KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR met.no 2012-2017 Å lage en kommunikasjonsstrategi er en prosess. Selve veien mens det hele blir til, er en bevisstgjøring av alle involverte. Derfor har vi valgt å involvere ansatte fra flest mulig avdelinger slik at strategien er forankret på tvers i met.no. Målet med dette dokumentet er å gi ansatte og ledelse en felles og en bedre forståelse av de kommunikasjonsutfordringer met.no står overfor, samt å få et bevisst forhold til hvordan disse bør møtes. Dokumentet inneholder også en prioritering av kommunikasjonstiltak for 2012-2013.
3. Sånn er vi og sånn vil vi bli Før vi kan sette i gang med en strategi må vi vite hvor vi er i dag. Hva er vår forståelse av dagens kommunikasjonssituasjon på met.no? Når vi har beskrevet vår nå-situasjon, vet vi hvor vi er. Så må vi beskrive hvor vi skal. Hvis vi ikke vet det, er det heller ikke så nøye hvor vi går. Vi tar utgangspunkt i de fem strategiske målene. Mål 1: Forsterke met.no s posisjon som ledende i formidling av værvarsling met.no har i flere år vært på omdømmetoppen i Synovate s omdømmeundersøkelse, og har som statlig etat en sterk posisjon hos allmennheten. Viktige kanaler er NRK, yr.no, samt pressemeldinger til media via met.no. Med et redesignet yr.no, og tilliggende tjenester, framstår vi med en digital tjeneste i formidlingsfronten. Vi besvarer mange henvendelser fra brukere (allmennheten) gjennom e- post, telefon og facebook-gruppen til yr.no. I forhold til offentlige aktører har vi i 2011 først og fremst faste leveranser av værvarsler gjennom Kilden, og samarbeidsprosjekt hvor ulike faggrupper bidrar med kompetanse og utvikler nye tjenester. Arbeidet med Halo er i gang, som har brukerne og brukerbehov som førende for utviklingen av en ny tjeneste som skal erstatte Kilden. Aktivitet mot kommersiell virksomhet er lite synlig utenom i prosjektene og for de involverte med tilhørende fagmiljø. I 2017 er formidlingsarbeidet på met.no betydelig styrket ved at ansatte blir oppfordret av sine ledere til å delta på kurs for å øke kommunikasjonskompetansen. I 2017 har met.no kompetanse på formidling av sannsynlighetsvarsling til allmennheten, og nyttiggjør seg den i relevante kanaler. I 2017 er met.no fortsatt på omdømmetoppen, vet mer om hvilke faktorer som bringer oss dit og utnytter denne kunnskapen aktivt. Det jobbes bevisst med instituttets tilhørighet til merkevaren yr.no, halo.met.no og instituttets datapolitikk. I 2017 har met.no en visuell identitet som er godt innarbeidet, slik at met.no utad framstår med en tydelig og gjenkjennelig profil.
Mål 2: Satse på nordområdene I 2011 har met.no sett nødvendigheten av å ta posisjon i nordområdene, ut fra politiske føringer med stor vektlegging på nordområdene, konkurranse på værvarsling fra andre institutter og ut fra interesse om å ha en posisjon for klimaforskningen vår. met.no har hatt flere aktiviteter over lang tid som kan defineres som aktiviteter i nordområdene, men har ikke tidligere definert dette eksplisitt. I 2011 har met.no begynt å sette merkelappen «nordområdene» på noen av kommunikasjonsaktivitetene. Alle instituttets aktiviteter som har med nordområdene å gjøre, profileres aktivt i utvalgte fora. Mål 3: Styrke og posisjonere met.no som formidler av klimatjenester og kunnskap om klimaendringer I 2011 er pressemeldingene i stor grad nyheter med utgangspunkt i vår klimastatistikk. Våre fagfolk brukes også en god del i media, med dette som utgangspunkt. Klimainformasjon er gjort tilgjengelig gjennom flere kanaler til allmennheten; yr.no og met.no, samt eklima.no til mer avanserte brukergrupper. Brukerhenvendelser er først og fremst på e-post og telefon. I fagmiljøet har klimaforskningen til met.no en posisjon gjennom artikler og deltakelse i prosjekter, men flere grupper forbinder ikke klimaforskning med oppdraget til Meteorologisk institutt. Vi har forskere som deltar aktivt i klimadebatten og som holder foredrag, men det er et klart ønske internt om at vi må ta et bedre grep på klimakommunikasjonen. Et klimaservicesenter er til utredning. Dette punktet er til diskusjon se https://metno.wiki.met.no/doku.php?id=klimakommunikasjon Mål 4: Gjøre met.no s hav- og kystvarsler forståelige og lett tilgjengelige for maritime brukere. met.no jobber i dag med å forbedre og legge til nye hav- og kystvarsler på yr.no. Dette er et arbeid som har vært påtenkt lenge, men etter en fase 1 har det skjedd lite. Den maritime varslingen ellers er mye knyttet opp til kommersielle kunder i offshore, samt Kystverket. Trenger mer kompetanse på salg og markedsføring.
