Visma Enterprise Fakturering Versjon 2016 eordre
Innhold INNLEDNING... 1 Hvorfor bruke eordre... 1 KODEVERK FOR BRUK AV EORDRE... 2 Oppdragsgiver... 2 Formular for eordre... 3 Brukeradministrasjon eordre... 4 Oppgavetyper... 5 EORDRE MODULEN... 8 Hovedbilde eordre... 8 Oppgaver til behandling og under arbeid... 8 Arkiv... 9 Søk Faktura... 10 Brukerinnstillinger... 10 REGISTRERE EORDRE... 11 Registrering eordre... 11 Kontaktopplysninger... 16 Fullfør ordre... 17 Vedlegg til eordre... 18 Forhåndsvisning av ordre... 18 Fakturagrunnlag uten saksgang... 19 Fakturagrunnlag med saksgang... 19 Direkte faktura uten saksgang... 21 Direkte faktura med saksgang... 22 Lagring av eordre som mal... 23 Kreditering av eordre... 23 SPØRRING OG ADMINISTRASJON... 26 Spørring på eordre i Enterprise Fakturering... 26 Administrasjon av eordre... 28 II
INNLEDNING I eordre kan du registrere ordre i et enkelt Web-grensesnitt. Modulen gir din organisasjon mulighet til å skreddersy rutiner for ordreregistrering med eller uten fakturering. Du kan også velge om registrering skal knyttes til saksgang. eordre er ment å erstatte manuelle rutiner knyttet til det å registrere ordre og fakturagrunnlag. Med manuelle rutiner mener vi for eksempel at det registreres liste på fakturagrunnlag som sendes for punching til Økonomikontoret. Målgruppen for eordre er tenkt å være den desentrale brukeren som møter kunden direkte eller der fakturagrunnlaget oppstår. Det kan være servicetorget eller annen virksomhet som selger varer og tjenester. Hvorfor bruke eordre Det er ofte etablert rutiner hvor de desentrale virksomhetene registrerer sine salg av varer og tjenester manuelt som sendes til Økonomikontoret for registrering. Dette vil medføre at det går tid fra salget er foretatt til kunde mottar faktura og inntekt foreligger i Økonomi. Det samme grunnlaget registreres i realiteten også to ganger. En gang hos virksomheten manuelt og den andre gangen når grunnlaget punches inn i Fakturering. Det er kanskje ønskelig at kunde får med seg faktura eller ordrebekreftelse over disk i stedet for at de må vente for å få den i post. Ett eksempel her er betaling av tomter og byggesaksgebyr. Tilganger/fullmakter som ligger på brukeren i Fakturering gjelder også for eordre. Dette er styrt i Brukeradministrasjon. Det kan i tillegg lages enkle kjøreregler for hva den enkelte brukeren får lov til å gjøre via oppgavetyper som opprettes i Fakturering. Det er et eget spørrebilde i Fakturering med søkefunksjonalitet slik at man enkelt kan se og finne frem ordre og fakturaer som er produsert via eordre i tillegg til Arkiv på eordre-modulen. Økonomi/Faktura-avdelingen vil ha god oversikt og styring med eordre som er underveis i prosessen gjennom eget administrasjonsbilde i Fakturering. 1
KODEVERK FOR BRUK AV EORDRE Før eordre modulen kan tas i bruk må det legges til rette for dette i Visma Enterprise Fakturering. Dette gjelder mailadresser på oppdragsgiver, og maler for epost. Det må også gis tilgang til modulen med de fullmakter brukeren skal ha i Brukeradministrasjon. Det må også opprettes oppgavetyper for eordre, men dette gjøres på web. Oppdragsgiver Menyvalg: Selskapsopplysninger >Oppdragsgiver De oppdragsgivere som skal kunne benyttes til eordre må ha lagt inn en mailadresse i feltet Send varsel om at eordre-journaler er generert til saksbehandler. Fakturajournal, som produseres når man benytter eordre til direktefakturering, sendes til denne mailadresse. Det må ligge minst en mailadresse her, men du kan legge inn flere ved å benytte semikolon mellom dem. Om du har en fellesadresse du ønsker at fakturajournaler skal sendes til, så legger du denne inn her. I tillegg bør du legge inn en tekst på disse mail. Det gjør du ved å trykke på fanen Maler epost, og hente opp Prosesstype Varsel om eordre. 2
