Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: U01 2014/6906-63 30.03.2017 Jens-Petter Berget Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur 05.04.2017 Utsendte vedlegg 1 Oppdatert eiermelding pr mars 2017 Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Oppfølging av eiermelding for Halden kommune Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Kommunestyret vedtok «Eiermelding for Halden 2015» i PS 2015/65 i juni 2015. Avdeling for samfunnsutvikling ble operative fra januar 2016, og oppfølging av eiermeldingen har så vidt lagt bak seg et oppstartsår. Mye arbeid er gjort med systematisering og oppfølging av de 23 foretakene som er omfattet av eiermeldingen, og ny informasjon blir fortløpende lagt inn på kommunens hjemmesider. Dette er den første reelle gjennomgangen av oppfølging av eiermeldingen Arbeidsmengden med å følge opp eiermeldingen har vært svært krevende. Rådmann vil, når det ha gått noe mer tid og etter mer erfaring, ha behov for å gjøre en kost/nytte vurdering i forbindelse med arbeidet som legges ned. Det bør avklares hvordan valg av styremedlemmer organiseres og videreføres. Rådmannens innstilling: 1. Eiermeldingens Kap 3.13 Valg av styre første avsnitt endres til: «Kommunestyret foreslår selv forslag til styremedlemmer i selskap der kommunen er eier/deleier for generalforsamlingen.» 2. Eiermeldingens kapittel 3.15 Kommunestyrets oppgaver årlige oppgaver endres til: Årlig:
Behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene etter behov Saksutredning: Bakgrunn Kommunestyret vedtok «Eiermelding for Halden 2015» i PS 2015/65 i juni 2015. Mindre endringer oppdateres kontinuerlig og legges ut på kommunens hjemmesider. Det er lagt opp til èn årlig gjennomgang i kommunestyret. Pr mars 2017 omfatter eiermeldingen 23 foretak hvor Halden kommune er heleier, deleier eller gir et tilskudd på over kr. 150.000,- i året. Den første halvdelen av eiermeldingen tar for seg bakgrunn og formål med kommunalt eierskap og overordnede prinsipper. Den siste halvdelen av eiermeldingen beskriver de foretakene som er omfattet av eiermeldingen mht selskapets formål, vedtekter/selskapsavtale, kommunens eierstrategi og forventninger til selskapet, eierorgan/styremedlemmer og rapportering. Kapittel 3.13 3.16 omhandler valg av styre, oppfølging av kommunalt eide og deleide foretak, kommunestyrets oppgaver og administrasjonens oppgaver. Årets gjennomgang av eiermeldingen tar for seg disse kapitlene. Oppfølging av eiermeldingen kapittel 3.13 3.16 Oppfølgingen av eiermeldingen har vært krevende. Det har ikke vært ressurser til å følge den opp som planlagt. Halden kommune har stort fokus på næringsutvikling og en ekstraordinær næringsinnsats. Halden har behov for 1500 nye arbeidsplasser innen 2023. Det har derfor vært ekstra viktig for Avdeling for samfunnsutvikling å lage næringsutvikling og nyskapingsplanen som er vedtatt i kommunestyret 22. juni 2016, og det vil være svært viktig å følge opp planen for å skape nye arbeidsplasser i Halden. Kapittel 3.13 Valg av styre I eiermeldingens kapittel 3.13 heter det om valg av styre: Arbeidet med å rekruttere styremedlemmer til selskaper der kommunen er eier, skal skje gjennom en nedsatt arbeidsgruppe på 5 personer: tre personer valgt av kommunestyret og to administrative representanter (rådmannens eierskapsteam). Arbeidsgruppen gir forslag på representanter til generalforsamlingen. Arbeidsgruppen ble nedsatt i januar 2016 og består av Fredrik Holm (H), Bjørg Lund (H), Arve Sigmundstad (Ap). Fra administrasjonen deltar Jens-Petter Berget og Anne-Beate Olaussen. Gina Finsrud er sekretær. Arbeidsgruppen har jobbet med å fremskaffe styremedlemmer som skal representere Halden kommune som eier, og har i hht eiermeldingen forsøkt å ta hensyn til kompetanse, kunnskap, mangfold, habilitet og kontinuitet ved forslag til nye medlemmer. Rådmannens erfaringer i utvalget: Rådmannen foreslo i sitt forslag til eiermelding følgende: «Arbeidet med å rekruttere styremedlemmer til selskaper der kommunen er eier, skal skje gjennom en nedsatt arbeidsgruppe på 5 personer: en fra posisjon, en fra opposisjon og tre
administrative representanter (Rådmannens eierskapsteam). Arbeidsgruppen gir forslag på representanter til generalforsamlingen.» Kommunestyret endret dette i sin behandling, slik at det ble flertall av politiske representanter i utvalget. Bakgrunnen for rådmannens forslag var, etter KS sine anbefalinger å få avstand fra styrene og kommunestyret. Dagens løsning er hverken eller og gir etter rådmannens vurderinger ikke en tilfredsstillende organisering. Rådmannen vil anbefale at ordningen avvikles og at Kommunestyret går tilbake til modellen der Kommunestyret selv foreslår styremedlemmer i selskap der kommunen er eier/deleier for generalforsamlingen. Rådmannen tenker at dette også er hensiktsmessig ift. kapasitetshensyn. Kapittel 3.14 Oppfølging av kommunalt eide og deleide foretak I eiermeldingens kapittel 3.14 heter det om oppfølging av kommunalt eide og deleide foretak: Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsmøtedokumenter. Som