Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 11.10.2012 Tid: Kl. 15:00 Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: 611 26 410 snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 225/12 12/846 TERTIALRAPPORTERING 2012-2. TERTIAL 226/12 12/1275 FORSLAG TIL RAMMER FOR BUDSJETT 2013 227/12 11/1793 REGIONALT SAMARBEID OM UTVIKLING AV KOMMUNALE TJENESTER - VALG AV SAMARBEIDSOMRÅDER 228/12 12/1466 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FOR TO ENKELTANLEDNINGER - FLUBERG VEL 229/12 12/57 REFERATSAKER FORMANNSKAPET 2012 - MØTE DEN 11.10.2012 Hov, den 04.10.2012 Terje Odden Ordfører Kjeld Dag Svendsen sekr. Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: 61 12 64 10 2860 HOV HOV Telefaks: 61 12 64 20
Sak 225/12 TERTIALRAPPORTERING 2012-2. TERTIAL Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/846 Saksnr.: Utvalg Møtedato 215/12 Formannskapet 24.09.2012 225/12 Formannskapet 11.10.2012 / Kommunestyret 15.10.2012 Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 31. august 2012. 2. Kommunestyret godkjenner revidert investeringsbudsjett for 2012. Behandling/vedtak i Formannskapet den 24.09.2012 sak 215/12 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen møtte og orienterte om saken. Det ble uttrykt bekymring for overforbruket på barnehagesektoren og i barnevernet. Det var et ønske om at man beregnet hva redusert politisk møtevirksomhet vil bety av innsparinger. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet tar informasjonen om status årsprognose til orientering. Vedlegg: Tertialrapport for 2. tertial 2012. Bakgrunn: I henhold til kommunens økonomireglement skal det legges fram en tertialrapport for 1. og 2. tertial hvert år. Side 2 av 15
Sak 225/12 Vurdering av kommunens økonomiske stilling og status i forhold til budsjett og handlingsprogram fremgår av dokumentet. Tertialrapporten inneholder også revidert investeringsbudsjett, som det er gjort rede for i dokumentet. Den mest vesentlige endringen siden revideringen av investeringsbudsjettet pr. 1. tertial 2012 er gjenoppbygging av Vestsida skole, som er lagt inn med 6,25 mill i forventet investering i 2012. Denne posten er basert på politisk vedtak etter at forrige tertialrapport ble lagt fram. Vurdering: Rådmannen anbefaler at kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 31. august 2012. Rådmannen anbefaler at kommunestyret godkjenner forslag til revidert investeringsbudsjett for 2012. Side 3 av 15
Sak 226/12 FORSLAG TIL RAMMER FOR BUDSJETT 2013 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/1275 Saksnr.: Utvalg Møtedato 216/12 Formannskapet 24.09.2012 226/12 Formannskapet 11.10.2012 / Kommunestyret 15.10.2012 Innstilling: Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til rammer for budsjett 2013. Behandling/vedtak i Formannskapet den 24.09.2012 sak 216/12 Behandling: Økonomisjef Terje Lindalen møtte og orienterte om saken. Notat fra rådmannen av 240912 vedr. vertskommunetilskuddet ble distribuert på ipad. Man var enige om at kommunens håndtering av vertskommuneansvaret har blitt håndtert på en meget god måte. Kommunens omdømme ble nevnt og sett i sammenheng med befolkningsutviklingen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Formannskapet tar informasjonen om status i budsjettarbeidet for 2013 til orientering. Vedlegg: Bakgrunn: På plan- og økonomidag 6. september 2012, og i formannskapet 24. september 2012 ble det drøftet framdriftsplan for budsjettarbeidet. Det ble bestemt at rammer for budsjett 2013 skulle Side 4 av 15
