Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 26.08.2011, kl.12:00 Møtested: Kafé Koselig Deltagere: Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Erik Bakken Asbjørn Åsmul Per Erik Bjerksæter Forfall: Rådmann Ordfører Revisjon Midt-Norge Kopi: Sakliste 021/11 022/11 023/11 024/11 025/11 026/11 027/11 028/11 Godkjenning av protokoll fra møte 17.6.2011 Referatsaker Orientering om behandling av permisjoner i grunnskolen Tilbakemelding etter årsrevisjon 2010 Høring om lovendringer egenkontroll Rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden 2007-2011 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon 90830248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet innledes med servering av lunsj. Trondheim, 19.8.2011 Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek
Godkjenning av protokoll fra møte 17.6.2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 26.08.2011 Saksnr 021/11 Sverre B. Midthjell 033 11/236-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 17.06.2011 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid: 17.06.2011 kl. 12:00 13:35 Møtested: Rådhuset, møterom 1. etg Møtende medlemmer: Geir Rostad (leder) Eldbjørg Røstvold Erik Bakken Asbjørn Åsmul Per Erik Bjerksæter Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Torger Aarvaag, rådmann Roar Kjerstadmo, enhetsleder Saker til behandling: 016/11-020/11 Arkivsak: 11/222 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 016/11 017/11 018/11 019/11 020/11 Godkjenning av protokoll fra møte 4.5.2011 Referatsaker Henvendelse ang. byggesaksbehandling Kontrollutvalgets egenevaluering for valgperioden 2007-11 Eventuelt Sakene behandlet i rekkefølge 18 16 17 19 20
Sak 016/11 - Godkjenning av protokoll fra møte 4.5.2011 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato 17.06.2011 Saknr Møtedato 17.06.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Protokollen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 017/11 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende saker ble referert: 1. Generalforsamlinger og representantskap i selskaper der Hemne kommune er eier. 2. Høringsnotat om endringer i kommuneloven m.m. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 018/11 - Henvendelse ang. byggesaksbehandling Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato 17.06.2011 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Rådmann Torger Aarvaag og enhetsleder Roar Kjerstadmo orienterte. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Saknr
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, og konstaterer at rådmannen har fokus på forbedringsarbeid i behandlingen av byggesaker. Klagesaken realitetsbehandles ikke av kontrollutvalget. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, og konstaterer at rådmannen har fokus på forbedringsarbeid i behandlingen av byggesaker. Klagesaken realitetsbehandles ikke av kontrollutvalget. Sak 019/11 - Kontrollutvalgets egenevaluering for valgperioden 2007-11 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato 17.06.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes ta med seg de muntlige innspill gitt i møtet og komme tilbake med utkast til rapport fra valgperioden på neste møte. Protokoll Saken ble diskutert i kontrollutvalget, og muntlige innspill ble gitt. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sekretariatet bes ta med seg de muntlige innspill gitt i møtet og komme tilbake med utkast til rapport fra valgperioden på neste møte. Sak 020/11 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato 17.06.2011 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Referering av vedtak i permisjonssøknader Det ble stilt spørsmål rundt praksis med å legge frem vedtak i permisjonssøknader fra skolene med fullt navn i driftsutvalgets møter. I forlengelse av dette ble det stilt spørsmål ved hvorvidt Hemne kommune har et reglement for permisjoner i grunnskolen.
Vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering om reglement for behandling av permisjonssøknader i grunnskolen og praksis for referering av slike vedtak.
Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 26.08.2011 Saksnr 022/11 Sverre B. Midthjell 033 1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Orkdalsregionen - Innstilling folkevalgt styring Orkdalsregionen - Innstilling tjenestesamarbeid Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn 7.-8.6.2011 Saksframlegg - Saksoppfølging formannskapet 1. halvår 2011 Vedtaksoppfølging formannskapet 2010 Vedtaksoppfølging formannskapet 110111 Vedtaksoppfølging formannskapet 250111 Vedtaksoppfølging formannskapet 080211 Vedtaksoppfølging formannskapet 080311 Vedtaksoppfølging formannskapet 220311 Vedtaksoppfølging formannskapet 120411 Vedtaksoppfølging formannskapet 030511 Vedtaksoppfølging formannskapet 180511 Vedtaksoppfølging formannskapet 310511 Vedtaksoppfølging formannskapet 140611 Vedtaksoppfølging formannskapet 280611 Saksframlegg - saksoppfølging driftsutvalget 1. halvår 2011 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 2010 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 120111 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 020211 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 020311 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 060411 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 040511 Vedtaksoppfølging driftsutvalget 080611 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Innstillinger om folkevalgt styring og tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen.
2. Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn. 3. Sakssoppfølging Formannskapet 1. halvår 2011 4. Saksoppfølging Driftsutvalget 1. halvår 2011
Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 17.06.2011
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. PROSESSEN I KOMMUNENE VÅREN 2011 1.1 1.2 STYRINGSGRUPPAS FØRINGER FOR ARBEIDET ANDRE FØRINGER 2. KOMMUNENES UTTALELSER I APRIL-MAI 2011 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3 3 4 5 AGDENES FRØYA HEMNE HITRA MELDAL ORKDAL RINDAL SKAUN SNILLFJORD 6 7 9 9 12 13 14 16 17 3. FELLES MØTE FOR FORMANNSKAP 9 JUNI 2011 18 4. VIKTIGE KRITERIER FOR VALG AV STYRINGSMODELL 21 5. I RETNING AV EN ANBEFALT STYRINGSMODELL FOR ORKDALSREGIONEN 21 6. PROSJEKTPLAN FOR HOVEDPROSJEKTFASEN 25 7. RÅDMANNSKOLLEGIETS INNSPILL TIL AU 27 8. ARBEIDSUTVALGETS INNSTILLING 27 VEDLEGG 1: NY ORGANISERING I VÆRNESREGIONEN 28 VEDLEGG 2: UTDRAG FRA NIVI-NOTAT NR 5/2010 28 Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 2
1. Prosessen i kommunene våren 2011 På grunnlag av innspill fra de ni kommunestyrene legges det nå fram et helhetlig forslag for styringsgruppa om folkevalgt styring av framtidig interkommunalt samarbeid i Orkdalsregionen. I neste omgang kommer dette til behandling i kommunene, sammen med tilsvarende planer for et bredt tjenestesamarbeid og særskilte planer for helsesamarbeidet (SiO). 1.1 Styringsgruppas føringer for arbeidet Styringsgruppa (samarbeidskomiteen) vedtok i sitt møte 29.10.2010 oppdraget for arbeidet med utvikling av ny styringsstruktur, og dette er gjengitt nedenfor. Prosjekt 2: Utvikling av ny styringsstruktur for Orkdalsregionen Orkdalsregionen er nå inne i en fase er det pågår betydelig utviklingsarbeid som kan ende ut i et omfattende og bredt regionalt samarbeid på mange områder. Det er grunn til å tro at det framtidige samarbeidet om helse vil utfordre regionen i retning av en fast tjenesteregioninndeling, og formalisering av et eget rettssubjekt for å ivareta avtalestyring i forhold til helseforetaket. Dette stiller kommunene overfor en del veivalg. For å få en god dialog om hvordan den politiske organiseringen/styringen kan utvikles/styrkes, er det gitt prinsipiell tilslutning til å starte en prosess for å gi kunnskaper om ulike styringsmodeller, drøfte behovet for styring og fordeler/ulemper ved ulike styringsmodeller. 1. Samarbeidskomiteen ønsker at det parallell med SIO og tjenesteutredningene, skal settes i gang en prosess for å avklare framtidig politisk styringsstruktur for Orkdalsregionen. Modellene skal vurderes er dagens organisering, vertskommune med nemnd og samkommune. 2. Det legges opp til følgende prosess for å vurdere framtidig styringsstruktur i Orkdalsregionen: Felles kommunestyremøte avholdes i januar 2011 for å avklare grunnlaget for prosess med politisk styringsstruktur i SAMKOM. Det legges fram et modellnotat til møtet som trekker opp problemstillinger som bør drøftes av kommunene i prosessen. o Arbeidsprosess januar 2011-april 2011. En prosessplan fremmes av prosessledelsen, og skal klargjøre framdrift, felles problemstillinger for drøftinger i kommunestyrene og andre i kommunene. o En kort prosjektrapport legges fram i felles kommunestyremøte i april 2011 det drøftes/fremmes felles innstilling til kommunal behandling Beslutningsprosess mai juli 2011 o Politisk behandling i kommunene før sommerferien 2011 o Eventuelt ny organisering fra 01.01.2012. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 3
Prosjektleder for tjenesteutredningene er også prosjektleder for prosjektet om ny styringsstruktur. Det leies ev. inn en prosessveileder med god kjennskap til kommunene, som kan bistå med å planlegges fellesmøter og arbeidssamlinger med kommunene. I møte 11.02.2011 vedtok styringsgruppa en mer detaljert prosjektplan med tilhørende aktiviteter og tidsplan for gjennomføringa. For folkevalgt styring godkjente styringsgruppa følgende arbeidsopplegg: 1. Prosjektledelsen presenterer bakgrunnsstoff og viktige spørsmål på et kommunestyremøte (mars-april) 2. Kommunestyret drøfter saken, svarer på spørsmåla og melder tilbake (april-mai) 3. Oppsummering og anbefaling fra styringsgruppa, kanskje et felles formannskapsmøte (juni) 4. Presentasjon for kommunestyrene (august) 5. Vedtak i kommunestyrene (før valget) 6. Iverksetting (fram til årsskiftet) Prosjektledelsen for dette delprosjektet har bestått av samarbeidskomiteens leder, ordfører Ivar Syrstad, Alf-Petter Tenfjord fra fylkesmannen, som har erfaring fra tilsvarende arbeid i Værnesregionen, og prosjektleder Sivert Dombu. I nytt møte 29.04.2011 godkjente styringsgruppa følgende framdrift for det videre arbeidet med folkevalgt styring: Møter i kommunestyrene, svarer på spørsmål, til 31 mai. Rådmennene drøfter foreløpig 23 mai. Prosjektlederen sammenfatter, skisserer konklusjon, utkast innen 3 juni (seinere er et utvalg på tre rådmenn valgt til å være med på å utarbeide dette utkastet) Foreløpig presentasjon for formannskapsmedlemmer 9 juni. Endelig innstilling 14 juni. Behandling i rådmannskollegiet 15 juni, AU 17 juni og styringsgruppa 29-30 juni. Deretter sendes samla innstilling primo juli ut til behandling i kommunestyrene med frist før valget 12 september. 1.2 Andre føringer Alle ni kommunestyrer vedtok i 2010 ei felles intensjonserklæring, der det bl.a framgår at Etter kommunevalget i 2011 skal det med utgangspunkt i at medlemskommunene skal bestå som egne kommuner - være etablert et helhetlig og forpliktende samarbeid om administrative støttefunksjoner, kompetansekrevende tjenester og plan- og utviklingsoppgaver som best kan løses gjennom samarbeid i Orkdalsregionen. En del av grunnlaget for denne intensjonserklæringa er sårbarhetsvurderinger som viser at kommunene på vesentlige oppgaveområder i nær framtid må styrke kompetansetilgang og fagmiljø for å være i stand til å løse oppgavene sine. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 4
