Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: 23.05.2017 Tidspunkt: 09:00 11:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Stein Arild Aarskog Medlem AP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Frode Løvlie Atle Tornes Trond Salmo Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor Deloitte i heile møtet Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet Rådmann i PS 22/17 Økonomisjef i PS 22/17 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 19/17 PS 20/17 PS 21/17 PS 22/17 PS 23/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune Årsrekneskap 2016 for Fitjar kommune - uttale frå kontrollutvalet Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av IKT-tenester i Fitjar kommune til godkjenning 2016/99 2016/63 2017/42 PS 24/17 Møteplan for kontrollutvalet for hausten 2017 2016/56 PS 25/17 Referatsaker RS 12/17 Informasjon til kontrollutvalet vedr. Viltnemnda 2015/204 RS 13/17 Melding om vedtak i kommunestyret vedr. årsmelding frå kontrollutvalet for 2016 2016/62 RS 14/17 Melding om vedtak i kommunestyret om val av revisor 2014/34 RS 15/17 Informasjon frå Forum for Kontroll og Tilsyn 2017/40 RS 16/17 Barnevern 2014/364 PS 26/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 27/17 Eventuelt 2
PS 19/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 20/17 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet 28.03.17. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 28.03.17 vart samrøystes godkjent. PS 21/17 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. Partner Else Holst-Larsen frå Deloitte presenterte uavhengighetserklæring. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurdering frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. PS 22/17 Årsrekneskap 2016 for Fitjar kommune - uttale frå kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2016. Rådmann Atle Tornes kommenterte årsrekneskapen og årsmeldinga og sa litt om årsakene til resultatet som nå ligg føre. Han trekte fram kva som er utfordringar vidare framover når det gjeld driftskostnader innan enkelte av sektorane. Økonomisjef Trond Salmo presenterte hovudtal for den avlagte rekneskapen. Partner / rekneskapsrevisor Else Holst-Larsen presenterte revisjonsmelding og rekneskapsrapport. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar, som det vart svara på. Forslag til uttale til rekneskap for 2016 frå kontrollutvalet vart drøfta, men det kom ikkje forslag til endringar av denne. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2016. 3
PS 23/17 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av IKT-tenester i Fitjar kommune til godkjenning 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av «IKT-tenester i Fitjar kommune» frå Deloitte, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, og evt. innspel under drøfting i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen. Prosjektet skal gjennomførast med / utan spørjeundersøking. 3. Det vert og akseptert opsjon på evt. presentasjon av rapporten i Fitjar kommunestyre, fakturert etter timeforbruk inntil 6 timar. 4. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert sendt på høyring til rådmann, ber om at han også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 5. Prosjektet må gjennomførast med ein del av arbeidet i 2017, og resten i 2018. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av februar 2018. Rapporten skal då vvera ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd i rapporten. Forvaltningsrevisor Frode Løvlie presenterte prosjektplanen og gjennomgjekk kva føremål og problemstillingar det er sett fokus på i prosjektet. Kontrollutvalet drøfta dette, og også om det skal nyttast spørjeundersøking eller ikkje i arbeidet. Det vart konkludert med at prosjektet skal gjennomførast med spørjeundersøking. Kontrollutvalet vil og at når revisjonsrapporten vert sendt til rådmann på høyring, så vert han beden om å uttala seg til korleis forslag til tiltak som vil ligga i rapporten bør prioriterast. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av mars 2018. Vedtak som vart fatta var samrøystes. 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av «IKT-tenester i Fitjar kommune» frå Deloitte, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen. Prosjektet skal gjennomførast med spørjeundersøking. 3. Det vert og akseptert opsjon på evt. presentasjon av rapporten i Fitjar kommunestyre, fakturert etter timeforbruk inntil 6 timar. 4. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert sendt på høyring til rådmann, ber om at han også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 5. Prosjektet må gjennomførast med ein del av arbeidet i 2017, og resten i 2018. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av mars 2018. Rapporten skal då vera ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og / eller innarbeidd i rapporten. PS 24/17 Møteplan for kontrollutvalet for hausten 2017 Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten hausten 2017: 21.09.17 21.11.17 Møtedato 21.09.17 passa ikkje for alle, og den vert såleis endra til 19.09.17 i staden. Kontrollutvalet vil at tidspunkt for møtestart til vanleg skal vera kl. 09.00. Samrøystes vedtak. 4
Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten hausten 2017: 19.09.17 21.11.17 PS 25/17 Referatsaker Desse referatsakene vart drøfta: Informasjon til kontrollutvalet vedr. Viltnemnda. Melding om vedtak i kommunestyret vedr. årsmelding for 2016 for kontrollutvalet. Melding om vedtak i kommunestyret om val av revisor Informasjon frå Forum for Kontroll og Tilsyn Informasjon frå FKT om barnevern Kontrollutvalet tok referatsakene samrøystes til orientering. Kontrollutvalet tek referatsakene til orientering. PS 26/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Viltnemnda sine møteprotokollar vart gjennomgått under referatsaker og kontrollutvalet uttalte at det er ønskje om at desse vert lagt ut på heimesida til kommunen. Møteprotokollane frå kommunale nemnder sine møter skal i utgangspunktet vera offentlege og er av allmenn interesse. Kontrollutvalet ber om at sekretariatet sender oppmoding til kommunen om at møteprotokollar vert lagt ut på heimesida. Det vart teke opp at det i media i det siste har kome fram spørsmålstillingar til korleis kommunen utøver ansvar for å følgja regelverket i byggesaker, likebehandling og ansvar for forvaltning av naturen i Fitjarøyane. Det er og stilt spørsmål med om kapasiteten til kommunen til handsaminga av slike saker. Kontrollutvalet konkuderte med at dei vil be om ei orienteringssak om dette i første møte til hausten. Utkast til spørsmålstillingar som bør reisast i orienteringssaka skal sendast til medlemmane i kontrollutvalet til uttale, før førespurnad om orienteringssak vert oversendt rådmann. Andre aktuelle protokollar vart gjennomgått og kommentert, men det var ingen fleire saker utvalet ville sjå på no. Vedtak som vart fatta var samrøystes. 1. Sekretariatet sender oppmoding til kommunen om å legga møteprotokollar for Viltnemnda ut på heimesida. 2. Det vert førebudd ei orienteringssak til første møte til hausten. Det skal reisast spørsmålstillingar om kommunen si handsaming av byggesaker og meldingar om ulovlege bygg, samt om kapasiteten i kommunen for slik sakshandsaming. Kontrollutvalet tek møteprotokollane ellers til orientering. 5
PS 27/17 Eventuelt Ingen saker vart teke opp under dette punktet. Det vart ikkje fatta vedtak under eventuelt. 6