Ås kommune MØTEINNKALLING - tilleggssak Møtetid: 28.09.2016 kl. 18.30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Formannskap Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Saker til behandling Side 83/16 16/00218-3 Bjørnebekk asylmottak - nytt mulighetsstudie (rive internatbyggene og bygge nytt) 2 Ås, 22.09.2016 Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00120
Saker til behandling F-83/16 Bjørnebekk asylmottak - nytt mulighetsstudie (rive internatbyggene og bygge nytt) Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/00218-3 Saksgang Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 12/16 21.09.2016 2 Formannskap 83/16 28.09.2016 3 Kommunestyret Plan- og byggekomiteens innstilling 21.09.2016: 1. Nytt mulighetsstudie datert 26.08.2016 for Bjørnebekk asylmottak tas til orientering. 2. Mulighetsstudiets kostnadskalkyle er på kr 89.775.000,- ekskl. mva (P85). Kostnadskalkylen inkluderer ikke løst inventar og utstyr, samt prisstigning frem til ferdigstillelse. 3. Sammenlignet med mulighetsstudie datert 04.12.2015 som var basert på en totalrenovering av byggene, gir en løsning med moduler en mer fleksibel situasjon der det er enklere å legge til rette for alternative bruksformer. 4. Det innstilles på en videreføring av en modulbygg basert løsning og en utvidet kostnadsramme på 27 mill. kr. foreslås innarbeidet i handlingsprogram med budsjett og økonomiplan for perioden 2017-2020. 5. Plan- og byggekomiteen har vurdert alternative løsninger begrenset til rehabilitering av eksisterende bygg, men anbefaler at den nå foreliggende mulighetsstudie legges til grunn. Plan- og byggekomiteens behandling 21.09.2016: Plan- og byggekomiteen ønsket følgende tilleggspunkter til innstillingen 5. Plan- og byggekomiteen har vurdert alternative løsninger begrenset til rehabilitering av eksisterende bygg, men anbefaler at den nå foreliggende mulighetsstudie legges til grunn. 6. Saken oversendes Formannskap og Kommunestyre for endelig vedtak. Votering Punkt 1, 2, 3, 4 og nytt punkt 5 og 6 ble enstemmig vedtatt. Plan- og byggekomiteens vedtak 21.09.2016: 1. Nytt mulighetsstudie datert 26.08.2016 for Bjørnebekk asylmottak tas til orientering. 2. Mulighetsstudiets kostnadskalkyle er på kr 89.775.000,- ekskl. mva (P85). Kostnadskalkylen inkluderer ikke løst inventar og utstyr, samt prisstigning frem til ferdigstillelse. Formannskap 28.09.2016 Side 2 av 6
3. Sammenlignet med mulighetsstudie datert 04.12.2015 som var basert på en totalrenovering av byggene, gir en løsning med moduler en mer fleksibel situasjon der det er enklere å legge til rette for alternative bruksformer. 4. Det innstilles på en videreføring av en modulbygg basert løsning og en utvidet kostnadsrammen på 27 mill. kr. foreslås innarbeidet i handlingsprogram med budsjett og økonomiplan for perioden 2017-2020. 5. Plan- og byggekomiteen har vurdert alternative løsninger begrenset til rehabilitering av eksisterende bygg, men anbefaler at den nå foreliggende mulighetsstudie legges til grunn. 6. Saken oversendes Formannskap og Kommunestyre for endelig vedtak Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Nytt mulighetsstudie datert 26.08.2016 for Bjørnebekk asylmottak tas til orientering. 2. Mulighetsstudiets kostnadskalkyle er på kr 89.775.000,- ekskl. mva (P85). Kostnadskalkylen inkluderer ikke løst inventar og utstyr, samt prisstigning frem til ferdigstillelse. 