og representantskapet er konsekvensene av de foreslåtte endringene ikke kommunisert med eierne i tilstrekkelig grad. Det samlede eierbidraget øker for Lier kommunes vedkommende tilsynelatende med 261% fra i år (2010) til 2013 som er første år i det nye Arkivsenter Østafjells. En slik kostnadsvekst harmonerer dårlig med utviklingen i kommuneøkonomien. Rådmannen bemerker at kommunene er tillagt et betydelig ansvar for å sikre og tilgjengeliggjøre sine arkiver og at en viss kostnadsvekst nødvendigvis vil være resultatet av disse kravene. Før det er mulig å ta standpunkt til styrets forslag til nybygg og utvidelse av Side 5
driften i Arkivsenter Østafjells er det derfor nødvendig både å gå grundigere inn på eiernes behov og se mulige alternative løsninger i sammenheng med det foreliggende forslaget. Konklusjon Representantskapet anmodes om å utsette sin avgjørelse under representantskapsmøtet 22. april 2010 i sak 007/10 Arkivsenter Østafjells etablering og sak 008/10 Arkivsenter Østafjells forslag til budsjett og eiertilskudd. Det bør gjennomføres et eiermøte med bred orientering om kravene til kommunale- og fylkeskommunale arkiver, utviklingen innen arkivtjenestene og alternative framtidige løsninger som også inkluderer de økonomiske konsekvensene av dem. Det er naturlig at eierne også blir orientert skriftlig om det samme. I det videre arbeidet og i dialogen med eierne anmodes styret i Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS spesielt å ta hensyn til presset på kommuneøkonomien og vektlegge disse begrensningene i forslag til løsninger. Side 6