Til medlemmer av Trepartsorganet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Onsdag 29.04.2015 kl. 15:30-17:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 15.30 Møtet settes Roa, 24.4.15 Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 15
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 5/15 15/812 - Referater og orienteringer Trepartsorganet 2015 Sak 6/15 14/998 - Sykefraværsutviklingen hos Lunner kommune Informasjons og drøftingssak Sak 7/15 15/168 - Medarbeiderundersøkelse Informasjons og drøftingssak Sak 8/15 15/796 - SENIORPOLITISKE TILTAK - RETNINGSLINJER Informasjons og drøftingssak Side 2 av 15
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/812-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 5/15 Trepartsorganet 29.04.2015 Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder REFERATER OG ORIENTERINGER TREPARTSORGANET 2015 Referatnr.: Referat: 1/15 Sammen om en bedre kommune Dypdykk nr.2 2/15 Lønnsom medbestemmelse Del 2 3/15 Nyhetsbrev NAV april 2015 4/15 Nytt fra Sammen om en bedre kommune: https://www.regjeringen.no/nb/aktuelt/nytt-fra-sammen-om-en-bedre-kommune-nr.- 115/id2401263/#Lunner DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Referat 1-3 Referat 4 finner du ved å følge linken. Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 3 av 15
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/998-1 Ark.: B34 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 6/15 Trepartsorganet 29.04.2015 Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver SYKEFRAVÆRSUTVIKLINGEN HOS LUNNER KOMMUNE INFORMASJONS OG DRØFTINGSSAK Rådmannens innstilling: Trepartsorganet tar informasjonen til etterretning. Trepartsorganet har følgende merknader og innspill til det videre nærværsarbeid: Side 4 av 15
Sammendrag: Bakgrunnen for saken er Trepartsorganets vedtak. Saksutredning: FAKTA: Saksbehandler viser til kapittel 9.9 i årsmeldingen som gjengis nedenfor med en tilføyelse av sykefraværet for 1. kvartal 2014: 9.9 Arbeidsmiljø Kommunen er IA bedrift og det arbeides aktivt for å hindre at medarbeidere utstøtes pga helse og alder. Nærværsarbeid er bl.a. tema på ledersamlingene. Samarbeidet med NAV og Arbeidslivstjenesten er forsterket og virkemiddelapparatet vesentlig forenklet og forbedret. Dialogsamtaler er innarbeidet i sykefraværsoppfølgingen. Internt i organisasjonen blir arbeidsplasser og oppgaver søkt lagt slik til rette at medarbeidere med redusert arbeidsevne kan beholde sitt arbeid helt eller delvis. Hvis tilrettelegging ikke er løsningen, søkes arbeidstaker gjennom arbeidsutprøving og eventuell kompetanseheving overført til annen type arbeid internt i organisasjonen. Langtidsfravær utover arbeidsgiverperioden minker kraftig hos Lunner kommune fra 2012 til 2013. Legemeldt sykefravær er nå 6,4 % for Lunner kommunes medarbeidere, herav 1,9 % i arbeidsgiverperioden. Legemeldt sykefravær er lavere enn landsgjennomsnittet for kommunene. Dette var 8,4 % per 3. kv 2013. Egenmeldt sykefravær er 0,9 %, uendret fra 2012. Landssnittet for egenmeldt sykefravær er 1,2 %. Side 5 av 15