eier skal kommunen utarbeide en analyse av selskapets situasjon ut i fra sine forventninger. Rådmannen har i 2016 innhentet vedtekter, årsberetning og årsregnskap for samtlige foretak som er omfattet av eiermeldingen. Kapittel 3.15 Kommunestyrets oppgaver I eiermeldingens kapittel 3.15 heter det om kommunestyrets oppgaver: Kommunestyret i Halden har følgende målsetting: Hvert 4. år: I konstituerende møte etter valg, å oppnevne styremedlemmer til kommunale foretak og medlemmer til generalforsamlinger/representantskap hvor Halden kommune har eierinteresser. Oppnevne kontrollutvalg Avholde eierseminar hvor kommunens eierskap er tema. Formannskapet bestemmer tidspunkt og program Årlig: I første kvartal hvert år: Behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene I første kvartal hvert år: Behandle kommunale foretak. Formannskapet bestemmer hvordan sakene skal presenteres Årlig gjennomgang av eiermeldingen Etter behov: Treffe vedtak om opprettelse av kommunale foretak Fastsette vedtekter for kommunale foretak Behandle lovpålagte oppgaver som ikke kan delegeres Justere eiermeldingen Oppfølging av kommunestyrets oppgaver Kommunestyret og den oppnevnte arbeidsgruppen har kontinuerlig oppnevnt styremedlemmer der det er aktuelt, og kommunestyret har oppnevnt kontrollutvalg. Det er foreløpig ikke avholdt eierseminar eller fastlagt tidspunkt og program for seminaret. Rådmannen kontakter KS og avklarer om de kan holde et eierseminar for kommunestyret hvor kommunens eierskap er tema. I eiermeldingen står det at kommunestyret hvert første kvartal skal behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/ representantskapene. Dette har ikke blitt gjort.
Det vanlige er at generalforsamling/representantskap sender ut sakspapirer to uker i forveien, og at møtene holdes gjennom hele våren. Gjennom siste driftsår erfarer Rådmannen at det ikke vil være forsvarlig, ressursmessig sett og innkalle Kommunestyret med slik hyppighet. Det er ikke praktisk mulig å gå gjennom enkeltselskap på denne måten. I saken om vedtektsendring i Østfold Energi ble fullmakt/vedtektsendring behandlet politisk på høsten utenom ordinær generalforsamling. Det foreslås derfor at ordlyden i eiermeldingen endres til: Årlig: Behandle saker til generalforsamling/representantskap og gi fullmakt til representantene i generalforsamlingene/representantskapene etter behov Halden kommune har pr dd ingen kommunale foretak. Eiermeldingen blir nå forelagt politisk behandling. Kapittel 3.15 Administrasjonens oppgaver I eiermeldingens kapittel 3.15 heter det om administrasjonens oppgaver: Rådmann vil ha fokus på eierskapspolitikk og vil hvert år legge fram en Eiermelding for kommunestyret i første halvår. Her vil endringer i kommunens eierskap i selskaper og foretak bli belyst, samt en vurdering av hvorvidt kommunen skal tre ut av selskaper eller opprette/bli medeier i selskaper. Videre vil aktuelle temaer tilknyttet kommunalt eierskap bli behandlet i meldingen. Protokollene fra samtlige generalforsamlinger legges fram for kommunestyret i september. Da vil Rådmann både gi kommentarer til enkeltselskap og til utviklingen av selskapene samlet sett. Målsetningen er at eiermeldingen skal oppdateres jevnlig, og Rådmann er ansvarlig for at oppdatert versjon av eiermeldingen er tilgjengelig på kommunens hjemmesider og i service senteret. Rådmann vil oppfordre styrene til å gjennomføre egen opplæring. I tillegg vil Rådmann invitere til et felles seminar for styremedlemmer fra alle selskaper med kommunal eierandel. Her vil hovedtemaet være å informere om kommunens eierskapspolitikk og viktige retningslinjer fra kommunestyret, faglige seminarer, samt opplæring av nye styremedlemmer. Endringer i kommunens eierskap og tilskudd Rådmann har i 2016 innhentet vedtekter, årsberetning og årsregnskap for samtlige foretak som er omfattet av eiermeldingen. Informasjon om hvordan styremedlemmer skal velges, valgperiode, opplysninger om styrehonorar og nye styremedlemmer er lagt inn i eiermeldingen. Kommunens forventninger til hvert selskap er beskrevet i eiermeldingen. Oppdatert eiermelding legges ved denne saken. Rådmann er representert i samtlige interkommunale selskap, samt Brannsentral Øst AS. I selskap som mottar støtte ut over kr. 150.000 i året er Rådmann representert i styret som styremedlem eller observatør i NCE, Regionalpark Haldenkanalen, Halden Turist, Opera Østfold og Frivilligsentralen. Videre er Rådmann representert i Halden Utvikling, Storgata 7 Halden, Drivhuset Østfold, Smart Innovation Norway. Halden kommune har ingen styrerepresentasjon i Inspiria Eiendom AS hvor kommunen eier 0.64%. Forøvrig er Halden kommune representert ved enten administrasjon eller politisk valgte representanter. Rådmann har hatt eiermøter med Halden Arbeid og Vekst, Halden Byutvikling, Østfold Energi. Ut fra kjennskap til selskapene som beskrevet over, ser ikke Rådmann at det er grunnlag for å selge seg ut av noen av foretakene på nåværende tidspunkt. Det vil på et senere tidspunkt bli en egen sak om eierposisjon i Østfold Energi.