Kravet om å etablere felles løsninger på helseområdet som følge av samhandlingsreformen er åpenbar, men også andre fagområder (sosial, oppvekst/utdanning, plan, miljø, landbruk mv) trykkes det på for reformer og omstilling. Arbeidsutvalget uttalte 24.01.2011 at det må markeres sterkere i planen og framheves i styringsgruppa at delprosjektet om politisk organisering også omfatter hvordan det interessepolitiske fellesskapet i regionen skal ivaretas og organiseres fra 2012. Dette må få en breiere innfallsvinkel og omfatte både næringsutvikling, samfunnsutvikling og reiselivsdestinasjoner, samt forholdet til fylkeskommunens arbeid med regional utvikling. I ei felles samling for alle kommunestyrene 04.02.2011 ble det gitt faglige og politiske innspill fra bl.a. fylkesmann Kåre Gjønnes, Geir Vinsand fra Nivi Analyse og daværende stortingsrepresentant, nåværende statsråd Ola Borten Moe. Fylkesmannen sjøl pekte i styringsgruppemøte 11.02.2011 på betydningen av å få til en god modell for indirekte valg til nye styringsorganer, for å sikre rett representasjon i forhold til parti, kjønn og alder. 2. Kommunenes uttalelser i april-mai 2011 Alle ni kommuner har fått i oppdrag å svare på følgende fem spørsmål: 1. For å forbedre de kommunale tjenestene utvikler kommunene i Orkdalsregionen interkommunalt samarbeid, i første omgang om barnevern, skatt, kart/oppmåling, brannforvaltning, voksenopplæring, kulturskole og pp-tjeneste. Hvordan sikrer vi god styring av interkommunal tjenesteproduksjon? I hvor stor grad er kommunen innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet? 2. Med bakgrunn i holdningene som kommer fram under spørsmål 1, hva vil dette bety for den framtidige politiske styringsstrukturen i regionen? 3. Hvilke av organisasjonsmodellene i NIVI-notatet framtrer som mest aktuelle ut fra behovene som Orkdalsregionen har? (F. eks. administrativ vertskommune, sentralisert/desentralisert vertskommune, en felles politisk nemnd/flere nemnder, samkommune osv.) 4. Hvilket alternativ oppfyller best kravene dere stiller til god folkevalgt styring tilstrekkelig nærhet til tjenestene for at folkevalgte skal kunne ivareta ombudsrollen oversiktlighet for innbyggerne? å ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomiteen? 5. Hva er viktige hensyn å ta når en skal velge og sette ut i livet en ny samarbeidsmodell? Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 5
2.1 Agdenes Agdenes kommunestyre behandlet i sak 14/11 den 18/5-2011 Utvikling av ny styringsstruktur i Orkdalsregionen - svar på spørsmål, - og gjorde slikt enstemmig vedtak: Spørsmål 1 Hvordan sikrer vi god styring av interkommunal tjenesteproduksjon? I hvor stor grad er kommunen innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn det interkom. samarbeidet? God styring av tjenesteproduksjonen kan sikres både etter vertskommunemodellen og samkommunemodellen. Ambisjonsnivå, omfang (hvilke tjenester som omfattes), antall (kommuner i samarbeidet) må avklares, - vil være avgjørende for valg av modell. Agdenes kommune er av den oppfatning at en samkommune kan bestå av maksimum 5 kommuner, og at disse naturlig (geografisk) hører sammen. Vi er innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i samarbeidet dersom nevnte forutsetninger er avklart/oppfylt. Å etablere en samkommune basert på de tjenestene som nå utredes (barnevernsvakt, skatt, kart/oppmåling, brannforvaltning, voksenopplæring, kulturskole og pp-tjeneste) synes lite hensiktsmessig, - kan dog være en start dersom det er et underliggende ambisjonsnivå om ytterligere samarbeid. Spørsmål 2 Med bakgrunn i holdningene som kommer fram under spørsmål 1, hva vil dette bety for den framtidige politiske styringsstrukturen i regionen? Samarbeidet må være basert på langsiktighet, lojalitet og være forpliktende. Den største/de største kommunen(e) må være romslige og vise raushet. En god og rettferdig finansieringsmodell er avgjørende - de minste kommunene må ikke bli sittende igjen som taperne. Spørsmål 3 Hvilke av organisasjonsmodellene framtrer som mest aktuelle ut fra behovene som Orkdalsregionen har? Desentralisert vertskommunemodell framtrer som mest aktuell ut fra de tjenesteområdene som nå utredes. Samkommune kan være aktuell forutsatt begrensning i antall kommuner til maks 5, og at disse har en naturlig samhørighet (geografisk nærhet). Spørsmål 4 Hvilket alternativ oppfyller best kravene dere stiller til God folkevalgt styring, Tilstrekkelig nærhet til tjenestene for at folkevalgte skal kunne ivareta ombudsrollen, Oversiktlighet for innbyggerne?, Å ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomiteen? Kulepunkt 1: Vertskommune (med nemd). Kulepunkt 2: Vertskommune (med nemd). Kulepunkt 3: Vertskommune (med nemd). Kulepunkt 4: Vertskommune (med nemd). Spørsmål 5 Hva er viktige hensyn å ta når en skal velge og sette ut i livet en ny samarbeidsmodell? Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 6
Ha gode prosesser - åpne/forutsigbare. Bruke den tid som trengs (ikke gå for fort fram). Sørge for eierskap, - politisk, administrativt, blant ansatte/tillitsvalgte. Informere/involvere innbyggerne. De største kommunene må vise stor grad av raushet. Alle kommuner i samarbeidet må få tildelt tjenesteoppgaver. 2.2 Frøya Frøya kommunestyre sak 84/11, j.nr. 10/215, møte 26.05.11 Notater gjort under debatten i kommunestyrets møte etter prosjektleder Sivert Dombus innledning. Turid Berget, SV: Grei orientering, selv om prosjektleder ble litt emissær for samkommunemodellen. Også gode erfaringer med vertskommunemodellen.redd for å utvikle en fylkeskommune light. Foretrekker vertskommunemodellen med gjennomgående representasjon i hovedutvalg og utvalg i vertskommunesamarbeidet. Ola Vie, SV: Støtter Turid Berget. Vertskommunemodellen kan være dynamisk i forhold til fag- og saksområde. Gjennomgående representasjon viktig. Johan G. Foss, V: Spennende saksområde. Handler om 1. Innhold i samarbeidet 2. Styring av samarbeidet. Vi har vedtatt innhold i samarbeidet. De 8 områdene det er gjennomført utredninger på kan lett fordeles på de samarbeidende kommune (et område på hver kommune). Kan ha ei felles nemd eller 8 forskjellige, men naturlig med ei nemd. Samkommune virker radikalt, men egentlige ikke langt fra vertskommune m/nemd til samkommune. Konklusjon foretrekker vertskommunemodell. Lars Nordgaard, H; Orkdalsregionen er svært stor best egnet for samarbeid av for eksempel typen IKT. Samarbeid om tjenesteproduksjon bør organiseres i mindre enheter enn Orkdalsregionen. Ser ellers ikke den store forskjellen mellom vertskommune med nemd og samkommune. Er redd for at alt blir sentralisert bort med lang avstand for folk. Valg av modell avhengig av hva samarbeidet skal omfatte. Frode Reppe, A Enig med SV og H. Eksemplet Sivert Dombu omtalte fra Namdalen (samkommunemod.) er Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 7