Sykefraværsutviklingen hos Lunner kommune 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 9,5 % 8,5 % 8,4 % 7,4 % 8,2 % 10,3 % 8,35 % 8,1 % 8,4 % 8,4 % 9,3 % 7,3 % År Egenmeldt fravær Arbeidsgiverperioden Legemeldt sykefravær Langtidsfravær Sum sykefravær i % 2006 0,6 1,2 6,4 8,2 2007 0,6 0,9 8,8 10,3 2008 0,75 1,05 6,55 8,35 2009 0,85 1,60 5,65 8,1 2010 0,8 2,1 5,5 8,4 2011 0,9 2,5 5,0 8,4 2012 0,9 2,7 5,7 9,3 2013 0,9 1,9 4,5 7,3 1 Kvartal -14 1,2 2,8 6,3 10,3 NB! Sykefraværet i 2013 har ikke vært lavere hos Lunner kommune siden årtusenskiftet. HMS, forebygging og inkludering Overordnet HMS - system med rutineopplegg for intern varsling av kritikkverdige forhold er på plass og fungerer i praksis. Arbeidet med kartlegging og risikoanalyse av arbeidsmiljøet på tjenestesteder er godt i gang. Det arbeides med bedre involvering av medarbeiderne i et forsterket Medarbeiderskap. Ref. Utviklingsprogrammet «Lea`n i Lunner!». Det samarbeides godt med Bedriftshelsetjenesten og det lages nå årlig tiltaksplan for de aktiviteter som prioriteres gjennomført. Ved starten av 2014 er den årlige medarbeiderundersøkelsen (trivselsundersøkelse) gjennomført. Medarbeiderne hos Lunner kommune er gjennomgående mer tilfredse enn snittet i kommunesektoren. Hovedtrenden holder seg ved at medarbeidere hos Lunner kommune scorer høyere enn landsgjennomsnittet selv om snittscoren faller litt i 2014 målt mot resultatet i 2013. Svarprosenten ble 81 % mot 83 % i 2013. Nesten 600 medarbeidere besvarte undersøkelsen i år. Side 6 av 15
. Faktor ----------------------- LK = Lunner kommune Organiserin av arbeidet Jobbinnhold Fysisk arbeidsmiljø Samarbeid og trivsel med kolleger Mobbing, diskriminering og varsling Fornøyd med nærmeste leder Medarbeidersamtale Fornøyd med overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Fornøyd med systemene for Lønns- /arb.tidsordn. Stolt over egen arbeidsplass Trivsel helhetlig Gjennomsnitt totalt LK 2008 4,5 4,9 4,1 5,1 4,8 4,7 4,7 3,4 4,1 3,9 4,6 4,4 4,4 Landsgj.nitt 2008 4,4 4,9 4,1 5,0 4,7 4,5 4,6 3,8 4,2 3,7 4,6 4,5 4,4 LK 2009 4.5 4,9 4,1 5,1 4,8 4,7 4,8 3,7 4,3 4,0 4,7 4,6 4,5 Landsgj.snitt 2009 4,4 4,9 4,1 5,0 4,7 4,5 4,7 3,8 4,2 3,8 4,7 4,5 4,4 LK 2010 4,6 4,9 4,2 5,1 4,8 4,8 4,8 4,1 4,4 4,0 4,8 4,7 4,6 Landsgj.snitt 2010 4,4 4,9 4,1 5,0 4,7 4,5 4,7 3,9 4,3 3,9 4,6 4,5 4,5 LK 2012 5,1 5,1 4,0 5,1 5,0 4,8 4,8 4,3 4,5 4,2 4,9 4,8 4,7 Landsgj.snitt 2012 5,0 5,0 4,2 5,1 5,0 4,6 4,8 3,9 4,3 4,0 4,8 4,6 4,6 LK 2013 4,7 5,0 4,1 5,2 5,2 4,9 4,8 4,3 4,6 4,3 5,1 4,8 4,8 Landsgj.snitt 2013 4,5 4,9 4,3 5,1 5,1 4,8 4,8 3,8 4,3 4,1 4,9 4,6 4,6 LK 2014 4,7 5,1 4,2 5,2 5,1 4,7 4,8 4,2 4,5 4,3 4,9 4,7 4,7 Landsgj.snitt 2014 4,6 5,0 4,2 5,1 5,1 4,7 4,9 4,1 4,5 4,1 4,8 4,6 4,6 Poengskalaen går fra 1 til 6 med 6 som høyeste (beste) score. Fra kommunen startet med «Medarbeiderundersøkelsen» til «Bedrekommune» i 2008, er det i 2014 til dels betydelig bedre score på mange av dimensjonene med unntak av «Fysiske arbeidsforhold» selv om resultatet i år ble bedre enn i 2013. Litt urovekkende er at tilfredsheten både med nærmeste leder og overordnet ledelse faller fra 2013 til 2014. Tilfredsheten med de fysiske arbeidsforholdene har fortsatt lavest score, men vi scorer som landsgjennomsnittet hva gjelder inneklima, og under landsgjennomsnittet når det gjelder arbeidslokaler. Dette er urovekkende med tanke på hvilke konsekvenser dette kan få for fraværet på sikt. Det er tilfredsstillende at medarbeiderne blir mer tilfredse med sin stillingsstørrelse og arbeidstidsordninger over tid. Det utarbeides egen rapport om resultatene på kommunenivå for medarbeiderundersøkelsen. Side 7 av 15
VURDERING: Sykefraværet økte de 3 siste månedene i 2013 til 10,2 % i desember måned med et snitt i 4, kvartal på 9,0 %. 1. kvartal 2014 gir et snitt på 10,3 % med en økende tendens. I tabellen nedenfor gjengis sykefraværet for 1. kv de 3 seineste årene: År Januar Februar Desember Snitt 1. kvartal 2012 11,6 11,5 11,2 11,4 2013 08,2 08,6 08,0 08,3 2014 09,6 10,3 10,9 10,3 Som tabellen viser er sykefraværet hittil i år under sykefraværet i 2012, men over sykefraværet i 2013. Til motsetning for de 2 foregående år er tendensen stigende fravær i år. Det blir gitt en nærmere orientering om nærværsarbeidet og utviklingstendensen med mulige årsaker i Trepartsorganets møte 5. juni. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 8 av 15
