Møteinnkalling Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: På søreide Dato: 07.09.2017 Tid: Kl. 09:00 Den som har lovleg forfall eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er til tlf. 57 88 38 00 eller til servicetorget@gloppen.kommune.no slik at varamedlem kan bli kalla inn. Varamedlem møter etter nærare innkalling. Sakliste Sak nr. Sakstittel 011/17 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste 012/17 Referat og orienteringssaker 013/17 Orientering om lokale forhandlingar 2017 014/17 Organisering av lærlingar i Gloppen kommune 015/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon om saksgang m m: referering av administrative vedtak Sandane, 1. september 2017 Bjarte Gangeskar Utvalsleiar Rita Arlen Lilletvedt personalsjef
Arkiv: FE - 033 JournalpostID: 17/9446 Saksbehandlar: Sissel Hauge Søreide Saksnr. Utval Møtedato 011/17 Administrasjonsutvalet 07.09.2017 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste Vedlegg i saka: 15.05.2017 Protokoll - Administrasjonsutvalet - 11.05.2017 Utvalsleiar si tilråding: 1. Administrasjonsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 11. mai 2017 2. Administrasjonsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 7. september 2017. Møteprotokollen frå siste møtet blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiar om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet.
Arkiv: FE - 033 JournalpostID: 17/11188 Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Saksnr. Utval Møtedato 012/17 Administrasjonsutvalet 07.09.2017 Referat og orienteringssaker Orienteringssaker: Folkevaldopplæring: Har administrasjonsutvalet innspel til tema på folkevaldopplæringa no i haust? Ordet fritt...
Arkiv: FE - 515 JournalpostID: 17/11166 Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Saksnr. Utval Møtedato 013/17 Administrasjonsutvalet 07.09.2017 Orientering om lokale forhandlingar 2017 Rådmannen si tilråding Administrasjonsutvalet tar saka til orientering. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Rådmannen viser til orienteringssak 008/17 i administrasjonsutvalet 11. mai 2017 der det vart orientert om resultatet frå det sentrale tariffoppgjeret 2017. Under sentrale forhandlingar vart det sett av ein pott på 0,9% til lokale forhandlingar for tilsette i kapittel 4 (tilsette med lønnsstige/garantilønn). I tillegg skal det førast lokale forhandlingar for tilsette i kapittel 3 og 5 (leiarar og direkteplasserte) som i si heilheit får fastsett lønna lokalt. Status og vidare prosess: Det vart halde felles innleiiande drøftingsmøte med organisasjonane 24. august 2017, der økonomiske rammer, prioriteringar og praktisk gjennomføring av forhandlingane vart gjennomgått og drøfta. Oppsummering av dei viktigaste punkta frå drøftingsmøtet: Tidsplan: 15. september Frist for lønnskrav 29. september Frist for første tilbod frå arbeidsgjevar 4.- 6. oktober Lokale forhandlingar Kompetansetillegg skal ikkje takast av lokal pott, jfr tilbakemelding frå KS og praksis i andre kommunar i Sogn og Fjordane. Vil bli vurdert/behandla utanom dei lokale forhandlingane. For kapittel 3 og 5 legg ein opp til ramme i tråd med sentrale forhandlingar, dvs årslønnsvekst på 2,4%. Virkningstidspunkt 1. juli tilsvarande som sentrale tillegg. Arbeidsgjevar og organisasjonane kom med sine førebelse signal om prioriteringar. Lønspolitisk plan Lønspolitisk plan var til liten nytte under lokale forhandlingar i 2016, og ein såg difor behov for revidering av planen på vesentlege punkt, og då spesielt sjå nærare på kva kommunen må gjere med leiarlønene for å tilpasse seg nivået i samanliknbare kommunar. Arbeidet med revidering av lønnspolitisk plan tatt inn i arbeidet med ein overordna
arbeidsgjevarstrategi for kommunen. Delen som omfattar lønnspolitikken er påbegynt, men er ikkje tilstrekkeleg klar til at den kan gi retning for årets lokale forhandlingar. Rådmannen har drøfta med ordføraren om formannskapet skal involverast i vurderingar knytt til leiarlønene i kommunen. Vi er samde om å ikkje gjere det i denne omgang. Formannskapet vil bli involvert når saka med arbeidsgjevarstrategien kjem til behandling.
