Steinkjer kommune ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger Miljørettet helsevern Anbud 16/08 Miljørettet helsevern Steinkjer den 04.04.08
1. Generelt Steinkjer kommune skal inngå avtale om kjøp av tjenester innenfor miljørettet helsevern Frist for innlevering av tilbud: 25. april 2008, kl. 1200. Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til : Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Serviceboks 2530 7729 Steinkjer Tilbudet merkes: Tilbud 16/08: Miljørettet helsevern I tillegg skal tilbudet leveres pr. e-post like etter anbudsfristen til: birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. Avtaleperiode : 01.06.2008 01.06.2010 med opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter del II i Forskrift om offentlige anskaffelser. 2. Rammebetingelser 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være utarbeidet på norsk. 2.2. Priser Prisene skal oppgis i norske kroner eks. mva. Det ønskes spesifikk timepris, pris på prøver: Reisekostnader skal inngå i timeprisen. Omfanget av prøvene skal skje i henhold til gjeldende lover, forskrifter og andre statlige pålegg. 2.3 Omfanget av forespørselen Det skal gis tilbud på gjennomføring av tjenesten knyttet til bestemmelsene i: - Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager mv av 1. januar 1996 - Forskrift om miljørettet helsevern av 25. april 2003 - Forskrift for badeanlegg, bassengbad og badstu av 13.06 juni 2003 - Strålevernforskriften av 21. nov. 1996 - Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet mv av 06.05.1998 - Tilsynene skal skje ved: Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 2
- skoler - barnehager - solarier - basseng - campingplasser - badeplasser Tilsynene omfatter både offentlige og private institusjoner/tiltak. Omfanget av prøvetakingene og analysene må være i tråd med gjeldende regelverk. Omfanget av antall prøver og prøvesteder kan variere fra år til år. Tilbyder bes om å redegjøre for innholdet og hyppighet av de ulike type tilsynene. 2.4 Krav til tilsynet Alle tilsynene, analysene og rapportering skal følge gjeldende sentrale og lokale bestemmelser. Det skal utarbeides: - Forhåndsmelding til besøksstedene - Evalueringsrapport - Årsrapport 2.5 Formidling av resultatene Resultatet av tilsynene analysene skal foreligge snarest mulig etter tilsyn. Rapporten sendes eieren av besøksstedet med gjenpart til Steinkjer kommune v/kommunelege 1. Etter at analysene er gjennomført, skal prøvene oppbevares i tråd med gjeldende lovbestemmelser. 2.6 Service Tilbyder må spesifisere servicetilbudet som bør omfatte mellom annet: Veiledning, opplæring, presentasjonsmåter, etc. 2.7 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 mnd fra anbudsfristens utløp. 2.8 Omkostninger Omkostninger som anbyder har ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.9 Antagelse av tilbud Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk 2.10 Gjennomføring av konkurransen Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert etterkriteriene i Kap 3 Kvalifikasjonskrav, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i kap 2.11. Det Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 3
understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Forhandlingene vil omfatte: Pris, service, felles forståelse av omfanget av tilsynene og andre tjenester knyttet til tilsynene samt framleggelse av dokumentasjon. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - servicetilbud - pris Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 25.04.08 Forhandlingsrunde: uke 18 Avgjørelse/Vedtak: uke 19 2.11 Valg av leverandør Ved valg av leverandør vil kommunen velge det mest økonomisk fordelaktige tilbud. En vil i utvelgelsen legge til grunn følgende tildelingskriterier: Kriterier Vurdering 70 % Pris Pris totalt etter omfang/innhold samt pris pr enkeltparameter 30 % Service Omfanget og innholdet av tjenesten, Veiledning, opplæring, utrykningstid, fleksibilitet, presentasjonsmåter 3.0 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 4
Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering og utførelse av slik virksomhet gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser HMS-erklæring (se vedlegg 3 ) Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 4.0 Kontaktpersoner Spørsmål vedr. tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Innkjøpsleder Birger Asphaug Tlf: 74169005/95073353 Birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Steinkjer den 04.04.08 Birger Asphaug Innkjøpsleder Vedlegg: 1. Anbudserklæring. 2. HMS erklæring 3. Prisskjema 4. Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 5
Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Siste Årsrapport m/årsregnskap ---------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 6
Vedlegg 2: HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 7
Vedlegg 3: Prisskjema Tilbyder: Skole Barnehage Solarier Basseng Campingplasser Badeplasser Andre tjenester: Spesifiser: Pris pr type tilsyn: inkl evt. prøvetaking, reiseutgifter Merknader: Anbud 16/08 - Miljørettet helsevern 8