Sak 226/12 legges fram i formannskapet 11. oktober 2012, med forbehold om at inntektene fra statsbudsjettet er kjent. Statsbudsjettet legges fram mandag 8. oktober 2012, og det forutsettes at KS prognosemodell; som er et verktøy kommunen bruker i budsjettarbeidet er oppdatert med inntektstallene fra statsbudsjettet innen 11. oktober. Vurdering: Forslag til rammer for budsjett 2013 blir lagt fram på møtet 11. oktober 2012. Rådmannen anbefaler at de foreslåtte rammer vedtas. Side 5 av 15
Sak 227/12 REGIONALT SAMARBEID OM UTVIKLING AV KOMMUNALE TJENESTER - VALG AV SAMARBEIDSOMRÅDER Saksbehandler: Nils Hesthagen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 11/1793 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/12 Kommunestyret 12.03.2012 227/12 Formannskapet 11.10.2012 / Kommunestyret 15.10.2012 Innstilling: 1. Kommunestyret tar til orientering at Søndre Land kommune deltar i arbeidet med forstudier for mulig regionalt samarbeid innen de samarbeidsområder som foreslås i rådmannens saksutredning. Dette gjelder følgende områder: Alle kommuner; Skatt / innfordring. Er utredet og fremmes som egen sak i løpet av 2012 Sentralbord Lønn Regnskap Driftsstyring eiendom Driftsstyring vann og avløp Landbrukskontor Dessuten arbeides det parallelt videre med ikt i henhold til allerede vedtatt strategi, mulig etablering av forsterket skjermet enhet for demente i samsvar med vedtatt oppfølging av samhandlingsreformen og tilsynskontor for byggesaker. To eller flere kommuner: Brannvern og beredskap Gjøvik, Østre Toten og Vestre Toten Barnevern Nordre Land og Søndre Land 2. Prinsippene og kriteriene som ble vedtatt i kommunestyrene vinteren 2012, legges til grunn i det videre arbeidet, herunder en balansert fordeling av arbeidsplasser mellom kommunene 3. Når forstudiene foreligger, tar kommunestyret stilling til om kommunen skal være med på ytterligere utredningsarbeid med sikte på etablering av felles samarbeidstiltak. 4. Rådmennene gis i oppdrag, senest innen behandling av forstudiene i de respektive kommunestyrer, å utrede modell(er) for kostnadsfordeling til investering og drift ved regionale samarbeidstiltak med sikte på en omforent løsning. Side 6 av 15
Sak 227/12 Behandling/vedtak i Kommunestyret den 12.03.2012 sak 14/12 Behandling: Ordfører gjorde nærmere rede for saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Nøkkelkriteriene for å identifisere og vurdere aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal knyttes opp til begrepene stordriftsfordeler, kvalitetsgevinster og/eller å sikre kompetanse/rekruttering. 2. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal som hovedregel ikke omfatte områder som krever felles folkevalgt nemnd etter KL 28c. 3. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen som skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser, bør primært tilhøre kategorien transaksjonsbaserte tjenester. For andre områder kan det være behov for å vurdere tiltak som kan avhjelpe evt ulemper knyttet til lokalisering. 4. I aktuelle samarbeidsprosjekter inviteres alle kommunene til å delta. Dersom en eller flere kommuner ikke ønsker å delta, eller trekker seg i prosessen etter nærmere avtalt prosedyre, kan to eller flere av de øvrige kommunene likevel velge å etablere samarbeidet. 5. Prinsippet om kostnadsfordelingen bør gjennomgås på nytt, jfr. tidligere uttalelser fra Søndre Land kommune bl.a. i saken om samordning av IKT i Gjøvikregionen (k-sak 36/11). 6. Søndre Land kommune ber om at det snarest mulig blir utarbeidet en framdriftsplan for det videre arbeidet. Vedlegg: Som vedlegg til saken følger: Notat (til nevnte sak) om «Regionalt samarbeid om utvikling av kommunale tjenester kriterier for valg av samarbeidsområder» Rådmennenes vurdering av mulige samarbeidsområder (skjematisk framstilt) Side 7 av 15
