BODØ KOMMUNE V/BODØ KOMMUNALE EIENDOMMER KF side 4 av 26 1 Tilbudsinnbydelse 1.1 Generelt om tilbud og oppdrag Bodø kommune som oppdragsgiver, innbyr med dette rådgivende ingeniører til å inngi tilbud i åpen tilbudskonkurranse på prosjekteringsledelse, PRL, for nytt rådhus i Bodø. Bodøs nye rådhus er et prosjekt i sentrum av Bodø. Bygget skal oppføres innenfor kvartalet avgrenset av Kongens gate, Torvgata, Dronningens gate og Havnegata. Dagens rådhus, Norges bank bygget og gamle bibliotek ligger i dag i samme kvartalet. Eksisterende rådhusbygg og Norges bank bygget skal beholdes uforandret på synlige fasader men skal rehabiliteres totalt innvendig. Gamle bibliotek rives som et eget prosjekt og rivningsarbeidet inngår ikke i ytelser som skal leveres innenfor denne tilbudsinnbydelsen. Det skal bygges et nytt bygg i 6 etasjer som fyller ut arealet der det gamle biblioteket lå samt ytterligere areal som integrerer Norges bank bygget og eksisterende rådhusbygg i et samlet nytt rådhusbygg. Det planlegges et parkeringsanlegg med parkanlegg på plassen sør for dagens rådhus. Dette prosjektet inngår ikke i ytelser som skal leveres innenfor denne tilbudsinnbydelsen. Det vil likevel kunne bli noe koordinering av grensesnitt mellom parkeringsanlegg og nytt rådhusbygg som må påregnes som en del av ytelsene i denne tilbudsinnbydelsen. Dette innbefatter spesielt adkomst til/fra parkeringsanlegget i kulvert under rådhusbygg mot Bodø sentrum og direkte adkomst inn til rådhuset fra parkeringsanlegget. I tillegg inngår det offentlige uterom innenfor kvartalet. Etter arkitektkonkurranse høsten/vinteren 2013 er arkitektfirmaet ALL, København engasjert for det videre arbeidet. Som en del av arkitektens arbeider inngår akustikk og landskapsarkitektur. Det er gjennomført skisseprosjekt og forprosjekt og det foreligger en omfattende forprosjektrapport, tegninger og 3D-modell på forprosjektnivå. Tilbudet skal innbefatte komplett ytelse som prosjekteringsleder, PRL, med koordinering av ARK, RI og evt. andre spesialrådgivere, fremdriftsplanlegging, rapportering til prosjektledelse og generell organisering for å bistå byggherren i en optimal gjennomføring av alle faser i prosjektet. Det skal benyttes prosjekthotell aktivt og fortløpende for all dokumentasjon i prosjektet. Prosjekthotellet er administrert av byggherre. Prosjekteringsleder, PRL, skal gjennomføre systematisk prosjekteringsledelse for samtlige fagområder innen ARK, RI og evt. andre spesialrådgivere. Viktige elementer i dette arbeidet vil være: Sørge for optimal bemanning av RI s prosjekteringsgruppe, og oppfølging av ressursbruken gjennom vurdering av rapporter og samtaler med deltakerne i RI Etablering og vedlikehold/oppfølging av nødvendige rutiner/prosedyrer Etablering og oppfølging av tverrfaglig prosjekteringsplan, og plan for dokumentproduksjon Påse at det gjennomføres faglige- og tverrfaglige kontroller inkludert kollisjonskontroller basert på BIM modell. Påse at all dokumentasjon fortløpende legges på prosjekthotell Rapportering til prosjektledelse/prosjektansvarlig Evt. andre oppgaver som byggherre anser nødvendig for å sikre optimal gjennomføring av de ulike fasene i prosjektet og som det er naturlig at PRL utfører PRL må samarbeide tett med RI-gruppen og ARK og det forutsettes en prosjekteringsleder med gode kommunikasjonsegenskaper og løsningsfokusert arbeidsmåte. Oppgaven som PRL krever at det ikke er noen avhengighet eller bindinger mellom den som har rollen som PRL og leverandør av RI.