Du bestemmer selv innholdet i denne epost. I feltet Emne kan du registrere epostens emne og i feltet Melding kan du legge inn eventuell utfyllende melding til mottaker. Teksten kommer på mail til oppgitt adresse, med vedlegg, fakturajournal og bilag: Formular for eordre Om du benytter eordre på type Fakturagrunnlag vil fakturering foretas i windows fakturering, og det formular som ligger som ekstern formular på oppdragsgiver vil benyttes. Om du benytter metode for Direkte fakturering eller Direkte fakturering til godkjenning så benyttes i utgngspunktet et standardformular for eordre. På oppdragsgiver kan du velge om du vil benytte standard formular på eordre eller om du vil benytte det formular du har liggende på oppdragsgiver for fakturering i windows. 3
Brukeradministrasjon eordre Vi anbefaler at det opprettes en egen brukergruppe for eordre. Denne gruppen må ha modultilgang Yes på eordre. På brukeren, i fane for Systemspesifikke egenskaper Fakturering - må det, på de selskapene brukeren skal ha tilgang til, legges inn hvilke Oppgavetyper brukeren skal ha. Tilgangen på Oppdragsgiver og Varenummer i Fakturering vil også gjelde i eordre. 4
Oppgavetyper Selve oppgavetypene oppretter du på web eordre. For å kunne opprette oppgavetyper for eordre må du ha tilgang til Tilpassed ressurs ACCESS_EDITTASKTYPES_EORDRE i modul Fakturering i Brukeradministrasjon. Det vil være hensiktsmessig at f.eks. brukergruppen for Superbrukere i Fakturering har denne tilgangen. Under fane Økonomi eordre finner du web eordre. Med tilgang så har du menyvalg for Oppgavetyper tilgjengelig på din bruker. I dette menyvalget oppretter du de oppgavetypene din organisasjon har behov for. Sett markør i feltet for Oppgavenummer og skriv inn et egedefinert nummer. F.eks. nummerserie fra 1 og oppover. Disse nummer er det du skal bruke for å definere hvilke oppgavetyper brukere har tilgang til i Brukeradministrasjon. 5
I feltet navn setter du inn navnet på oppgavtypen. Det er dette navnet brukeren ser i sin meny, så den bør være forklarende. Sett eventuelt inn en beskrivelse om du har behov. Du kan låse en oppgavetype mot en oppdragsgiver ved å legge denne i feltet Oppdragsgiver. En slik oppgavetype får man ikke benyttet på andre oppdragsgivere. Faktureringsmåte: Velg faktureringsmåte, tilfeldig fakturering, direkte fakturering som skal fullføres i windows, eller direkte faktura. Nr 1 lager et fakturagrunnlag som legger seg over i windows fakturering, nummer 2 lager en direkte faktura som må fullføres i windows, og nummer 3 direkte fakturering lager hele fakturaen i eordre. Direkte fakturering er hensiktsmessig der den som oppretter eordre skal skrive ut faktura og sende, eller kunde skal ha faktura over disk. I de neste felt gir du tilganger til bruker på denne oppgavetype. Nye kunder: Om brukeren skal kunne opprette nye kunder i eordre må du ha avhukning for dette. Vær oppmerksom på at ny kunde da opprettes på K i kunderegisteret. Vedlikeholde kunder: Om brukeren skal kunne vedlikeholde eksisterende kunder må du ha avhukning for dette. Vær oppmerksom på at kunde da også endres i kunderegisteret. 6
Bruk kundens distribusjonskanal: Dette er kun mulig ved direkte faktura. Overstyre kontering på linje: Om brukeren skal kunne endre på inntektskontering på vare så må du ha avhukning for dette. Endring av kontering vil kun gjelde på denne eordre og linje, og vil ikke bli oppdatert på vare i vareregister. Avrunding: Velg om det skal være øreavrunding på hele kroner eller ikke på ordre. Saksgang: Om du ønsker at eordre fra denne oppgavetype skal ha saksgang så setter du avhukning i Saksgang. Deretter kan du velge om det skal være kun Godkjenning, eller eventuelt både attestering og godkjenning før fakturagrunnlag legges inn i tilfeldig fakturering, eller direkte faktura kan faktureres. Registrering skal alltid være avhuket. Varsel: Om du vil at saksbehandler skal ha mailvarsel så setter du avhukning i dette. Metode for avvisning: Velg metode for hvor ordre skal sendes, ved avvisning av eordre i saksgang, med nedtrekksmenyen. Sperring: Om du har opprettet en oppgavetype som ikke skal benyttes, kan du sperre den for bruk ved å sette avhukning i denne boksen. Lagre oppgavetypen, og lag alle du trenger på denne måte. Deretter kan du gi brukerne tilgang til oppgavetyper i Brukeradministrasjon. 7