misvisende dat det omfatter en stor kommune og for øvrig bare svært små og svake kommuner. Frøya må samarbeide med Hitra på områder som omsorg og helse. Olaf Reppe, F; Også enig med SV. Samkommune kan utløse mer byråkrati. Hvis dette skal fungere må fylkeskommunen nedlegges. Effektive og gode tjenester oppnås best i interkommunalt samarbeid mellom Frøya, Hitra og Snillfjord bør nå videreutvikles ettersom vi får rettframløsning over Dolmsundet. Ola Vie, SV Samkommunen i Namdalen startet som vertskommunesamarbeid. Vi bør også starte der. Tankene til Olaf Reppe interessante. Halgeir Bremnes, F Registrerer at vertskommunesamarbeid står sterkest i kommunestyret. Ser fare at vertskommunemodellen blir byråkratiskapende, men ser også at samkommunen kan utvikle seg til en fylkeskommune light med flere heltidspolitikere. Det er en viss fare for at vi gjør litt for raske endringer dersom et samarbeid ikke er forpliktende nok. Oppgaven er å skape gode tilbud til innbyggerne. Dette må være retningsgivende når en velger modell. Johan G. Foss, V; Småkommuner som ikke samarbeider gjør ikke jobben sin. Samarbeid gir bedre tjenester på alle områder. Vi har oppnådd for lite i samarbeid med Hitra. Nemdstrukturen et problem i vertskommunemodellen. Helge Borgen, A; Begge modeller har positiv sider. Viktig med tilgjenglighet for innbyggerne i kommunen. Skeptisk til samkommunemodellen i en så stor region. Enig med Olaf Reppe Hitra, Frøya og Snillfjord bør kunne utvikle mer samarbeid Hubroa vil løse mye. Vi er altfor redd for å gjøre andre god lokaliseringsdebatt er som oftest negativ/samarbeidshindrende. Oppsummert må en si at de fleste som hadde ordet ser gode sider ved begge modellene, men av de som hadde et klart standpunkt for en modell, var vertskommunemodellen klart å foretrekke. Flere var også tydelige på at samarbeidet mellom Frøya, Hitra og Snillfjord nå må få en ny æra når Dolmsundbrua blir realisert. Det kom også klart fram at kommunestyret fortsatt er positive til et bredt samarbeid i Orkdalsregionen. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 8
2.3 Hemne I forbindelse med drøfting av ny styringsstruktur for Orkdalsregionen vedtok Hemne kommunestyre 10.05.2011 følgende uttalelse: Hemne kommunestyre mener at interkommunalt tjenestesamarbeid skal organiseres etter samkommunemodellen. Enstemmig vedtatt. 2.4 Hitra Protokoll fra kommunestyret - 19.05.2011: Ordføreren refererte oppsummeringen i rådmannens saksframlegg. Ordføreren fremmet følgende omforente forslag til vedtak: 1. Hitra kommunestyre viser til de drøftinger som er gjennomført i to omganger i kommunestyret, og til rådmannens saksframlegg og oppsummering knyttet til dette. 2. Som hovedkonklusjon vil Hitra kommunestyre, så langt, anbefale samkommunemodellen som politisk styringsmodell. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sammendrag fra arbeidsgrupper i kommunestyret: Spørsmål 1: Hvordan sikrer vi god styring av interkommunal tjenesteproduksjon? I hvor stor grad er kommunen innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet? Sikre styring: Via en gjennomtenkt administrativ og politisk struktur. Én av gruppene understreket det de mente er det viktigste av alt: At det er de folkevalgte politikerne som skal ta avgjørelsene. Vertskommunemodell med politisk valgte representanter fra kommunen inn i nemnder (sammen med fagpersoner) hvor nemndene kan ha ansvar for flere samarbeidsoppgaver. Bygge ut gode faglige kvaliteter og utvikle komplementære arbeidsplasser i forhold til for eksempel privat næringsliv og andre. Utfordringer på lik/ulik; hvilke fellesinteresser har kommunene - hva er motsetningene? Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 9
Utfordringer med representativ representasjon; store opp mot små kommuner (demokratisk underskudd?) Søke samarbeid med logiske samarbeidspartnere med felles interesser. Samkommunen må ha politiske føringer fra sine lokale kommunestyrer? Innstilling til flytting av administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet: Én gruppe sier: Så fremt vi kan innfri målet om bedre tjenesteyting, er vi veldig innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet. En annen foreslår at lovpålagte oppgaver legges til hjemkommunene og at ikke lovpålagte oppgaver kan flyttes administrativt. En tredje gruppe sier alle kommuner må få noe styrking av sine staber/ressurser, slik at de ikke blir tappet, eller blir lettet for oppgaver. Gruppen uttrykker forøvrig mistenksomhet til hele hele opplegget og ser på dette mer som en styrking av Orkdal som kjemper kampen mot Trondheim og som ønsker seg en brannmur mot dem. Gruppa mener Hitra/Frøya/Ytre Snillfjord hører naturlig sammen - felles kommune med 10.000 innbyggere innen 10 år. Spørsmål 2: Med bakgrunn i holdningen som kommer fram under spørsmål 1: Hva vil dette bety for den framtidige styringsstrukturen i regionen? Én gruppe sier vi får en mer uoversiktlig, byråkratisk og mer resursskrevende samlet styringsstruktur for vår kommunale oppgaveløsning. En annen sier: Økt politisk styring og økt politisk belastning. En tredje: Rekruttering vil bli vanskelig når alt blir sendt ut av øyregionen Orkdal. Lokalt tjenestetilbud og kompetanse vil bli bygd ned. Er tiden moden for å tenke felleskommune Hitra Frøya - Ytre Snillfjord. Attraktiv kommune med mange innbyggere. Havet som ressurs! Påtrykk mot statlige myndigheter på positive tiltak for å lykkes. Tenk annerledes! Grensa går på Vasslag! Vi er ikke klare for dette! Kun styrking av Orkdal som kjemper kampen mot Trondheim. Ønsker seg en brannmur mot dem. Spørsmål 3: Hvilke av organisasjonsmodellene i NIVI-notatet framtrer som mest aktuell ut fra behovene som Orkdalsregionen har? Ut fra de valg/alternativ som foreligger, mener 3 av de 4 gruppene at samkommunemodellen er den modellen som best tilfredsstiller behovene. 2 av disse 3 gruppene reserverer seg Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 10