Sak 227/12 Som uttrykt vedlegg vises det til saksframlegg og vedtak knyttet til prinsippsak om regionalt samarbeid om interkommunale tjenester behandlet i kommunestyrets møte den 12.03.2012, sak 14/12. Bakgrunn: Forankring i kommunestyrene vinteren 2012 I «Strategisk plan for Gjøvikregionen 2009-2012» er interkommunalt samarbeid om tjenesteproduksjon vedtatt som prioritert satsingsområde. I denne perioden er det allerede etablert samarbeid på flere områder, herunder på ikt-området og felles innkjøpsenhet. Vinteren 2012 vedtok kommunestyrene i alle kommunene i Gjøvikregionen prinsipper for regionalt samarbeid om utvikling av kommunale tjenester. Vedtakene ble innholdsmessig stort sett like, men med noen mindre tillegg i enkelte kommuner. Søndre Land kommunes vedtak har slik ordlyd: 1. Nøkkelkriteriene for å identifisere og vurdere aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal knyttes opp til begrepene stordriftsfordeler, kvalitetsgevinster og/eller å sikre kompetanse/rekruttering. 2. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal som hovedregel ikke omfatte områder som krever felles folkevalgt nemnd etter KL 28c. 3. Aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen som skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser, bør primært tilhøre kategorien transaksjonsbaserte tjenester. For andre områder kan det være behov for å vurdere tiltak som kan avhjelpe evt ulemper knyttet til lokalisering. 4. I aktuelle samarbeidsprosjekter inviteres alle kommunene til å delta. Dersom en eller flere kommuner ikke ønsker å delta, eller trekker seg i prosessen etter nærmere avtalt prosedyre, kan to eller flere av de øvrige kommunene likevel velge å etablere samarbeidet. 5. Prinsippet om kostnadsfordelingen bør gjennomgås på nytt, jfr. tidligere uttalelser fra Søndre Land kommune bl.a. i saken om samordning av IKT i Gjøvikregionen (k-sak 36/11). 6. Søndre Land kommune ber om at det snarest mulig blir utarbeidet en framdriftsplan for det videre arbeidet. Rådmennenes oppfølging av kommunestyrevedtakene Rådmennene har fulgt opp kommunestyrenes vedtak og satt fokus på å identifisere aktuelle samarbeidsområder og vurdere disse i forhold til kriteriene som framgår av pkt 1 i vedtaket. Etter at samarbeidsområdene ble identifisert, er det foretatt en systematisk og skjematisk vurdering av tiltakene. Disse følger vedlagt. For oversiktens skyld og for å vise at kriteriene i kommunestyrevedtakene er lagt til grunn gjengis malen her: Side 8 av 15
Sak 227/12 Vurderingsfaktorer Økonomi: I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi økonomiske besparelser? I hvilken grad forventes samarbe idstiltaket å gi vesentlige effekter knyttet til kompetanse og / eller redusert sårbarhet? Kvalitet: I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi økt brukeropplevd kvalitet? I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi økt faglig kvalitet? Styring: I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å bi en god tilfredsstillende administrativ styring? I hvilken grad forventes samarbeidstiltaket å gi en tilfredsstillende politisk styring? Sum Verdi (1 6) Begrunnelse Tilleggskriterier Er det mulig å overføre tilstrekkelig med myndighet til regionalt nivå slik at tjenesten vil være operativ og handlingsdyktig? Vil kostnads- og effektbildet være forutstigbart og oversiktlig over tid? Er det kurant å fastsette konkrete og etterprøvbare mål? Ja / Nei Side 9 av 15