3. Sammenlignet med mulighetsstudie datert 04.12.2015 som var basert på en totalrenovering av byggene gir en løsning med moduler en mer fleksibel situasjon der det er enklere å legge til rette for alternative bruksformer. 4. Det innstilles på en videreføring av en modulbygg basert løsning og en utvidet kostnadsramme på 27 mill. kr. foreslås innarbeidet i handlingsprogram med budsjett og økonomiplan for perioden 2017-2012. Ås, 12.09.2016 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Etatsjef for teknikk og miljø Vedlegg: Vedlegg Mulighetsstudie modulbygg Bjornebekk 2.9.2016 Tidligere politisk behandling: PBK sak 16/00468-1 Vedtak PBK -6/16 Formannskap 28.09.2016 Side 3 av 6
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Brannforskrifter krever en større brannteknisk oppgradering av Bjørnebekk asylmottak. Det er tidligere utarbeidet en mulighetsstudie for brannteknisk oppgradering av byggene. Oppgraderinger er kalkulert til kr. 63,5 mill. ekskl. mva. Plan- og byggekomiteens vedtok 08.06.2016 at det skal utarbeides en mulighetsstudie der en ser nærmere på et alternativ til rehabilitering, der eksisterende bygg i stedet rives og det bygges nytt. Det er satt krav til at nybygg skal fremstå tilnærmet likt som dagens bygninger. Kommunestyret har ved behandling av HP 2016-19 vedtatt en investering på kr. 60,0 mill. til renovering av Bjørnebekk asylmottak. Forutsetningen for å gjennomføre investeringen er at kommunen inngår ny avtale med UDI om drift av det statlige asylmottaket. Bakgrunn for saken: Ås kommune sin eksisterende avtale med UDI om drift av 200 mottaksplasser gjelder frem til 1.7.2017. Høsten 2016 vil kommunen legge inn anbud på en ny driftsavtale. UDI utlyser i hovedsak avtaler på 4 år, med opsjon på ytterligere to års drift (4 pluss 1 pluss 1). I nytt anbud vil prosjekt med anbudsdokumenter for renovering av Bjørnebekk asylmottak vedlegges, eller alternativt informasjon om bygging av nye boliger. Dette vil være forutsetningen for å kunne få ny driftsavtale. Bjørnebekk asylmottak er et statlig asylmottak som har vært drevet av Ås kommune siden juni 1999. Hovedmottaket er lokalisert ved Kroerveien. Her er det ca. 140 sengeplasser i dag. Bjørnebekks avdeling Heia ble opprettet i 2009 og har plass til ca. 50 beboere. Kroerveien 50 og 52 er oppført i 1938, og har nå et betydelig renoveringsbehov for å oppfylle dagens bygningskrav. Kroerveien 48 inneholder administrasjon, samt aktivitetsrom og en HC-tilpasset bolig. Bygget ble rehabilitert i 2010 og er i god teknisk stand. Ås kommune har overtatt eiendommen av Akershus Fylkeskommune vederlagsfritt. Forutsetningen for vederlagsfri overtakelse var at eiendommen utnyttes til offentlige og samfunnsnyttige formål, jf. avtale om overdragelse mellom Akershus fylkeskommune og Ås kommune av mai 1999. Miljømessige konsekvenser: Ingen Økonomiske konsekvenser: Det er totalt avsatt 63,5 mill. kr til prosjektet. Av dette er 3,5 mill. kr avsatt til mulighetsstudie og forprosjekt. Totalt er prosjektet i det nye mulighetsstudiet kostnadsberegnet til kr 89,8 mill. eks. mva. Formannskap 28.09.2016 Side 4 av 6
