MØTEBOK Styret for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Møtested Møtedato Fra kl. Til kl. Bjugn rådhus 01.12.14 19.10 19.30 Møteinnkalling Skriftlig innkalling av 24.11.14 Møteleder: Møtende medlemmer: Møtende varamedl. Forfall Arild Tørum styreleder Arild Tørum styreleder Audny Valleraunet Hans Kristian Norset Harry Lysvand Svanhild Sveaas Skrødal (varslet) Steinar Storhaug (varslet) Andre møtende Arvid Lund, rådgiver styrets sekretær Beh. Saker 04/14 05/14 Underskrift Arild Tørum styreleder Styreleder ønsket velkommen til møtet, det var ingen merknader til møteinnkallingen. Styret ble lovlig satt med tre styremedlemmer. Orienteringer: Ingen Referatsaker: Referat fra møte i styret for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 06.10.2014. Referat fra møte i representantskapet for Fosen Kontrollutvalgssekretariat IKS 14.11.2014 Kopi: Representantskapets leder Varamedlemmer
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 2 Sak 04/14 Budsjett og økonomiplan for 2015 Forslag til vedtak: Styret vedtar alternativ I. Det sikrer et nivå på tjenestene som kommunestyrene og kontrollutvalgene i eierkommunene forventer. Økningen av kostnadene er ikke høye når det tas hensyn til lønns, prisvekst og varslet økning av pensjonskostnader. Behandling i styremøte 06.10.14: Daglig leder gikk gjennom utsendt budsjettforslag. Det forutsettes samme aktivitetsnivå som tidligere år, 50 55 møter og forberedelse av ca 100 saker til utvalgene. Hovedbegrunnelse for økning av kostnad for eierne er lønnskostnader og kjøp av ny PC. For virksomhetsårene 2013 og 2014 har og vil disposisjonsfondet minke, likviditeten til selskapet blir dårligere. Styret ønsker at disposisjonsfondet ikke tappes ytterligere. Vedtak i styret 06.10.14: Driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 vedtas med en totalramme på 993 000, kr. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt 993 000, kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP I TUSEN KR OSEN 10 % 99 ROAN 10 % 99 ÅFJORD 14 % 139 RISSA 18,5 % 184 BJUGN 16,5 % 164 ØRLAND 17 % 169 LEKSVIK 14 % 139 Saken sendes frem til representantskapet med innstilling lik vedtak. Innstilling til representantskapet: Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 med en totalramme på 993 000, kr. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt 993 000, kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP I TUSEN KR OSEN 10 % 99 ROAN 10 % 99 ÅFJORD 14 % 139 RISSA 18,5 % 184 BJUGN 16,5 % 164 ØRLAND 17 % 169 LEKSVIK 14 % 139
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 3 Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2015 Post Tekst Forslag fra styret Budsjett 2014 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger 580 600 20 0400 overtid 0503 Egenandel KLP 2 3 1 0507 Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf 30 33 3 0801 Fast møtegodtgjørelse 8 8 0802 møtegodtgjørelse 15 15 0900 arbeidsgivers andel av pensjonsutg 85 93 8 0901 arbeidsgivers andel forsikring 3 3 0990 arbeidsgiveravgift 75 83 8 1000 Papir og rekvisita 3 2 1 1002 Faglitteratur/tidsskrifter/aviser 6 6 1209 andre tjenester/materiell 10 10 1500 kurs og seminarer 10 10 1600 diettgodtgjørelse med overnatting 2 1 1 1601 diettgodtgjørelse uten overnatting 14 18 4 1602 bilgodtgjørelse 55 48 7 1606 Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser 22 25 3 1705 Reiseutgifter etter regning 5 5 1950 avgifter, gebyrer, lisenser m.v 9 10 1 1959 Kontingenter 10 10 2000 inventar og utstyr 5 15 10 Driftsutgifter 949 993 44 7100 sykelønnsrefusjoner 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene 899 993 94 7700 Refusjoner fra andre 7709 Driftsfond 50 50
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 4 9009 Renteinntekter Driftsinntekter 949 993 44 Netto driftsresultat Bruk av fond 50 50 Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk 50 50 Kommunene Andel andel Osen 10,0 90 99 9 andel Roan 10,0 90 99 9 andel Åfjord 14,0 126 139 13 andel Rissa 18,5 166 184 17 andel Bjugn 16,5 148 164 16 andel Ørland 17,0 153 169 16 andel Leksvik 14,0 126 139 13 Sum 100 899 993 94 Behandling i møte i representantskapet 14.11.14 sak 06/14: Ove Vollan fremmet utsettelsesforslag. Utsettelsesforslaget ble vedtatt enstemmig. Vedtak i representantskapet 14.11.14 sak 06/14: Representantskapet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS sender budsjettet tilbake til styret, da rådmannsgruppens vedtak ikke er etterfulgt. Saken ble lagt fram for styremøte 01.12.14 uten innstilling, sak 04/14 2. gangs behandling. Behandling i styremøte 01.12.14 Det ble foreslått å justere budsjettet på inntektssiden med bruk av fond slik at det blir ingen økning i kommuneandelene fra 2014 til 2015. Det ble lagt frem forslag til økonomiplan for perioden 2015 2018.
