Statens vegvesen v/vegdirektoratet KONKURRANSE- GRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for kjøp av KONSULENTTJENESTER TIL STRATEGI FOR NASJONAL REISEPLANLEGGER Saksnummer: 2012139701 24.3.2014
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN... 4 1.1 INNLEDNING... 4 1.2 OPPDRAGSGIVER... 4 1.3 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 1.4 NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN... 4 1.4.1 BAKGRUNN... 4 1.4.2 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET... 5 1.5 TENTATIV FREMDRIFTPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 6 2 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN... 6 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 6 2.2 KONTRAKT... 6 2.2.1 KONTRAKTSBESTEMMELSER... 6 2.2.2 SÆRSKILTE KONTRAKTSVILKÅR... 6 2.2.3 KONTRAKTSPERIODE... 6 2.3 KUNNGJØRING... 6 2.4 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 6 2.5 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 2.6 TILBUDSBEFARING/TILBUDSKONFERANSE... 7 2.7 OPPLYSNINGSPLIKT... 7 2.8 TAUSHETSPLIKT... 7 2.9 OFFENTLIGHET... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAVENE... 7 3.2 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.2.1 KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV... 7 3.2.2 EVENTUELL TILLEGGSFRIST FOR ETTERSENDELSE AV DOKUMENTER... 8 4 KRAV TIL TILBUDET... 8 4.1 TILBUDSFRIST... 8 4.2 INNLEVERING AV TILBUD... 8 4.3 KRAV TIL TILBUDET... 8 4.4 HVORDAN TILBUDET SKAL PRESENTERES... 9 4.5 VEDSTÅELSESFRIST... 9 4.6 DELTILBUD... 9 4.7 ALTERNATIVE TILBUD... 9 4.8 FORBEHOLD... 9 4.9 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.9.1 REGISTRERING AV INNKOMNE TILBUD... 9 4.9.2 TILBUDSÅPNING... 10 5 TILDELINGSKRITERIER... 10 Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 2 av 11
5.1 TILDELINGSKRITERIER... 10 5.2 NÆRMERE BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE... 10 5.2.1 NÆRMERE OM PRIS... 10 5.2.2 NÆRMERE OM OPPDRAGSFORSTÅELSE... 10 5.2.3 NÆRMERE OM KOMPETANSE... 10 5.3 EVALUERING... 11 6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 11 Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 3 av 11
1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN 1.1 Innledning Statens vegvesen v/vegdirektoratet, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av konsulenttjenester til strategi for en nasjonal reiseplanlegger. 1.2 Oppdragsgiver Statens vegvesen har ansvaret for planlegging, bygging, drift og vedlikehold av riks- og fylkesvegnettet og tilsyn med kjøretøy og trafikanter. Etaten utarbeider også bestemmelser og retningslinjer for vegutforming, vegtrafikk, trafikkopplæring og kjøretøy. Etaten har ansvaret for riksvegferjetilbudet. Statens vegvesen v/vegdirektoratet har også ansvar for å koordinere nasjonale prosjekter for elektronisk billettering og reiseplanlegging. Statens vegvesens visjon er å være på veg for et bedre samfunn. Vi utvikler og tar vare på et sikkert, miljøriktig og effektivt transportsystem. Dette skjer på godt faglig grunnlag og i samspill med politikere, brukere og andre interessenter. I tråd med vår visjon, ønsker vi å knytte til oss leverandører med et forpliktende engasjement for menneskerettigheter og beskyttelse av miljøet. Vegdirektoratet er et frittstående direktorat under Samferdselsdepartementet, og er hovedkontor for Statens vegvesen. Under Vegdirektoratet er organisasjonen inndelt i fem regioner bestående av tre til fem fylker, og med et regionvegkontor i hver region. Regionene er igjen inndelt i distrikter totalt 30. I hvert distrikt er det et distriktskontor. Informasjon om Statens vegvesen finnes på www.vegvesen.no. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn : Vera Hovelsen E-postadresse : vh@torkildsenco.no Eventuelle spørsmål til konkurransen skal rettes på e-post til kontaktpersonen. Det skal underveis i konkurransen ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Nærmere om anskaffelsen 1.4.1 Bakgrunn Samferdselsdepartementet har gitt Statens vegvesen i oppdrag å forestå arbeidet med å etablere organisering av landsdekkende datafangst. Hensikten er å etablere en database med oppdaterte rutedata for all kollektivtrafikk med åpen tilgang for tjenestetilbydere. Dette er viktig for å sikre trafikantene landsdekkende, konkurransenøytral informasjon, slik at den som planlegger å reise kollektivt enkelt kan skaffe seg over sikt over tilgjengelige transportalternativer. Et viktig element for å oppnå dette er en reiseplanlegger som viser reisemuligheter for hele landet. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 4 av 11
