Nordås barnehage, utbygging. Søknad om bevilgning og godkjenning av valg av entreprenør.

Dato: 7. juli 2003 Fullmaktsak / 03 Nordås barnehage, utbygging. Søknad om bevilgning og godkjenning av valg av entreprenør. EITO BBE-1632-200114672- 103 Hva saken gjelder: I henhold til vedtatt plan for utbygging av barnehager 2002-2003 og økonomiplan 2002-2005 skal 13 kommunale barnehager utvides med nye avdelinger. Nordås barnehage er en av disse, og det er tidligere vedtatt byggeprogram og gitt bevilgning til forberedende arbeider. Denne saken gjelder bevilgning til utbyggingen og valg av entreprenør. Vedtakskompetanse fullmaktssak: 1) BEVILGNINGSSAK: Styresak 75/01: 3. Styret videredelegerer innenfor investeringsbudsjettet pkt. III-B-1 fullmakt til administrativ leder, å treffe gjennomføringsvedtak, samt slutte nødvendige kontrakter når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Styresak 44/03: Styret tar justerte budsjettfullmakter pkt. III B 1 om gjennomføringsvedtak i forbindelse med investeringsbudsjettet til etterretning og ber administrasjonen som hovedprinsipp fremlegge driftsmessige konsekvenser av investeringer på standardisert skjema i alle bevilgningssaker. Byrådet har i sak 1360/03 spesifikt vedtatt å gjennomføre dette prosjektet. Dette vedtaket oppfattes å eliminere behov for driftskonsekvensskjema, ved at byrådet allerede har tatt ansvar for gjennomføring av prosjektet. Dette er i tråd med tolkning i Byrådsavdeling for miljø, byutvikling og tekniske tjenester, og i Byrådsavdeling for finans av forholdet mellom vedtak vedr. BBE KFs generelle vedtakskompetanse, og spesifikke gjennomføringsvedtak fra Byrådet. 1

2) VELGE LEVERANDØR: Styresak 95/01: Forslag til vedtak: 1 Forutsatt at byrådet fatter vedtak i tråd med innstilling i denne sak, delegerer styret i BBE KF fullmakt til direktør til å slutte kontrakter innenfor bevilgning men uavhengig av prosjektkostnad. Forslag til innstilling til byrådet: 1 Med henvisning til vedtak med vedlegg i byrådssak 434/01, utgår begrensning på 5,0 mill. i prosjektkostnad når det gjelder anledning for styret i BBE KF til å videredelegere fullmakt til direktør til å slutte kontrakter. Byrådssak 1004/02: Byrådet viser til sitt vedtak av 05.09.01 sak 0434/01: budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan - uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens /foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av 05.09.01 sak 0434/01 i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. De nye fullmaktene gjøres gjeldende fra 01.01.2002. Fullmaktsvedtak: Direktøren i BBE KF har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. Til utbygging av Nordås barnehage bevilges kr. 3.510.000, inkl. kr. 200.000 til tomtekjøp, i tillegg til tidligere bevilget kr. 230.000 til forberedende arbeider, og kr. 710.000 til inneklimatiltak, i alt. kr. 4.450.000 inkl. byggelånsrenter. 2. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt.1 framgår av følgende tabell: 2

År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2002 22210(utbygging 13 2002 22210 (tomter private og kommunale Sum Kr. 3.310 mill av 17,5 mill ( Forb.arb. 3,0 mill Ulsmåg 3.845 Sandalsbotn 3.315 Nordås 3.310 I alt kr. 13,470 mill av kr. 17,5 mill) Kr. 0,2 mill av i alt Kr. 10,7 mill Kr. 3.510 mill Lån, fond, driftsfin. og statlig stimuleringstilskudd 3. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 4. Kontrakt for utbyggingen av Nordås barnehage tildeles Backer Entreprenør as. Bergen Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Vedlegg: Bestillingsbrev fra BMBT Kostnadsskjema Tilbudsprotokoll Reviderte tilbudspriser pr. prosjekt 3

