CMS på 10 minutter spørsmål og svar CMS (Chemotherapy Management System) innføres ved Sykehuset Østfold Kalnes 04.05.17. Les om de viktige endringene og hva du må gjøre hvis du trenger hjelp. De viktigste endringene innen kurbestilling: Kurbestilling gjøres nå elektronisk istedenfor på papir. Ved bestilling får du støtte for hvilken kur som skal gis; hvilke dager de ulike stoffene skal gis, hvordan dosen beregnes (basert på høyde/vekt/blodprøver) og eventuelt om det bør foretas dosereduksjon. Det er etablert et felles kurbibliotek som har et forslag for behandling av kvalme for hver kur. En viktig endring er at lege må lage hele kurbestillingen selv. Fordelene med CMS: Det blir enklere å gi pasienten riktig dose av angitt kur, da CMS regner ut riktig dosering og gjør det enkelt å redusere dosen når det er nødvendig. Ett felles kurbibliotek for hele helseregionen sikrer lik måte å gi behandling på. Pasienthistorikken er samlet i CMS, og gir dermed oversikt over tidligere behandlinger og eventuelle doseendringer og kansellering av kurer. Dette vil gi økt pasientsikkerhet og tryggere behandling. Et elektronisk system vil gi deg som lege støtte for valg og dosering av kur. Automatisk informasjonsoverføring til apotek og sykepleier vil også kunne gi deg større trygghet for gjennomføringen av behandlingen du rekvirerer. Det mest uvante for deg som lege er antakelig det som gjelder timebestilling og oppfølging av kurer som er bestilt. Her er noen vanlige problemstillinger for leger (og koordinatorer):
Hvordan finner jeg ut om en kur er bestilt? Allerede bestilte kurer ser du på samme måte som du bestiller ny kur. Velg «bestill kur» fra startmenyen og tast inn pasientens fødselsnummer. Hvis kuren allerede er bestilt, kommer du rett inn på den bestilte kuren. Der kan du velge å lese rekvisisjonen, endre den eller avbestille kuren. Du kan også bestille en ny kur fra samme bilde, og begynne bestillingen av neste kur (avventende). Hvordan finner jeg ut om en kur er produsert? Velg «Produksjoner status» fra startmenyen og filtrer eventuelt på avdeling for å se status for produksjoner per legemiddel og pasient. Hvordan endrer jeg dato for en kur som er bestilt? Velg «Timebok» fra startmenyen og skriv pasientens fødselsnummer. Klikk deretter på knappen «Bekreftede» og «Opph. godkj» for å avbestille timen. Sykepleier kan nå endre dato for kuren med inntil 3 dager. Om det skal endres mer må legen bekrefte dette fra kurbestillingsvinduet sitt. Må jeg bestille kvalmestillende for hver kur jeg bestiller i CMS? Ja. For å unngå forvirring er det viktig at du som lege bestiller det samme kvalmeregimet til lik kur til samme pasient. Husker CMS dosereduksjoner fra forrige kur? Nei, dette må angis for hver rekvisisjon. De viktigste endringene innen timebok/administrative oppgaver: En egen timebokfunksjon brukes av rekvirerende lege, koordinator, sykepleier eller sekretær for å angi hvilken dag og hvilket klokkeslett pasienten skal få sin behandling, i henhold til timen pasienten har eller skal ha på poliklinikken. DIPS må fremdeles brukes for å få oversikt over samlet timebok for alle pasientene. Etter behandling vil sykepleier skrive ut administrasjonsrapporten med alle gitte legemidler og væsker samt utførte registreringer under kuren, deretter vil sekretær skanne papirutskriften til DIPS. Utskriftsfunksjonen planlegges overtatt av sekretærtjenesten fram til regional løsning foreligger. Fordelene med CMS: CMS gir støtte for tidfesting av produksjon og behandling, og dermed sikres bedre koordinering av produksjonen på apoteket og behandlingen på sykehuset. Apoteket har bedre tilgang til informasjon om når hvert enkelt stoff som inngår i pasientens kur skal være ferdigprodusert for å kunne gis på sykehuset, og CMS gir dermed større sikkerhet for at produksjonen er klar når pasienten skal ha sin behandling. Timeregistreringen i CMS gir også bedre kontroll ved at kontakten er
