KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Avtale for Innkjøp av analysetjenester Larvik kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 4 1.1 KORT OM ANSKAFFELSEN 4 1.2 AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER 4 1.3 KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE 4 1.4 KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 4 2 FRISTER 4 2.1 TIDSFRISTER 4 2.2 VEDSTÅELSESFRIST 5 2.3 TILBUDSKONFERANSE 5 2.4 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 5 3 GENERELT OM TILBUDET 5 3.1 TILBUDSINNLEVERING 5 3.2 SPRÅK 6 3.3 FORBEHOLD 6 3.4 ALTERNATIVE TILBUD 6 3.5 TILBUDSÅPNING 6 3.6 TILBUDSINNHOLD 6 3.7 GENERELLE KRAV TIL TILBUDSUTFORMING 6 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 6 4.1 AVKLARINGER 6 4.2 ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 4.3 ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD 6 4.4 OPPLYSNINGSPLIKT 7 4.5 TILLEGGSOPPLYSNINGER 7 4.6 OFFENTLIGHET 7 4.7 TAUSHETSPLIKT 7 4.8 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN 7 4.9 HABILITET 7 4.10 RETTING AV ÅPENBARE FEIL 7 4.11 RETUR AV TILBUD 7 4.12 AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING 7 4.13 TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG FRIST FOR AVKLARINGER/INNSIGELSER 7 5 ORIENTERING FORUTSETNING FOR KONKURRANSEN (KRAVSPESIFIKASJON) 8 5.1 AKKREDITERT PRØVETAKING 8 5.2 KRAV TIL ANALYSEMETODER 8 5.3 PRØVETAKINGSPROGRAM, PRØVEEMBALLASJE, PRØVEHENTING MM 10 5.4 KONTAKTPERSON(ER) 13 5.5 UNDERLEVERANDØRER 14 5.6 OPPBEVARING AV PRØVER OG REANALYSE 14 5.7 LEVERINGSTIDER 14 5.8 RAPPORTERING 15 5.9 UNORMALE ANALYSEVERDIER 15 5.10 VARSLING VED UNORMALE ANALYSEVERDIER 15 5.11 HASTEANALYSER 15 5.12 BEREDSKAPSORDNING 16 Side 2
VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbudsmappe Prisskjema og andre opplysninger Alminnelige kontraktsvilkår HMS-Egenerklæring (brukes kun ved tjenestekjøp) Spørreskjema kundetilfredshet (kun til orientering, skal IKKE fylles ut) Side 3
1 INNLEDNING 1.1 Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver skal gå til anskaffelse av Analysetjenester for vannforsyning, avløpsanlegg og øvrige miljøanalyser. Volumet var for siste avtaleperiode ca 1,4 mill. NOK til sammen for alle deltakerne. Det oppgitte omfang er estimater basert på enkelte statistikker og opplysninger fra nåværende leverandører. Det garanteres ikke for oppgitte estimater. For nærmere informasjon om oppdraget vises det til vedlegg 1 Tilbudsmappe. 1.2 Avtalens varighet og antall leverandører Varighet Kontraktsperioden er 2+1+1 år. Opsjon Alternativ 1 Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med 1 + 1år slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 6 måneder før avtalens utløp. Leverandøren kan også på selvstendig grunnlag vurdere om de ønsker å prolongere avtalen. Leverandør har ansvaret for å ta initiativ til en forlengelse/avslutning av avtalen. Antall leverandører Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Dvs. at det velges en -1- total leverandør på avtalen. 1.3 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interessenter kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalisering, og tilbyderne må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen Doffin. 1.4 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: Magnar Katla Mobil: +47 948 41 120 E-post: magnar.katla@asplanviak. no 2 FRISTER 2.1 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 6. november 2014, kl. 12:00. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via www.doffin.no. Side 4
Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud er 17. november2014, klokken 14:00. Merking av tilbud Forsendelsen merkes: Tilbud - Analysetjenester Larvik kommune. 2.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet i 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.4 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet: Tilbudsåpning Tilbudsevaluering ferdig, tentativt Kontraktstildeling, tentativt Kontraktsinngåelse/signering, tentativt Oppstart av avtale Dato: 17. november 28. november 3. desember 15. desember 1. januar 3 GENERELT OM TILBUDET 3.1 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i to -2- eksemplarer i lukket og merket forsendelse samt en minnepinne som inneholder tilbudet og elektronisk versjon av prisskjemaet. Tilbudet skal leveres til: Besøksadresse: Postadresse: Asplan Viak AS, v/magnar Katla Postboks 24, 1300 Sandvika Kjørboveien 20, 1337 Sandvika Minnepinnen skal også inneholde en ferdig sladdet versjon av tilbudet i henhold til tilbyderens angitte bedriftshemmeligheter (tilbudsmappens punkt 6) samt analysepriser på egen excel fil. Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette på besøksadressen. En representant for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen stenger hver dag klokken 16:00 og er ubetjent mellom kl 11:30 og 12:00. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post. Er ikke forsendelsen lukket eller merket vil tilbudet bli avvist. Side 5
3.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk, dansk, eller svensk. 3.3 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold(ene) skal klart fremgå i vedlegg 1 Tilbudsmappen under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. 3.4 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.6 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 3.7 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappen (vedlegg 1). Tilbud som ikke leveres inn på tilbudsmappen blir forkastet. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Tilbydere vil kunne bli innkalt til avklaringsmøter dersom det er behov for det. 4.2 Endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransedokumentene som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 4.3 Endring og tilbakekalling av tilbud Side 6
Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. 4.4 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. 4.5 Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4.6 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyder skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.7 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4.8 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 4.9 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 4.10 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. 4.11 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 4.12 Avvisningsgrunner og forkasting Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Se også avvisningsgrunner i Forskrift om offenlige anskaffelser. 4.13 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og frist for avklaringer/innsigelser Side 7
Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for tilbyder til å be om avklaringer / komme med innsigelser til beslutningen. 5.0 KRAVSPESIFIKASJON 5 Orientering forutsetning for konkurransen (kravspesifikasjon) Larvik kommune skal gå til anskaffelse av laboratorietjenester og analysetjenester for vann og avløpsområdet i kommunen, mer spesifikt omfatter dette følgende fagområder: - Vannforsyning inkl. nettanalyser (drikkevann) - Avløpsbehandling (3 avløpsrenseanlegg samt avløpsanlegg i spredt bebyggelse) - Helse og miljø (vassdrag, badevann, forurensningssaker, sjøområder, bassengbad mm) I tillegg til rutinekontroll for ovennevnte områder omfatter også oppdraget logistikkopplegget for innsamling av prøver, elektronisk rapportering av analysesvar, beredskapsordning med mer. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rekvirere enkelte analyser som ikke inngår i det skisserte prøvetakingsopplegget hos andre enn den leverandøren som blir tildelt dette oppdraget. 5.1 Akkreditert prøvetaking Larvik kommune har krav om, og gjennomfører, akkreditert prøvetaking for avløpsprøver tatt ved Lillevik renseanlegg. Akkreditert prøvetaking for Lillevik renseanlegg foregår med Rambøll som akkreditert instans. Under akkreditert prøvetaking regnes hele prosessen fra prøven blir tatt ut på renseanlegget og all behandling av prøven til den er klar for analyse. Dette inkluderer transport og oppbevaring av prøven inntil prøven er overlevert på laboratoriet. Transport av prøven må derfor følge prosedyren "Lagring og transport" i kvalitetssystemet for akkreditert prøvetaking. Leverandør skal sette seg inn i, og rette seg etter, kravene til akkreditert prøvehåndtering slik de gjelder for Lillevik renseanlegg. 