KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse for anskaffing av Vikartenester helsepersonell i Kvam herad TILBODSFRIST: 28. mai 2015 kl.: 13:00
1 INVITASJONSBREV... 3 1.1 OPPDRAGSGJEVAR... 3 1.2 FØREMÅL MED ANSKAFFINGA... 3 1.3 OMFANG AV ANSKAFFINGA... 3 2 DOKUMENT I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2.1 DELTILBOD... 5 2.2 KUNNGJERING... 5 2.3 VIKTIGE DATOAR... 5 3 REGLAR FOR GJENNOMFØRING OG KRAV TIL TILBOD... 6 3.1 ANSKAFFINGSPROSEDYRE... 6 3.2 FORMKRAV... 6 3.3 SKRIFTLEG LEVERING... 6 3.4 TEIINGSPLIKT... 7 3.5 OFFENTLEGHEIT... 7 3.6 ATTERHALD OG AVVIK... 7 3.7 VEDSTÅINGSFRIST... 7 3.8 OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 3.9 TILLEGGSOPPLYSNINGAR... 7 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 OBLIGATORISKE KRAV... 8 4.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 4.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 8 4.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONAR... 9 4.5 BRUK AV UNDERLEVERANDØRAR... 9 5 TILDELINGSKRITERIA OG PROSEDYRE FOR VAL AV LEVERANDØR... 9 5.1 TILDELINGSKRITERIA... 9 5.2 EVALUERING... 10 5.3 TILDELING AV OPPDRAG... 10 6 AVSLUTTING AV KONKURRANSEN... 10 6.1 AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTING... 10 6.2 RETTING, SUPPLERING OG/ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 10 6.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 10 6.4 DELTAKINGSKOSTNADER FOR TILBYDAREN... 10 2
1 Invitasjonsbrev 1.1 Oppdragsgjevar Kvam herad inviterer med dette leverandørar til open anbodskonkurranse på vikartenester helsearbeidarar til våre institusjonar. Oppdragsgjevar sin kontaktperson er: Namn: Øyvind Kjørlaug Telefon: 917 43 219 E-post: oyvind@odinprosjekt.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikkje vera kontakt eller kommunikasjon med andre personar hos oppdragsgjevar kva gjelder anbodskonkurransen enn nemnde kontaktperson. 1.2 Føremål med anskaffinga Føremålet for anskaffinga er å letta arbeidspresset grunna underdekning ved ferieavvikling. I periodar frå mai til september er det ei utfordring å skaffa kvalifisert personell internt. Dette søker vi å dekke inn med vikarar. Sjukdom i kort og lang tid er også problematisk å dekka inn. Ved bruk av vikarbyrå ønskjer ein å leiga inn vikarar som kan jobba fleksibelt både i sjukeheim og heimebasert omsorg i 100 % stilling. Arbeid blir utført i turnusar på dag, kveld, natt og helg. Timetalet per veke er lovbestemt etter heimel i Hovedtariffavtalen og AML. Timetalet per veke er 35,5 timar i turnus. Det kan gjerast avtale om gjennomsnittsberekning der arbeidsgjevar og arbeidstakar kan inngå avtale om at arbeidstida kan vera inntil 48 timar i løpet av sju dagar. Arbeidstida skal gå fram av arbeidsplanen. Det siste året har det vore stort behov for sjukepleiarar, men ein ser eit aukande behov for helsefagarbeidarar og vernepleiarar. 1.3 Omfang av anskaffinga Vi ønskjer avtale på vikartenester i 2 år med opsjonsforlenging på +1 år +1 år. Kontraktsoppstart vert 01.09.2015. Det vert lagt opp til ein parallell rammeavtale med 3 leverandørar. Innkjøpet av vikartenester har dei siste åra hatt eit omfang på 2 3 mill årleg. Det historiske forbruket kan berre nyttast som omtrentleg forbruk i komande periode. Dette avheng mykje av faktorar utanfor heradet 3
sin kontroll. Heradet forpliktar seg ikkje til å kjøpe tenester for ein fast sum, men kjøpe tenester etter behov. Vikartenestene gjeld hovudsakleg sjukepleiarar, spesialsjukepleiarar og helsefagarbeidarar/vernepleiarar, men det kan også vera aktuelt med andre typer vikarar for helsepersonell. Kvam herad har 3 sjukeheimar og ei godt utbygd heimeteneste. Pleie og omsorg er delt i 4 soner, Ålvik, Øystese, Norheimsund og Strandebarm. Ålvik har omsorgsbustader og heimeteneste. Dei andre sonene har i tillegg til dette kvar sin sjukeheim. På sjukeheimen i Norheimsund er det i tillegg til demensavdelingar, ei korttidsavdeling med rehabilitering og behandling og ein dialysesatelitt. 2 Dokument i konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er delt i to delar. Del I inneheld dokument knytt til gjennomføring av konkurransen. Del II inneheld kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Del II: BILAG BILAG 1 BILAG 3 BILAG 4 BILAG 4a BILAG 5 BILAG 6 BILAG 9 BILAG 10 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Tilbodsbrev Eigenerklæring teieplikt offentleglova Tilbydar sine atterhald og avvik Forpliktingserklæring Eigenerklæring HMS Referanseskjema med kontaktadresser INNHOLD Rammeavtale Kravspesifikasjon Administrative føresegn Pris- og betalingsvilkår Prisskjema Endringar i den generelle kontraktsteksten Endringar etter kontraktsinngåinga Skjema for bestilling på avtale Tilbodsskjema frå leverandør på avtale 4
