Konkurransegrunnlag SEKRETARIATSFUNKSJON FOR KONTROLLUTVALGET 2009-2013 Overhalla kommune Tilbudsfrist: 30.juni.2009 kl. 14.00
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål... 4 1.3 Omfang og kontraktsverdi... 5 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 5 1.5 Kunngjøring... 5 2 REGLER FOR KONKURRANSEN... 5 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 5 2.2 Tilbudets utforming og levering... 6 2.3 Innleveringsfrist... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Behandling av tilbud... 7 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner... 7 3.3 Habilitetskrav... 8 4 KRAVSPESIFIKASJON... 8 5 TILDELINGSKRITERIER... 11 6 ANNEN INFORMASJON... 13 7 UNDERSKRIFT... 14 8 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE... 15 BILAG I Generelle kontraktsvilkår tjenestekjøp... 16 Side 2 av 12
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Overhalla kommune ved kontrollutvalget som inviterer til konkurranse for kjøp av sekretariattjenester for kontrollutvalget Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Økonomisjef Roger Hasselvold Postadresse: Administrasjonsbygget 7863 Overhalla Besøksadresse: Administrasjonsbygget 7863 Overhalla e-post: postmottak@overhalla.kommune.no Telefon: 41536530 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. 1.2 Anskaffelsens formål I hht til lov om kommuner og fylkeskommer (kommuneloven) 77 fremgår det at kontrollutvalg skal forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen, og det er kommunestyret som skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Formålet med anskaffelsen er på vegne av kommunestyret å anskaffe et sekretariat som kan bistå kontrollutvalget. Utvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, og at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (Selskapskontroll) Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeide til kommunestyret. Departementet har i forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver og saksbehandling mv. 1.3 Omfang og kontraktsverdi Overhalla kommune ønsker tilbud på sekretariattjenester for kontrollutvalget. Det legges opp til 4 faste møter pr år og det behandles mellom 15 og 25 saker årlig. Avtaleperioden er satt til 4 år og ønskes iverksatt 15. september 2009. Overhalla kommune kan bidra med møtelokaler. Side 3 av 12
1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med tilhørende bilag I (Generelle kontraktsvilkår). 1.5 Kunngjøring Det inviteres et tilstrekkelig antall leverandører og konkurransen kunngjøres på kommunens hjemmeside: www.overhalla.kommune.no. 2 REGLER FOR KONKURRANSEN 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I: Konkurransegrunnlaget sendes ut til et tilstrekkelig antall leverandører. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket: Tilbud sekretariattjenesten for kontrollutvalget 2. Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å avgi tilbud/svar. Leverandørens svar skrives med blå skrift rett under det angjeldende spørsmål eller i tabeller avsatt for svar. 3. Vedlegg skal nummereres i den rekkefølge som vedlegg nevnes i konkurransegrunnlaget. 4. Tilbudet skal inneholde komplett utfylt priser/prisskjema. 5. Tilbudet skal leveres pr post til Overhalla kommune, Administrasjonsbygget 7863 Overhalla. 6. Tilbudet skal være underskrevet Dette konkurransegrunnlaget er utformet slik at leverandøren kan fylle inn teksten direkte i konkurransegrunnlaget slik at det samlet sett fremstår som leverandørens tilbud. 2.3 Innleveringsfrist Innleveringsfrist er satt til 30.juni 2009 kl. 14:00.. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er oppdragsgiver i hende, på innleveringsstedet, før tilbudsfristens utløp. Side 4 av 12
2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 60 dager kalenderdager regnet fra innleveringsfristen. 2.5 Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav til leverandøren for deltakelse i konkurransen. Informasjon til leverandør: Fra kapittel 3, 4 og 5 skal det fylles inn direkte i dette dokumentet. Samlet innfylling og vedlegg vil da utgjøre leverandørens tilbud. Husk å fylle inn med blå skrift. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr: Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. momsinnbetaling. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. 3.2 Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: Leverandøren skal være Firmaattest et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne og kapasitet Legge ved liste over de viktigste leveransene de siste 3 år. Bemanningen for dette oppdraget skal ha nødvendig kompetanse for å gjennomføre oppdraget Oversikt over CV er med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som er aktuell for oppdraget. Side 5 av 12
3.3 Habilitetskrav Sekretærfunksjonen kan ikke ha oppgaver som er underlagt Overhalla kommunes administrasjon. Det være seg ansettelsesforhold, konsulent eller rådgivningstjenester. En vil heller ikke ha anledning til å utføre revisjonsoppgaver for kommunen. 4 KRAVSPESIFIKASJON Sekretariatfunksjonen skal : Krav Dokumentasj onskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: Beskrive Beskrive gjennomføring og på hvilken måte. hvordan oppdraget er tenkt løst Bistå kontrollutvalget i deres oppgaver som er pålagt i hht. forskrift om kontrollutvalg i kommune, herunder: Utføre bestillerrolle overfor revisjonen og andre uavhengige konsulenter. Gjennomføre selskapskontroll. (Plan for forvaltningsrevisjon blir i dag utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS) Veilede og bistå kontrollutvalget i forhold til lover og regler som vil være aktuelle. Organisering og innkalling til møter samt å ivareta arkivfunksjonen for kontrollutvalget. Faste saker som skal behandles av kontrollutvalget: Kontrollutvalgets årsrapport. Overhalla kommunes årsmelding. Overhalla kommunes årsregnskap. Side 6 av 12