5.2 Krav til analysemetoder For analysene som inngår i leveransen gjelder generelt følgende krav: - Analyser på prøver av drikkevann skal gjøres i henhold til Kvalitetskrav til drikkevann vedlegg i Forskrift om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) - Analyser på prøver av avløpsvann skal gjøres i henhold til krav stilt i Forurensingsforskriften (kapittel 4) - Analyser på prøver av avløpsslam skal gjøres i henhold til krav stilt i Gjødselvareforskriften - Analyser på prøver av badevann skal gjøres i henhold til krav stilt i vannkvalitetsnormen for friluftsbad (FHI) - For øvrig er generelle analysekrav til enkeltparametre vist i etterfølgende tabell. Side 8
Tabell 1 Generelle analysekrav til enkeltparametre Avløpsvann BOF 5 Biokjemisk oksygenforbruk NS-EN 1899-1 Vannundersøkelse Bestemmelse av biokjemisk oksygenforbruk etter n dager (BOFn) - Del 1: Metode basert på fortynning og poding etter tilsetning av allyltiourea (ISO 5815:1989, modifisert). Analysen skal utføres på en homogenisert, ufiltrert og ikke dekantert prøve. KOF CR Kjemisk oksygenforbruk: NS-ISO 15705 Analysen skal utføres på en homogenisert, ufiltrert og ikke dekantert prøve. Tot-P Total fosfor Total fosfor: NS-EN-ISO 6878 Vannundersøkelse - Bestemmelse av fosfor spektrometrisk metode med ammoniummolybdat. Tot-N Total nitrogen NS-ISO 5663 Vannundersøkelse - Bestemmelse av Kjeldahl-nitrogen Fremgangsmåte etter oppslutning med selen. eller NS-EN-ISO 13395 Vannundersøkelse Bestemmelse av nitritt nitrogen og nitrat nitrogen og summen av begge ved automatisk analyse (DFA og FIA) spektrometrisk deteksjon. Tungmetaller i As, Cr, Cu, Ni, Zn avløpsvann og Pb Cd og Hg Organiske miljøgifter i avløpsvann Slam Tungmetaller i slam Næringsstoffer i slam Andre parametre Deteksjonsgrense < 1,0 µg/l Deteksjonsgrense < 0,1 µg/l Bromerte flammehemmere (BFH): (BDE-47, BDE-99, BDE-100, BDE-183, BDE- 209, tetrabrombisfenol A (TBBPA) og heksabromsyklodedokan (HBCD)), 18 PAH i henhold til NS 9815, 7 PCB, diethylhekiylftalat (DEHP) og 4-nonylfenol i henhold til tabell 2.1.2 i vedlegg 2 i forurensningsforskriften. Deteksjonsgrensene i tabellen skal overholdes. Cd, Pb, Zn, Ni, EN ISO 11885 Cu, Cr Hg NS 4768-1 eller tilsvarende P, Ca NS EN ISO 11885 K, NS 4775-2 eller tilsvarende Kjeldahl-N NS-EN 13654-1 eller tilsvarende Ammonium-N Tørrstoff (TS) NS 4764-1 eller tilsvarende Glødetap NS 4764-1 eller tilsvarende ph NS 4720-2 eller tilsvarende Termotolerante NS 4714 eller tilsvarende koliforme bakterier Salmonellabakterier Drikkevann Analysene skal gjøres i henhold til Kvalitetskrav til drikkevann - vedlegg i Forskrift om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften). Følgende analysemetoder angis inntil det er fastsatt CEN/ISO-metode: E. coli og koliforme bakterier NS-EN ISO 9308-1 eller Colilert-18/Quantitray Koliforme bakterier NS 4788 Termotolerante koliforme bakterier NS-4792:1990/NS-4714:1990 og presumtiv E. coli Intestinale enterokokker NS-EN ISO 7899-2 Kimtall 22 C og 36 C NS-EN ISO 6222 Clostridium perfringens mcp agar eller NS-ISO 6461-2 med verifisering Lukt og smak NS-EN 1622 Turbiditet: NS-EN ISO 7027 Badevann: For analyser av badevann vises det til vannkvalitetsnormen for friluftsbad og råd fra folkehelseinstituttet (se lenker under). http://www.fhi.no/tema/badevann/forurensning-og-regler http://www.fhi.no/eway/default.aspx?pid=239&trg=content_6464&main_6157=6263:0:25,5901:1:0:0:::0:0&maincontent_ 6263=6464:0:25,5923:1:0:0:::0:0&List_6212=6218:0:25,5924:1:0:0:::0:0&Content_6464=6430:98414::1:6182:2:::0:0 Side 9