likevel noe ved at den ene uttrykker det slik: Mest positiv til samkommune ved flere tjenesteløsninger. Ved enkelttjenester; vertskommune! mens en annen peker på at voksenopplæringen og kulturskolen er så lokalt forankret at et samarbeid mellom Hitra og Frøya er den absolutte beste løsningen for de to områdene. En av gruppene svarer vertskommunemodell. Spørsmål 4: Hvilket alternativ oppfyller best kravene dere stiller til - God folkevalgt styring? - Tilstrekkelig nærhet til tjenestsene for at folkevalgte skal kunne ivareta ombudsrollen? - Oversiktlighet for innbyggerne? - Å ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomitéen? God folkevalgt styring: Her svarer én gruppe samkommunemodell, en annen; egne kommunestyrer. Én gruppe viser til en alternativ løsning ved at Hitra og Frøya blir én kommune. I denne forbindelsen sier en annen gruppe: Ved en storkommune Hitra/Frøya, kan vi eventuelt kjøpe noen tjenester i andre regioner som er sterke på det. Tilstrekkelig nærhet: Her svarer to av gruppene vertskommunemodell, mens en annen av gruppene peker på at skal man lykkes må man ha nærhet til innbyggerne. Oversiktelighet for innbyggerne: Her svarer to av gruppene vertskommunemodell. Å ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomitéen: Her har bare én av gruppene svart; samkommunemodell. Spørsmål 5: Hva er viktige hensyn å ta når en skal velge å sette ut i livet en ny samarbeidsmodell? Én gruppe svarer følgende: Få forankret den valgte modell både politisk og administrativt. Effektivitet Bedre faglig/kvalitet i tjenestene for innbyggerne. Robust og fleksibel til å justere oppgaver/resurs. Selv om vi ser fordelene med interkommunalt samarbeid i en eller annen modell, er det likevel flertall i gruppen for kommunesammenslåing. Én av gruppene savner en spørsmålsstilling om hvorfor og hva som ligger i dette for vår kommune? Hva med nærhet til brukerne? Gruppa mener at avstanden mellom ledelse og utøvende fagfolk blir stor noe som igjen kan fremme ensomhetsfølelse og følelse av liten tilhørighet. Gruppa svarer videre følgende på spørsmålet: What s in it for me? Det må legges likevekt til alle berørte kommuner slik at ikke alle små blir tappet. Brukerfokus; hvordan bedre tilgjengelighet/løsninger; enkelhet for brukeren. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 11
Økonomi, bedre for kommunen, men også for brukeren som har behovene. Tillit samarbeidsevne. Settes dette i gang i dag, vil dette ikke reverseres. En siste gruppe peker på dette med informasjon til befolkningen i denne sammenhengen. 2.5 Meldal Saken ble drøfta i kommunestyret 26 mai 2011, og en redaksjonskomite bestående av ordføreren, varaordføreren og opposisjonslederen står ansvarlig for den skriftlige oppsummeringa her. 1. For å forbedre de kommunale tjenestene utvikler kommunene i Orkdalsregionen interkommunalt samarbeid, i første omgang om barnevern, skatt, kart/oppmåling, brannforvaltning, voksenopplæring, kulturskole og pp-tjeneste. Hvordan sikrer vi god styring av interkommunal tjenesteproduksjon? I hvor stor grad er kommunen innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet? Etter hvert som vi har arbeidd med dette stoffet, er vi blitt mer klar over behovet for at samarbeid må underlegges folkevalgt styring, kanskje også på områder der det i dag finnes administrative samarbeidsordninger. Alle utfordringene som kommunene står overfor, tilsier mye sterkere samarbeid i framtida. Alternativet til samarbeid er at kommunene hver for seg blir for sårbare og leverer dårligere tjenester. Om dette er det avgjørende å gi god informasjon til innbyggere og ansatte. Meldal kommune er innstilt på å gå langt i å overføre myndighet og oppgaver til interkommunale organer. 2. Med bakgrunn i holdningene som kommer fram under spørsmål 1, hva vil dette bety for den framtidige politiske styringsstrukturen i regionen? Økt omfang på samarbeidet tilsier langt sterkere grad av folkevalgt styring på regionnivået. 3. Hvilke av organisasjonsmodellene i NIVI-notatet framtrer som mest aktuelle ut fra behovene som Orkdalsregionen har? (F. eks. administrativ vertskommune, sentralisert/desentralisert vertskommune, en felles politisk nemnd/flere nemnder, samkommune osv.) Meningene er veldig delte i valget mellom vertskommune- eller samkommuneorganisering. Det ser ut til å være mulig å få til bra politisk styring med dem begge. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 12
4. Hvilket alternativ oppfyller best kravene dere stiller til god folkevalgt styring tilstrekkelig nærhet til tjenestene for at folkevalgte skal kunne ivareta ombudsrollen oversiktlighet for innbyggerne? å ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomiteen? Et klart ankepunkt mot vertskommunemodellen er at ordninger med folkevalgte nemnder på mange ulike fagområder lett blir fragmentert og lite oversiktlig, med begrensa mulighet for god samordning mellom fagområdene. Noen legger vekt på at det er lettere å trekke seg ut av et vertskommunesamarbeid dersom det viser seg å ikke svare til forventningene, mens andre advarer mot å legge vekt på retrettmulighetene når en med stor entusiasme skal skape et nytt omfattende samarbeid. Med så mange som ni kommuner i prosjektet stiller noen spørsmål ved om det er realistisk at alle blir med videre inn i et forpliktende samarbeid og ved om det er fare for at folkevalgte i samarbeidsordningene vil kunne få et for perifert forhold til sakene når disse gjelder forhold som ligger langt unna geografisk. En mulighet er at et kjernesamarbeid mellom noen av kommunene i en samkommune kombineres med vertskommuneavtaler med andre kommuner, slik det finnes eksempel på i Midtre Namdal. Det er viktig at flest mulig kommuner bestemmer seg for samme samarbeidsmodell, men uheldig om det er de kommunene som vil gå sakte fram, som skal bestemme tempoet. I så måte ønsker Meldal kommune å sette seg i førersetet. Noen peker på at om en samkommune blir etablert, så er det dumt å stille seg utenfor denne, for da er det der det skjer. Andre framhever at det vil være både spennende og interessant å forsøke å etablere en samkommune med flere deltakere enn de fire i Midtre Namdal. Noen frykter at det kan være store utfordringer knytta til å få til gode demokratiske representasjonsordninger i en samkommune og viser til at Midtre Namdal har hatt flere år på å trene på dette. Andre tror at det kan løses gjennom en god samarbeidsavtale. Flere er opptatt av at vi velger løsninger som gir grunnlag for å utøve en sterk regionrådsfunksjon, slik at kommunene kan framstå som en samla region i saker som gjelder interessepolitikk, næringsutvikling med mer. 5. Hva er viktige hensyn å ta når en skal velge og sette ut i livet en ny samarbeidsmodell? Her viser vi til svaret på spørsmål 4 ovenfor. 2.6 Orkdal I forbindelse med drøfting av ny styringsstruktur for Orkdalsregionen vedtok Orkdal kommunestyre følgende vedtak: Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 13
