// KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III - Bilag IVAR IKS Åpen anbudskonkurranse FOA DEL III Budtjeneste post/ pakker Bilag 1: IVARs kravpsesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser Bilag 4: Evt. forbehold og avvik til kontrakten Bilag 5: Mal for endringer etter avtaleinngåelse Side 1 av 12
Bilag 1: IVARs kravspesifikasjon 1 Krav Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja/nei), en beskrivelse som sannsynliggjør at kravet er oppfylt, kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon eller løsning. All dokumentasjon utover kommentarfelt skal gis i Vedlegg C, Forbehold og forutsetninger. Slike referanser skal henvises med punktnummer. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. NR KRAV EVENTUELLE KOMMENTARER OPPFYLT I FØLGE TILBYDER JA/NEI 17.10.2014 12:15:23 Side 2 av 12
NR KRAV EVENTUELLE KOMMENTARER OPPFYLT I FØLGE TILBYDER JA/NEI 1. Tilbyder skal hver dag hente post fra postboksen på Forus kl. 8 og levere i hht følgende uteplan: Mandag: Mariero, hovedkontor IVAR, 2 etg avdeling for økonomi og administrasjon. Post tas med fra Mariero for levering til Langevatn vannbehandlingsanlegg (Gjesdal) Grødaland renseanlegg (Hå) (ikke før kl. 09.30) Vik (Klepp) Hogstad (Sandnes) Time Sentralrenseanlegg Nord Jæren, heretter kalt SNJ (Randaberg)- IVAR, Mariero. Utgående post fra alle anleggene/avdelingene tas med i retur til Mariero. Utgående post fra Mariero hentes mellom kl. 14.00 15.00 og leveres på postkontoret på Forus. Tirsdag: Mariero Sele gjenvinningsstasjon Forus gjenvinningsstasjon SNJ IVAR, Mariero. Utgående post fra alle anleggene/avdelingene tas med i retur til Mariero. Utgående post fra Mariero hentes mellom kl. 14.00 15.00 og leveres på postkontoret på Forus. Onsdag: Mariero Langevatn Hogstad SNJ IVAR, Mariero Utgående post fra alle anleggene/avdelingene tas med i retur til Mariero. Utgående post fra Mariero hentes mellom kl. 14.00 15.00 og leveres på postkontoret på Forus. Torsdag: Mariero Langevatn Grødaland (ikke før kl. 09.30) Vik Time SNJ IVAR, Mariero. Utgående post fra alle anleggene/avdelingene tas med i retur til Mariero. Utgående post fra Mariero hentes mellom kl. 14.00 15.00 og leveres på postkontoret på Forus. Fredag: Mariero Langevatn Hogstad Forus-IVAR, Mariero. Utgående post fra alle anleggene/avdelingene tas med i retur til Mariero. Utgående post fra Mariero hentes mellom kl. 14.00 15.00 og leveres på postkontoret på Forus. 17.10.2014 12:15:23 Side 3 av 12
NR KRAV EVENTUELLE KOMMENTARER OPPFYLT I FØLGE TILBYDER JA/NEI 2. Utgående post fra Mariero vil være, A og B post, rekommanderte sendinger, samt pakker. Utgående post kan tidligst hentes fra kl 14.00 i resespsjonen på Mariero, men ikke senere enn 15.00. slik at posten går i postgang samme dag. 3. På grunn av krav til sikkerhet skal oppdragsgiver ha liste med navn på sjåførene som blir brukt til budtjensten. Sjåføren skal være profilert og kunne identifisere seg som representant for firmaet. Leverandør får utlevert adgangskort mot å signere på skjema for utlevering av adgangskort. Tap av adgangskort må umiddelbart meldes fra til oppdragsgiver. 4. Leverandør må kunne ta med seg inntil 25 kg INN og UT post. Leverandør må kunne ta med seg inntil 25 kg av budleveranser 5. Leverandør er pliktet til å overholde de frister for levering og henting av post, som er satt av IVAR Ved sykdom og ferie, skal det sørges for en erstatter som kan steppe inn. En evt. Erstatter må kunne de gjeldende rutiner. 6. Leverandør sørger for å ha nødvendig utstyr til å levere / hente post og pakker. 7. 3 måneder etter at kontrakten er trådt i kraft, skal leverandøren delta i møte med oppdragsgiver for å sikre at avtalen er funksjonell. 8. Leverandørens medarbeidere som skal ha befatning med avtalen, må ha opplæring i gjeldene rutiner og arbeidsmetoder. De må være dyktige, skikket og pålitelige. Medarbeidere må kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig, og være serviceinnstilte. Dersom noen av personalet på grunn av slett oppførsel eller dårlig arbeid ønskes skiftet ut med bedre skikket personale, skal dette etter forlangende skje omgående eller så snart Arbeidsmiljøloven tillater det. 9. Leverandør skal tilby sine tjenester alle hverdager 10. Leverandør og oppdragsgiver skal holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og hvilken fullmakt disse har. Arbeidet ledes og kontrolleres av leverandørens ledere, som skal ha kunnskaper og erfaring i post/budtjeneste. 17.10.2014 12:15:23 Side 4 av 12
NR KRAV EVENTUELLE KOMMENTARER OPPFYLT I FØLGE TILBYDER JA/NEI 11. Utover ordinær ruteplan kan det bil aktuelt med enkelte ekstraturer. Eventuell endring av ruteplanen i avtaleperioden skjer i utgangspunktet i samråd med transportøren. IVAR forbeholder seg likevel retten til selv å kunne bestemme ruteendringer. 12. Kjøretøy skal til enhver tid være i forskriftsmessig stand. Tilbyder skal til enhver til opprettholde tilfredsstillenede beredskap på sine kjøretøy slik at avtalt levering overholdes. 13. For øvrig skal transporten foretas i henhold til krav om offentlig godkjente løyver og Lov om vegfraktavtaler av 20. desember 1974. Dette gjelder også ved eventuelle spørsmål om erstatning. 17.10.2014 12:15:23 Side 5 av 12
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandørens beskrivelse i forhold til konkurransegrunnlagets tildelingskriterium kvalitet: Tilbyders organisasjonsstruktur, herunder ressurskapasitet. Gi en beskrivelse av hvordan oppdraget skal løses ved f. eks fravær og ved eventuelt havari av kjøretøy. Gi en beskrivelse av årsaken til eventuelle tidligere feilleveranser hvor det har skjedd levering til feil sted og feil tid og/eller leveringer hvor det har oppstått skade/manko eller lignende. 17.10.2014 12:15:23 Side 6 av 12
Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser 1. PRISER OG BETALINGSPLAN Tilbudsskjema skal fylles ut av tilbyder: Daglig kjøring, iht ruteplan, av post og pakker internt og eksternt i IVAR IKS Priser oppgis i NOK eks. mva Fastpris pr. måned for levering i hht ruteplan (eks. mva) NOK: Fastpris pr. ekstra km på turer utover ordinær ruteplan (eks. mva) (vektings grunnlag 2.000 km) NOK: Tilbyder/Firmanavn: Dato: Sted: Underskr tilbyder/blokkbokstav. 17.10.2014 12:15:23 Side 7 av 12
2. KRAV TIL FAKTURA 2.1 Faktura skal adresseres til: IVAR IKS, postboks 8134, 4069 STAVANGER og merkes med bestillers navn. 2.2 Fakturainnhold/-utforming: Leverandøren plikter ved oppstart av avtaleperioden å ha dialog med IVAR IKS vedr. krav til fakturainnhold/-utforming og skal så langt det er mulig kunne tilpasse seg IVARs krav. Eventuelle spørsmål rettes til IVAR IKS på tlf 51 90 85 00. 2.3 IVAR IKS har følgende krav til fakurainnhold/-utforming: A. Følgende betalingsopplysninger skal finnes på en og samme fakturaside i egne felt: Fakturanummer Referanse Fakturadato Leverandøren skal bruke standard tallformat, eks. 09.04.13 og samme format på alle fakturaer. Forfallsdato Leverandøren skal bruke standard tallformat, eks. 09.04.13 og samme format på alle fakturaer. Fakturasum Leverandøren skal ikke bruke øreavrunding. Banknummer og eventuelt KID 17.10.2014 12:15:23 Side 8 av 12
Organisasjonsnummer Skrives slik: NO 916066619 MVA. B. Fakturaopplysningene skal alltid stå på samme faste plass på alle fakturaer fra leverandøren, for å kunne leses elektronisk, dersom ikke annet avtales med Kunden. C. Alle opplysningene bør ha mye luft rundt seg, verdiene må ikke plasseres tett inntil annen tekst, streker og figurer. D. Faktura skal være maskinskrevet, helst på hvitt papir med svart tekst. Retur av faktura Kunden behandler fakturaer elektronisk, og er avhengig av at disse tilfredsstiller kravene ovenfor. Dårlig fakturakvalitet medfører forsinket betaling av fakturaen. Når faktura må returneres til mottak av korrekt faktura. leverandør, regnes betalingsfrist fra dato for 3. ELEKTRONISK FAKTURA IVAR IKS kan ta i mot elektronisk faktura, EHF format. Når IVAR eventuelt innfører pliktig bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 3 måneder etter at IVAR IKS har stilt krav om det. 4. BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk IVARs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering. 17.10.2014 12:15:23 Side 9 av 12
Bilag 4: Forbehold og avvik 1 FORBEHOLD MOT DE GENERELLE KONTRAKTSVILKÅRENE I RAMMEAVTALEN Forbehold skal beskrives klart og utvetydig i tabellen. Kontraktsvilkåret man har forbehold til (skriv inn kontraktsvilkåret) Skriv hvilket kontraktsvilkår som ønskes alternativt, hvis relevant Begrunnelse for forbeholdet Prissetting av forbeholdet, (totalsum) Utdypende beregning av prissettingen 17.10.2014 12:15:23 Side 10 av 12
2 AVVIK Avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, herunder Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon, skal beskrives klart og utvetydig i tabellen. Kravet man har avvik til (skriv inn kravet) og henvisning til hvor i konkurransegrunnlaget det står. Beskriv avviket fra kravet Begrunnelse for avviket 17.10.2014 12:15:23 Side 11 av 12
Bilag 5: Mal for endringer etter avtaleinngåelsen 1 DOKUMENTASJON AV ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2). 2 MAL FOR ENDRING TILAVTALENEndringskatalogen bygges opp slik at det lages endringsavtale til denne loggen. Ved endringer fylles endringsloggen ut av Kunden, samt at det lages en endringsavtale som begge parter signerer. ENDR. NR ENDRING OMFATTER ENDRET DATO UTFØRT DATO UTFØRT AV Endring nr XX til avtale om [ ] IVAR IKS og [Leverandør], mellom signert [dato] Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor. Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For IVAR IKS For [Leverandør] Dato: Dato: Sign: Sign: Navn: Navn: 17.10.2014 12:15:23 Side 12 av 12