riktig registrert i DIPS. Dette bidrar til å sikre at pasienten får riktig beskjed om oppmøtetidspunkt, noe som kan gi mulighet for å korte ned ventetiden for pasienten og for å planlegge mer effektiv drift på apoteket og sykehuset. Det kan også bli enklere for de ulike fagpersonene (leger, farmasøyter, sykepleiere, sekretærer) å få oversikt over kurbestilling og -forløp. Skanning av administrasjonsrapport og hjemmemedikasjonsskjema til DIPS gjør at detaljert informasjon om kurforløpet er tilgjengelig også hvis pasienten overføres til andre avdelinger (intensiv, medisin, kirurgi etc.). Dette gjør at man får en samlet historikk over behandlingen også i DIPS. Du som sykepleier må bruke det elektroniske systemet CMS for å angi tidspunkt for planlagt behandling i stedet for å skrive det på neste papirrekvisisjon. Dette gir sikrere informasjonsoverlevering. I tillegg må du sende «gul lapp» til rett legegruppe i DIPS for at legen skal bestille neste kur i CMS. Sekretær/koordinator får et ansvar for å sikre at kontaktregistreringen i DIPS er i samsvar med planlagt behandling i CMS. All skanning blir ivaretatt av eget skanningskontor på Grålum. Dette fører til noe merarbeid totalt sett, men det kan bidra til bedre informasjon til de som skal behandle pasienten. Se utfyllende beskrivelse av dette i prosedyren for arbeidsflyt. Hvordan ser jeg om legen har godkjent og timeplanlagt kuren? Åpne timebok for pasienten. Fargekoder på kurmatrisen angir om kuren er godkjent (oransje) og om dato er bekreftet (grønn). Se også ofte stilte spørsmål for leger. De viktigste endringene innen produksjon: Den største endringen er at produksjonsprotokollene blir generert automatisk fra legens ordinasjon og fremgangsmåten for produksjon av cytostatika blir standardisert. Legen må ha godkjent og planlagt behandlingen i timebok før apoteket kan starte plukk og produksjon av kuren. Det blir derfor enda viktigere med tett samarbeid mellom sykehus og apotek.
Fordelene med CMS: CMS legger til rette for tryggere arbeidsflyt blant annet ved økt oversikt over hele cytostatikabehandlingen. Doseberegninger gjøres elektronisk, og dokumentasjon av produksjoner vil være elektronisk sporbare. Elektronisk overføring mellom ordinasjon, rekvisisjon og produksjon eliminerer risiko for overføringsfeil. Etiketter med angivelse av holdbarhet genereres automatisk, og legemidler med strekkoder skannes for å unngå plukkfeil. Dette minsker risikoen for feilekspederinger og gir økt pasientsikkerhet. CMS gir også forbedret sporbarhet og funksjonalitet for uttak av statistikk. Du kan se status for alle steg av produksjonen i CMS (rimelighetsvurdering, produksjonsplanlegging, plukk, produksjon og frigiving). Godkjenninger og eventuelle endringer vil bli kommunisert direkte i CMS, og annet fagpersonell kan også se status i CMS. Dette gjør at kommunikasjonen mellom sykehus og apotek blir enklere, og at antall oppklaringstelefoner blir færre. Dokumentering av selve produksjonen skjer elektronisk istedenfor på papir. Dette er en sikrere arbeidsmetode og forenkler frigivningsprosessen. Hvordan finner jeg ut om kuren har blitt bestilt? Velg «Planlegg produksjon» fra startmenyen. Hvis kuren er bestilt vil den planlagte produksjonen (per stoff og pasient) vises i oversikten. Hver produksjon vises på separate rader, og gul bakgrunnsfarge angir om kuren mangler legegodkjenning eller timebekreftelse. De viktigste endringene innen administrasjon av kurer: Cytostatikabehandling vil bli tryggere ved at standardiserte og kvalitetssikrede administrasjonsprotokoller vil være tilgjengelige for hver enkelt kur. Legen må nå bestille kuren i CMS, doser er automatisk utregnet og legen har definerte kvalmeregimer for hver enkelt kur. For deg som sykepleier gir CMS stegvis beskrivelse av det du skal gjøre under administreringen av kuren. Skanning av strekkoder sikrer riktig identifisering av pasienter og infusjoner, og dobbeltsignering ved viktige steg sikrer også riktig behandling til riktig pasient. Registreringer (av blodtrykksfall, redusert infusjonshastighet, komedikasjon ved allergiske reaksjoner etc.) gjøres direkte i CMS for å sikre god dokumentasjon. Dokumentasjonen skannes til DIPS slik at annet helsepersonell har tilgang til den.
Fordelene med CMS: CMS gir deg større sikkerhet for at pasienten får riktig behandling, med riktig dose og riktig kvalmestillende behandling, rekvirert av lege. Du får elektronisk støtte for hvert steg i administreringen, og du kan dokumentere underveis i CMS. Du får også tilgang til tidligere behandlinger, med eventuelle doseendringer, kvalmestillende legemidler som er gitt, utsettelser osv. Dette bidrar til kvalitetssikring ved administrering av kurer. Legen må nå godkjenne kuren i CMS, og en del kurer vil fortsatt kunne forhåndsproduseres på apoteket. Men det vil på ikke-forhåndproduserte kurer fortsatt være sykepleier som gir endelig klarsignal til apotek per telefon om at kuren kan produseres etter at blodprøver og pasientens tilstand er vurdert som tilfredsstillende for behandling. Dokumentasjon på hvem som bekrefter den enkelte kur og når blir skrevet ned og oppbevart på apoteket. CMS gir deg som sykepleier oversikt over dagens kurer og hvor langt apoteket har kommet i produksjonen. Du slipper dermed å ringe apoteket for å høre om kuren er bestilt eller om den ligger klar til og hentes. CMS gir deg stegvis støtte for administreringen og sikrer at du kan behandle pasientene på en trygg måte. Når en kur er produsert ferdig blir det, som i dag, gitt beskjed per telefon til avdelingsassistent om at kuren(e) er klar til og hentes på apotek. Hva gjør jeg hvis pasienten ønsker å utsette kuren til neste dag? Se i brukerveiledningen. Hvem har bestemt f.eks. hva den enkelte kur skal inneholde, administrasjonstid for hvert enkelt stoff, og kan jeg som sluttbruker melde et endringsønske? Innholdet i kurbiblioteket bestemmes i et fagnettverk bestående av leger, sykepleiere og farmasøyter fra hvert helseforetak i Helse Sør-Øst. Dette er videre forankret i eksisterende dokumentasjon ved de ulike foretak, og i regionale faggrupper innen hver diagnose som samarbeider om å kvalitetssikre og godkjenne kurdefinisjoner og administrasjonsprotokoller. Endringsforslag meldes til avdelingens egne superbrukere, som evt. tar kontakt med prosjektet sentralt. Hvor står det hvilket kurnummer i rekken dette er? Dette står ikke i nåværende versjon av CMS, men vil komme i den regionale løsningen. Vi anbefaler foreløpig sykepleier å skrive inn kurnummer på administrasjonsprotokollen for hver enkelt dag, slik at kurnummer og -dag blir dokumentert i DIPS og CMS.
Hva gjør jeg hvis jeg oppdager en funksjonsfeil i CMS? Kontakt din superbruker og informer om hendelsen. Din superbruker vil ta saken videre mot det regionale prosjektet. Hvordan får jeg tilgang til CMS? Ta kontakt med din superbruker for hjelp. De har kontaktinformasjon til aktuelle personer i det regionale MKBprosjektet. Hvor finner jeg CMS? CMS ligger som eget ikon i menylinja for deg som har tilgang. PC-er på trillebord må være tilkoblet strøm første gang programmet åpnes på din bruker. PC-en må også være koblet til strøm hver natt. Blir det endringer i brukernavn og passord? Brukernavn og passord er det samme som du bruker for å logge deg på PC-en (Windows). Passordet i CMS byttes automatisk når du bytter passord på PC-en. Hvor finner jeg brukermanualene? Brukermanualene for lege, sykepleier og sekretær er tilgjengelige på intranett. LINK Brukermanualene for sykehusapotekene er tilgjengelige i Sokrates. Jeg får ikke logget meg på CMS, hva gjør jeg? Ta kontakt med din superbruker. Hvor finner jeg oversikt over superbrukerne? Oversikten finnes på intranett LINK Kan jeg bruke ulike maskiner i løpet av behandlingen? Ja, CMS kan brukes på ulike maskiner i løpet av behandlingen. Administrasjonsprotokollen kan også fylles ut fortløpende av ulike sykepleiere, for eksempel ved vaktskifte. Når du trykker på linjen «Avslutt kurdagen» kan det ikke dokumenteres mer på dette skjemaet i CMS. Eventuelle tilføyelser må dermed gjøres på utskriften før denne skannes til DIPS. Hva skal jeg gjøre dersom PC-en går i dvalemodus? Da logger du deg inn igjen både på PC-en og i CMS. Åpne aktiviteten du jobbet med, aktiver pasienten og fortsett der du slapp. Alt lagres automatisk. Hvordan bruker jeg «Tab» i CMS? Bruk av «Tab» fungerer litt forskjellig i de ulike bildene i CMS. Noen ganger flytter «Tab» til neste felt, andre ganger aktiverer «Tab» et valg, f. eks «aktiver kur». Det kan derfor være lurt å sjekke at «Tab» gjør det du ønsker. LYKKE TIL