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/168-1 Ark.: B34 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 7/15 Trepartsorganet 29.04.2015 Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver MEDARBEIDERUNDERSØKELSE INFORMASJONS OG DRØFTINGSSAK Lovhjemmel: Arbeidsmiljøutvalgets vedtak i 2005 Rådmannens innstilling: Trepartsorganet tar «Sammendragsrapporten for Medarbeiderundersøkelsen 2015» til etterretning. Trepartsorganet vil særskilt bemerke følgende: - - - - Side 9 av 15
1. FORMÅLET MED UNDERSØKELSEN Formålet med medarbeiderkartlegging er å gi et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel. Hensikten er å frambringe kunnskap om forhold vedrørende medarbeiderne som har betydning for deres rolle og for mulighetene til å utvikle og effektivisere tjenestene. Denne kunnskapen skal gi: Den enkelte avdelingsleder/tjenesteleder/kommunalsjef et grunnlag for en videre prosess på arbeidsplassene omkring konkrete forbedringstiltak Et bidrag til å vurdere den enkelte leders resultatoppnåelse Ledelsen et samlet bilde av medarbeidernes syn på sin arbeidssituasjon som grunnlag for å videreutvikle en lokal arbeidsgiverstrategi Grunnlag for å søke etter sammenhenger mellom medarbeidertilfredshet og kvalitet på kommunale tjenester Vurdering av nærmeste leder og ledelse på overordnet nivå inngår som elementer i kartleggingen. Samarbeidsforhold og faktorer i det daglige arbeidet er også sentrale dimensjoner. Medarbeideres forhold til nærmeste leder og overordnet ledelse er viktig. Til sammen har disse dimensjonene betydning for hvordan medarbeiderne opplever sin arbeidssituasjon. Det er et klart lederansvar å bidra til medarbeidernes trivsel og motivasjon. Samtidig er det viktig å få frem medarbeidernes selvstendige ansvar for en positiv utvikling av egen arbeidsplass. 2. BAKGRUNNSDATA FRA ÅRETS MEDARBEIDERUNDERSØKELSE (2015) 1. STABILT HØYT NIVÅ PÅ SVARPROSENTEN. Lunner totalt 2015 2014 2013 2012 2010 2009 2008 Planlagte svar (mulige svar) 727 731 709 670 620 612 645 Antall svar 589 597 588 552 479 501 504 Svarprosent 81 % 82 % 83 % 82 % 77 % 82 % 78 % Landssnittet de seineste åra har ligget på om lag 70 %. 2. Kjønnsfordelingen hos Lunner kommune, blant de som har svart på undersøkelsen, samsvarer med faktisk kjønnsfordeling. 3. Aldersgruppen 50 + er noe underrepresentert i undersøkelsen sammenliknet med faktisk alderssammensetning hos Lunner kommune. 4. Gruppen ufaglærte er sterkt underrepresentert i denne undersøkelsen. Gruppene med fagbrev ol. og høyskole/universitet er tilsvarende overrepresentert sammenliknet med faktisk utdanningssammensetning blant medarbeidere hos Lunner kommune. 3. MEDARBEIDERTILFREDSHET PER DIMENSJON - RESULTATER Medarbeiderne hos Lunner kommune er litt mer tilfredse enn snittet i kommunesektoren. Hovedtrenden nå er at medarbeidere hos Lunner kommune scorer på eller litt høyere enn landsgjennomsnittet og snittscoren faller i 2015 målt mot resultatet i de to foregående år. Side 10 av 15