Orkdal kommunestyre mener at interkommunalt tjenestesamarbeid skal organiseres etter vertsskapskommunemodellen. Vedtaket er enstemmig. 2.7 Rindal INNSPILL FRA KOMMUNESTYRET I RINDAL 04.05.11: TEMA: Ny politisk styringsstruktur i Orkdalsregionen drøftingssak: Prosjektleder Sivert Dombu var tilstede og innledet. Deretter gikk vi over til gruppearbeid. Til slutt ble det en oppsummering i plenum. SPØRSMÅL 1: For å forbedre de kommunale tjenestene utvikler kommunene i Orkdalsregionen interkommunalt samarbeid, i første omgang om barnevern, skatt, kart/oppmåling, brannforvaltning, voksenopplæring, kulturskole og pp-tjeneste. Hvordan sikrer vi god styring av interkommunal tjenesteproduksjon? I hvor stor grad er kommunen innstilt på å flytte administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet? SVAR: Kommunestyret i Rindal er opptatt av at når det flyttes kommunale oppgaver over i interkommunalt samarbeid, er det viktig at det beholdes/utvikles god politisk styring av disse oppgavene/tjenesteproduksjonen. Derfor vil det være vertskommune med politisk nemnd eller samkommune som best vil tilfredstillle Rindal kommunes ønsker. Ut fra det ovenfor beskrevne, må det konkluderes at Rindal kommunestyre er innstilt på forholdsvis omfattende flytting av administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet, men det må være både administrativ og folkevalgt beslutningsmyndighet. SPØRSMÅL 2: Med bakgrunn i holdningene som kommer fram under spørsmål 1, hva vil dette bety for den framtidige politiske styringsstrukturen i regionen? SVAR: Kommunestyret i Rindal ser som sagt for seg at det er sannsynlig å tro at det interkommunale samarbeidet vil utvikle seg videre å bli mer omfattende. Da er det helt nødvendig å ha en helhetlig politisk styring av oppgavene/tjenestene. Da vil det også bli nødvendig for alle politikerne å ha et regionalt perspektiv, samtidig som en selvsagt også vil være opptatt av egen kommune. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 14
Dette vil klart være en prosess som vil ta tid å utvikle, men det vil måtte utvikle seg til å bli en mer faste og forutsigbare regioner under politisk styring. SPØRSMÅL 3: Hvilke av organisasjonsmodellene i NIVI-notatet framtrer som mest aktuelle ut fra behovene som Orkdalsregionen har? (F. eks. administrativ vertskommune, sentralisert/desentralisert vertskommune, en felles politisk nemnd/flere nemnder, samkommune osv.) SVAR: Felles politisk nemnd eller samkommune. SPØRSMÅL 4: Hvilket alternativ oppfyller best kravene dere stiller til god folkevalgt styring tilstrekkelig nærhet til tjenestene for at folkevalgte skal kunne ivareta ombudsrollen oversiktlighet for innbyggerne? å ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomiteen? SVAR: Interkommunalt samarbeid er krevende å ha oversikt over for den vanlige innbygger uansatt. Men god informasjon er i alle fall viktig. En samordnet og helhetlig politisk styring er sentralt for at dette skal fungerer godt. Dagens Samarbeidskomite kan avvikles. SPØRSMÅL 5: Hva er viktige hensyn å ta når en skal velge og sette ut i livet en ny samarbeidsmodell? SVAR: Fokus på tjenestene Være opptatt av økonomi/effektivitet Passe på at det blir god folkevalgt styring og at politikerne kan ivareta sin ombudsrolle Informasjon - informasjon og informasjon --Den enkelte innbygger må ha mulighet til å nå fram Gi og ta (få)! Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 15
2.8 Skaun Svar fra Skaun kommune på spørsmål vedrørende interkommunalt samarbeid Spørsmål 1: Hvordan sikre vi god styring av interkommunal tjenesteproduksjon? I hvor stor grad er kommunen innstilt på å flytte administrative og folkevalgte beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet? 1. Vi sikrer god styring av interkommunalt samarbeid gjennom å etablere en samkommune, men det er helt avgjørende at ANTALL, og HVILKE kommuner blir avklart før man går videre i utredningen. Skaun kommune mener at det bør være 3 til 5 kommuner (men maks 5 kommuner) i en slik samkommune, og at de geografisk hører sammen. Det kan etableres vertskommune-samarbeid utover dette i Orkdalsregionen. 2. Vi sikrer god styring gjennom samkommune-modellen med en god prosess fram til etablering. Viktig å starte med et håndterbart antall viktige områder, for så å utvikle samarbeidet. 3. Hvis dette er oppfylt, så er Skaun kommune innstilt på å flytte administrative og folkevalgte beslutningsmyndighet inn i det interkommunale samarbeidet. Spørsmål 2: Hva vil dette bety for den framtidige politiske styringsstrukturen i regionen? 1. Samarbeidet må bli mer langsiktig, forpliktende og det stilles større krav til lojalitet til samkommunen (derfor krav til maks 5 kommuner). 2. Det må sikres en romslighet ved at største kommune ikke har rent flertall. 3. Det må sikres en demokratisk balanse mellom de politiske partiene der også de mindre partiene gis mulighet til å bli representert. 4. Må sikre en god modell for finansiering, som sikrer forutsigbarhet og forpliktelse. Må ha fordelingsnøkler som er objektive. 5. Vi må sikre at vi som politikere har mulighet for å ivareta ombudsrollen for lokale ting i egen kommune/blant egne innbyggere. 6. Når styringsstrukturen er mer klar (jfr modell og hvilke kommuner), må den legges ut til en folkeavstemming (se under om å skape eierskap) Spørsmål 3: Hvilken organisasjonsmodell fremtrer som mest aktuell ut fra behovene til Orkdalsregionen? 1. Samkommune, men ikke med alle kommunene (maks 5) + vertskommune med nemnd for det som måtte være felles for alle kommuner (til dømes Samhandlingsreformen). Spørsmål 4: Hvilket alternativ oppfyller best kravene dere stiller til: Folkevalgt styring: Samkommune Nærhet til tjenesten for at folkevalgte skal kunne ivareta ombudsrollen: Uansett modell, så øker avstanden til innbyggerne, men i Vertskommunerollen ligger det en sikkerhetsventil i instruksjons- og omgjøringsrett for egne innbyggere. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 16