5.3 Prøvetakingsprogram, prøveemballasje, prøvehenting mm Generelt gjelder det at analyseparameter og oppgitt antall prøver per år er å anse som veiledende, begge deler kan være gjenstand for forandringer. Dette vil bli diskutert med leverandør i det enkelte tilfelle. For drikkevannsanalysene skal antall og type prøver per år gjennomgås årlig i forbindelse med oppsett av den årlige prøvetakingsplanen. Oppdragsgiver har utarbeidet et prøvetakingsprogram for avløpsanalysene og drikkevannsanalysene. Oppdragsgiver bestemmer i hvilke uker og hvilke dager prøvene skal hentes. Leverandør skal utarbeide følgeskjema hvor aktuell prøvetype enkelt kan krysses av. For analyser tilhørende fagområdet helse og miljø lager kommunen et prøvetakingsprogram for følgende prøvetyper: Vassdragsovervåking (Lågen) Bassengbad For de øvrige prøvetypene (badevann, steinbrudd, forurensingssaker og øvrige avløpsanlegg) tas prøver ut etter behov, og prøvehenting avtales særskilt. For enkelte prøvetyper (eks. badevannsprøver) tas samtlige vannprøver ut på 2-3 dager fordelt over en periode på 2-3 uker. Leverandør må påregne henting hver prøvetakingsdag. For prøver knyttet til helse og miljø skal leverandør utarbeide følgeskjema hvor aktuelle prøvetyper enkelt kan krysses av. For drikkevannsanalysene skal prøvene hentes hver tirsdag på Gopledal vannverk, for avløpsanalysene skal prøvene hentes annenhver tirsdag på Lillevik RA. For prøvene knyttet til helse og miljø skal prøvene hentes på Gopledal vannverk eller et annet sted i Larvik kommune, dette skal avtales særskilt. Det er leverandørs ansvar å koordinere og holde budbilordningen. Oppdragsgiver foretar jevnlig en vurdering av sine prøvetakingsprogrammer, noe som kan føre til at prøveantallet for de ulike fagområdene kan endres. Oppdragsgiver skal derfor ha anledning til å justere prøveantallet i samsvar med det til enhver tid gjeldende prøvetakingsprogram. En kort presentasjon av aktuelle prøvetyper, analyseparametre mm for de ulike fagområdene er vist i etterfølgende kapitler. For øvrig henvises det til prisskjemaregnearket som er lagt ut i DOFFIN tabell 7 16. (prisskjema). Prøveemballasje Leverandøren forutsettes å låne ut prøveemballasje i overensstemmelse med det gjeldende prøveprogrammet for hvert fagområde. Hver prøveflaske skal forhåndsmerkes av leverandør i henhold til prøvetakingsplanen. Prøveemballasje for en prøverunde skal leveres når prøvene for forrige prøverunde hentes. Eksempel på merking: Prøvetakingssted For eksempel «vannverk» Prøvemedium For eksempel «råvann» Dato og tidspunkt Dato og klokkeslett for uttak Prøvetype For eksempel «rutineprøve» I tillegg til de merkede prøveflaskene skal leverandøren levere umerkede reserveflasker til bruk utenom planlagt prøvetaking. Leverandøren supplerer med reserveflasker ved neste henting ved behov. Behov meldes av kommunen. Endelige krav til merking oversendes senest en måned før første prøverunde. Leverandøren forutsettes å låne ut prøveemballasje i overensstemmelse med det gjeldende prøveprogrammet for hvert fagområde. Leverandøren skal også levere transportemballasje som hindrer Side 10
at prøvene blir utsatt for ugunstig påvirkning under transport. Det skal leveres minst en kjølebag til hvert av avløpsrenseanleggene og vannverkene, eventuelt kjøleelementer. Transportordning Avløpsvann Prøver skal hentes som angitt i dette kapittel. For prøver som er omfattet av kravene til akkreditert prøvetaking, gjelder kravene til transport som beskrevet her. Generelt gjelder følgende krav til transportordningen: Når leverandøren har overtatt prøve har denne også ansvar for prøven under hele transporten uavhengig av valgt transportmetode. Transportordningen må oppfylle de grunnleggende kravene som gjelder til transport av prøver. Eksempelvis: prøven skal transporteres mørkt og ved en temperatur på mellom 1-5 ºC. Dypfryste prøver skal ikke tine i løpet av transporten. Leverandør skal notere ankomsttid for prøven (dato og klokkeslett) og hvilken temperatur prøven har ved ankomsten. Dette skal også opplyses som en del av analyserapporten. Avvik som oppstår med