Sak 227/12 Sikres kompetansen ved overføring av personale fra deltakende kommuner? Er det tilstrekkelig at to eller flere ikke alle fem kommuner går sammen for å realisere samarbeidsprosjektet? Er det sannsynlig at samarbeidstiltaket ikke gir negative effekter for den enkelte kommunes virksomhet? Skala fra 1 6: 1 = i svært liten grad og 6 = i svært stor grad Den enkelte rådmann har drøftet forslag til samarbeidsområder og analysene i egen organisasjon, dvs med sine ledere. De tillitsvalgte er også orientert om arbeidet som er igangsatt og vil bli ytterligere involvert senere i prosessen Etter en samlet vurdering vil rådmennene foreslå at det arbeides videre med forstudier på følgende samarbeidsområder: Alle; Skatt / innfordring. Er utredet og egen sak fremmes i løpet av 2012. Sentralbord Lønn Regnskap Driftsstyring eiendom, dvs styring og overvåkning av tekniske anlegg på kommunale bygg og anlegg Driftsstyring vann og avløp, dvs styring, overvåkning og oppfølging av tekniske anlegg Landbrukskontor Dessuten arbeides det parallelt videre med ikt i henhold til allerede vedtatt strategi, mulig etablering av forsterket skjermet enhet for demente i samsvar med vedtatt oppfølging av samhandlingsreformen og tilsynskontor for byggesaker To eller flere: Brannvern og beredskap Gjøvik, Østre Toten og Vestre Toten Barnevern Nordre Land og Søndre Land I og med at vedlagte vurderingsskjemaer har relativt klare kriterier og kvantifiserte vurderinger, samt korte begrunnelser, finner ikke rådmennene det nødvendig å gi utfyllende vurderinger i saksutredningen. Side 10 av 15
Sak 227/12 Utvelgelsen bygger på innspill fra de enkelte kommuner og de såkalte «nøkkelkriteriene» nevnt i kommunestyrenes vedtak fra sist vinter, samt at det er omfang og potensial for gevinster både økonomiske og i forhold til kompetanse, kvalitet og redusert sårbarhet. Vurdering: Kommunenes forpliktelser til å delta i forstudier Det er ulike oppfatninger i kommunene om det er aktuelt å etablere regionalt samarbeid på flere av de områdene som det nå foreslås å gå videre med. Rådmennene mener det uansett er riktig å delta i forstudier for å få et bedre beslutningsunderlag og ikke minst for å markere vilje til å få på plass flere regionale samarbeidsløsninger der dette er interessant. Dette samsvarer også med tidligere stadfestede prinsipielle holdninger i det regionale samarbeidet om at alle kommunene er med i tidlig utredningsfase / forstudier og at det er mulig «å hoppe av» når forstudie, eller forprosjekt er behandlet. Arbeidet med forstudiene Rådmennene er opptatt av strukturert, involverende og ryddig arbeid og at PLP-metodikken legges til grunn, men det er også avgjørende at arbeidet ikke blir for tid- og ressurskrevende og at det drar ut i tid. I det videre arbeidet vil det derfor bli lagt vekt på god struktur, avgrensning i utredningsmandat og rask framdrift. For å lykkes med dette vil rådmennene være avhengig av at det avsettes ressurser til en prosjektansvarlig / koordinator for forstudiearbeidet. Det vil ikke være snakke om store kostnader for den enkelte kommune. I tillegg til egeninnsats fra alle kommunene, anslås behovet for innleie til en kostnad på samlet 100.000 150.000 kroner i forstudiefasen. Målsettingen er at denne saken behandles i de respektive kommunestyrer i løpet av oktober. Arbeidene med forstudiene kan starte raskt deretter og bør kunne være avsluttet innen utgangen av mars kommende år. Lokalisering I henhold til kommunestyrenes vedtak fra sist vinter, er det en målsetting om at «aktuelle samarbeidsområder i Gjøvikregionen skal inngå i en helhet med tanke på å oppnå en balansert fordeling av arbeidsplasser.». I det videre arbeidet med forstudiene må denne målsettingen ivaretas. Det er også viktig å se dette over litt tid. Noen samarbeidstiltak bør realiseres raskt, mens andre vil ta litt lengre tid å få på plass og det vil ganske sikkert også være aktuelt å etablere samarbeid på nye områder i framtida. Side 11 av 15