Arkiv: FE - 417 JournalpostID: 17/5984 Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Saksnr. Utval Møtedato 014/17 Administrasjonsutvalet 07.09.2017 Organisering av lærlingar i Gloppen kommune Vedlegg i saka: 03.08.2017 Tilbod Nordfjord opplæringskontor 03.08.2017 Vedtekter Nordfjord Opplæringskontor Rådmannen si tilråding Administrasjonsutvalet vedtek at Gloppen kommune sluttar seg til Nordfjord opplæringskontor i løpet av hausten 2017, og seier samtidig opp medlemsskapet i Opplæringskontoret for offentleg sektor (OKOS). Saksutgreiing Bakgrunn for saka Nordfjord opplæringskontor har vore på besøk og presentert seg for kommunen, med tilbod til om å teikne medlemsskap. Fakta i saka Kommunane treng fagarbeiderkompetanse for å sikre god kvalitet på tenestene no og i framtida. Prognosar frå SSB viser at Noreg i 2035 kan mangle mellom 45.000 57.000 helsefagarbeidarar. Det vert utdanna for få helsefagarbeidarar til å dekkje behovet, sjølv om ein i det siste har sett ein auka søknad til faget. Også på andre fagområde vil kommunane trenge kompetanse i åra framover. Ein ser til dømes auka behov for teknisk kompetanse i helsesektoren i samband med implementering av ny velferdsteknologi heime, i bufellesskap og på institusjon. I Nordfjordkommunane vil over 100 årsverk helsefagarbeidarar gå av med pensjon dei neste 5-7 åra. 21 av desse årsverka er knytt til Gloppen kommune. I tillegg kjem ufaglærte assistar med 6 årsverk. Det er eit felles ansvar for både skulane og dei kommunale tenestene å synleggjere og formidle behovet for fagarbeidarkompetanse framover: Gjere det interessant og attraktivt å velje fagutdanning Tilby lærlingplassar med god oppfølging av den enkelte lærling Tilby heile stillingar for fagutdanna og ei løn å leve av Legge til rette for fleksibilitet i turnusarbeid gjennom årsarbeidsplan Status i Gloppen kommune: Gloppen kommune har pr august 5 ungdomslærlingar, 8 vaksenlærlingar og 1 praksiskandidat. 7 av vaksenlærlingane er framandspråklege. Dei deltar i eit opplæringstilbod for framandspråklege, som
er eit samarbeidsprosjekt mellom kommunen, NAV, Firda vidaregåande skule og Sogn og Fjordane fylkeskommune og som vart starta opp i 2013. Kommunen har innført årsarbeidsplan i 4 einingar og fleire står for tur. Det er ei målsetning at alle einingar med turnusarbeid skal gå over til årsarbeidsplan etter kvart. Innføring av årsarbeidsplan bidreg til større forutsigbarhet, meir fleksibilitet og auka grad av heiltid. Kommunen har også vedteke å tilsette faste vikarar innanfor dei mest utsette faggruppene, for å sikre tilstrekkeleg fagkompetanse, betre kvalitet og kontinuitet i tenestene. Satsing på læringar, innføring av årsarbeidsplan og tilsetting av faste vikarar er viktig for å sikre arbeidskraftbehovet i framtida. Opplæringskontor i Sogn og Fjordane: Opplæringskontora administrerer arbeidet med lærlingar på vegne av sine medlemsbedrifter. I Sogn og Fjordane er det ei rekkje fagspesifikke opplæringskontor og to regionale, tverrfaglege opplæringskontor, samt opplæringskontoret for offentleg sektor. Dei fagspesifikke opplæringskontora organiserer lærlingar innanfor sine definerte lærefag. Opplæringskontoret for offentleg sektor (OKOS) som Gloppen kommune pr no er tilknytta, er eit tverrfagleg opplæringkontor med medlemmar innan offentleg sektor. Dei har omlag 100 lærlingar og 30 medlemsbedrifter. Kontoret har base i Førde. I tillegg til Gloppen er Bremanger, Hornindal og Selje kommunar medlemmar i OKOS. Dei regionale opplæringskontora er Sogn opplæringskontor og Nordfjord opplæringskontor. Nordfjord opplæringskontor er eit tverrfagleg opplæringskontor som vart etablert i 2015 og som rettar seg mot marknaden i Nordfjord. Kontoret har base i Stryn. Dei hadde i starten av 2017 20 lærlingar, med mål om å auke til 40 lærlingar innan utgangen av 2017. Stryn og Eid kommunar er medlemmar i Nordfjord opplæringskontor, og Selje kommune vurderer å slutte seg til. Opplæringskontoret har utvikla eit godt og brukarvenleg elektronisk