Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen

Retningslinjer for elevmapper i grunnskolen Revidert 25.06.2012 av TLO

FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV ELEVMAPPE... 4 ORDNINGSPRINSIPP... 4 INNHOLD I ELEVMAPPE... 4 OPPRETTING AV ELEVMAPPER I SAK- OG ARKIVSYSTEMET... 5 JOURNALFØRING AV DOKUMENTER I ELEVMAPPE... 5 UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN... 5 UTLÅN... 5 OVERFØRING... 6 INNSYN... 6 OVERSENDING AV KOPIER... 6 VED FLYTTING TIL ANNEN KOMMUNE ELLER BYTTE AV SKOLE... 7 BRUK AV TELEFAKS VED OVERFØRING AV ELEVOPPLYSNINGER... 7 BRUK AV E-POST VED OVERFØRING AV ELEVOPPLYSNINGER... 7 ARKIVERING AV ELEVMAPPER... 7 ARKIVERING... 7 AKTIVT ARKIV... 7 BORTSETTINGSARKIV... 7 ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON... 8 ARKIVBEGRENSNING... 8 KASSASJON OG BEVARING... 8 AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL BYARKIVET... 8 TIDSPUNKT FOR AVLEVERING... 8 ANSVAR FOR AVLEVERING... 8 PAKKING, MERKING OG RENGJØRING AV ELEVMAPPER... 8 TILBAKELÅN... 9 IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 9 IVERKSETTING... 9 REVIDERING AV RETNINGSLINJENE... 9 2

FORMÅL Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Drammen kommune for håndtering av papirbasert og elektronisk lagret elevmapper i grunnskolen innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. VIRKEOMRÅDE Retningslinjene gjelder for elevmapper som blir behandlet ved den enkelte grunnskole etter lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringsloven). Retningslinjene gjelder også for Senter for oppvekst, avdeling Nøsted skole. Frydenhaug skole er en interkommunal grunnskole i Drammen for elever med nedsatt funksjonsevne. Andre kommuner i Buskerud kjøper skoleplasser på Frydenhaug skole for elever i egen hjemkommune. På grunn av det interkommunale samarbeidet skal skolen også forholde seg til retningslinjer gitt av IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS) når det gjelder elevmapper for de andre kommunene i Buskerud enn Drammen. Det skal inngås egen avtale mellom Drammen kommune og IKA Kongsberg om deponering av elevmapper fra Frydenhaug skole på elever som er hjemmehørende i Drammen. Retningslinjene for elevmapper gjelder også for 1) elever hjemmehørende i Drammen som er på institusjoner i og utenfor kommunen, for eksempel barnevernsinstitusjoner, sykehus etc, 2) elever som går i mottaksgrupper på Introduksjonssenteret for utlendinger, og elever i mottaksgrupper tilknyttet Danvik og Fjell skoler, 3) voksne som mottar opplæring ved Introduksjonssenteret for utlendinger, avdeling Kjøsterud skole. DEFINISJONER Med elevarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte elev på skolen, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte elevmapper, alfabetisk etter elevens etternavn. Med elevmappe menes fysiske mapper i elevarkivet på den enkelte elev. Med elektronisk lagret elevmappe menes en elevsak opprettet i kommunens sak- og arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i disse retningslinjene. Alle skolene er pålagt å bruke kommunens sakog arkivsystem til journalføring og administrativ saksbehandling. Drammen kommune har ikke godkjent elektronisk arkiv etter Riksarkivarens retningslinjer. All elevinformasjon som skal tas vare på må derfor være papirbasert. Dokumenter som tilhører elevarkivet og som kun finnes elektronisk skal tas ut på papir og arkiveres i elevmappen. PERSONREGISTRE Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for ansatte i grunnskolen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens 13 b, pkt 3). Behandlingsansvarlig for elevmappene etter personopplysningslovens 2 er den som Drammen kommune til enhver tid har utpekt. Personopplysningslovens 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg. 3