Krav Møteplan for kontrollutvalget. Dokumentasj onskrav Leverandørens svar Vedlegg nr: Virksomhetsplan for kontrollutvalget. Plan for selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon Budsjett for tilsyn og kontroll. Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Overhalla kommune. Referatsaker Selskapskontroll Leverandøren må ha god kjennskap til og gjerne erfaring fra kommunal forvaltning, her under forholdet mellom administrasjon og politisk nivå Beskrives 5 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Pris 2. Leveringssikkerhet 3. Oppdragsforståelse Kriteriene er ikke oppstilt i prioritert rekkefølge Side 7 av 12
Pris: Krav Leverandørens svar Vedlegg nr: Det ønskes et tilbud med et fast årlig beløp for de oppgavene som skal behandles av kontrollutvalget. Oppgi beregnet medgått tid. Vi ber i tillegg om en oversikt over hvilke oppgaver som inngår i det årlige tilbudet. Timepris for tilleggsoppgaver For tilleggsoppgaver ut over faste oppdrag bes det om en timepris. Pris for perioden 15. 09.2009 31.12.2009 I tilbudet ønskes spesifisert en pris for perioden 15. september til 31. desember 2009, Årspris for perioden 01.01.2010 15.09.2013 og 1. januar til 15. september 2013 Leveringssikkerhet Beskrivelse av leverandørens tilgjengelighet på telefon, e-post med mer, prioritering av planlagte møter og arrangement Gjennomføring av oppdraget Beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt gjennomført/løst - inklusive innhold, herunder oppstartsdato Side 8 av 12
6 ANNEN INFORMASJON Informasjon fra oppdragsgiver Svar/informasjon fra leverandøren Evt. vedlegg nr: Eventuell annen informasjon tilbyder ønsker å gi 7 UNDERSKRIFT Firmaopplysninger Fyll inn Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer:..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet Side 9 av 12
8 LEVERANDØRENS SJEKKLISTE Følgende dokumenter skal leverandøren legge ved tilbudet: 1. Skatteattest (Se punkt 3.1) 2. Merverdiavgiftsattest (Se punkt 3.1) 3. Leverandørens tekniske, faglige og økonomiske kvalifikasjoner (Se punkt 3.2) 4. Kravspesifikasjoner (se punkt 4) Leverandøren besvarer kravene til dokumentasjonen på tildelingskriterier så godt det er mulig: 5. Se oppdragsgivers liste tatt inn i punkt 5 Husk at skal vedleggene som skal med nummereres og at vedleggsnummerene tas inn i dette dokumentet. Leverandørens svar fylles inn med blå skrift. Side 10 av 12
BILAG I Generelle kontraktsvilkår tjenestekjøp 0. Generelt Disse alminnelige kontraktsvilkår gjelder for Sekretærtjenesten for kontrollutvalget Kjøper er Overhalla kommune Leverandør er den adressat som avtalen er inngått med. 1. Priser Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, inkl. alle avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelsene på en måte som virker inn på prisen, skal denne, etter avtale, endres tilsvarende. Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta ut over det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av kjøperen. Avtalte rabatter gitt i tilbudet er bindende, og gjelder fra avtaletidspunkt og så lenge avtalen gjelder. 1.1 Prisendring Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse. Prisendringen kan ikke settes i kraft før ansvarlig for avtalen har godkjent denne. Dersom leverandørens tjenester får en prisstigning som etter kjøpers vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. 2. Levering Levering skal anses å ha skjedd når varen er mottatt eller tjeneste utført, på avtalt sted. Kjøperen er forpliktet til, uten ugrunnet opphold etter mottaket, å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller deler av den ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering som ikke skjedd. 3. Kvalitet Leveransen skal være i samsvar med leverandørens spesifikasjoner og standarder. Kjøpers unnlatelse av kontroll fritar ikke leverandøren for ansvar for leveringer som ikke tilfredsstiller spesifikasjonene. 4. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura-, ekspedisjonsgebyr etc. Eventuell morarente skal beregnes etter morarenteloven. Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor kjøper ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. Det er en forutsetning for betaling i rett tid at faktura er kommet fram til virksomheten senest 4 dager etter fakturadato. Faktura skal adresseres til Overhalla kommune, v/ fakturamottak 7863 Overhalla. Betalingsbetingelsene gjelder alle tjenester som leverandøren fører, også de som ikke omfattes av avtalen. Side 11 av 12
5. Forskudd Forskudd vil ikke bli utbetalt. 6. Mislighold Mislighold fra leverandørens side gir kjøper rett til å heve kontrakten uten kostnad for kjøper. Foruten leveringsforsinkelse og mangler, skal det også regnes som mislighold at leverandørenes distribusjons- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag, kan kjøper kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. 7. Overdragelse av kontrakter Kontraktspartnerne kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakt uten godkjennelse fra kjøper. 8. Dokumentrang Dersom konkurransegrunnlaget og leverandørens anbud/tilbud inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Konkurransegrunnlaget med vedlegg Leverandørens tilbud. 9. Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder. Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Kunden kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester/produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Dersom prisene fra leverandøren stiger mer enn hos konkurrentene, har kjøper rett til forhandlinger, evt. til å si opp avtalen med 1 måneds varsel. 10. Tvister Tvist om forståelse eller praktisering av avtalen skal først søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom slike forhandlingene ikke fører fram, blir tvisten eventuelt å løses ved de ordinære domstoler. Side 12 av 12