Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 24/04/2017 SAK NR 08-2017 Oppdatert kontrollstrategi for reiser uten rekvisisjon våren 2017 Styret tar saken om kontrollstrategi for reiser uten rekvisisjon til orientering Skien 18.april 2017 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Implementering av ny prosess for pasientreiser uten rekvisisjon høsten 2016 innebar bl.a. overgang til nytt fagsystem og høy grad av automatisering. Som en følge av dette er det utviklet en kontrollstrategi for området. Kontrollstrategien er inkludert i virksomhetens eksisterende internkontrollsystem. I styresak 45-2016 vedtok styret i Pasientreiser ANS en modell for forvaltning av kontrollstrategien med revidert sak til styret halvårlig. Foreliggende sak oppsummerer arbeidet med kontrollstrategien foregående halvår, ny risikovurdering og innføring av nye kontrollaktiviteter for implementering på bakgrunn av risikovurderingen. Arbeidet med utvikling av kontrollstrategien skjer fortløpende. En velfungerende og oppdatert internkontroll, med akseptabelt risikonivå, vil bidra til at saksbehandlingen er målrettet og effektiv, at rapportering er pålitelig og at lover og regler overholdes. Med bakgrunn i gjennomført risikovurdering foreslås det ikke innholdsmessige endringer i hoveddokumentet for kontrollstrategien våren 2017. Ny prosess og nye tekniske systemer har levert stabilt uten store avvik i perioden etter oppstart, og det vurderes som nødvendig å høste mer erfaring med hvordan kontrollstrategien fungerer i praksis for å få et bredere beslutningsgrunnlag før eventuelle revisjoner skjer. Underliggende dokumenter til kontrollstrategien er revidert og oppdatert fortløpende. Administrerende direktør anbefaler at styret tar kontrollstrategien til orientering. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Styret i Pasientreiser ANS vedtok i sak 45-2016 kontrollstrategi for reiser uten rekvisisjon. Vedtaket innebar blant annet at kontrollstrategien skal revideres to ganger per år. Siste styrebehandling var i september 2016. Ny vurdering er gjennomført i løpet av våren 2017, i samsvar med vedtatt plan for forvaltning av kontrollstrategien. Foreliggende sak oppsummerer arbeidet med kontrollstrategien siste halvår. En ny vurdering vil bli lagt frem for styret høsten 2017, og det vil da samtidig gjøres en vurdering av fremtidig behov for form og frekvens for tilbakemelding til styret. 2.2 Formål Formålet med kontrollstrategien er å sikre god internkontroll i den nasjonale prosessen knyttet til reiser uten rekvisisjon. Kontrollstrategien beskriver krav til god internkontroll, gir førende prinsipper for kontroll og risikobaserte kontrollaktiviteter som skal bidra til å realisere målene for løsningen: Enklere og lettere tilgjengelig løsning for brukerne Størst mulig grad av likebehandling Kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon Kontrollstrategien beskriver også roller og ansvar i forvaltningen av den nasjonale prosessen for reiser uten rekvisisjon. Risikovurderinger og kontrollaktiviteter beskrives i egne dokumenter med innsynsbegrensning for å sikre konfidensialitet til detaljerte kontrollaktiviteter. 2
Kontrollstrategien er bygget opp med følgende dokumenter: Figur 1: Kontrollstrategiens oppbygning 2.3 Prinsipper for kontrollstrategien Prinsippene for kontrollstrategien er basert på forarbeidene til pasientreiseforskriften 26 og øvrige førende dokumenter. Følgende prinsipper er lagt til grunn: 1 Likebehandling 2 Lik og riktig informasjon 3 Nasjonal og enhetlig 4 Samlet ansvar 5 Risikobasert tilnærming 2.4 Forvaltning av kontrollstrategien For å sikre at kontrollstrategien understøtter kvalitative og effektive prosesser for reiser uten rekvisisjon må den oppdateres løpende og forvaltes på hensiktsmessig måte. Kontrollstrategien forvaltes derfor i samsvar med de overordnede føringer og prinsipper, med fokus på automatisering. Et tydelig eierskap og definerte prosesser for gjennomføring er med på å sikre en fleksibel kontrollstrategi som løpende tilpasses regelverk, utvikling og erfaringer. Figur 2: Forenklet illustrasjon av forvaltning Oppgaver i ny saksbehandlingsprosess er delt mellom Pasientreiser HF og fire regionale kontorer. RHF-styrene har vedtatt at det i fremtiden legges opp til at all saksbehandling vil skje gjennom en nasjonal juridisk enhet. Den foreslåtte modellen ivaretar at prosessen er delt på kort sikt og vil samtidig fungere ved en framtidig samlet nasjonal organisering. Tydelige roller og kort vei mellom beslutningsmyndighet for kontrollstrategien og systemeieransvaret er vesentlig for å sikre et riktig kontrollnivå både kvalitativt og kostnadseffektivt. Samtidig må tilstrekkelig kompetanse til å dekke helheten i systemet være involvert i arbeidet med utvikling av strategien, slik at den understøtter arbeidsprosessene på 3
