Oslo Kommune, Utdanningsetaten KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandlinger om kjøp av påmeldings- og administrasjonssystem for Oslo musikk og kulturskole 7-UDE-2016
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 INNLEDNING... 3 1.2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 1.3 NÆRMERE OM BEHOVET/BISTANDEN... 3 1.4 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 4 2 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN... 4 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.2 KONTRAKT... 4 2.3 KUNNGJØRING... 4 2.4 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 4 2.5 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2.6 OFFENTLIGHET... 5 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 5 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 5 3.3 ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.3.1 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 5 3.3.2 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 5 3.3.3 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER, ERFARING OG GJENNOMFØRINGSEVNE (REFERANSER)... 6 4 KRAV TIL TILBUDET... 6 4.1 INNLEVERING AV TILBUD PÅ MINNEPINNE... 6 4.2 HVORDAN TILBUDET SKAL PRESENTERES... 7 4.3 VEDSTÅELSESFRIST... 7 4.4 FORBEHOLD... 7 4.5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 7 5 TILDELINGSKRITERIER... 7 5.1 TILDELINGSKRITERIENE... 7 6 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER... 8 7 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 2
1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN 1.1 Innledning Oslo kommune, Utdanningsetaten v/oslo musikk- og kulturskole, heretter OMK, innbyr til konkurranse med forhandlinger for anskaffelse av påmeldings- og administrasjonssystem for OMK. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn : Hilde-Kristin Borgly, innkjøper Navn : Anders Grotterød, innkjøper stedfortreder E-postadresse : postmottak@ude.oslo.kommune.no Grunnet ferieavvikling vil spørsmål vedrørende konkurransen først bli besvart fom 8. august 2016. Eventuelle spørsmål til konkurransen skal rettes på e-post til kontaktpersonen. Det skal underveis i konkurransen ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner. 1.3 Nærmere om behovet/bistanden Oslo musikk- og kulturskole har i dag ulike løsninger for å administrere skolens aktiviteter. Skolen har behov for en felles løsning og at fagprogrammet blir installert med integrasjoner mot andre aktuelle fagsystemer. OMK er som landets største kulturskole en meget sammensatt virksomhet som trenger et program med stor fleksibilitet og brukervennlighet. Løsningen må kunne håndtere alt fra søknad og elevopptak, til kunder som kjøper timer og salg av undervisning. Andre funksjoner vil være timeplanmodul hvor lærere spredt over hele byen kan skrive sine timeplaner og redigere disse via web. Elever må kunne bekrefte videreføring av elevplass, melde fravær, søke permisjoner etc. Løsningen må kunne tilby en faktureringsmodul som i tillegg til fakturering av ulike elevplasser og kursplasser, også omfatter utleie av instrumenter og utstyr, samt salg av timer til kunder. Prosesser som ønskes digitalisert er: Søknadsprosess Opptaksprosess (plassbekreftelse og akseptering av denne) Videreføring av elevplass Håndtering av ventelister Timeplanlegging, inkludert rom/ressurstildeling/utstyrsbooking Fakturering og betaling (e-faktura, e-handel, betaling via Internett) Melding om fravær/sykdom Administrasjon av utlån av utstyr/instrumenter Utmelding 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 3
1.4 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke/dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse 1. sept. kl. 12.00 Tilbudsfrist September Tilbudsevaluering og forhandlinger 10 dager Karensperiode Oktober Kontraktsinngåelse November Oppstart av kontrakt Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Oppdragsgiver plikter å avvise et tilbud som blir levert senere enn tilbudsfristen. 2 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører inngi tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Kontrakt Kontraktsforholdet vil bli regulert av Statens standardavtaler: Kjøpsavtalen (SSA-K) Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) Kontrakten gjelder fra signering til 1.1.2022. For kontrakten gjelder gjensidig oppsigelse på 6 måneder. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. Leverandørene må melde interesse i Doffin for å motta eventuelle endringer i løpet av konkurransen, f.eks. svar på innkommende spørsmål. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via DOFFIN. 2.4 Tilleggsopplysninger Hvis leverandøren har spørsmål til konkurransegrunnlaget, kan disse sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 2.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 4
endringer kunngjøres via DOFFIN slik at opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av leverandørene meddeles alle. 2.6 Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav God soliditet Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 5
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, erfaring og gjennomføringsevne (referanser) Krav Det kreves god gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves erfaring fra tilsvarende leveranser av sammenlignbare løsninger. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens kapasitet og faglige kvalifikasjoner. Vedrørende kapasitet bes leverandøren gi en beskrivelse av relevante enheter i sin organisasjon. Vedrørende kvalifikasjoner bes om en kortfattet oversikt over relevant kompetanse hos leverandøren. Det skal ikke angis hvilke personer som vil tilbys og det skal ikke leveres CV-er. Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser av sammenlignbare løsninger de siste 3 år (maks tre leveranser). Kort beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem eller metoder for kvalitetssikring. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Innlevering av tilbud på minnepinne Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne som en sammenhengende PDF-fil. Det skannede tilbudsbrevet skal være signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Minnepinnen skal også inneholde en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Minnepinnen skal leveres i lukket konvolutt, merket: "TILBUD 7-UDE-2016 - OMK" Det er ikke tillatt å levere tilbudet på e-post. Tilbudet skal leveres personlig eller ved postsending. Tilbudet skal leveres til: Utdanningsetaten i Oslo v/ Seksjon for dokumenthåndtering i 9. etasje Strømsveien 102 0663 Oslo 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 6
4.2 Hvordan tilbudet skal presenteres Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne. Tilbudet bes levert som én sammenhengende pdf-fil bestående av følgende dokumenter: Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter i én sammenhengende pdf-fil 1. Signert tilbudsbrev. Eventuelle forbehold og avvik skal klart fremgå. 2. Skatte- /merverdiavgiftsattest 3. Kredittvurdering 4. Beskrivelse av leverandørens kapasitet og faglige kvalifikasjoner. 5. Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser 6. Kort beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem. 7. Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 1. november 2016. 4.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som etter forhandlingene og innlevering av siste reviderte versjon inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra bestemmelsene i dette konkurransegrunnlaget. 4.5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Oppdragsgiver vil påføre tilbudene innleveringstidspunktet etter hvert som de blir levert. Leverandøren har krav på å motta en skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting Dokumentasjonskrav Oppfyllelse av kravspesifikasjonen 60 % Bilag 2 til SSA-K og øvrige bilag som henvist til i bilag 2. Pris 40 % Bilag 7 til SSA-K. 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 7
6 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER Forhandlingene vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Når oppdragsgiver har besluttet at inneværende forhandlingsfase skal være den siste før tildeling, vil vedkommende ved forhandlingsfasens avslutning orientere de gjenværende tilbyderne om at deres påfølgende tilbud vil være deres endelige og siste tilbud i konkurransen. 7 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Alle deltakerne i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med, samt en begrunnelse for valget. I meddelelsen vil opplyse om karensperioden. Etter utløpet av karensperioden, vil oppdragsgiver inngå kontrakt med vinneren av konkurransen. Vedlegg SSA-K generell avtaletekst SSA-K bilag SSA-V generell avtaletekst SSA-V - bilag 7-UDE-2016 Konkurransegrunnlag OMK 8