EORDRE MODULEN Hovedbilde eordre eordre ligger i egen fane på Enterprise oppstartssiden. Denne fanen er kalt Økonomi. Ved pålogging på web vil følgende bilde komme opp for eordre om du er definert med et standardselskap: I dette bildet kan du lage Ny eordre eller se på eordre under arbeid, til godkjenning osv. Tilgjengelige oppgavetyper er styrt av begrensningene på din bruker i Brukeradministrasjon. Oppgaver til behandling og under arbeid Oppgavevarsling på Enterprise oppstartsside varsler eordre under arbeid og i saksbehandling. Antallet vises i parentes og er sum for alle selskap. Du kan trykke på teksten og komme rett inn i eordre. 8
I eordre under arbeid og i saksbehandling legges det ut en link til andre selskap hvor du også har oppgaver. Ved bruk av linken sendes du rett inn i dette selskapet i aktuelt menyvalg. Arkiv I arkivet kan du, som registrerer av eordre, se dine egne ordre i ettertid. I dette bildet får du opp alle ordre du har registrert. Øverst i bildet kan du sette begrensninger i forhold til hvor mye data du ønsker å få presentert. Standard forslag er ordre som er registrert de siste 30 døgn. Dette kan du utvide til et større intervall, og du kan eventuelt begrense søket til en gitt utsteder eller kunde. I begge feltene kan du søke via navn, på samme måte som i registreringsbildet. Etter at du har satt dine søkekriterier, klikker du på knappen Søk. I listedelen får du presentert ordre som oppfyller søkekriteriene. I tillegg til oversikt over dine ordre, kan du se detaljene for hver ordre ved å hente opp ordredokumentet. Klikk på ordrenummer og dokumentet hentes fram. eordre som er direkte fakturert har i tillegg fakturanummer utfylt. Klikker du på fakturanummeret, henter du fram fakturadokumentet. 9
Søk Faktura Fanen Søk er flyttet til fane Søk fakturering. Her kan du hente opp alle eordre som er produsert i web, under de oppdragsgivere du har tilgang til. Og på samme måte som i arkiv så har du drilldown til ordre og faktura. Brukerinnstillinger I fanen Innstillinger vises hvilke fullmakter du som bruker har i det valgte selskapet. 10
Dersom du vil bytte selskap kan du gjøre det i dette bildet ved å trykke på nedtrekksmenyen på Innlogget selskap, søke frem selskap og endre. Det vil være fullmaktene i Brukeradministrasjon som styrer hvilket selskap du som bruker får lov til å velge. Du bestemmer også hvor du vil komme tilbake i menyen når du har fullført en ordre eller faktura. Benytt nedtrekksmeny for å sette dine parameter på dette. Gå til vis/registrer ny, eller gå tilbake til meny. REGISTRERE EORDRE Registrering eordre Menyvalg: Økonomi > eordre Velg oppgavetype Registrering av en ny eordre starter med å velge hvilken oppgavetype din ordre skal benytte. Oppgavetypen bestemmer hvor langt i prosessen du får gå i forhold til å ferdigstille ordren, hvorvidt den krever saksgang, samt hva du får gjøre i forhold til kunderegisteret og kontering. Du går videre til neste bilde ved å klikke på ønsket oppgavetype. Sett utsteder og kunde Menyvalg: Økonomi > eordre > Ordreopplysninger Utstederopplysninger Utsteder 11