OPPRETTING AV ELEVMAPPE Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en elev primært skal arkiveres på ett sted, i elevmappen. Karakterlister, eksamensprotokoller og fraværslister skal imidlertid oppbevares sentralt på hver skole, og ikke i elevmappene. Hver skole skal opprette elevmappe på alle elevene ved skolen, og kun en elevmappe pr. elev. Hvis korrespondanse knyttet til eleven skal journalføres skal det opprettes en egen elevsak (elektronisk elevmappe) i sak- og arkivsystemet, etter en standard som er beskrevet et annet sted i disse retningslinjene. Elevmappe bør opprettes når det er gjort vedtak om skoleplassering dvs. før eleven begynner i 1. klasse, og før eleven begynner i 8. klasse. Fagsystemet Oppad (skoleadministrativt system) registrerer og bevarer elektronisk en stor mengde informasjon om den enkelte elev: navn på foresatte, adresse, morsmål, klassetilhørighet, fag og karakterer på ungdomstrinnet, fastlege og telefoner. Oppad skal vurderes bevart på lik linje med alle andre fagsystemer i Drammen kommune. Ordningsprinsipp Hver elevmappe i elevarkivet skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. I tillegg skal basisgruppe påføres elevmappe. Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn samt fødselsdato. Innhold i elevmappe I den fysiske elevmappen skal det ligge følgende dokumenter: Rødt omslag, dokumenter som skal bevares Forhåndsvarsel og enkeltvedtak om skoleplassering Individuelle opplæringsplaner, IOP er (herunder sakkyndig vurdering PPT) Relevant dokumentasjon vedrørende søknad, tildeling samt tilrettelegging av spesialundervisning Varselbrev (fravær, nedsatt karakter, nedsatt orden og oppførsel) Disiplinære forseelser Søknad om permisjon Søknad om fritak for fag og fritak for vurdering i et fag Dokumentasjon vedrørende bortvisning Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver Rådgiver/kontaktlærer/sosiallærers notater, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for elevens skolegang 1 Vedtak om morsmålsundervisning og tospråklige fagopplæring (enkeltvedtak) Referat fra ansvarsgruppemøter Referat fra foreldresamtaler og konferanser Kopi av bekymringsmelding til barnevernet (foresatte skal varsles før denne sendes) Skriftligvurdering Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet Annen dokumentasjon og korrespondanse rundt fravær (for eksempel søknad om permisjon ut over opplæringsloven) 1 Etter opplæringslovens 15-3 har skolens personale uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når personalet har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt. 4

Melding om elev som avbryter opplæring Klage på standpunkt- og eksamenskarakter til lokalt gitt eksamen og svar på slik klage Kopi av flyttemelding Skolens notat om avbrutt opplæring (i de tilfeller der melding ikke gis av eleven selv eller foresatte) Samtykke til overføring av opplysninger til annen kommune eller annen skole Blått omslag, skal bevares i to år etter sluttdato Sykemeldinger og legeerklæringer Dokumentasjon vedrørende skoleskyss Nyeste elevopplysningsskjema Søknad om innsyn i elevmappe Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av skole Oppretting av elevmapper i sak- og arkivsystemet Korrespondanse (både inngående og utgående) vedrørende en elev som skal journalføres skal skje i en egen sak - elektronisk elevmappe, i sak- og arkivsystemet. En slik sak skal opprettes på følgende måte: I første linje i sakstittel skal det stå elev - (navn på skole) I andre linje i sakstittel skal det stå (Fornavn etternavn) Når og hvis eleven bytter skole kan navn på tidligere skole(r) skrives i merknadsfeltet i sak- og arkivsystemet. Emnekode B31 skal ikke brukes da elevarkivet er et objektarkiv og arkiveres etter fødselsdato. Arkivkode er objektkode DATO, fødselsdato skrives inn i feltet ved siden av objektkode. Arkivering av journalførte dokumenter skal skje i den fysiske elevmappen. Journalføring av dokumenter i elevmappe I arkivforskriftens 2-6 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Skolen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres: 1. Forhåndsvarsel og enkeltvedtak vedrørende skoleplassering 2. Søknad fra foresatte vedrørende f.eks. fri 3. Enkeltvedtak vedrørende skoleskyss 4. Faguttalelser fra f. eks PPT som fører til tiltak 5. Enkeltvedtak om spesialundervisning 6. Enkeltvedtak om særskilt undervisning for minoritetsspråklige 7. Elever med ansvarsgrupper rundt seg før innkalling og referat fra møter 8. Når elever flytter til annen skole 9. Kontakt med barnevernet UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN Utlån Elevmappe skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med eleven. Andre ansatte har ikke tilgang til elevmappen. Ingen elevmapper må fjernes fra elevarkivet uten at utlån er registrert. Utlån 5

gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånskort påført elevens for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet legges på saken i elevarkivet som informasjon om hvem som har lånt saken, og tas ut når elevmappen leveres tilbake. Hvis det gjelder en elevmappe som har en tilsvarende sak registrert i sak- og arkivsystemet skal man også registrere utlånet i sak- og arkivsystemet. Elevmappen skal ikke lånes ut til andre virksomheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor skolens administrasjonslokaler. Overføring I tråd med prinsippet om at det primært skal være en elevmappe på hver elev i Drammen kommune, skal elevmappen følge eleven ved bytte av skole innen kommunen også ved overgang fra barneskole til ungdomsskole, der det fysisk skjer et skolebytte. Bare opplysninger som er nødvendig for elevens videre skolegang skal overføres. Dette betyr i praksis at skolene i enkelte tilfeller fortsatt vil ha en elevmappe der det ligger opplysninger om for eksempel disiplinære forhold mens andre opplysninger er overført til en ny elevmappe. Med samtykke fra foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres til ny skole. I praksis skal alle elevmapper som skal overføres til en annen skole gjennomgås og ryddes før overføring. Innsyn Krav om innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens 18. Eleven har som hovedregel rett til fullt innsyn i sin elevmappe, det samme gjelder foresatte. Hvis en elev selv ber om innsyn uten at foresatte er involvert eller eksplisitt ber om at foresatte ikke får innsyn, bør foresatte varsles om dette. Kommunen legger til grunn at foreldreretten står sterkt i slike saker, og derfor bør foresatte i slike tilfeller varsles. Tidligere elever som har nådd myndighetsalder utøver innsynsretten fullt ut på egne vegne. På anmodning kan partene i en innsynssak få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i. Dokumenter som er utarbeidet for interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. I helt spesielle saker kan kommunen også vurdere unntak fra innsynsbestemmelsene med hjemmel i forvaltningslovens 19b: Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han ikke krav på å gjøre seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder andre forhold som av særlige grunner ikke bør meddeles videre. En slik unntakshjemmel kan f.eks. vurderes i forbindelse med en eventuell straffesak, der krav om innsyn i en sak eller et dokument kan ødelegge politietterforskning. Dette er imidlertid en meget snever unntaksbestemmelse, og det anbefales derfor at den enkelte skole kontakter kommuneadvokaten i slike saker. Selv om innsyn i utgangspunktet kan nektes i henhold til unntaksbestemmelsene, skal det foretas en vurdering av om opplysninger allikevel kan gis, jf. offentleglovas prinsipp om meirinnsyn. For å vurdere krav om innsyn skal skolen motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra skolen skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse. Oversending av kopier Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel mappe skal også sendes som ordinær post. 6