BODØ KOMMUNE V/BODØ KOMMUNALE EIENDOMMER KF side 12 av 26 4 Administrative bestemmelser. 4.1 Generelt Det er oppdragsgivers intensjon at Prosjekteringsleder skal benytte sine egne metoder og systemer for å tilfredsstille de krav som stilles til gjennomføring av oppdraget. Det er et overordnet krav at alle systemer og metoder som anvendes av Prosjekteringsleder skal fungere slik at oppdragsgiver oppnår en god styring av oppdraget. Metodene skal godkjennes av byggherre. 4.2 Samlokalisering Det settes som krav at Prosjekteringsleder legger forholdene best mulig til rette for optimal grensesnittskoordinering i prosjekteringsarbeidet. Byggherre forutsetter også at funksjonen i perioder samlokaliseres med prosjektledelsen, eksempelvis 1-2 dager ifbm. prosjekteringsmøter i Bodø. Bodø kommune stiller vederlagsfritt kontor til disposisjon for dette. 4.3 Kvalitetssikring Prosjekteringsleder skal innen 2 uker etter kontraktsinngåelsen etablere en prosjekthåndbok, der de nødvendige rutinene for prosjektgjennomføringen er beskrevet. Håndboken skal oversendes byggherre for godkjenning. 4.4 Møteplan Det vil bli utarbeidet samordnet møteplan for å redusere reisekostnadene og øvrige møtekostnader. Det kan forutsettes prosjekteringsmøter/prosjektmøter med byggherre til stede hver 14. dag. Møtested Bodø. 4.5 Fremdriftsplan/dokumentplaner/framdriftsstatus Prosjekteringsleder har ansvaret for den overordnede fremdriftsplanlegging av prosjekteringsarbeidene. 4.6 Rapportering RI utarbeider månedsrapporter som inneholder kortfattet redegjørelse for prosjektarbeidet i siste måned, med angivelse av kostnads- og fremdriftsstatus. Prosjekteringsleder sammenfatter og koordinerer disse rapporter og rapporterer til byggherren. 4.7 Utarbeidelse av prosjektdokumenter Prosjekteringsleder skal utarbeide prosjektets Bok 0 med tilbudsinnbydelse, kontraktsbestemmelser, samt andre fellesbestemmelser. SHA koordinatorfunksjon i prosjekteringsfasen, KP, i hht byggherreforskriften ivaretas av andre. PRL må samarbeide med KP. Videre skal Prosjekteringsleder bistå prosjektledelsen med utarbeidelse av prosjektadministrativ håndbok (PA-bok) for prosjektet for prosjekteringsfasen. Alt prosjektmateriale skal være på norsk.
BODØ KOMMUNE V/BODØ KOMMUNALE EIENDOMMER KF side 13 av 26 5 Beskrivelse av prosjektet, bakgrunn. 5.1 Generelt Bodøs nye rådhus er et prosjekt i sentrum av Bodø. Bygget skal oppføres innenfor kvartalet avgrenset av Kongens gate, Torvgata, Dronningens gate og Havnegata. Dagens rådhus, Norges bank bygget og gamle bibliotek ligger i dag i samme kvartalet. Eksisterende rådhusbygg og Norges bank bygget skal beholdes uforandret på synlige fasader men skal rehabiliteres totalt innvendig. Gamle bibliotek rives som et eget prosjekt og rivningsarbeidet inngår ikke i ytelser som skal leveres innenfor denne tilbudsinnbydelsen. Det skal bygges et nytt bygg i 6 etasjer som fyller ut arealet der det gamle biblioteket lå samt ytterligere areal som integrerer Norges bank bygget og eksisterende rådhusbygg i et samlet nytt rådhusbygg. Det planlegges et parkeringsanlegg med parkanlegg på plassen sør for dagens rådhus. Dette prosjektet inngår ikke i ytelser som skal leveres innenfor denne tilbudsinnbydelsen. Det vil likevel kunne bli noe koordinering av grensesnitt mellom parkeringsanlegg og nytt rådhusbygg som må påregnes som en del av ytelsene i denne tilbudsinnbydelsen. Dette innbefatter spesielt adkomst til/fra parkeringsanlegget i kulvert under rådhusbygg mot Bodø sentrum og direkte adkomst inn til rådhuset fra parkeringsanlegget. I tillegg inngår det offentlige uterom innenfor kvartalet. Ytterligere beskrivelser av prosjektet fremkommer i forprosjektrapport fra mai 2015. 5.2 Arealer Kortfattet oversikt over bruttoareal framgår av nedenstående tabell. Tabellen er av orienterende karakter og arealjustering vil kunne opptre som følge av den videre prosjekteringen. Eksisterende rådhus 4 044 m² Eksisterende Norges Bank bygg 1 242 m² Nybygg 6 453 m² Utomhus Innenfor kvartalet, ca. 2100 m²