Oversiktlighet for innbyggerne? Vertskommune er best fordi vi fortsatt blir oppfattet som lokalpolitikere, men en innbygger kan få brev fra forskjellige kommuner avh av vertskommuneavtaler. I samkommune blir det mer uoversiktlig for innbyggere: Hvem er bare lokalpolitiker og hvem er med i samkommunestyret? Men ser man på modellen som en enhet, så er samkommune mer entydig. Ivareta de nåværende oppgavene til samarbeidskomiteen? Begge Spørsmål 5: Hva er viktige hensyn å ta når en skal velge og sette ut i livet en ny samarbeidsmodell? Ha en åpen og forutsigbar prosess (milepælsplan). Skape et eierskap til modellen hos alle. Grundig politisk prosess. Få med innbyggerne. Få med de ansatte. Styrt prosess, men alle kommuner må få lov til å ha selvstendige prosesser. Må ikke la prosessen bli styrt av behovet for like vedtak i alle kommuner. Få fram at ikke alt må legges til største kommune. Må sikre at man får til en effektiv produksjon flere steder i samkommunen. 2.9 Snillfjord Uttalelse fra Snillfjord kommunestyre 19. mai 2011 Ved et eventuelt utvidet tjenestesamarbeid mellom kommuner i Orkdalsregionen finner Snillfjord kommune at samkommunemodellen kan være den best egnede organisering av visse innbyggertjenester. Dette betinger imidlertid at samkommunen har et tilstrekkelig antall deltakerkommuner. Med bakgrunn i vedtatt intensjonserklæring forutsetter Snillfjord kommune at det tas hensyn til de ulike behov i alle kommuner og at det særlig i mindre kommuner skal tas hensyn til et fortsatt eksisterende og utviklende offentlig og privat arbeidsmarked. Det skal også tas hensyn til den økonomiske fordelingen av kostnadene ved etablering og drift av nye samarbeidsformer. Det må i slike tilfeller legges stor vekt på en fordeling etter antall innbyggere. For Snillfjord kommune er det viktig at det blir en hensiktsmessig politisk representasjon i mulige fremtidige styringsorgan slik at ikke en kommune alene har et flertall. Snillfjord kommune er opptatt av at ansattes rettigheter og medvirkning sikres i en eventuell videre prosess. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 17
3. Felles møte for formannskap 9 juni 2011 På den felles samlinga for formannskapa i regionen på Orkanger 9 juni 2011 var det enighet om følgende uttalelse OM FOLKEVALGT STYRING AV FRAMTIDIG INTERKOMMUNALT SAMARBEID I ORKDALSREGIONEN Oppdraget ble gitt av samarbeidskomiteen gjennom følgende vedtak på møtet i Hemne 29.10.2010: Samarbeidskomiteen ønsker at det parallelt med SiO og tjenesteutredningene, skal settes i gang en prosess for å avklare framtidig politisk styringsstruktur for Orkdalsregionen. Modellene som skal vurderes er dagens organisering, vertskommune med nemnd og samkommune. Innholdet i denne uttalelsen bygger bl.a. på kunnskapsgrunnlaget som er utvikla og innhenta, diskusjonen i kommunestyrene og innspill kommunestyrene har kommet med ved å svare på et sett av spørmål. Formannskapsmedlemmene i Orkdalsregionen slår fast at ei rein videreføring av dagens samarbeidsformer ikke gir et tilstrekkelig svar på de utfordringene kommunene står overfor, men at svaret derimot er et mer forpliktende samarbeid med tilhørende folkevalgt styring. Formannskapsmedlemmene formulerer følgende intensjoner om et sterkere regionsamarbeid: (1) (2) (3) (4) Sterke samfunnstrender gir kommunene utfordringer som de enkeltvis ikke uten videre har kapasitet, kompetanse og ressurser til å møte. Mest kritisk for noen er folketallsutviklinga og demografiske endringer. Alle kommuner møter høyere krav både fra innbyggerne, næringslivet og andre offentlige myndigheter til fagkompetanse og fagmiljø. Dette krever at kommunene omstiller seg for til en hver tid å kunne ivareta nåværende og nye oppgaver og å levere effektive og gode tjenester, alt dette innenfor rammene av et lokalt forankra folkestyre. Nåværende tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen er ikke særlig omfattende, men på noen fagområder har vi allerede skapt breiere og mindre sårbare kompetansemiljø, som oppfyller lovpålagte krav og yter tjenester med høyere kvalitet til innbyggerne. Nå ønsker kommunene å utvikle både tjenestesamarbeidet og en tilhørende folkevalgt styringsstruktur videre, samtidig. Mange forhold tilsier at Orkdalsregionen vil kunne være en robust og framtidsretta region for utvikling av et sterkere kommunesamarbeid. Om en eller flere av kommunene ikke ønsker å delta, skal det ikke hindre de øvrige i å utvikle samarbeidet videre. Et sterkere og mer helhetlig samarbeid i Orkdalsregionen skal bidra til: a) at det etableres en politisk overbygning som løser styringsmessige og demokratiske utfordringer knytta til interkommunalt samarbeid b) å få etablert et utvidet samarbeid om oppgaver som i dag løses av hver enkelt kommune eller noen få kommuner sammen Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 18
(5) (6) c) å få etablert et utvidet samarbeid om nye oppgaver, enten som følge av nasjonale reformer eller som følge av initiativ om desentralisering Utvikling av helhetlig og forpliktende samarbeid må bygge på politisk vilje i kommunene til å inngå i en felles utviklingsprosess og i et tillitsbasert partnerskap Den videre utviklinga av et mer helhetlig regionsamarbeid i Orkdalsregionen må baseres på følgende prinsipper: a) Interkommunalt samarbeid skal betraktes som en selvstendig strategi for oppgaveløsning. Utgangspunktet er at deltakerkommunene skal bestå som egne kommuner og sjøl ivareta hoveddelen av sine oppgaver. Men samarbeidet på regionnivå kan ta hand om mange kompetansekrevende tjenester og også ha beslutningsansvar og utøve offentlig myndighetsutøvelse når det er naturlig. b) Styringa av det regionale samarbeidet skal tilpasses ordinære prinsipper som gjelder for kommunene og lovfestede styringsmodeller for interkommunalt samarbeid. c) Alle viktige interkommunale samarbeidsordninger skal være underlagt helhetlig politisk styring. Styringa skal skje gjennom et eller flere felles folkevalgte styringsorgan, som opptrer med delegert myndighet fra hver enkelt deltakerkommune. d) Samarbeidet skal gis et innhold og ei organisering som bidrar til interessante roller og oppgaver for politikere og ansatte, både i det regionale samarbeidet og i deltakerkommunene. e) De folkevalgte på regionnivå skal prioritere og fatte beslutninger på regionale saksfelt, ivareta samordning overfor kommunestyrene og fremme regionens interesser utad overfor private aktører, staten og fylkeskommunen. f) Samarbeidet