oppfølgingsverktøyr for lærlingane og opplæringskontaktene i kommunane. Lærlingeløn og lærlingtilskot: Ein lærling som inngår lærekontrakt etter reglane i opplæringslova skal lønast etter reglane i HTA kap. 6. Det finst fleire modellar, men fag som følgjer hovudmodellen (ungdomslærling) har 2 år opplæring i skule og 2 år i bedrift. Læretida i bedrift består av 50% opplæring og 50% verdiskaping. I denne tida lønast lærlingen slik: 1. halvår 30%, 2. halvår 40%, 3. halvår 50% og 4. halvår 80%. Utgangspunktet er fagarbeidarløn med 0 års ansiennitet. Staten via fylkeskommunen yter lærlingtilskot til bedrifter som teiknar lærekontrakt eller opplæringskontrakt etter opplæringslova. OKOS beheld pr i dag 30% av lærlingtilskotet, i tillegg kjem ei årsavgift på kr. 10.000. Nordfjord opplæringskontor beheld pr i dag 60% av lærlingetilskuddet, i tillegg kjem ei årsavgift på kr. 1.000. Når dei har tilstrekkeleg antal lærlingar vil dei redusere andel av læretilskotet til 50%. Økonomiske konsekvensar for kommunen Utfrå dagens aktivitetsnivå vil ei overflytting til Nordfjord opplæringkontor medføre ein årleg kostnadsauke på ca 160.000 ved 60% andel og ca. 110.000 ved 50% andel. OKOS har relativt stram økonomi og vil miste inntekter som følgje av at fleire kommunar i Sogn har sagt opp medlemskapet nyleg for å gå inn i regionalt opplæringskontor i Sogn. Tilbakemelding frå OKOS er at administrasjonen pr i dag ikkje vil ta initiativ til å auke andel av lærlingetilskotet, men at det vil vere opp til styret å vurdere. Dersom Gloppen kommune vel å administrere lærlingane sjølv vil det frigjere ca kr. 190.000 i lærlingtilskot som i dag går til OKOS, men samtidig vil det medføre behov for auka ressursar i form at deltidsstilling, reisekostnader ifm profilering/rekruttering og kostnadar knytt til kurs og samlingar.
Rådmannen si vurdering Med bakgrunn i den demografiske utviklinga vil det framover vere eit aukande behov for fagarbeiderkompetanse på mange fagområder, og då særleg innan helsesektoren. For å sikre arbeidskraftbehovet må arbeidet med rekruttering og oppfølging av lærlingar styrkast og profesjonaliserast ytterlegare. Gloppen kommune har tre alternativ når det gjeld arbeidet med lærlingar framover: Alt 1: Fortsatt medlemsskap i OKOS OKOS har lang erfaring med administrering av arbeidet med lærlingar, men har begrensa kapasitet og har heile fylket som arbeidsområde. Dei formidlar lærlingar, men har i mindre grad kapasitet til å jobbe aktivt med rekruttering til yrkesfaga. Dei har pr i dag ikkje elektronisk verktøy for oppfølging av lærlingane, men tar sikte på snarleg implementering. Alt 2: Melde seg inn i Nordfjord opplæringskontor Nordfjord opplæringskontor har lokalkunnskap om Nordfjordregionen, og jobbar aktivt inn mot både ungdomsskular og aktuelle vidaregåande skular for profilering og rekruttering av lærlingar til yrkesfaga. Dette rekrutteringsarbeidet er særleg viktig med tanke på arbeidskraftbehovet framover. Med Stryn og Eid kommunar som medlemsbedrifter har dei også god kunnskap innanfor våre aktuelle yrkesfag. Vi samarbeider tett med kommunane i Nordfjord på mange områder, det er såleis naturleg å inngå i eit samarbeid også når det gjeldt lærlingar. Nordfjord opplæringskontor nyttar elektronisk verktøy for oppfølging og dokumentasjon av opplæringsløpet. Med så mange lærlingar som kommunen har i dag er det behov for eit elektronisk verktøy for å holde oversikt og sikre god oppfølging av lærlingane. Alt 3: Administrere lærlingane sjølv Dette inneber at kommunen har sjølvstendig ansvar for å legge til rette for lærlingane sine, inkludert lage læreplanar og følgje opp den enkelte lærlingen. Kommunen må sjølv ta ansvar for profilering og rekruttering, og må kjøpe tenester frå dei andre aktørane ift nødvendige kurs og samlingar. Det må også vurderast å gå til innkjøp av elektronisk verktøy for oppfølging av lærlingane. Behov for tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse på mange områder gjer dette til eit sårbart alternativ.