Ved flytting til annen kommune eller bytte av skole Når eleven flytter til en annen kommune eller begynner på en privat grunnskole, kan det med samtykke fra eleven eller foresatte oversendes kopi av de dokumenter i elevmappen som er nødvendig for å videreføre skolegangen. Samtykke til slik oversendelse skal gis skriftlig. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole, med mindre det foreligger samtykke. Bruk av telefaks ved overføring av elevopplysninger Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat. Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for eleven eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges: Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene Personopplysninger om eleven sladdes fra arbeidskopien Arbeidskopien sendes over telefaks Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i elevmappen Bruk av e-post ved overføring av elevopplysninger Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av elev eller dennes foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av kryptert e- post innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt. Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på elevmappen. ARKIVERING AV ELEVMAPPER Arkivering Elevmapper skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk etter etternavn, i låsbare og brannhemmende arkivskap. Aktivt arkiv I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares elevmapper for elever som går på skolen. Bortsettingsarkiv Arkivansvarlig på skolen har ansvar for at bortsetting av elevmapper skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på elev som ikke lenger går på skolen skal overføres til bortsettingsarkivet, og det anbefales at dette skjer umiddelbart etter at eleven sluttet. Arkivansvarlig har ansvaret for at bortsatte elevmapper er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc. Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet skal primært være alfabetisk - etter elevens etternavn og fornavn, og sekundært etter år. Inndeling i år skal gjøres for å vite hvilke elevmapper det skal ryddes i, og hvilke elevmapper som skal avleveres til byarkivet. Klassetilhørighet skal ikke påføres mapper i bortsettingsarkivet. 7

Adgang til bortsettingsarkivet skal tilfredsstille arkivforskriftens 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale. Personalet gis adgang til arkivlokalet av arkivansvarlig ved skolen. ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes eller makuleres. Arkivbegrensning Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens 3-19. Etter at eleven har sluttet på skolen, skal elevmappen inneholde dokumentasjon av skolens saksbehandling og tiltak som er satt i verk overfor eleven, etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet. Arkivansvarlig på skolen har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige dokumenter blir arkivert for fremtiden. Kassasjon og bevaring Elevmapper skal i sin helhet bevares, etter at arkivbegrensing er gjennomført. Dette gjelder også saker om disiplinære forhold som ligger i elevmappen. Etter arkivlovens 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon. AVLEVERING AV ELEVMAPPER TIL BYARKIVET Tidspunkt for avlevering Skolene skal avlevere sine elevmapper til byarkivet når de er å regne som avsluttet, og senest ti år etter eleven sluttet. Avleveringen skal skje etter avtale med byarkivet. Ansvar for avlevering Rektor har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale. Ved avlevering blir ansvaret for elevmappene overført til byarkivet, som også vil ta seg av alle henvendelser knyttet til elevmappene. Pakking, merking og rengjøring av elevmapper Elevmappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser (om innholdet) skal være gjort med blyant: Navn på skole Elevmapper, alfabetisert fra-til Tidsrom (startår-sluttår) Arkivboksene skal ha bredde 9,5 cm med flipp (skal vende utover), og det skal kun skrives på den siden/ryggen av boksen hvor flippen er. 8

Tilbakelån Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom skolen og byarkivet. IVERKSETTING OG REVIDERING AV RETNINGSLINJENE Iverksetting Disse retningslinjene er sendt på høring februar 2007 til alle grunnskoler i Drammen kommune, samt Senter for oppvekst avdeling Nøsted, Introduksjonssenteret for utlendinger avdeling Kjøsterud, Frydenhaug skole og fagforeningene. Retningslinjene er behandlet administrativt av rådmannen 25.06.2007. Retningslinjene iverksettes fra 01.08.2007. Revidering av retningslinjene Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er byarkivaren, og revideringene skal forelegges rådmannen for godkjenning. Mindre endringer av rutinemessig karakter kan gjøres av byarkivaren. 9