BODØ KOMMUNE V/BODØ KOMMUNALE EIENDOMMER KF side 18 av 26 10 Oppdragets innhold 10.1 Ansvarsområde Prosjekteringsleder skal påse at prosjekteringen blir utført og kontrollert i samsvar med kontraktsfestede spesifikasjoner og rapporterer direkte til prosjektleder Samarbeide med prosjektets SØK-funksjon og bidra til at søkeprosesser kan gjennomføres på en effektiv måte. Prosjekteringsleder deltar om nødvendig i møter som vedrører dette. Prosjekteringsleder skal påse at fremdriftsplaner og tegningsleveranseplaner blir utarbeidet, fulgt og holdt à jour. Prosjekteringslederen har ansvaret for at grensesnitt mellom ulike prosjekterende avklares og at nødvendige grensesnittkontroller og tverrfaglig kontroller gjennomføres. Det skal benyttes 3D-modell for gjennomføring av kollisjonskontroller. PRL skal påse at det er oppdatert modell som benyttes. Prosjekteringslederen skal arbeide for å skape et godt miljø og gode samarbeidsforhold internt i prosjekteringsteamet, med ARK og RI, og overfor andre prosjektdeltakere. 10.2 Spesielle arbeidsoppgaver 10.2.1 Generelt Utarbeide overordnet fremdriftsplan og tegningsleveranseplan for prosjekteringen Månedlig rapportere til prosjektleder om status i prosjekteringsarbeidet mht. Framdrift, kvalitet og økonomi. Oppdatere byggeprogrammet og andre grunnlagsdokumenter for prosjektet etter hvert som prosjektet skrider frem Utarbeide og løpende oppdatere byggherrens kvalitetsplan for prosjektet Melde om avvik og krav fra prosjekteringsgruppen samt avklare økonomiske, kvalitetsmessige og framdriftsmessige konsekvenser. 10.2.2 Prosjektering Delta i kontraktsmøter med prosjekterende. Utarbeide overordnet plan for prosjekteringen, herunder dokumentplan, fremdriftsplan og kvalitetsplan. Delta i utarbeidelse av overordnet framdriftsplan for prosjektet. Delta i utarbeidelse av PA-bok for prosjektet. Gjennomføre, lede og referere regelmessige prosjekteringsmøter med prosjekteringsteamet. Følge opp at det holdes interne koordineringsmøter i RI, gjennomgå og distribuere referat fra disse. Planlegge og lede prosjektgjennomganger, tverrfaglige kontroller og grensesnittkontroller Sørge for at det utarbeides/tilpasses felles rutiner for prosjekteringen. Utarbeide felles Bok 0 Generell bok for alle entrepriser i samsvar med Bodø kommunes mal og i samarbeid med prosjektleder. Utarbeidelse av annet fellesgrunnlag for entreprisene. Sammenfatte og koordinere utarbeidelsen av prosjektrapporter etter behov. Utarbeide månedlige rapporter til prosjektleder vedr. status mht. fremdrift, kvalitet og økonomi.
BODØ KOMMUNE V/BODØ KOMMUNALE EIENDOMMER KF side 19 av 26 10.2.3 Produksjon Behandle og gjennomgå innstilling på entreprenører fra rådgiverne. Delta i kontraktsmøter med entreprenører etter avtale med prosjektleder Påse at rutiner for tegningsutsendelse, ekspedisjon av endringslister etc. følges Regelmessig oversende oversikt over endringer til prosjektleder, inklusive vurdering av ansvarsforhold Delta på byggemøter etter innkalling fra byggeleder Koordinere prosjekteringsteamets behandling av krav og varsler fra entreprenørene. Holde seg à jour ved gjennomgang av byggemøtereferat og lignende. 10.2.4 Overlevering Koordinere prosjekteringsteamets utarbeiding av som-bygget dokumentasjon og gjennomgang av FDV-instrukser Bodø kommunes kravspesifikasjon for FDV og opplæring skal følges. 10.2.5 Reklamasjonsperioden Sørge for koordinert tilbakemelding fra prosjekteringsteamet vedr. feil og mangler der dette er nødvendig.