Begrepet utsteder finner vi kun i eordre, og er det samme som oppdragsgiver. Det første du gjør når du skal opprette en eordre, er å bestemme utsteder. Dersom oppgavetypen er knyttet til en fast utsteder, foreslås denne automatisk og du vil ikke få anledning til å endre. Hvis oppgavetypen ikke er knyttet mot en bestemt utsteder, kan du enten benytte % tegnet for å se alle tilgjengelige oppdragsgivere på din bruker, taste inn nummeret for oppdragsgiver, (samme identifikasjon som for oppdragsgivere i Fakturering) eller skrive inn navnet på utsteder. Etter hvert som du skriver inn navnet på utsteder, presenteres treff i et eget hjelpevindu: Når ønsket utsteder kommer opp, klikker du på denne i hjelpevinduet slik at denne tas med tilbake til feltet Utsteder. Navnet på utsteder legger seg til høyre for feltet. Ordredato Ordredato foreslås med dagens dato, men kan overstyres. Det er også kalenderfunksjon knyttet til dette felt. Vår ref. I feltet Vår ref. foreslås eventuelt fast referanse knyttet til utsteder, denne kan overstyres om ønskelig. Telefon Hentes fra utsteder, men kan overstyres. Ordretekst Ordretekst er kun synlig om det produseres en direkte faktura. Teksten vil være synlig over ordrelinjene på faktura. Skal du produsere et fakturagrunnlag må du istedet benytte fritekst på ordrelinjer slik det er beskrevet i kapittel om registrere ordrelinjer. Kundeopplysninger Etter at du har bestemt utsteder, må du registrere hvilken kunde eordren tilhører. Overskriftslinjen for Kundeopplysninger vil ha ulikt innhold avhengig av oppgavetypens tillatelser til endringer: 12
For alle oppgavetyper kan du søke etter eksisterende kunder, enten direkte i kundenummerfeltet eller i et eget søkebilde som du får fram ved å klikke på Detaljert søk. Om du benytter Detaljert søk vil du flere opplysninger på kunden. Videre kan det via oppgavetype gis tilgang til å [Endre] eksisterende kunder og [Opprette ny] kunde, eventuelt å hente opplysninger fra EVRY infotorg. Merk: Visma anbefaler å benytte detaljert søk på kunde. For å søke etter kunde kan du enten taste inn et kjent reskontronummer, eller taste inn hele eller deler av et kundenavn. Vil du søke på kundenavn, må du taste inn minst 3 bokstaver eller kombinere bokstaver med % tegn eller mellomrom. Ønsker du å se alle kunder, tast bare % i kundenummerfeltet. Den eller de kunder du får tilslag på i søket, presenteres i en egen leserute: I eksemplet har vi søkt etter mar og fått tilslag på 2 kunder, hvis en av disse er korrekt, klikker du på den du vil knytte til ordre, og resten av ordrebildet blir utfylt med opplysninger om kunden: Endre kunde Dersom oppgavetypen tillater å endre eksisterende kunder, vises dette ved at overskriftlinjen for Kundeopplysninger har link til bildet for Endre kunder: Klikk på teksten [Endre] og følgende bilde opp: 13
I dette bilde kan du endre kundens navn, adresse og postnummer. Endringen lagres med å klikke på knappen Endre. Merk: Endringen blir da gjort i kunderegisteret. Opprett ny kunde Tillater oppgavetypen at du får opprette nye kunder, inneholder overskriftslinjen linken [Opprett ny]. Klikk på denne for å hente bildet for opprettelse av ny kunde: Her fyller du ut kundens navn, adresse og postnummer. Feltet for kundenummer (Ledetekst F.nr/Org.nr) må fylles ut med personnummer, organisasjonsnummer eller et fiktivt nummer. Ønsker du at eordre skal tildele nummeret automatisk, krysser du av for dette. Ved inntasting av personnummer eller organisasjonsnummer er det kontroll på om det inntastede nummer er korrekt 14
(moduluskontroll). Programmet vil også kontrollere om det inntastede nummer er brukt på andre kunder. Duplikate kundenummer tillates ikke. Klikk på Opprett. Merk: Kunde blir opprettet i kundregister. Når du er ferdig med å registrere utsteder og kunde, klikker du på knappen Neste for å gå til registrering av ordrelinjer. Registrer ordrelinjer Menyvalg: eordre > Registrer ordrelinjer I dette bildet registrerer du en eller flere ordrelinjer. Alle varer / tjenester du ønsker å fakturere må være definert i vareregisteret i Enterprise Fakturering. Vare Kjenner du varenummeret fra før, kan du taste inn dette i feltet for varenummer. Men du kan også søke i vareregisteret enten ved å angi % eller deler av varenavn. Den/de varer du får tilslag på, presenteres i en leserute i bildet. Klikk på ønsket vare