. Dimensjon ----------------------- LK = Lunner kommune Organisering av arbeidet Jobbinnhold Fysisk arbeidsmiljø Samarbeid og trivsel med kolleger Mobbing, diskriminering og varsling Fornøyd med nærmeste leder Medarbeidersamtale Fornøyd med overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Fornøyd med systemene for Lønns- /arb.tidsordn. Stolt over egen arbeidsplass Trivsel helhetlig Gjennomsnitt totalt LK 2008 4,5 4,9 4,1 5,1 4,8 4,7 4,7 3,4 4,1 3,9 4,6 4,4 4,4 Landssnitt 2008 4,4 4,9 4,1 5,0 4,7 4,5 4,6 3,8 4,2 3,7 4,6 4,5 4,4 LK 2009 4.5 4,9 4,1 5,1 4,8 4,7 4,8 3,7 4,3 4,0 4,7 4,6 4,5 Landssnitt 2009 4,4 4,9 4,1 5,0 4,7 4,5 4,7 3,8 4,2 3,8 4,7 4,5 4,4 LK 2010 4,6 4,9 4,2 5,1 4,8 4,8 4,8 4,1 4,4 4,0 4,8 4,7 4,6 Landssnitt 2010 4,4 4,9 4,1 5,0 4,7 4,5 4,7 3,9 4,3 3,9 4,6 4,5 4,5 LK 2012 5,1 5,1 4,0 5,1 5,0 4,8 4,8 4,3 4,5 4,2 4,9 4,8 4,7 Landssnitt 2012 5,0 5,0 4,2 5,1 5,0 4,6 4,8 3,9 4,3 4,0 4,8 4,6 4,6 LK 2013 4,7 5,0 4,1 5,2 5,2 4,9 4,8 4,3 4,6 4,3 5,1 4,8 4,8 Landssnitt 2013 4,5 4,9 4,3 5,1 5,1 4,8 4,8 3,8 4,3 4,1 4,9 4,6 4,6 LK 2014 4,7 5,1 4,2 5,2 5,1 4,7 4,8 4,2 4,5 4,3 4,9 4,7 4,7 Landssnitt 2014 4,6 5,0 4,2 5,1 5,1 4,7 4,9 4,1 4,5 4,1 4,8 4,6 4,6 LK 2015 4,6 5,0 4,3 5,1 5,0 4,8 4,8 3,8 4,5 4,3 4,9 4,6 4,6 Landssnitt 2015 4,6 4,9 4,3 5,0 5,0 4,8 4,8 3,9 4,4 4,1 4,9 4,6 4,6 Poengskalaen går fra 1 til 6 med 6 som høyeste (beste) score. Fom 2008 tom 2013 er det positiv utvikling på samtlige dimensjoner med unntak for «Fysiske arbeidsforhold» som hadde sitt laveste nivå i 2012. For denne dimensjonen har trenden siden 2012 vært jevnt økende score hvert år. Dette kan ha sammenheng med satsingen på vedlikehold. Fra og med 2013 er den totale trenden nedadgående for 2/3 av dimensjonene og uendret for 1/3. Landssnittet for norske kommuner i 2015 er svakt nedadgående. På tross av nevnte utvikling scorer Lunner kommune i 2015 over landssnittet på 4 dimensjoner («Jobbinnhold», «Samarbeid og trivsel med kollegaer», «Faglig og personlig utvikling», Lønns- /arbeidstidsordninger») og på landsnittet for de øvrige dimensjoner med unntak av «Overordnet ledelse» som scorer under landssnittet. Den dimensjonen hvor Lunner kommune scorer best ifht landssnittet er «Lønns og arbeidstidsordninger». For de dimensjonene med sterkest nedadgående trend hos oss inngår «Mobbing og diskriminering», «Overordnet ledelse», «Stolthet over egen arbeidsplass», «Trivsel helhetlig» og «Snitt alle dimensjoner». Medarbeidertilfredsheten i Lunner kommune er i snitt på 4,6. Siden 2013 er dette en nedgang på 0,1 poeng per år. Samlet en nedgang på 4,2 %. Kommunen ligger på snittet for de 37 kommunene som til nå i 2015 har gjennomførte undersøkelsen. Side 11 av 15
I dimensjonen «Organisering av arbeidet» (tilrettelegging) er årets score vesentlig lavere enn høyeste score i perioden 2008-2015. Det som trekker den totale scoren i dimensjonen ned er lavere score på tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb, tid nok til å gjøre jobben og utstyr til å få gjort jobben. Alle de tre enkelt faktorene handler om ressurser både menneskelige, økonomiske og teknologiske. I dimensjonen «Mobbing, diskriminering og varsling» er det enkelt faktorene arbeidsplass uten mobbing og muligheten til å melde fra om kritikkverdige forhold som trekker scoren i dimensjonen ned. Selv om Lunner kommune scorer som landssnittet (5,0) er det bekymringsfullt at scoren faller over flere år. I dimensjonen «Overordnet ledelse», hvor scoren (3,8) nå er under landssnittet (3,9), viser alle tre faktorer i dimensjonen en tydelig nedadgående trend siden 2013. Den prosentvise nedgangen er 11,6 % siden 2013. Trenden kan ha sammenheng med flere faktorer som på den ene siden kommunens økonomiske situasjon, nedbemanningsprosesser og andre kutt tiltak, omtale av enkeltsaker i mediene mm og forventninger skapt gjennom utviklingsprogrammet «Lea`n i Lunner» som ikke er innfridd. I dimensjonen «Stolthet over egen arbeidsplass» er det også en nedadgående trend i alle faktorer. Særlig er det bekymringsfullt at faktoren «vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass» og «tror du at du jobber i kommunen om 3 år» viser sterkest fallende tendens. Dette kan få konsekvenser for kommunens evne til å rekruttere og beholde medarbeidere. Lunner kommune scorer imidlertid på landssnittet (4,9). 