Saksutredning: 1.0 Tidligere vedtak: Byrådet gjorde i møte 20.02.02 slikt vedtak: 1 Romprogram for en 4 avdelings barnehage fastsettes til ca 800 m2 brutto slik det går frem av saksutredningen. Dersom barnehagen bygges ut med flere/færre avdelinger økes/reduseres romprogrammet med 107 113 m2 pr. avdeling. 2 Byrådet delegerer til styringsgruppen for barnehageutbyggingen fullmakt til å vedta romprogram for barnehager hva gjelder både nye og utbygging av eksisterende. 3 Styringsgruppen rapporterer til Byrådet hvert halvår om framdrift i prosjektene. Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF behandlet i møte 05.03.02 sak 19/02 Plan for utbygging av barnehagetilbudet 2002-2003. Statusrapport og søknad om bevilgning til forberedende arbeider, og gjorde slikt vedtak: 5. Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF bevilger kr. 7,5 mill. til forberedende arbeider for bygging av 3 nye kommunale barnehager og utbygging av 13 barnehager. 6. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2002 22210 ( 3 nye Kr. 4,5 mill av 12 mill Lån, fond, driftsfin. 2002 22210(utbygging 13 Sum Kr. 3 mill av 17,5 mill Kr. 7,5 mill 7. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. I den samme saken ble det også orientert om planene for gjennomføring av oppgavene og antatt fremdrift. Styret i BBE KF behandlet i møte 28.01.03 sak Utbedring av barnehager etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. og tilrettelegging for småbarnsplasser. Søknad om bevilgning og bevilget bl.a. til Nordås barnehage kr.710.000. Ytrebygda arbeidsmiljøutvalg og Ytrebygda bydelsstyre har i skriv hhv. 20.05.03 og 10.04.03 tatt den planlagte utbyggingen av Nordås barnehage til orientering, men med merknader om kontorarbeidsplasser for spesialpedagoger og inneklimatiltak. 4

Etter manglende investeringsbudsjett for 2003 og forslag fra byrådet om betinget investeringsstopp har den videre fremdrift for utbyggingen vært usikker. Byrådet behandlet saken i møtet 30.06.03 sak 1360-03 og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det igangsettes utbyggings-/ombyggingsarbeider ved Skeie, Garnes, Tertnes, Alvøen, Krokeide, Bjørndalsskogen og Hop skole samt ved Apeltun, Nordås, Sandalsbotn og Ulsmåg barnehage. 2.0 Bakgrunn for saken I henhold til vedtatt plan for utbygging av barnehager 2002-2003 og økonomiplan 2002-2005 skal 13 kommunale barnehager utvides med nye avdelinger. Nordås barnehage er en av disse, den har i dag 3 avdelinger og skal utvides med en ny avdeling med 9 småbarnsplasser. Byggeprogram for barnehagen ble vedtatt av styringsgruppen 26.09.02, og prosjekteringsgruppe engasjert ved fullmaktsvedtak av direktøren for BBE KF 21.10.02 etter gjennomført konkurranse med forhandlinger om prosjekteringsoppdrag for Ulsmåg, Nordås og Sandalsbotn barnehager. I bestillingsbrev dat. 19.11.02 har Byrådsavdelingen for miljø, byutvikling og tekniske tjenester bedt BBE KF gjennomføre byggesaken med forbehold om godkjent investeringsbudsjett for 2003. Dette var før nye budsjettrutiner med skjema for driftskonsekvenser var innført, og dette skjemaet er derfor ikke utarbeidet for dette prosjektet. Planene for utbyggingen ble behandlet i prosjektgruppen 28.01.03 og i prosjektadministrativ gruppe 05.02.03. Etter dette er prosjekteringen ført videre med rammetillatelse gitt av Byggsaksavdelingen i skriv dat. 27.03.02. og med utarbeiding av anbudsmateriale. 3.0 Om prosjektet Planene for utbyggingen følger det vedtatte byggeprogrammet. Det var her også tatt inn diverse ønsker fra barnehagen i tilfelle det var plass innen budsjettrammen, bla. ekstra kontorarbeidsplasser for spesialpedagoger ettersom Nordås fungerer som basebarnehage for dem. I det foreliggende prosjekt er det ikke funnet plass for ekstra kontorplasser pga kostnadene. Utvidelsen består av et tilbygg på brutto 58 m2 i 1. etasje pluss ombygging av ca 75 m2 til ny småbarnsavdeling og div. birom. Over dette kommer ny 2. etasje på 92 m2 til personal-og administrasjonsavdeling. I tillegg til justeringer av eksisterende ventilasjonsanlegg pga ombygging skal det installeres nytt aggregat for å forsyne tilbyggene. Utvendig er det medtatt utvidelse av en utebod og opparbeiding av parkeringsplasser og bilbrygge. Barnehagen har et utvendig lekeareal som også er stort nok til å dekke utvidelsen, men ca 600 m2 til ny bilbrygge og p-plasser må erverves fra tilliggende borettslag. Forslag til reguleringsendring er utarbeidet og borettslaget kontaktet vedr. kjøp av arealet med positiv innstilling,men formell avtale forligger foreløpig ikke. Det er forutsatt at barnehagene skal være i drift i byggetiden, og det er derfor tatt med at entreprenøren holder ekstra brakker til kontor og personalrom når disse blir bygget om. 5