og denne tas med tilbake til registreringsbildet. Pris pr. enhet Varens pris fra vareregisteret foreslås som pris pr. enhet, men kan overstyres. Antall I dette feltet angir du antall enheter du vil fakturere, forslag er 1. Dersom varen er angitt med enhet i vareregisteret, presenteres dette som ledetekst foran feltet (eks. Time) Fritekst I fritekstruten kan du registrere fritekst knyttet til den enkelte ordrelinje. Fritekst vil være synlig både på direkte faktura og på fakturagrunnlag. Registrering av en ordrelinje fullføres ved å klikke på knappen Registrer. Ferdig registrerte linjer presenteres i listedelen nederst i bildet. Dersom du ønsker å endre noe eller se fritekst på en registrert linje, klikk på varens navn i listedelen slik at linjen presenteres i registreringsdelen av bildet igjen. 15
I slike tilfeller er knappen Registrer endret til Endre. Dersom du gjør endringer på en tidligere registrert linje, lagres endringen ved å klikke på Endre. Vil du slette en ordrelinje, klikker du på Slett ut for den aktuelle linje. Om det er satt mulighet til å endre kontering på ordrelinje trykker du på Vis ut for ordrelinjen. Konteringene inneholder funksjonalitet for Autocomplete, dvs. du kan skrive inn navnet på kontering og du får i retur de poster som oppfyller kravet. Se eksemplet under. I tillegg kan du kalle opp egne søkebilder ved å klikke på linken over ønsket konteringsdimensjon. Konteringsdimensjoner merket med rød stjerne er obligatoriske og må fylles ut. Dvs. programmet sjekker hvilke dimensjoner som kreves. Når du har satt riktig kontering trykker du på knappen Lagre. Når du er ferdig å registrere ordrelinjer, klikker du på knappen Neste for å ta deg over i neste bilde og fullføre ordren. Kontaktopplysninger I bildet for vareregistrering kan du legge inn eventuell Kontakt på kunde. Dette gjelder kun på ordre som er opprettet som fakturagrunnlag. Opplysningene blir med over i windows fakturering og funksjonalitet for dette. Kontaktinformasjon: Her kan du legge inn referanser som «Deres ref». Referansen kan benyttes som match i kundens fakturabehandkingssystem. Referansen kan også benyttes for å splitte fakturalinjer på flere faktura. Dersom det er lagt en hovedkontakt med kontaktpersonstype Ref. på kunde, er det denne som blir benyttet. Du kan trykke på linken og hente eventuelle andre registrerte kontaktpersoner, eller du kan skrive direkte inn i feltet. For feltene Profil og Ordrenummer, se kursdokumentasjon Fakturering Grunnkurs. 16
Fullfør ordre Hva som skjer når du fullfører en ordre, avhenger av parametre på oppgavetypen ordren er knyttet til. I hovedsak skiller vi mellom faktureringsmetode Fakturagrunnlag og Direkte faktura, samt med og uten saksgang. Dette gir til samme 4 ulike alternativer: Fakturagrunnlag uten saksgang Den registrerte ordre overføres til Enterprise Fakturering som et fakturagrunnlag. Produksjon av fakturajournal, blankett og bilag til Økonomi skjer i Fakturering, Tilfeldig Fakturering. Fakturagrunnlag med saksgang Fremgangsmåte som forrige punkt, men før ordren blir overført til Fakturering, må den godkjennes av en eller flere saksbehandlere avhenging av hvilken saksgang som er definert. Direkte fakturering uten saksgang I direkte faktura får du et ekstra skjermbilde, Fullfør faktura. Her kan du sette en bilagstekst, endre forfallsdato i forhold til oppdragsgivers, endre regnskapsår og periode. Når ordren er ferdig registrert, blir det produsert en faktura i pdf-format som kan skrives ut fra eordre i tillegg til at det produseres fakturajournal og bilag til Økonomi. Fakturajournal og bilagsjournal sendes automatisk til den/de som er satt opp som mottakere på utsteder (oppdragsgiver) Direkte fakturering med saksgang 17