hensyn på emballasje og transport skal umiddelbart rapporteres til oppdragsgiver slik at han kan vurdere om prøven fremdeles skal analyseres eller om det må tas ut ny prøve. Alle avvik skal også oppgis i analyserapporten. Ved tvil om transportordningen oppfyller disse kravene, er det laboratoriet sitt ansvar å dokumentere at dette er tilfelle. Det skal tas prøver fra Lillevik RA (avløpsvann og slam), Kvelde RA (avløpsvann) og Hvarnes RA (avløpsvann). Leverandør skal forsyne oppdragsgiver med riktig type og tilstrekkelig antall prøveflasker ihht prøvetakingsprogram. Følgende prøvetyper og antall er aktuelle: Tabell 2 Oversikt over avløpsvannprøver Type prøve Parametre Antall Kommentar Ukeblandprøve Døgnblandprøver Miljøgifter Tot-P Tot-N Tungmetaller BOF 5 KOF Som angitt i tabell1 72 stk 48 stk 12 stk 72 stk 72 stk 6 Varierende volum (> 1 liter) frosne prøver. NB! Til ukeblandprøvene må det leveres flere 2- literflasker, da prøvevolumet vil avhenge av nedbørsituasjonen i prøveperioden (vannmengdeproporsjonale prøver). Ca. 1 liter Side 11
Slamprøver Det tas slamprøver fra Lillevik RA. For samtlige parametre tas det månedsblandprøver (består av ca. 1 liter frossen prøve). Leverandør skal forsyne oppdragsgiver med riktig type og tilstrekkelig antall prøveflasker ihht prøvetakingsprogram. Følgende prøvetyper og antall er aktuelle: Tabell 3 Oversikt over slamprøver Type prøve Parametre Antall Kommentar Bakterier Tungmetaller Næringsstoffer Termotolerante koliforme bakterier, TS, salmonella Pb, Cd, Cu, Cr, Ni, Zn, Hg Ca, K; Kjeldahl-N, Ammonium-N, ph, glødetap, TS 12 stk 12 stk 12 stk Ca. 1 liter frossen prøve Drikkevann Alle prøver som tas er stikkprøver. Leverandør skal forsyne oppdragsgiver med riktig type og tilstrekkelig antall prøveflasker ihht prøvetakingsprogram. Leverandør skal også vurdere volumbehov for prøvematerialet ihht prøvetakingsprogrammet og kravene i Drikkevannsforskriften. For kontroll av vannkvalitet i vannledningsnettet er følgende prøvetyper og antall aktuelle: Tabell 4 Oversikt over drikkevannsprøver på vannledningsnettet Type prøve Parametre Antall Kommentar Nettkontroll Enkel rutinekontroll Utvidet rutinekontroll Koliforme bakterier og kimtall 22 C Koliforme bakterier, kimtall 22 C, E. coli, intestinale enterokokker, Clostridium perfringens, ammonium, jern, ph, turbiditet, farge, konduktivitet, lukt og smak Koliforme bakterier, kimtall 22 C, E. coli, intestinale enterokokker, Clostridium perfringens, ammonium, nitritt, nitrat og kalsium, jern, aluminium, bly, kadmium, kobber, kvikksølv og nikkel, ph, turbiditet, farge, konduktivitet, lukt, smak, TOC, sulfat, klorid og fluorid. 122 stk 35 stk 3 stk Hvis det påvises bakterier, tas E. coli og intestinale enterokokker), ph, turbiditet og farge For Gopledal vannverk er følgende prøvetyper og antall aktuelle Side 12
Tabell 5 Oversikt over drikkevannsprøver knyttet til vannverket Type prøve Parametre Antall Kommentar Råvann Farris og Hallevannet Rentvann Farris Bekker til Farris Farris, dybdeprøve Omfatter følgende parametre: Koliforme bakterier, kimtall 22 C, E. coli og intestinale enterokokker, ph, turbiditet, farge og konduktivitet. Omfatter følgende parametre: Koliforme bakterier, kimtall 22 C og kimtall 36 C, jern,, kalsium, klor og farge, TOC og alkalitet Totalfosfor, ortofosfat, totalnitrogen, nitrat, farge, turbiditet, ph og klorofyll E. coli, totalfosfor og totalnitrogen. E. coli, ledningsevne, alkalitet 20 stk 12 stk 7 stk 7 stk 2 stk Hvis det påvises bakterier, tas E. coli og intestinale enterokokker), ph, turbiditet og farge Helse og miljø Alle prøver er stikkprøver. Leverandør skal forsyne oppdragsgiver med riktig type og tilstrekkelig antall prøveflasker. Leverandør skal også vurdere volumbehov for prøvemateriellet. Behov for prøveflasker meldes leverandør ca. 1 ukes tid før oppstart av prøvetaking. Tabell 6 Oversikt over prøver knyttet til helse og miljø Type prøve Parametre Antall Vassdragsovervåking (Lågen) Forbehold: Denne prøven kan bli en del av et felles prøvetakingsopplegg for Numedalslågen. Badevann Prøvetakingsrunde 1: E-coli, KOF, totalfosfor, totalnitrogen, ph, turbiditet, fargetall Prøvetakingsrunde 2: E-coli Badesteder:e-coli og turbidititet 30 stk 15 stk 45 stk Bassengbad Forurensingssaker Øvrige avløpsanlegg Kimtall 37 C, pseudomonas aeruginosa, ph, turbiditet, TOC E-coli *) Totalfosfor *) Olje, miljøgifter med mer *) E-coli, totalfosfor, ortofosfat *) 30 stk 12 stk 12 stk 3 stk 15 stk *) Uttakssted og antall vil variere, antall er anslått. 