Norwegian Centres of Expertise, NCE Pr mars 2017 er det aktuelt å vurdere videre tilskudd til NCE. Halden kommune har gitt støtte siden oppstart i 2007, og NCE sitt 10-årige program utløper i 2017. De siste årene har Halden kommunes tilskudd vært kr. 1 million i året. I Strategisk Næringsplan for 2015 2020 har kommunestyret gitt sin tilslutning til Halden kommunes mål for perioden. Samarbeidet med NCE er ett av kommunens fire delmål: Videreføre støtte til NCE og være en spennende og krevende bidragsyter. Halden kommune viderefører støtten slik at NCE kan fortsette å omsette teknologi innen energi og IT til nye kunnskapsbaserte arbeidsplasser. Kommunen forutsetter at NCE lager møteplasser for næringsklyngen og kommunen, hvor ideer fra forskning og utvikling kan kommersialiseres, at NCE aktivt bidrar til markedsføring av byen, og at NCE bidrar til å øke utdanningsnivået i byen med bl.a. samarbeid om kompetanseutvikling med HIØ, kommunen og Halden vgs om nye IT studier. Halden kommune har to pågående samarbeidsprosjekter med NCE klyngen; Virtuell korttidsavdeling og Smart City. Det bør vurderes om målsettingen: «Videreføre støtte til NCE og være en spennende og krevende bidragsyter.».. bør gå over fra å være en generell støtte på 1 million kroner i året til at kommunen heller kjøper tjenester og prosjekter som f. eks Smart City, Virtuell korttidsavdeling, Responssenter osv. Protokoll fra generalforsamlinger Ordinær generalforsamling avholdes normalt på våren når årsregnskapet er revidert. Rådmann vil søke å innhente protokoll fra generalforsamlinger inkl årsregnskap og årsberetning før sommerferien og legge dette ut på kommunens hjemmesider til gjennomsyn før kommunestyret i september. I kommunestyret i september vil Rådmann søke å gi kommentarer til enkeltselskap og til utviklingen av selskapene samlet sett. Opplæring av styremedlemmer Rådmann oppfordrer alle styrene til å gjennomføre egen opplæring av styremedlemmer. Halden kommune har inngått medlemskap i Styreutvikling Østfold som senere har skiftet navn til Styreakademiet i Østfold. Medlemskapet gir alle styremedlemmer som representerer Halden kommune tilgang til faglige møter og seminarer i regi av akademiet. Pga endring i organisasjonsform og skifte av daglig leder, var det få møter i 2016. Det er nå ansatt ny daglig leder, og programmet for 2017 vil foreligge om kort tid. I hht eiermeldingen skal det holdes et introduksjonsprogram for nye styremedlemmer med opplæring i ansvar og rolle som kommunalt oppnevnt styremedlem, bekjentgjøring av innholdet i eiermeldingen og prinsippene for kommunalt eierskap, samt å formidle forventningene kommunen har, også i forhold til resultatkrav. I tillegg vil Rådmann invitere til et felles seminar for styremedlemmer fra alle selskaper med kommunal eierandel. Her vil hovedtemaet være å informere om kommunens eierskapspolitikk og viktige retningslinjer fra kommunestyret. Rådmannens eierskapsteam har per dd dessverre ikke hatt kapasitet til å gjennomføre introduksjonsprogrammet og felles styreseminar.
Konklusjon Oppfølging av eiermeldingen er gjennom sitt første virkeår, og i denne årlige gjennomgangen er kapittel 3.13 3.16 belyst. Rådmann mener at Kommunestyret foreslår og oppnevner styremedlemmer som skal representere Halden kommunes eierinteresser. Rådmannen følger opp eierseminar for kommunestyret. Det er foreslått at kommunestyret kun gir instrukser til generalforsamling etter behov. Rådmann har ikke foreslått å selge seg ut av noen foretak på nåværende tidspunkt. Det blir en egen sak om eierposisjon i Østfold Energi på et senere tidspunkt. Det bør vurderes hvilken form samarbeidet med NCE-klyngen skal ha fremover. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja>