KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III Anskaffelse av reklamebyråtjenester til Trondheim Parkering KF Trondheim Parkering KFs ref. nr. i anbudsperioden 15/50345
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 TILBUDSINNBYDELSE... 2 1.1 GENERELT OM OPPDRAGET OG ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 2 1.2 BEHOV OG OMFANG... 2 1.3 KONTRAKTSBESTEMMELSER... 2 1.4 FORESPØRSELENS OPPBYGNING... 3 1.5 DELTILBUD/ ALTERNATIVE TILBUD/ ANTALL TILBUD... 3 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 KUNNGJØRING... 4 2.2 FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 4 2.3 TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 2.4 RETTELSE, SUPPLERING OG ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAG... 4 2.5 OFFENTLIG INNSYN... 5 2.6 OMKOSTNINGER... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 OM KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.2 KRAV TIL LEVERANDØR TABELL KVALIFIKASJONSKRAV... 6 4 KRAV TIL TILBUDET... 7 4.1 TILBUDETS UTFORMING... 7 4.2 INNDELING AV TILBUD OG DOKUMENTASJON... 7 4.3 VEILEDNING TIL UTFYLLING AV PRISSKJEMA OG KRAVTABELLER... 8 4.3.1 Utfylling av prisskjema... 8 4.3.2 Utfylling av kravtabeller.... 8 4.4 INNLEVERING OG MERKING... 8 4.5 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 9 4.6 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 9 4.7 LEVERANDØRENS PLIKT... 9 4.8 FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET... 9 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 5.1 REGISTRERING/ÅPNING AV TILBUD... 9 5.2 AVVISNING... 10 5.3 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 10 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN OG TILDELING AV KONTRAKT... 10 6.1 TILDELINGSKRITERIER... 10 6.2 OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING... 10 Side -1-
1 TILBUDSINNBYDELSE 1.1 Generelt om oppdraget og anskaffelsesprosedyre Oppdragsgiver for denne konkurransen er Trondheim Parkering KF, heretter kalt TP, som er et kommunalt foretak heleid av Trondheim kommune. Vi er pr i dag ca 65 ansatte, har en årlig omsetning på ca 170 mill og forvalter totalt ca 14 000 p-plasser fordelt på gate og p-hus. TP innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale med en leverandør for kjøp av reklamebyråtjenester. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. TP tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. TP tar også forbehold om at de ved særskilte tilfeller kan velge ikke å benytte seg av avtalen. 1.2 Behov og omfang Trondheim parkering KF skal inngå kontrakt om levering av ulike reklametjenester. Listen er ikke uttømmende. Profilhåndbok Annonser både i papirformat og webformat. Grafiske elementer hjemmeside Reklamekampanjer Produktark. Radioreklame. Reklamefilm. Reklameskilt, bannere o.l. Krav til tjenesten er nærmere beskrevet i vedlegg 1 Kravtabell 1 A obligatoriske krav og Kravtabell 1 B Tildelingskriterier. Rammeavtalen skal inngås med en leverandør for 2 år, med opsjon på forlengelse med 1 + 1 år, den totale anslåtte verdien er på 2 000 000-4 000 000 NOK eks mva. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen skjer i henhold til FOA 15-2. 1.3 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av følgende avtaleverk: Kontrakt tjenestekjøp TP versjon Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK tjenester) Side -2
1.4 Forespørselens oppbygning Foruten dette dokumentet består forespørselen og konkurransegrunnlaget av følgende dokumenter: Vedlegg Innhold Nærmere beskrivelse 1. Kravtabell 1 A Obligatoriske krav Kravtabell 1 B Tildelingskriterier Minimums/skal krav Bør krav Vedlegget skal besvares, 1B inngår i evalueringen. Inngår som billag til kontrakt 2. Prisskjema Vedlegget skal besvares og 3. Skjemapakke: Tilbudsskjema Forbehold/avvik Taushetsbelagte opplysninger Egenerklæring minimumskrav HMS egenerklæring Skjema for miljøkrav Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår Egenerklæring underleverandører Forpliktelseserklæring underleverandører inngår i evalueringen Samling av skjema og vedlegg som skal følge tilbudet Vedleggene/skjemaene skal utfylles, signeres og innleveres sammen med tilbudet. Skjema knyttet til underleverandør, benyttes i de tilfeller leverandør benytter seg av underleverandør. 4. Kontrakt Kontrakt tjenestekjøp TP versjon Rammeavtale 5. Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommune Inngår som vedlegg til kontrakt ved kjøp av tjenester 1.5 Deltilbud/ Alternative tilbud/ Antall tilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Den enkelte leverandør gis kun anledning til å gi ett (1) tilbud. Side -3
2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN/ TED. All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen vil foregå via DOFFIN. Unntak fra dette er leverandørers innsendelse av spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 2.2 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Frister/periode Aktivitet Uke 7 Kunngjøring av konkurransen 15.03.2016 kl 1400 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 01.04.2016 kl 1530 Frist for å levere tilbud Uke 14 Tilbudsåpning Uke 17 Tildeling av kontrakt 10 dager Karensperiode Uke 18 Kontraktsignering Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen, tilbudsfrist er absolutt med annet ny frist kommuniseres på Doffin/TED i anskaffelsesprosessen. 2.3 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver: Navn: e-post: Laila Solheim laila-iren.solheim@trondheim.kommune.no Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være mottatt av Oppdragsgivers kontaktperson innen oppsatt frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget i tabell under punkt 2.2 Framdriftsplan for anskaffelsesprosessen. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Spørsmål til anbudskonkurranse på anskaffelse av reklamebyråtjenester, ref nr: 15/50345 og skal sendes til Trondheim Parkerings kontaktperson pr. epost. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en potensiell tilbyder meddeles samtidig til alle leverandører via Database for offentlige anskaffelser www.doffin.no 2.4 Rettelse, supplering og endringer av konkurransegrunnlag Innen tilbudsfristen utløp, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Alle som har meldt interesse vil via oppgitt e-post adresse motta beskjed om eventuelle endringer, tilleggsopplysninger og svar på spørsmål i konkurransen. Side -4
Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal Oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2.5 Offentlig innsyn I henhold til Offentleglova 23 vil anskaffelsesprotokollen og tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Tilbyderen skal i skjemaet Taushetsbelagte opplysninger (fra skjemapakke) tilkjennegi om og hvilke opplysninger tilbyder evt anser som taushetsbelagte og gi en begrunnelse for hvorfor de er taushetsbelagte. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett elektroniske tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon og leveres på en separat minnepinne etc. og merkes sladdet utgave. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud, vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Om kvalifikasjonskrav Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som Oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen, dette skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktforpliktelsene. Det er kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom Leverandør støtter seg underleverandørs ressurser for oppfyllelse av kontrakt, skal følgende skjema benyttes: Egenerklæring underleverandør Forpliktelseserklæring underleverandør Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at leverandøren blir avvist, jf. FOA 20-12. Side -5
3.2 Krav til leverandør tabell kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjonskrav Firmaattest Utenlandske leverandører kan alternativt framlegge dokumentasjon på registrering i foretaksregister/bransjeregister iht lovgivning i det land leverandøren er etablert. Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. (RF-1244) Utenlandske leverandører kan alternativt fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring skal fylles ut (se vedlegg Skjemapakke). Leverandør skal oppfylle forskriftens krav til HMS. Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kapasitet Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandør skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem / kvalitetsstyringssystem. Leverandør skal anvende miljøledelsestiltak ved utførelse av kontrakten. Krav Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørens lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter. Leverandør skal bekrefte at underleverandører oppfyller kvalifikasjonskrav En liste over de viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private oppdragsgiver. Minst tre av ytelsene skal dokumentere ved attester eller bekreftelse fra oppdragsgiver. (I mangel på dette kan en erklæring fra leverandør godtas.) Redegjørelse kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Eller kredittverdig sertifiseringsbevis Foretakets miljøstatus skal bekreftes ved utfylling av vedlagte Skjema for miljøkrav, (se vedlegg Skjemapakke) Eller kredittverdig sertifiseringsbevis Lønns og arbeidsvilkår Dokumentasjonskrav Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår skal fylles ut, (se vedlegg Skjemapakke). Dokumentasjonsplikt i forhold til underleverandører Egenerklæring underleverandører skal fylles ut, (se vedlegg Skjemapakke) Ved bruk av underleverandør utfylling Forpliktelseserklæring underleverandør (se vedlegg Skjemapakke). Side -6
4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet, herunder etterspurt dokumentasjon, skal være skriftlig og leveres på norsk. Unntak: standard produktark og brosjyrer kan leveres på engelsk. Alle vedlegg, tegninger, brosjyrer osv. skal merkes tydelig Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, ett på papir og ett på digitalt medium (minnepenn eller tilsvarende). I elektronisk versjon skal alle vedlegg som er del av evaluering leveres i original format excel/word Ved misforhold mellom papir og e-format, er det papirformatet som gjelder. Evt sladdet versjon skal kun leveres elektronisk. Tekst som sladdes skal da være erstattet med paragraftegn ( ). 4.2 Inndeling av tilbud og dokumentasjon Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Elektroniske tilbud skal inndeles i henhold til skriftlige tilbud. Hvert skilleark skal ha en egen mappe, og mappene skal hete skilleark 1, skilleark 2 osv. Komplett tilbud skal bestå av følgende og manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Skilleark Dokumentnavn Beskrivelse 1 Tilbudsskjema Tilbudsskjema (tilbudsbrev) utfylt, datert og signert av bemyndiget person. (fra Skjemapakke) Forbehold/avvik Leverandøren fyller ut og signerer skjema Taushetsbelagte opplysninger Forbehold/avvik (fra Skjemapakke) Leverandøren fyller ut og signerer skjema (fra Skjemapakke) 2 Egenerklæring minimumskrav Leverandøren fyller ut og signerer skjema (fra Skjemapakke) Kravtabell Leverandør fyller ut kravtabell (vedlegg 1) Vedlegg til kravtabell Etterspurt dokumentasjon i kravtabell. Vedlegg skal være merket. 3 Prisskjema Leverandør fyller ut Prisskjema (vedlegg 2) 4 Kvalifikasjonskriterier med dokumentasjon 5 Annen relevant dokumentasjon Evt annen relevant dokumentasjon Dokumentasjon i samsvar med pkt 3.2 Krav til leverandør tabell kvalifikasjonskrav Side -7
4.3 Veiledning til utfylling av prisskjema og kravtabeller 4.3.1 Utfylling av prisskjema Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i Prisskjema (vedlegg 2) Leverandørene skal kun fylle ut priser og evt rabatter, ingen andre endringer aksepteres i dette skjemaet. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene skal være faste første avtaleår. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. 4.3.2 Utfylling av kravtabeller Krav som skal besvares framkommer av kravtabellene (vedlegg 1). Kravtabell inneholder både skal-krav og bør krav Besvarelsen skal i hovedsak gis direkte i kravtabellen og beskrivelser i kommentarfeltene. I tillegg er det for enkelte krav bedt om ytterligere dokumentasjon som skal følge som vedlegg. Ved behov kan leverandørene benytte seg av vedlegg som dokumentasjon/besvarelse. Når vedlegg benyttes skal disse merkes med navn og nummer, og det skal i kommentarfeltet/bilagene henvises spesifikt til aktuelt vedlegg med side-/punkthenvisning. Oppdragsgiver vil på selvstendig grunnlag vurdere om tilbudt løsning oppfyller det enkelte krav eller ikke, og om foreligger vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen (minimumskrav) og grunnlag for avvisning. Oppdragsgiver vil på selvstendig grunnlag vurdere i hvilken grad tilbudet oppfyller evaluerings krav i sammenligning med øvrige tilbud, og på bakgrunn av dette gi en score innen tildelingskriteriene. 4.4 Innlevering og merking Tilbudet bes innlevert eller sendt pr. post til: Trondheim Parkering KF v/laila Solheim Erling Skakkes gate 40 7012 Trondheim Tilbudet skal merkes: Tilbud Anskaffelse av reklamebyråtjenester, ref nr: 15/50345 - må ikke åpnes før tilbudsåpning Vær oppmerksom på at ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. Side -8
4.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 4.6 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av er i henhold til frist satt i punkt 2.2 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosess. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder etter tilbudsfristen. 4.7 Leverandørens plikt Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side, og Leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning. 4.8 Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Vesentlige forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget aksepteres ikke og vil medføre avvisning. Alle forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget skal framkomme av skjemaet Forbehold/Avvik. Forbehold og avvik skal beskrives på en presis og entydig måte slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Leverandør. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, pris og/eller andre forhold ved tilbudet. Oppdragsgiver vil eventuelt prise forbehold. 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering/åpning av tilbud Tidspunkt for mottakelse av tilbud blir påført etter hvert som de kommer inn. Oppdragsgiver vil etter åpning som ikke er offentlig, skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt. Åpning skal foretas av minst to representanter for Oppdragsgiver. Side -9
5.2 Avvisning Oppdragsgiver har en plikt og rett til å avvise leverandører og tilbud, avvisningsreglene i FOA 20-12, 20-13 og 20-14 kommer til anvendelse. Leverandøren anmodes om å sette seg inn i disse. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn jf. FOA 22-1. 6 Avgjørelsen av konkurransen og tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Oppdragsgiver vil foreta evalueringen etter innkjøpsfaglig skjønn og vil for hvert tildelingskriterium gi en score fra 0-10 som gjenspeiler relevante forskjeller mellom tilbudene. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Følgende tildelingskriterier vil legges til grunn for evaluering av tilbudene: Tildelingskriterium Grunnlag for evaluering/dokumentasjon Vekting Pris Prisskjema 70 % Totalpris på tilbudt løsning Evt Forbehold/avvik Kompetanse og erfaring Kravtabell 1 B m/ eventuelle vedlegg 30 % 6.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgiver meddeler alle berørte leverandører skriftlig og samtidig om hvem Oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakten til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsinngåelsen er planlagt gjennomført. Side -10