5.4 Kontaktperson(er) Leverandør skal ha en navngitt kontaktperson som oppdragsgiver kan henvende seg til for alt som vedrører denne avtalen. Leverandøren skal også ha en navngitt stedfortreder for denne kontaktpersonen. Side 13
I tillegg skal leverandøren ha en vaktordning utenom normal arbeidstid (inklusive helger og feriedager), ref også krav stilt til beredskapsordningen. Kommunens kontaktpersoner for oppdraget vil være en del av kontrakten. All kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver skal foregå på norsk. 5.5 Underleverandører Underleverandører for enkeltanalyser skal angis. Skifte av underleverandør i kontraktsperioden skal varsles skriftlig og godkjennes av oppdragsgiver. Det er leverandørens ansvar å påse at underleverandør tilfredsstiller alle kravene i dette konkurransegrunnlaget. 5.6 Oppbevaring av prøver og reanalyse Alle prøver skal, der det finnes nok prøvemateriell og mulighet for senere analyse, oppbevares av leverandøren i minimum 4 uker etter at oppdragsgiver har mottatt analyserapporten. Ved reanalyse skal kunden faktureres for kostnaden i de tilfeller hvor reanalysen viser at det opprinnelige resultatet var korrekt. Viser reanalysen at det opprinnelige resultatet var feil1 skal leverandøren påta seg kostnadene. 5.7 Leveringstider Leverandøren skal angi garanterte leveringstider for de ulike prøvetypene som angitt i tabell 10 i prisskjemaet. For planlagte rutineanalyser (drikkevann, avløp, slam, helse og miljø) skal analyseresultatene oversendes kommunen fortløpende dersom ikke annet er angitt i 5.8. I tillegg skal det leveres en samlerapport for hele forutgående måned som angitt samme sted. Ved avvik i analyseresultatene skal kommunen motta analyseresultater så snart analyseresultatet foreligger (gjelder drikkevann, avløpsvann, slam og helse og miljø). Prøvetaking for drikkevann og avløpsvann Kommunen skal motta analyseresultater en uke eller tidligere etter levering/henting av prøver (gjelder drikkevann og avløpsvann). Leveringstiden gjelder for rutineanalyser iht. gitte prøvetakingsprogram og eventuelle ekstraanalyser (ikke haste- eller beredskapsanalyser) fra prøvetakingsdagen til analyseresultat er sendt til kommunen. For hasteanalyser, se kapittel 5.11. For beredskapsprøver, se kapittel 5.12. Resipientovervåking Leveringstiden gjelder rutineovervåking av resipient i henhold til prøvetakingsprogram. Analyseresultater fra resipientovervåkningen skal sendes til kommunen fortløpende og i tillegg være en del av samlerapport som oversendes innen den 20. hver måned. Overvåking av Badevann Analyseresultater skal være i tilgjengelig for kommunen tre dager etter prøvetaking i henhold til utarbeidet prøvetakingsplan (se kapittel 5.3). 1 Feil defineres slik: Dersom resultatet av reanalysen viser seg å være utenfor måleusikkerheten for de opprinnelige analyseresultat er analysen å betrakte som feil. Side 14
5.8 Rapportering Analyseresultater for drikkevann og avløpsvannsprøver skal sendes umiddelbart etter at resultatene er klare. Løpende Samlerapport Avløp Så snart resultatet foreligger, sendes analysebevis til angitt kontaktperson. Månedlig. innen den 20. i måneden etter prøvetaking. Drikkevann Slam Resipientovervåking Badevann Innen tre dager etter prøvetaking som angitt under Analyseresultatene skal rapporteres elektronisk i et format som er kompatibelt med kommunens eget rapporteringssystem: Gurusoft. Analyseresultater skal også sendes elektronisk på mail (.csv format), slik at data sjekkes/verifiseres