skal samle regionens fagmiljø og styrke den samlede kapasitet kommunene har for oppgaveløsning. Basert på moderne teknologiske løsninger skal de ansatte i stor grad kunne jobbe med base i sin hjemkommune. Innbyggerne skal som en hovedregel forholde seg til sine hjemkommuner som i dag. Det gjelder også for tjenester som leveres av kommunene i fellesskap. På dette grunnlaget vil formannskapsmedlemmene uttale følgende: 1. Om modeller for folkevalgt styring av et utvida samarbeid To hovedmodeller er aktuelle når et interkommunalt samarbeid skal omfatte myndighetsutøvelse: Vertskommuneløsninger Samkommune Kommunestyrenes innspill våren 2011 er samstemte om behovet for god administrativ og folkevalgt styring, men gir ikke noe entydig svar på hva som er den foretrekte styringsmodellen. Noen ønsker primært å etablere et samarbeid basert på vertskommuneløsninger med tilhørende folkevalgt(e) nemnd(er), som utøver folkevalgt skjønn og har juridisk beslutningsmyndighet for alle aktuelle eksisterende og nye oppgaver det samarbeides om. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 19
Mange er redde for at et omfattende vertskommunesamarbeid kan blir for komplisert og fragmentert og ønsker derfor helst å etablere et tettere og mer forpliktende samarbeid etter samkommunemodellen. Alle er opptatt av å ivareta regionrådsfunksjonen, felles interessepolitikk og felles utviklingsoppgaver på en god måte. I ei vertskommuneløsning vil regionrådet fortsatt bestå, og i en samkommune vil disse oppgavene ligge til samkommunestyret. 2. Om prosessen videre Styringsgruppa må i innstillinga som vedtas der 30 juni, legge til rette for at ei helhetlig folkevalgt styring av interkommunalt samarbeid på ei hel rekke fagområder kan være etablert fra 1. januar 2012 eller så snart som mulig etter den tid. Innstillinga til kommunestyrene må omfatte hele regionen og redegjøre for bl.a. valg av hovedmodell for folkevalgt styring hvilke fagområder som skal inngå i samarbeidet fra starten hvordan administrativt ansvar skal fordeles mellom kommunene hva som i andre halvår 2011 og seinere skal utvikles av konkrete samarbeidsordninger på de aktuelle fagområdene hvordan helsesamarbeidet i SiO med inntil 13 deltakerkommuner skal innpasses i de øvrige samarbeidsmodellene hvilke avtaler som må plass ihht. lovverket for å kunne etablere vertskommune- eller samkommuneordninger hvilke spørsmål som må avklares undervegs (bl.a. myndighet, kompetanse, økonomiske ressurser, demokratisk representasjon, kjønnsbalanse, beslutningsregler, forholdet til regionrådsoppgavene mv) hvilken framdrift og hvilke prosesser som må følges for at ei løsning kan være på plass så snart som mulig etter 1. januar 2012 hvordan et tett og forpliktende kjernesamarbeid med noen kommuner på noen fagområder eventuelt skal kunne kombineres med anna samarbeid for andre kommuner og fagområder Hver kommune må innen en nærmere angitt frist avgjøre om den ønsker å gå med i det anbefalte samarbeidet. Styringsgruppa må også så snart som mulig skissere en modell for styring av den delen av regionsamarbeidet som ikke faller naturlig inn under vertskommune- eller samkommuneordninger, herunder regionrådsfunksjonen. Videre må det legges fram en skisse til hvordan sekretariatsoppgavene for regionsamarbeidet best kan ivaretas i framtida. Den politiske styringsmodellen regionen ender på, forutsettes evaluert etter tre år. Etablering av nye modeller vil være av nasjonal interesse, og det må derfor søkes om nasjonal finansiering til planlegging, etablering og evaluering. Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 20
4. Viktige kriterier for valg av styringsmodell Kommunestyrene i Orkdalsregionen har gjennom intensjonserklæringa fra 2010 lagt til grunn at interkommunalt samarbeid skal være hovedstrategi for å løse visse kompetansekrevende velferdsoppgaver og visse utviklingsoppgaver. I NIVI-notat nr 5/2010 drøftes egenskaper ved to hovedmodeller for interkommunalt samarbeid om lovpålagte oppgaver, hhv vertskommunemodellen og samkommunemodellen. I vedlegg 1 er tatt inn ei framstillinga som bygger på dette notatet, men i noe forkorta versjon. Det er grunn til å regne med at noen kommuner ønsker å være med på et bredt samarbeid i regionen, men likevel av ulike grunner ønsker å stå utenfor samarbeidet på visse fagområder. I et samkommuesamarbeid kreves at alle deltakerkommuner overfører like oppgaver og lik myndighet til samkommunen. Et vertskommunesamarbeid er derimot mer fleksibelt ved at enkeltkommuner i alle fall i teorien kan velge å stå utenfor på enkelte fagområder. Noen ser det som et klart ankepunkt mot vertskommunemodellen at ordninger med folkevalgte nemnder på mange ulike fagområder, og gjerne med ulik krets av deltakerkommuner, lett blir fragmentert og lite oversiktlig, med begrensa mulighet for god samordning mellom fagområdene. Midtre Namdal samkommune er på enkelte fagområder er vertskommune for samarbeid med fire kommuner som ikke deltar i samkommunen. Den samme løsninga kunne også være aktuell her. Det er viktig å velge en styringsmodell som kan bidra til god styring, helhet og samordning i hele regionen - og samtidig unngå unødig oppsplitting og oppbygging av kompetanse og infrastruktur i små, avgrensa nettverk/partnerskap. Videre er det viktig å finne robuste løsninger som kan være langsiktige og være egnet til å håndtere utvidelse av samarbeidet etter hvert som tida går. Forpliktende samarbeid forutsetter langsiktige partnere som kan være med å dele kostnader og gevinster ved de interkommunale ordningene. Skiftende alliansepartnere kan gi dårlig framdrift og et fragmentert politisk og administrativt styringssystem. Det er ei klar erfaring fra Midtre Namdal samkommune at et omfattende vertskommunesamarbeid etter hvert kan bli svært uoversiktlig. 5. I retning av en anbefalt styringsmodell for Orkdalsregionen Oppsummering av kommunenes uttalelser Det framgår av kap 2 ovenfor at kommunestyrene i sine uttalelser om framtidig folkevalgt styring deler seg i to, der et mindretall foretrekker vertskommuneordninger, men flertallet peker på samkommunen som den beste løsninga. Skaun, Hitra, Snillfjord og Hemne foretrekker samkommuneorganisering, mens Orkdal, Agdenes og Frøya peker på vertskommuneordninger. Rindal og Meldal har ikke gjort noe Arbeidsutvalgets innstilling om folkevalgt styring 21