best mulig måte. Et riktig kontrollnivå vil være med på å skape mulighet for å realisere de til enhver tid gjeldende gevinstmålene for reiser uten rekvisisjon. Øvrige pasientreisekontor som har finansieringsansvar for reiser uten rekvisisjon, men ikke saksbehandlingsansvar, involveres gjennom etablerte arenaer ved behov. 2.5 Konfidensialitet Konkrete beskrivelser av risikovurderinger og kontrollaktiviteter knyttet til dette vil inneholde detaljer som, fra et mislighetsperspektiv, må holdes utenfor offentlighet. Det vil svekke kontrollstrategien om detaljene i kontrollene ble allment kjent. Virksomhetens kontrollstrategi er av denne grunn delt i ett hoveddokument, og to tilleggsdokumenter; ett dokument som beskrivelser risiko og ett som beskriver kontrollaktiviteter. Dokumentet som beskriver detaljerte kontrollaktiviteter har høyest konfidensialitet og vil kun være tilgjengelig for medarbeidere med særskilt behov. Dokumentet legges følgelig ikke ved styresaken. 2.6 Prosess Kontrollstrategien ble utarbeidet som en del av prosjekt Mine pasientreiser og implementert gjennom elektronisk løsning 1. oktober 2016. Figur3: Forenklet illustrasjon av forvaltningshjulet 4
Våren 2017 er det gjennomført ny gjennomgang av kontrollstrategien slik forvaltningshjulet som inngår i vedtatt styresak 45-2016 beskriver. Arbeidet med kontrollstrategien er forankret gjennom egne møter med lederne for de regionale enhetene som skal behandle reiser uten rekvisisjon. Det er gjennomført analyser, vurdert risikonivå og utarbeidet nye eller justerte kontrollaktiviteter der det har vært nødvendig. Følgende prosess er lagt til grunn: Figur 4: Prosess våren 2017 2.7 Endringer i hoveddokumentet Det er ikke vurdert som nødvendig å gjøre justeringer i innholdet i kontrollstrategiens hoveddokument. Dette dokumentet er et overordnet styringsdokument som inngår som en del av foretakets internkontrollsystem. Det er vurdert som hensiktsmessig å skaffe mer erfaring før eventuelle justeringer gjøres. Dokumentet bør oppdateres for gjenspeile at Pasientreiser ANS nå er blitt omdannet til et helseforetak. 2.8 Nytt risikobilde Det er gjort en ny vurdering av risiko og det er definert nye sentrale kontrollaktiviteter som svarer opp risikobildet. Ved oppstart var det nødvendig med justeringer av kontrollaktiviteter som har vært drøftet med de fire regionale PRK-lederne. Det nye risikobildet viser en svak økning av risiko på enkelte områder. Det er hovedsakelig sannsynligheten som er justert for utvalgte risikopunkter. Dette med bakgrunn i at foretaket nå har et større erfaringsgrunnlag å basere vekting av sannsynlighet og konsekvens på enn hva som var fakta ved oppstart av ny prosess 1.oktober 2016. 2.9 Nye kontroll aktiviteter Det er definert nye kontrollaktiviteter som svarer opp det justerte risikobildet. Små justeringer av mindre vesentlighet gjøres fortløpende. Det er avtalt en ytterligere vurdering av attestasjonsgrensen og ny stikkprøvekontroll. 5
3. Administrerende direktørs vurderinger Under sakens hovedpunkt beskrives de viktigste elementene i saken. Det vedlagte dokumentet utfyller dette og vil fortsatt være rammen for videre forvaltning og utvikling av kontrollstrategien. Totalt sett vurderes dette å ville bidra til god internkontroll i prosess og elektronisk løsning for reiser uten rekvisisjon. For å sikre at kontrollstrategien fungerer etter hensikten vil Pasientreiser HF fortsatt gjennomføre regelmessige møter med lederne for de regionale enhetene i tiden fremover slik at eventuelle utfordringer kan fanges opp. Det anbefales at styret tar vedlagte kontrollstrategi for prosess for saksbehandling av reiser uten rekvisisjon til orientering. Trykt vedlegg: Hoveddokument Kontrollstrategi reiser uten rekvisisjon 6