Alle instituttets aktiviteter som har med maritime varsling å gjøre, profileres aktivt i utvalgte fora. De ansatte innenfor maritim varsling har økt sin kompetanse på formidling og salg. Mål 5: Fremme samhandling som sikrer at vi jobber godt sammen I 2010 ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant medarbeidere på Blindern, som peker på noen problemområder i intern kommunikasjonen på met.no: I den interne vertikale kommunikasjonen føler ikke medarbeidere seg sett i tilstrekkelig grad Mangel på tilbakemelding i form av ris/ ros På enkelte områder er det også et gap mellom ledelsens og de ansattes inntrykk av Meteorologisk institutt. I 2011 lider instituttet under et gammelt intranett, som ikke svarer på flere kommunikasjonsbehov medarbeidere har. Intranettet er dermed ikke en naturlig informasjonskilde for mange medarbeidere. Det er mye bruk av wiki er på met.no, også utover ren prosjektdokumentasjon. Dette viser at det er ønske om å dele informasjon, men wiki ene blir fort interne for det prosjektet eller den seksjonen som har opprettet den, både pga av innhold og hvordan man finner fram til den. De siste årene har det blitt arrangert Knutepunkt, som er et fysisk møte for alle ansatte. Dette tiltaket har blitt evaluert av deltakerne som bra eller svært bra og da er det spesielt det å treffe kollegaer som nevnes som viktig. I 2017 har ansatte i met.no tilgjengelig et verktøy for samhandling- og informasjonsdeling som oppleves som relevant og nyttig, og som setter en standard for slike verktøy hos tilsvarende organisasjoner. Man har bygget videre på en god delekultur, men styrket denne slik at deling også skjer utenfor divisjoner, regioner og prosjekter. I 2017 brukes video/ streaming eller tilsvarende verktøy internt for å dele informasjon og kunnskap, på tvers av regioner og prosjekter. met.no har dermed også denne kompetansen i huset når dette er riktig kanal å bruke eksternt.
4. Strategiske prioriteringer mot 2014 Strategi dreier seg om å gjøre valg når ressurser er en begrensende faktor. Vi kan ikke gjøre alt vi ønsker. Vi må derfor evne å fokusere på noe framfor noe annet. Noen ganger innebærer det knallhard prioritering og å si nei til muligheter. Å velge er derfor også å velge bort det man ikke skal gjøre. Strategiske satsningsområder i 2012 2013 Flere av kommunikasjonsaktivitetene som vil finne sted vil ikke være definert under her, men det er allikevel oppgaver som må løses. Det er de prioriterte oppgavene som vil få mest oppmerksomhet og kommunikasjonsressurser i denne perioden. Styrke kommunikasjonskompetansen Styrke internkommunikasjon Styrke met.no s digitale strategi Styrke den visuelle identiteten og andre visuelle uttrykk Styrke kommunikasjonsarbeidet i forbindelse med ekstremværvarsling Bygge kompetanse for hvordan formidle usikkerhet, verifikasjon og sannsynlighet ovenfor ulike målgrupper Utmeisle og iverksette en strategi for klimakommunikasjon
5. Målgrupper (interne og eksterne) For ulike prosjekter og aktiviteter må man definere hvem som er målgruppen, for å nå fram med budskapet. Her beskriver vi ulike målgrupper som er viktige for met.no, og hva vi vil oppnå i møtet med dem: Ansatte: Ha motiverte og informerte ansatte, som har kompetansen de trenger for å utføre en god jobb og for at instituttet skal oppnå sine mål Fremtidige ansatte: Kandidater som er aktuelle for å jobbe på Meteorologisk institutt skal oppfatte oss som en attraktiv arbeidsplass som har en interessant og viktig samfunnsoppgave. Styret og KD: Ha en øverste ledelse som har tillit til organisasjonen Media: opptre profesjonelt og pålitelig i møte med journalister, sørge for å ha et godt samarbeidsklima slik at vi har tilgang til media når det virkelig gjelder for oss. Vårt omdømme bygges først og fremst i media. Samarbeidspartnere: Ha samarbeidspartnere som foretrekker oss fordi vi har en kompetanse som er viktig for dem, og at vi oppfattes som profesjonelle og dyktige på formidling av vårt fagfelt Myndigheter: Ha myndigheter som forstår betydningen av instituttets (statlige) kompetanse Kunder: Ha kunder som er godt fornøyde: både med samarbeidet forut for de produktene de mottar og den relasjonen våre medarbeidere er i stand til å skape Allmennheten: Operere i en allmennhet som oppfatter at Meteorologisk institutt forvalter skattepengene deres på en god måte.