En økonomisk oppstilling ut ifra bygningsdelstabellen med totalramme P85 er som følger: Huskostnad kr. 58.248.000,- Utendørs kr. 1.691.000,- Entreprisekostnad kr. 60.439.000,- Generelle og spesielle kostnader kr. 6.213.000,- Prosjektkostnad kr. 64.961.000,- Forventet tillleggskostnad kr. 13.604.000,- P50 kr. 81.643.000,- Usikkerhetsmargin kr. 8.132.000,- P85 kr. 89.775.000,- Det gjøres oppmerksom på at estimerte kostnader på dette stadiet av prosjektet har høy grad av usikkerhet (P85 beregnes til +/- 30 %). Vurdering: Bjørnebekk asylmottak har stort tomteareal som ikke er bebygd. Mulighetsstudiet viser en løsning med totalt ca. 200 plasser fordelt på 3 stk. identiske nybygg. Byggenes eksteriør fremstår som de eksisterende internatbyggene. Forslaget innebærer en modulbasert løsning. For å utnytte denne byggemetoden er repetisjon viktig. Det er derfor lagt vekt på å unngå spesialtilpasninger, og heller benytte samme type moduler i alle byggetrinn. Byggetrinn 1 Det etableres et nybygg i forlengelse på sydsiden av Kroerveien 52. Bygget er illustrert med 68 plasser. Det inkluderes en kjeller for dette byggetrinnet som skal gi rom for relokalisering av felles aktivitetsrom og lagerareal som inngår i bygg som skal rives. Dagens varmesentral i bygg 52 er utdatert og vil ikke kunne benyttes videre. Etter rådføring med VVS-konsulent er det mest hensiktsmessig at varmesentral legges i kjelleren på nybygg i byggetrinn 1. Bygg nr. 2 og 3 tilknyttes varmesentral fra bygg nr. 1. Byggetrinn 2 Byggetrinn 2 vil starte med at alle beboere flyttes over i byggetrinn 1 som da vil være klart til bruk. Deretter rives Kroerveien 50. Byggetrinn 2 bygges etter samme modell/ planløsning som byggetrinn 1. Det er ikke ansett som nødvendig med kjeller. Denne rives og fylles igjen med masser. Det etableres 64-68 nye sengeplasser i byggetrinn 2. Byggetrinn 3 Beboere i Kroerveien 52 kan nå flytte over til byggetrinn 2 når dette står ferdig. Deretter rives eksisterende bygg og det settes opp et nybygg med 68 nye sengeplasser. Når bygget står klart flyttes beboere fra Heia over. Byggene vil få tilnærmet samme utsende som eksiterende bygg, med stående panel og saltak. Byggenes romhøyde vil være 2,8 m, slik at de ved eventuell opphør av Formannskap 28.09.2016 Side 5 av 6
avtale med UDI kan benyttes til kontor eller hybelboliger. Høyden er lagt inn for å kunne sikre tilstrekkelig volum ved etablering av ventilasjon til kontorer, møterom etc. Kravet til luftmengder til kontorer er langt større enn til boliger. Alternativer: I mulighetsstudiet er det vist illustrasjoner på mulig bruk til kontor eller hybel. Ved en eventuell omgjøring av lokalene til kontorer vil det påløpe kostnader til oppgradering av både ventilasjonsanlegg, sterkstrømsanlegg og svakstrømsanlegg. Det er også vært foreslått annen bruk, som til fengsel eller anstalt for lett soning, men dette er ikke vurdert i denne saken. Usikkerhetsanalyse: Gjennomføres i forprosjektet. Medbestemmelse: Ingen Konklusjon: Sammenlignet med alternativet med en totalrenovering av byggene fremstår nybygg som en mer fremtidsrettet løsning. Den er imidlertid noe dyrere, men gir en enklere og mer fleksibel løsning som i større grad ivaretar ønsket om alternative bruksområder. Det anbefales at en tilleggsbevilgning 27 mill. kr. Innarbeides i HP 2017-2020 og at arbeidet med forprosjekt igangsettes. Forprosjekt utarbeides innen senhøsten 2016, og prosjektet legges ut på anbud våren 2017. Antatt ferdigstillelse vil være ved årsskriftet 2017/2018. Brannvesenet har varslet mulig stengning av byggene som følge av manglende oppfyllelse av brannforskriftene og skisserte fremdriftsplan er en forutsetning for å sikre videre drift av mottaket. Formannskap 28.09.2016 Side 6 av 6