Arkiv: FE - 216, HIST - 14/1481 JournalpostID: 17/11086 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 015/17 Administrasjonsutvalet 07.09.2017 Helse- og omsorgsutvalet Oppvekstutvalet MULTEK-utvalet Formannskapet Oppfølging av forvaltningsrevisjon om saksgang m m: referering av administrative vedtak Rådmannen si tilråding Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Under kommunestyret si behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten om kommunal saksgang og dokumenthandtering den 15. juni i år vart det m.a. gjort slikt vedtak: ( ) 1. Utvala og formannskapet skal ha ein gjennomgang på kva administrartive vedtak ein meiner det er relevant å bli orienterte om. Rådmannen blir beden om å følgje opp konklusjnane i utvala/formannskapet. 2. ( ) Fakta i saka Rutinar for rapportering av administrative vedtak er eitt av punkta som er omtala i revisjonsrapporten: ( ) Kommunen bør vurdere rutinar for korleis informasjon om administrative vedtak skal gjerast tilgjengeleg for politikarane. Nokre kommunar legg desse fram som informasjon i dei respektive utvala, medan andre kommunar er av den meining at det er tilstrekkeleg at desse vedtaka er enkelt tilgjengelege for politikarane. I rådmannen si tilbakemelding står det: ( ) Når det gjeld rutinar for rapportering av administrative vedtak, så har vi ikkje skrivne reglar om dette. Vi har ikkje ikkje fast rutinar på området. Rådmannen er usikker på kor mykje arbeid vi bør legge ned for å bli betre på dette punktet. Saksbehandlingsprogrammet vi brukar legg til rette for ei omfattande rapportering til folkevalde organ viss vi tar i bruk dei funksjonane som styrer dette. Då vi starta med eit elektronisk saksbehandlingssystem (1. februar 2001), melde vi opp administrative vedtak til det utvalet som saka naturleg høyrde til. Særleg vart mange byggesaker melde inn. I praksis førde dette den gong til at mykje av møtetida gjekk med til å diskutere saker som alt var vedtekne. I tillegg kom og kjem at mange såkalla administrative vedtak blir gjorde i form av eit utgåande brev og ikkje på eit saksdokument som systemet har legg til grunn for
oppmeldingsløysinga. Det betyr at berre ein del av dei administrative vedtaka blir melde opp. Dei som er interesserte i korleis ei slik ordning fungerer, kan sjekke møtekalenderen til Vågsøy kommune som brukar rutinen med oppmelding av administrative vedtak (som er skrivne som eit saksdokument). Rådmannen meiner at den innsynsløysinga som vi i dag tilbyr, først og fremst gjennom postlista vår, er ei god nok ordning for å gje innsyn i dei vedtak som blir fatta administrativt. Gjennom postlista har alle innsyn både til sjølve vedtaket uavhengig av om dette er eit på brev eller på eit sakdokument og i tillegg også til dei dokumenta som ligg til grunn for vedtaket. Innsynet er sjølvsagt under føresetnad av at dokumenta er offentlege. Rådmannen gjer her merksam på at det berre er dokument knytt til saksarkivet og eigedomsarkivet som det blir gjeve innsyn i. Alle arkiv med tilhøyrande dokument som er sorterte på namn, t.d. personalarkivet og elevarkivet blir sjølvsagt ikkje publiserte eller gjeve innsyn i. Rådmannen sin konklusjon på dette punktet er at dagens ordning er god nok. Rådmannen vil ikkje tilrå at vi brukar meir ressursar på å melde inn administrative vedtak til dei folkevalde. Spesielt om brukar- og klientsaker Rådmannen legg til grunn at administrative vedtak som gjeld brukarar og klientar o.l. ikkje er tema når utvala no blir inviterte til å følgje opp kommunestyret sitt vedtak. Viss utvala vil gå inn på dette, må eit meir omfattande arbeid settast i gang. Vi har i dag ikkje ein utvalsstruktur som legg til rette for drøfting og behandling av denne type saker. Det følgjer m.a. av barnevernslova at eit eventuelt utval som skal behandle saker etter lova ikkje kan ha meir enn 5 medlemmer. Kva meiner rådmannen? Rådmannen meiner det same i dag som eg meinte då den omtala kommunestyresaka vart skriven. Det utvalet som utan samanlikning har mest administrative vedtak når vi ikkje tar med brukar- og klientsaker er MULTEK-utvalet. Slik rådmannen har oppfatta det, har utvalet meir enn nok saker og lange nok møte frå før. Ei omfattande rapportering av administrative vedtak vil forlenge både saklistene og møta.