2.1 Deltilbod Det er ikkje tillate å gje tilbod på deler av oppdraget. 2.2 Kunngjering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) og Kvam herad sine heimesider. 2.3 Viktige datoar Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN 29.04.2015 Siste frist for spørsmål 20.05.2015 Frist for å levere tilbod 28.05.2015 kl.: 13:00 Evaluering Veke 22 og 23 Tildeling 08.06.2015 Karensperiode slutt 18.06.2015 Kontraktsinngåing 19.06.2015 Oppstart kontrakt 01.09.2015 Frist for å vedstå tilbodet 28.08.2015 kl.: 23:59 Tidspunkta etter tilbodsopning av tilboda er rettleiande med unntak av veståingsfrist. 5
3 Reglar for gjennomføring og krav til tilbod 3.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga vert gjennomført i samsvar til lov om offentlege anskaffingar av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlege anskaffingar (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del II. Kontrakt vil bli tildelt etter prosedyren open anbodskonkurranse, jf. FOA 5-1. Berre dei tilbydarane som oppfyller kvalifikasjonskrava vil få sine tilbod evaluert. I denne konkurransen er det ikkje anledning til å forhandla. Det er ikkje anledning til å endre tilbodet etter tilbodsfristens utløp. Vidare vert ein gjort merksam på tilbod som inneheld avvik, atterhald, feil, uklarheiter, ufullstendigheiter mv. som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal vurderas samanlikna mot dei andre tilboda, skal avvisas etter FOA 11-11(1). Leverandøren vert oppfordra å følgja dei føringar som vert gjeve i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stilla spørsmål ved uklarheiter per e-post til kontaktperson, sjå punkt 1.1. 3.2 Formkrav Anbod som ikkje oppfyller formkrava vert forkasta. Det vert ikkje anledning for tilbydarane å delta på opninga av tilboda. 3.3 Skriftleg levering Tilbodet skal i forsegla konvolutt med tydeleg merking «SAK: 14/1346 TILBOD VIKAR HELSETENESTE» leverast eller sendast til: Kvam herad Grovagjelet 16 5600 Norheimsund 6
3.4 Teiingsplikt Oppdragsgjevar og den tilsette pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold, som kan vera til skade for konkurransen og oppdragsgjevar, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.5 Offentlegheit Ålmenta har rett til innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er gjort, sjå lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlege anskaffingar (FOA) 3-5. Oppdragsgjevar er pålagd å fylgje prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. I tilbodet må det klart gå fram kva opplysningar som leverandøren meiner er underlagt teieplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunnar skal vere unnateke innsyn. Oppdragsgjevar gjer merksam på at informasjon frå leverandør berre er rettleiande, då oppdragsgjevar er forplikta til å gjere ei sjølvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. 3.6 Atterhald og avvik Dersom leverandøren tar atterhald mot deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen, kontrakt eller andre konkurransedokument, skal dette klart gå fram av tilbodet. Atterhald skal spesifiserast med kva konsekvensar dette har for yting, pris eller andre forhold. Det same gjelder for avvik. Atterhald og avvik skal vera presise og eintydige og tas inn i tilbodsbrevet slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Vesentlige atterhald eller avvik som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal vurderast i forhold til dei andre tilboda vil føre til at tilbodet vert avvist, jf. FOA 11-11(1). 3.7 Vedståingsfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbod til det tidspunkt som er gjeve i pkt. 2.3 ovanfor. 3.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidla til alle leverandørane som har registrert si interesse for anskaffinga på Doffin.no. 3.9 Tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjer tilstrekkelig rettleiing, kan han skriftlig be om tilleggsopplysningar hos oppdragsgjevar ved oppdragsgjevars kontaktperson. Dersom det blir oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, ber ein om at dette vert formidla skriftleg til oppdragsgjevars kontaktperson, sjå punkt 1.1. 7