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 5 Nye tallgrunnlag ble lagt fram der begge forslagene var innarbeidet, budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018. Tallgrunnlagene vises i vedlegg A. Det ble lagt fram følgende forslag til vedtak: Styret vedtar følgende innstilling til representantskapet; Representantskapet vedtar økonomiplan for 2015 2018 med budsjett for 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Budsjett 2015; Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 med en totalramme på 993 000, kr, hvor 94 000, kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av vedlegg A. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt 899 000, kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP FOR 2015 BELØP FOR 2014 OSEN 10 % 90 000 90 000 ROAN 10 % 90 000 90 000 ÅFJORD 14 % 126 000 126 000 RISSA 18,5 % 166 000 166 000 BJUGN 16,5 % 148 000 148 000 ØRLAND 17 % 153 000 153 000 LEKSVIK 14 % 126 000 126 000 SUM 100 % 899 000 899 000 Økonomiplan i perioden 2015 2018 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS; År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 Driftsutgifter 993 000 993 000 993 000 993 000 Driftsinntekter og bruk av fond Årets mer /mindreforbruk 993 000 993 000 993 000 993 000 0 0 0 0 Beløpene er gitt i 2014 kroner. Prisvekst, lønnsvekst og endringer i pensjonspremien forutsettes tatt inn i forbindelse med årlig budsjettbehandling.
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 6 Enstemmig vedtak i styret 01.12.14: Styret vedtok følgende innstilling til representantskapet; Representantskapet vedtar økonomiplan for 2015 2018 med budsjett for 2015 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS. Budsjett 2015; Representantskapet vedtar driftsbudsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS i 2015 med en totalramme på 993 000, kr, hvor 94 000, kr tas av disposisjonsfondet. Tallgrunnlaget for driftsbudsjett framgår av vedlegg A. Utgiftene for deltakerkommunene i 2015 utgjør totalt 899 000, kr, fordeles mellom kommunene med følgende beløp: KOMMUNE ANDEL I % BELØP FOR 2015 BELØP FOR 2014 OSEN 10 % 90 000 90 000 ROAN 10 % 90 000 90 000 ÅFJORD 14 % 126 000 126 000 RISSA 18,5 % 166 000 166 000 BJUGN 16,5 % 148 000 148 000 ØRLAND 17 % 153 000 153 000 LEKSVIK 14 % 126 000 126 000 SUM 100 % 899 000 899 000 Økonomiplan i perioden 2015 2018 for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS; År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 Driftsutgifter 993 000 993 000 993 000 993 000 Driftsinntekter og bruk av fond Årets mer /mindreforbruk 993 000 993 000 993 000 993 000 0 0 0 0 Beløpene er gitt i 2014 kroner. Prisvekst, lønnsvekst og endringer i pensjonspremien forutsettes tatt inn i forbindelse med årlig budsjettbehandling.
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 7 VELEGG A til sak 04/14 Budsjettet for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS 2015 Post Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 Differanse 0100 lønn faste stillinger 580 600 20 0400 overtid 0503 Egenandel KLP 2 3 1 0507 Trekkpliktig bilgodtgjørelse og tlf 30 33 3 0801 Fast møtegodtgjørelse 8 8 0802 møtegodtgjørelse 15 15 0900 arbeidsgivers andel av pensjonsutg 85 93 8 0901 arbeidsgivers andel forsikring 3 3 0990 arbeidsgiveravgift 75 83 8 1000 Papir og rekvisita 3 2 1 1002 Faglitteratur/tidsskrifter/aviser 6 6 1209 andre tjenester/materiell 10 10 1500 kurs og seminarer 10 10 1600 diettgodtgjørelse med overnatting 2 1 1 1601 diettgodtgjørelse uten overnatting 14 18 4 1602 bilgodtgjørelse 55 48 7 1606 Oppholdsutgifter v/reiser 1609 Andre godtgjørelser 22 25 3 1705 Reiseutgifter etter regning 5 5 1950 avgifter, gebyrer, lisenser m.v 9 10 1 1959 Kontingenter 10 10 2000 inventar og utstyr 5 15 10 Driftsutgifter 949 993 44 sykelønnsrefusjoner
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 8 7100 7101 Fødselspermisjoner 7500 Refusjoner fra kommunene 899 899 7700 Refusjoner fra andre 7709 Driftsfond 50 94 44 9009 Renteinntekter Driftsinntekter 949 993 44 Netto driftsresultat Bruk av fond 50 94 44 Avsetning til fond Årets mer / mindreforbruk 50 94 44 Kommunene Andel andel Osen 10,0 90 90 andel Roan 10,0 90 90 andel Åfjord 14,0 126 126 andel Rissa 18,5 166 166 andel Bjugn 16,5 148 148 andel Ørland 17,0 153 153 andel Leksvik 14,0 126 126 Sum 100 899 899
Møtebok fra styremøte i Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS den 01.12.2014 9 Sak 05/14 Vurdere alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS Vedtak i representantskapet 14.11.14; Representantskapet ber styret vurdere alternative organisasjonsformer for Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS, og presentere disse for representantskapet senest juni 2015. Alternativer som vurderes kan være at selskapet blir en del av et større fagmiljø/sammenslutning i Trøndelag, organiseres etter vertskommunemodell eller annen løsning. Saken ble lagt fram uten forslag til vedtak. Behandling i styremøte 01.12.14: Det ble diskutert litt rundt oppdraget. Det ble foreslått at saken utsettes til neste styremøte. Det ble stemt over utsettelsesforslaget som ble enstemmig vedtatt. Enstemmig vedtak i styremøte 01.12.14; Saken utsettes til neste styremøte.