Oppdragsgiver skal derfor, i samarbeid med andre offentlige aktører innen kollektivtrafikk, etablere en nøytral, nasjonal reiseplanlegger for kollektivtrafikken. Følgende figur gir en skjematisk oversikt over forholdet mellom rutedata og tjenester. En nasjonal reiseplanlegger vil befinne seg på høyre side i figuren. Reiseplanleggeren vil være en rute- og trafikktjeneste som inneholder ruteinformasjon for buss, T-bane, trikk, tog, de fleste rutebåter og alle bilferger. Målet for reiseplanleggeren er å bli den mest komplette landsdekkende tjenesten i Norge. Parallelt med dette vil oppdragsgiver videreutvikle sine tjenester for publisering av relevant informasjon gjennom www.vegvesen.no. Integrering av disse tjenestene er en målsetting. Det er en målsetting at reiseplanleggeren kobles mot elektronisk billettering slik at kunden skal gis mulighet til å planlegge, kjøpe og betale reisen i samme grensesnitt. 1.4.2 Beskrivelse av oppdraget Prosjektet som denne anskaffelsen gjelder skal utarbeide strategi for det videre arbeidet, som skal avklare både ambisjon og ønsket posisjon, forhold til konkurrenter, samt styringsmessige og organisatoriske forhold: Ambisjon og posisjon: Prosjektet må avklare det langsiktige ambisjonsnivå og ønsket posisjon til reiseplanleggingstjenesten. Den må videre beskrive målbilde i forhold til konkurrerende løsninger samt overordnet forretningsmodell. Organisatoriske avklaringer skal foretas med hensyn til eierskap, styring og deltakere i samarbeidet. Det må også beskrives hvilke fremtidige operasjonelle strukturer som ønskes, herunder organisasjon og fordeling av roller og ansvar mellom ulike deltakerne. Vegkart for implementering av strategien skal utarbeides av prosjektet, inkludert tidslinjer oppgaver og milepæler. Det ønskes bistand til utarbeidelse av strategien, både med hensyn til å få inn relevante eksterne perspektiver og internasjonal erfaring, fasilitering av prosessen, herunder involvering av interessenter, samt å utarbeide selve strategidokumentet. Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive hvordan arbeidet foreslås strukturert. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 5 av 11
1.5 Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke/dato Aktivitet Uke 13 Kunngjøring av konkurranse 7.5.2014, kl. 12:00 Tilbudsfrist 7.5.2014 Tilbudsåpning Uke 19-21 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 21 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 22/23 Klagefrist på 10 dager Uke 22/23 Kontraktsinngåelse Uke 23 Oppstart av kontrakt 2 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Kontrakt 2.2.1 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale SSA-O. 2.2.2 Særskilte kontraktsvilkår Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 2.2.3 Kontraktsperiode Kontrakten løper umiddelbart fra kontraktssignering inntil strategien er ferdig utarbeidet. Samlet kontraktsperiode er estimert til maksimalt 12 måneder. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no og TED-databasen. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via DOFFIN. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 2.4 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Siste frist for å be om dette er 25. april 2014. Fristen er fastsatt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og formidle dette til leverandørene. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 6 av 11
Oppdager leverandørene feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 2.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer kunngjøres via DOFFIN slik at opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av leverandørene meddeles alle. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring. 2.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.8 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.9 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller i denne konkurransen krav til leverandørens kvalifikasjoner, herunder krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kvalifikasjonene vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Kvalifikasjonskrav 3.2.1 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest for skatt, fås ved henvendelse til det lokale ordnede forhold med skatteoppkreverkontor. hensyn til skatte- og Skatteattest for merverdiavgift, fås ved henvendelse til merverdiavgiftsinnbetaling. skattekontoret. Attestene kan ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 7 av 11
Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal være kredittverdig Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Kredittvurdering, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ. 3.2.2 Eventuell tilleggsfrist for ettersendelse av dokumenter Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon på at krav til leverandøren er oppfylt, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 7. mai 2014, kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Oppdragsgiver plikter å avvise et tilbud som blir levert senere enn tilbudsfristen. 4.2 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til resepsjonen hos: Navn: Staten vegvesen v/vegdirektoratet Adresse: Brynsengfaret 6A, 0667 Oslo Tilbudet kan også sendes per post til: Postboks 8142 Dep, 0033 Oslo Leverandøren har risikoen for eventuell forsinkelse ved postforsendelsen. 4.3 Krav til tilbudet Tilbudet skal leveres i en lukket forsendelse og være merket Konsulenttjenester til strategi for nasjonal reiseplanlegger Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal være på norsk. Vedlegg kan være på engelsk, svensk eller dansk der norsk dokumentasjon ikke er tilgjengelig. Komplett tilbud leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 8 av 11
Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på en USB brikke med identisk innhold. Disse skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen skal være i PDF-format. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 4.4 Hvordan tilbudet skal presenteres Tilbudet bes levert i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokument(er) Skilleark Signert tilbudsbrev. Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet 1 med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring, jf. punkt 3.2 4 Firmaattest, jf. punkt 3.2 5 Kredittvurdering, jf. punkt 3.2. 6 Oppdragsforståelse, jf. punkt 5 7 CVer og beskrivelse av kompetanse, jf. punkt 5. 8 Sladdet utgave av tilbudet 9 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 4.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 60 dager etter tilbudsfristen. 4.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.7 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 4.8 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra bestemmelsene i dette konkurransegrunnlaget. 4.9 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.9.1 Registrering av innkomne tilbud Oppdragsgiver vil påføre tilbudene innleveringstidspunktet etter hvert som de blir levert. Leverandøren har krav på å motta en skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 9 av 11
4.9.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted umiddelbart etter tilbudsfristen. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende tildelingskriterier ligger til grunn for vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, med tilhørende vekting og krav til dokumentasjon: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav Totalpris for leveransen 25 % Totalprisen oppgis i tilbudsbrevet. Kvalitet, herunder: 75 % Forslag til metodisk tilnærming og o Oppdragsforståelse fremdriftsplan, samt forståelse av o Kompetanse oppgaven. CV for alle de tilbudte ressursene, herunder en beskrivelse av hvorfor det er disse personene som anses egnet til utførelse av oppdraget. 5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene 5.2.1 Nærmere om pris Leverandøren skal i tilbudsbrevet oppgi totalpris ekskl. mva. for hele oppdraget. 5.2.2 Nærmere om oppdragsforståelse Tilbyder bes beskrive sin oppdragsforståelse, samt sitt forslag til metodisk tilnærming og fremdriftsplan for oppdraget, herunder den ressursinnsats som planlegges benyttet for å løse oppdraget. Tilbyder skal videre beskrive hvorfor den valgte tilnærmingen gir oppdragsgiver verdi i dette prosjektet. Oppdraget skal lede ut i en rapport som beskrives strategien. 5.2.3 Nærmere om kompetanse Det kan tilbys et team på 2-4 personer, hvorav en av de tilbudte personene skal være prosjektleder. Oppdragsgiver vil vektlegge konsulentenes metodikk-kompetanse og relevante erfaring fra analysearbeid og strategiutvikling, herunder planlegging og gjennomføring av strategiimplementering. Kompetanse og erfaring innen kollektivtrafikk og samferdsel vil bli positivt vektlagt. Det samme vil konsulentenes forståelse av betydningen av kundeaspektet i den strategien som skal utarbeides. Videre vil oppdragsgiver vektlegge konsulentenes skriftlige og muntlige framstillingsevne, samt evner til å jobbe selvstendig med pålagte arbeidsoppgaver og levere innen avtalte frister. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 10 av 11
Det er viktig at teamet raskt kan sette seg inn i oppdraget og samhandle godt med de øvrige prosjektdeltakerne. Konsulentene i temaet bør være proaktive, løsningsorienterte og strukturerte og ha et sterkt leveransefokus. Tilbudte prosjektleder vil ha dag-til-dag ansvar for prosjektet. Prosjektleder bør ha spesielt relevant erfaring, herunder nasjonal og internasjonal erfaring, erfaring med metodisk strategiutvikling, strategiprosess koordinering, samt erfaring fra digitaliseringsoppdrag og kollektivtransport. Det kreves at prosjektleder er norskspråklig. 5.3 Evaluering Tilbydere vil motta 1 10 poeng per tildelingskriterium. Pris tildeles poeng etter følgende metode: beste pris/tilbyders pris = tilbyders andel av poeng. For øvrige tildelingskriterier tildeles beste tilbyder 10 poeng og øvrige tilbydere får poeng relativt til beste tilbud på tildelingskriteriet. 6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Alle deltakerne i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med, samt en begrunnelse for valget. I meddelelsen vil oppdragsgiver gi leverandørene en frist for å påklage beslutningen. Når klagefristen har utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt med vinneren av konkurransen. Konkurransegrunnlag Kjøp av konsulenttjenester Side 11 av 11