og overføres automatisk til Gurusoft Report. For nærmere informasjon kontakt Gurusoft AS tlf 9244 0999. Analyseresultatene skal også oversendes via e-post (som pdf-fil) og i papirformat til gjeldende kontaktperson for aktuelt fagområde samt kommunens hovedkontaktperson for dette oppdraget. Rapportering av badevannskvalitet skal gjøres i henhold til FHI sin veileder «Forurensning og regler». Laboratoriet skal videresende data for vassdragsovervåking til offentlig myndighet på den formen som ansvarlig myndighet angir. Per i dag skal resultatene sendes til vannmiljø.no på et format som er definert i en regnearksmal som hentes derfra. Leverandør får oversendt aktuell regnearksmal for rapportering av vassdragskvalitet. 5.9 Unormale analyseverdier Ved kontraktsinngåelse vil det utarbeides en komplett oversikt over hva som defineres som normalt analyseområde for samtlige analyseparametre som er en del av denne leveransen. Oversikten vil danne grunnlag for krav til varsling dersom analyseverdiene er utenfor normalområdet. 5.10 Varsling ved unormale analyseverdier For alle fagområder gjelder det at dersom analyseresultatene er utenfor normalområdet for aktuell parameter/prøvetakingssted skal dette varsles uten ugrunnet opphold til kommunens kontaktperson for det aktuelle fagområdet samt kommunens hovedkontaktperson for dette oppdraget. For drikkevann gjelder også følgende: Dersom det påvises koliforme bakterier, e.coli eller intestinale enterokokker i nettprøvene (tiltakstype A og B iht. drikkevannsforskriften) skal kommunens kontaktperson for fagområdet og kommunens hovedkontaktperson varsles omgående. 5.11 Hasteanalyser Dersom behovet oppstår skal oppdragsgiver kunne levere inn prøver som krever rask behandlingstid. Hasteanalyser er prøver som leveres innenfor normal arbeidstid. Analysesvar skal foreligge senest 24 timer etter innlevering, eller så raskt som den aktuelle prøvetypen tillater. Analysesvar skal formidles muntlig per telefon til aktuell kontaktperson for fagområdet, samt skriftlig (e-post) til kontaktperson for fagområdet og kommunens hovedkontaktperson for oppdraget. Side 15
For hasteanalyser gjelder egne priser. Hasteanalyser skal prises i tabell 11 i prisskjema. Levering skjer på oppdragsgivers bekostning. 5.12 Beredskapsordning I tillegg til de skisserte rutineprøvene kan oppdragsgiver ha behov for å få analysert prøver eksempelvis ved unormale forsyningssituasjoner i drikkevannsforsyningssystemet, i katastrofesituasjoner, ved akutt forurensing mm. Leverandøren skal derfor ha en beredskapsordning som kan dekke dette behovet. Beredskapsordningen skal gjelde for prøver som leveres utenom normal arbeidstid og har egne priser. For beredskapsalyser gjelder egne priser. Beredskapsanalyser skal prises i tabell 12 og 13 i prisskjema. Levering skjer på oppdragsgivers bekostning. Følgende gjelder for beredskapsordningen: Prøvetyper som ordningen gjelder for Beredskapsordningen gjelder for prøver som tas som følge av driftsuhell, forurensingssituasjoner eller andre unormale omstendigheter. Den gjelder ikke for prøver som tas som en del av det skisserte analyseprogrammet. Angitte krav til analysemetode, kvantifiseringsgrense som angitt i øvrige kapitler gjelder også for beredskapsordningen. Tabell 12 og 13 i prisskjemaet viser hvilke parametre som skal inkluderes i ordningen. Innlevering av beredskapsprøver Leverandøren forplikter seg til å ta i mot prøver for analyse hver dag hele året (inklusive helligdager og offentlige fridager), 24 timer i døgnet. Prøvene sendes med budbil. Analysering og rapportering av beredskapsprøver Leverandøren forplikter seg til å starte analyseringen av beredskapsprøvene umiddelbart etter at laboratoriet har overtatt ansvaret for prøvene med mindre noe annet avtales i det enkelte tilfelle. Analyseresultatene skal rapporteres tilbake til oppdragsgivers kontaktperson (for det aktuelle fagområdet samt hovedkontaktperson) umiddelbart etter at analyseresultatene foreligger per telefon og per e-post. Side 16