4. ARBEIDET FREMOVER Hvert tjenestested/avdeling/enhet skal gå gjennom sine resultater og velge ut minst ett forbedringsområde (uansett resultat). I nettverksgrupper og dialogmøter/tavlemøter i 2015 skal det bla arbeides med resultater, aktuelle Side 12 av 15
forbedringsområder, undring og hvordan det skal jobbes videre med dette. For en oversikt over de aktiviteter som skal gjennomføres i løpet av 2015, vises det til årshjul for «Medarbeiderundersøkelsen». Neste medarbeiderundersøkelse blir etter planen gjennomført i februar 2016. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Medarbeiderundersøkelsen 2015 sammenstilt rapport. Øvrige dokument: 15/6934 Medarbeiderundersøkelsen 2015 -Sammenstilt rapport. Avsender: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 13 av 15
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/796-1 Ark.: B34 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 8/15 Trepartsorganet 29.04.2015 Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver SENIORPOLITISKE TILTAK - RETNINGSLINJER INFORMASJONS OG DRØFTINGSSAK Lovhjemmel: Seniorpolitiske retningslinjer Rådmannens innstilling: «Kapittel 5 Tiltak ved fylte 65 år» i Seniorpolitiske retningslinjer utgår fom. 2015. Side 14 av 15
Saksutredning: 1. Bakgrunn for saken: I seniorpolitisk utvalg sitt møte 13. april 2015 ble følgende tatt opp til behandling: «Saksbehandler får henvendelser fra folk som spør om det blir seniortur i 2015. Gir da beskjed om at det blir det ikke. Kommunestyret har kuttet bevilgningen med kr. 150.000,- etter forslag fra rådmannen. Kuttet ble forutsatt løst ved ikke å arrangere seniortur. Mål, tiltak og retningslinjer i seniorpolitikken ble ikke samtidig endret av kommunestyret som det ble kuttet i bevilgningen. Det er derfor behov for å fremme sak for Trepartsorganet og Kommunestyret om at tiltaket «Seniortur», retningslinjenes kap. 5, utgår fom. 2015. Seniorpolitisk utvalg - Enstemmig vedtak: Det fremmes sak om endringer i retningslinjene i tråd med sakshandlers orientering.» 2. Saksvurdering: Seniorpolitiske retningslinjer ble vedtatt av Lunner kommunestyre 28. januar 2010. Tiltakene ble iverksatt fom 1.8.2010. Retningslinjenes kap. 5 sier: «Medarbeidere som har fylt 65 år gis tilbud om en ukes permisjon med lønn for deltakelse på helse- og studietur. Tilbudet gjelder en gang per medarbeider. Arbeidsgiver dekker reise og oppholdskostnader inntil 0,1 G til felles organisert seminar og reise». Seniortiltaket «Helse- og studietur» ble første gang arrangert i 2011 for fast ansatte 65 åringer som hadde fylt 65 år i 2010 og 2011. Årlig siden har det blitt arrangert tur til Spania med 8 10 deltakere. Tiltaket har vært populært og deltakerne har vært meget fornøyd med tiltaket. 3. Anbefaling I tråd med Seniorpolitisk utvalg sitt råd i saken fremmes følgende forslag til vedtak: «Kapittel 5 Tiltak ved fylte 65 år i Seniorpolitiske retningslinjer utgår fom. 2015». DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Mål, tiltak og retningslinjer for seniorpolitikken hos Lunner kommune. Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 15 av 15