Fremgangsmåte som forrige punkt, men før det blir produsert faktura, må ordre godkjennes av en eller flere saksbehandlere avhenging av hvilken saksgang som er definert I de følgende punktene vil vi forklare de ulike alternativer, men først vise en felles funksjon for å knytte vedlegg til en eordre. Vedlegg til eordre Det er mulig å knytte vedlegg til en eordre. For at vedlegg skal sendes til kunde sammen med faktura kreves det at du merker vedlegget som eksternt, og at kunde har distribusjonskanal elektronisk faktura. Om disse kriterier ikke oppfylles så vil vedlegget kun bli liggende på faktura og eordre i systemet, og må eventuelt skrives ut og sendes kunde. Menyvalg: eordre > Faktura Når du er på fane Ordre finner du linken Vedlegg nede til venstre. Klikk på denne og du får opp et eget skjermbilde for knytning av vedlegg. Klikk på Velg fil og du kommer inn i din utforsker. Finn og last opp vedlegget, og merk det eventuelt som eksternt. Har du vedlegg knyttet til ordren, vises disse med antall i fanen vedlegg. Forhåndsvisning av ordre Når du er på fane Ordre får du frem et eget ikon for forhåndsvisning av ordre. I dette bildet får du presentert ordren i en lettlest form. Ønsker du å skrive ut ordren, kan du gjøre dette her. 18
Ordre kan du også skrive ut fra arkivet i eordre på et senere tidspunkt, eller i spørrebildet i Enterprise Fakturering. Se kapitel Spørring på eordre i Windows. Fakturagrunnlag uten saksgang En ordre for fakturagrunnlag uten saksgang er går rett over til Tilfeldig fakturering når du trykker på ferdig. Faktura må deretter produseres i windows på samme måte som om grunnlaget var opprettet der. Fakturagrunnlag med saksgang Når du skal fullføre en eordre som krever saksgang, vil skjermbildet Ordre inneholde en saksbehandslingsdel. 19
Antall godkjenningssteg vil være anhengig av hvordan saksgang er satt opp. I eksemplet over skal ordren godkjennes av en saksbehandler før den overføres til Fakturering. I feltet Til godkjenning velger du den saksbehandler som skal godkjenne ordren og deretter klikker du ferdig. Godkjenner vil deretter bli varslet om at denne har en ny eordre til godkjenning. Først når saksbehandler godkjenner eordren vil den bli overført til Tilfeldig fakturering i windows. Godkjenner har mulighet til å sende ordren tilbake til registrerer om den ikke kan godkjennes. Godkjenner må da legge på et notat for hvorfor ordre sendes i retur. Registrering/masseregistrering av tilfeldig oppdrag I Fakturering under Tilfeldig oppdrag, både på registrering for en kunde og for masseregistrering, får du opp under kolonnen Ordre-/saksnr nummeret fra eordre, og under system kode UQ. Slik er det enkelt å skille ut eordre fra Tilfeldig oppdrag registrert i direkter i windows Fakturering. Fakturagrunnlag fra eordre må faktureres i Fakturering Tilfeldige oppdrag. Her følges vanlig rutine for Tilfeldig fakturering. 20
Direkte faktura uten saksgang Prosedyre for å gjøre ferdig en ordre merket direkte fakturering, er lik som for de som er merket fakturagrunnlag. Dvs. du har anledning til å se og skrive ut ordredokumentet før du klikker på knappen Ferdig. I det du klikker på knappen ferdig, vil programmet i bakgrunn produsere en pdf-fil som inneholder selve fakturaen. I tillegg blir det opprettet en faktura i fakturaregisteret i Enterprise Fakturering og produsert et bilag til Enterprise Økonomi for inntekts- og reskontroføring. Alt dette blir dokumentert i en epost som automatisk blir sendt til den/de saksbehandlere som er merket som mottakere av slike på den aktuelle utsteder (oppdragsgiver). Etter at dette er utført, får du opp følgende bilde i eordre for å se eller skrive ut aktuell faktura: For å få se og skrive ut faktura, klikker du på linken [Vis faktura] 21
Direkte faktura med saksgang Prosedyre for å gjøre ferdig en ordre merket direkte fakturering med saksgang, er også lik som for de som er merket fakturagrunnlag med saksgang. I skjermbildet Faktura får du opp en ramme for saksbehandling. Den som registrerer ordren, påfører godkjenner og klikker på knappen Ferdig. Godkjenner vil deretter bli varslet om at denne har en ny eordre til godkjenning. Først når denne saksbehandler godkjenner eordren vil produksjon av faktura bli utført. Det er da godkjenner som får opp Vis faktura og må skrive ut denne til kunde. 22