4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordna forhold ift. betaling av skatte- og meirverdiavgift. Leverandøren skal ha eit fungerande HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatte- og meirverdiavgiftsattest Skjema kan hentast ned elektronisk på altinn.no. Skjema skal ikkje vera eldre enn 6 månader. Utanlandske leverandører skal framlegga attester frå tilsvarande myndigheiter som dei norske. HMS-eigenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksemplar Leverandøren skal ha eit lovlig etablert selskap. Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utanlandsk selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som beskrive i lovgjevinga i det land der leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksemplar Leverandøren skal ha tilstrekkeleg økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Tilbydaren kan godtgjere sin økonomiske og finansielle stiling med til dømes kredittrating frå anerkjent kredittratingselskap, årsrekneskap eller garantiar. Dersom tilbydaren ikkje legg ved dokumentasjon, eller vedlagt dokumentasjon ikkje er tilstrekkeleg, vil oppdragsgjevar vederlagsfritt foreta ei vurdering av Tilbydaren si økonomiske og finansielle stilling ved å henta inn kredittrating. 8
4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar Krav Leverandøren skal ha erfaring frå minimum 3 tilsvarande oppdrag i løpet av de 3 siste åra. Leverandøren må ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskriving av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene inklusive verdi på leveransen, tidspunkt, oppdragsgjevar og oppdragsgjevars kontaktperson. Mal for referanseskjema ligg som vedlegg 6. Oversikt over personell leverandøren vil rå over ved kontraktstart. Herunder ei oversikt på tilgang på sjukepleiarar, vernepleiarar, spesialsjukepleiarar og helsefagarbeidarar 4.5 Bruk av underleverandørar Dersom tilbydaren planlegg å nytte underleverandørar i samband med gjennomføring av kontrakten skal desse identifiserast i tilbodet med omtale av kva tenester eller på kva fagområder dei skal bidra. For underleverandører skal følgjande dokumentasjon leverast: TYPE DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØR Forpliktingserklæring / samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfylling av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle KOMMENTAR Nytt Vedlegg 4. Sjå også informasjon under. Gjelder berre kvalifikasjonskrav som tilbyder støttar seg på underleverandør for å oppfylle relatert til økonomisk og finansiell stilling eller teknisk og faglig kvalifikasjonar Dersom tilbydaren ynskjer å støtte seg på underleverandører for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 4.3, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjonar, jf. pkt. 4.4, skal tilbodet inneheld naudsynt dokumentasjon knytt til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfelle skal tilbodet også innehalde en signert forpliktingserklæring, samarbeidsavtale eller liknande som stadfester at tilbydaren vil ha rådighet over de nødvendige ressursane. 5 Tildelingskriteria og prosedyre for val av leverandør 5.1 Tildelingskriteria Kontrakten blir tildelt tilbydaren som har lågaste pris Nr. Kriteria Vekt 1 Pris 100% 9
5.2 Evaluering Prispåslaget i bilag 4a Prisskjema vil bli grunnlaget for å samanlikna pris mellom leverandørar. 5.3 Tildeling av oppdrag Sjå punkt 2.5.1 i del 2 bilag 1 Planlagde oppdrag. 6 Avslutting av konkurransen 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar tek atterhald om å kunne avlyse heile eller deler av konkurransen eller forkaste alle eller deler av tilboda, dersom det ligg føre sakleg grunn, jf. FOA 13. Ein sakleg grunn kan vera pris utover budsjett. 6.2 Retting, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innan tilbodsfristen går ut har oppdragsgjevar rett til å foreta rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. 6.3 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbydaren måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen som er satt i pkt. 1.1. 6.4 Deltakingskostnader for tilbydaren Kostnader som tilbydaren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbod, vert ikkje refundert. Deltaking vil ikkje på noko måte forplikte oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med tilbydaren eller påføre oppdragsgjevaren økonomiske plikter. Rådhuset Kvam herad, 23. april 2015 Med venleg helsing Kvam herad v/åslaug B. Botnen 10