4.0 Konkurranseform De 13 utbyggingssakene for barnehager er av BBE KF gruppert i pakker etter antatt fremdrift, tomteutvidelse, geografisk plassering og rasjonell størrelse for oppdrag både for prosjektering og utførelse. Nordås er her plassert sammen med Ulsmåg og Sandalsbotn barnehager, men alle kostnader og lignende blir relatert til det enkelte prosjekt. Anbudsmaterialet for disse tre barnehagene er utformet som en hovedentreprise der entreprenøren har samordnings- og fremdriftsansvar i byggetiden. Som form ble valgt konkurranse med forhandlinger, som ble kunngjort med frist for forespørsel om deltakelse 04.04.03. Det meldte seg 5 firma som alle ble ansett som kvalifiserte. Tilbudene ble åpnet 12.05.05, se vedlagte protokoll og oversikt pr. prosjekt. 27.05.03 ble det gjennomført forhandlinger med alle tilbyderne, delvis pr. telefon med seinere tilbakemeldinger, men det medførte ikke vesentlige endringer i tilbudssummene eller andre forhold ved tilbudene. BBE KF sendte 11.06.03 ut varselsskriv etter FOA 17-3 om å tildele kontrakten til Backer Entreprenør as, og ved fristens utløp var det ikke kommet inn klager eller spørsmål til dette fra de andre tilbyderne. 5.0 Budsjett-kostnad-bevilgning.1 Kostnader I byggeprogrammet er kostnadene for utbyggingen av Nordås barnehage satt til kr. 2,9 mill, i tillegg kommer egen bevilgning til miljøtiltakene som er samordnet med utbyggingen med kr. 0,710 mill, i alt kr. 3,610. Etter forprosjektet var kostnadene kalkulert til kr. 3,3 mill, og nå etter innhenting av tilbud kr. 4.250.000., se vedlagte kostnadsskjema. Prisstigning og byggelånsrenter er nå medtatt, men dette forklarer bare en liten del av kostnadsøkningen. Det kan synes som om kostnadene ved tekniske installasjoner og opparbeiding av bilbrygge / p-plasser har vært for lavt anslått, men BBE KF kan ikke vise til konkrete forslag til kostnadsreduksjoner som ikke berører byggeprogrammet. Vi vil imidlertid ta en gjennomgang av prosjektene sammen med entreprenør og prosjekteringsgruppen for å finner mulige kostnadsreduksjoner. Kostnadene ved tomteervervet er foreløpig ikke fastlagt, men er anslått til ca kr. 200.000..2 Budsjett I budsjettet er de 13 ombyggingene ført opp som en post uten oppdeling pr. prosjekt. År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2002 22210(utbygging 13 Kr. 3.310 mill av 17,5 mill ( Forb.arb. 3,0 mill Ulsmåg 3.845 Sandalsbotn 3.315 Nordås 3.310 I alt kr. 13,470 mill av kr. 17,5 mill Lån, fond, driftsfin.og statlig stimuleringstilskudd 2002 22210 (tomter private og kommunale Kr. 0,2 mill av i alt Kr. 10,7 mill Sum Kr. 3.510.000 6

Av vedtatt budsjett for 2002 er det tidligere bevilget kr. 3 mill til forberedende arbeider, dvs utbyggingen av både Ulsmåg Nordås og Sandalsbotn barnehager kan dekkes av vedtatt budsjettpost for 2002. Det er også et statlig investeringstilskudd på kr. 40.000 pr. storbarnsplass og kr. 50.000 pr. småbarnsplass som er bevilget for 2003, og som ventelig vil bli ført videre frem til 2005. Budsjettposten for tomtekjøp er hittil belastet med kr. 5.975.036. For de tomter som det arbeides med pr. i dag både til private og kommunale barnehager er kostnadene anslått til i alt ca kr. 12,5 mill., og i forslaget til investeringsbudsjett 2003-2008 var det ført opp i alt kr. 17,5 mill..3 Bevilgning Totale kostnader er nå anslått til kr. 4.250.000, av dette er det tidligere bevilget kr. 230.000 til forberedende arbeider og kr. 710.000 til miljøtiltak, dvs det må nå bevilges kr. 3.310.000 til byggearbeidene. I tillegg kommer bevilgning på kr. 200.000 til tomtekostnadene fra egen budsjettpost. 6.0 Internleie Etter den siste kostnadsoversikten blir internleien som følger basert på et tilbygg på 150 m2: Nåværende internhusleie kr. 285.313 pr. år Øking pga utbygging kr. 358.090 Ny internhusleie kr. 643.403 Eller kr 1.284 pr. m2 pr. år Tallene avviker noe fra det som ble behandlet av Ytrebygda bydelsstyre, da dette var basert på saksfremstilling dat. 07.03.03 fra BBE KF. 6.0 Fremdrift. I siste rapport til byrådet om barnehageutbyggingen var Nordås oppført med ferdigstilling i januar 2004, forutsatt bevilgning og oppstart i juni 2003. Før byggearbeidene kan starte gjenstår søknad om igangsettingstillatelse og kontrakt med entreprenør, dette arbeidet er igangsatt. Byggearbeidene vil ta til i slutten av august og skal etter fremdriftsplanen være ferdig i jan.2004, dvs tilbygget kan tas i bruk i februar 2004. 7