Lagring av eordre som mal eordre kan lagres som en mal. Denne funksjonalitet ligger nederst i bildet under fanene registrer ordrelinjer og Faktura En mal kan benyttes om man lager mange like faktura, med mange varer, men med f.eks. forskjellige kunder. For å lagre malen skriver du inn et navn og velger om du vil lagre malen som en personlig eller felles mal. Personlig mal er kun tilgjengelig fra din bruker mens fellesmal er tilgjengelig for alle brukere med tilgang oppgavetypen. Malen kan hentes opp ved å gå til Ny ordre. Her kan du også slette maler som din bruker har opprettet. Når du skal benytte en mal så trykker du på navnet og kommer rett inn i første registreringsbilde på denne. De opplysninger du hadde i den opprinnelige ordre ligger her, så du må endre det som ikke er likt. Fullfør deretter ordren på vanlig måte. Kreditering av eordre Du kan nå kreditere en faktura fra eordre fra web. Tilgang til å kreditere tildeles i Brukeradministrasjon, og vi anbefaler at den tildeles grupper. Du kan velge om brukere skal ha tilgang til kun å kreditere sine egne faktura fra eordre, eller om de får kreditere alle. Tilgangen legges som en tilpasset ressurs på modul Fakturering og åpnes på gruppe. 23
Om du ønsker å kreditere eller delkreditere en faktura fra eordre må du hente faktura ved å trykke på fakturanummer under Søk eordre og du kommer inn på detaljer på faktura. I detaljbildene får du også drilldown til bilag i Økonomi på faktura. Ved å trykke på den grønne fanen Til kreditering merker du denne faktura for kreditering. 24
Hele fakturabeløpet legger seg nå til kreditering, inkludert eventuelt fakturagebyr, men du kan velge å endre beløp for delkreditering. Faktura kan delkrediteres til hele beløpet er kreditert. Når riktig beløp til kreditering er satt kan du trykke på knappen for Krediter faktura. 25
Nå er faktura kreditert og du kan skrive den ut ved å trykke på ikonet for vedlegg. SPØRRING OG ADMINISTRASJON Spørring på eordre i Enterprise Fakturering Menyvalg: Spørring > Oversikt over eordre I dette skjermbildet får du en oversikt over alle eordre. Skjermbildet har filterfunksjon slik at du kan begrense søket til de ordrene du ønsker. 26
For ordre som er ferdig, vil du se et ikon i kolonnen til høyre for ordrenummer. Merk linjen og klikker du på denne, får du opp ordredokumentet. Tilsvarende vil det for ordre som har gått til direkte fakturering være et ikon i kolonnen til høyre for fakturanummer. Klikk på dette vil kalle opp den faktura som ble produsert av eordre. Klikker du på knappen Vis ordrelinjer, kommer du over i et skjermbilde som viser de enkelte ordrelinjer inkl. fritekst: På ordre som er fakturert, kan du via knappen Vis faktura gå direkte over til skjermbildet for Detaljert fakturainformasjon. Knappen Ordrevedlegg viser om det er vedlegg knyttet til en ordre. Når du peker på en ordre som har vedlegg, vises dette ved at antallet vedlegg vises i parentes inne i knappen. Klikket du på knappen, kommer det fram en boks som vise vedleggene. Her kan du åpne vedlegget ved å trykke på knappen Vis dokument. 27
Administrasjon av eordre Menyvalg: Avansert > Drift > Administrasjon av eordre I dette skjermbildet har du noen tilleggsfunksjoner i forhold til spørrebildet. Her kan man gå inn og endre saksbehandler på eordre med saksgang. For eksempel ved ferieavvikling. Endringen gjøres ved at man klikker i feltet for Saksbehandler og søker frem og legger inn ny saksbehandler. Du får frem kontrollspørsmål om du vil endre saksbehandler for ordren. Og må legge inn ett notat til ny saksbehandler og trykke Ok. 28
Ikonet for saksgangslogg viser eventuell saksgang for ordre. 29