Sak 227/12 To eller flere kommuner.. Slik det framgår av kommunestyrevedtakene sist vinter (pkt 4), er det mulig for to eller flere kommuner og ikke nødvendigvis alle fem å etablere samarbeid. Dette er viktig av flere grunner. For det første for å sikre framdrift og optimalisering av «gevinst», men også for å kunne finne fram samarbeidsområder som naturlig, eksempelvis som følge av geografi eller kommunestørrelse, er aktuelt kun for to kommuner. På den annen side er det viktig at alle kommunene ser helhet for å oppnå størst mulig samlet gevinst for alle kommunene og for å oppnå målsettingen om en hensiktsmessig geografisk fordeling / lokalisering. Kostnadsfordeling Etter innspill fra flere kommuner, er det enighet om at kostnadsfordeling mellom kommuner (gjelder både investering og drift) bør drøftes på nytt og at det i regionen fattes et prinsippvedtak om hvilken kostnadsfordelingsmodell som skal legges til grunn (i alle fall for denne type saker). Så langt er det i hovedsak operert med 50 % fast beløp og 50 % etter folketall. Hvilken modell som skal velges for framtida, er ikke drøftet inngående og det anbefales derfor at rådmennene får i oppgave å utrede dette og at det foretas en avklaring før, eller parallelt med behandling av forstudiene kommende vinter. Forholdet til de ansatte Som nevnt innledningsvis, er de hovedtillitsvalgte orientert om arbeidet som nå settes i gang. Disse vil også bli involvert undervegs. Forstudiene vil også bli organisert slik at ansatte innen de ulike fagområdene fra alle kommunene vil delta i utredningsarbeidet. Dersom det skjer samordning/ sammenslåing på enkeltområder, vil naturligvis lov og avtaleverk bli fulgt. Dette sikrer involvering og at de ansattes rettigheter vil bli ivaretatt i samsvar med prosedyrer og regelverk. Oppsummering Rådmennene har med denne saken fulgt opp kommunestyrenes vedtak fra sist vinter og startet arbeidet med å realisere målsettingene som er fastsatt i det regionale samarbeidet. Vi vil avslutningsvis påpeke viktigheten av at alle kommunene blir med på videre utredningsarbeid for dermed å framskaffe enda bedre beslutningsunderlag for videre regionalt samarbeid. Side 12 av 15
Sak 228/12 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FOR TO ENKELTANLEDNINGER - FLUBERG VEL Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: U63 Arkivsaksnr.: 12/1466 Saksnr.: Utvalg Møtedato 228/12 Formannskapet 11.10.2012 Innstilling: I medhold av alkohollovens 1 6, 2. ledd, siste setning innvilges Fluberg Vel ved Roger Vestrum skjenkebevilling for to enkeltanledninger, hhv den 19.10.2012 og 23.11.2012 i tilknytning til arrangering av quizkveld for inntil 80 personer på Fluberg forsamlingshus. Skjenkebevillingen omfatter skjenking av alkoholholdig drikke med et alkoholinnhold på inntil 22 volumprosent (øl og vin) mellom kl 1800 0100 begge kveldene. Tone Høgberget godkjennes som styrer for skjenkebevillingen den 19.10.2012, mens Siv Helen Granum godkjennes som styrer for skjenkebevillingen den 23.11.2012. Vedlegg: Ingen trykte vedlegg Som uttrykte vedlegg i saken finnes søknaden og utgående brev vedr. innhenting av uttalelse fra lensmannen og sosialtjenesten, samt innkomne uttalelser. Bakgrunn: Fluberg Vel ved Roger Vestrum søker om skjenkebevilling for to enkeltanledninger, hhv den 19.10.2012 og 23.11.2012 i tilknytning til arrangering av quizkveld for inntil 80 personer på Fluberg forsamlingshus. Søknadene omfatter skjenking av alkoholholdig drikke med et alkoholinnhold på inntil 22 volumprosent (øl og vin) mellom kl 1800 0100 begge kveldene. Tone Høgberget er oppgitt som styrer for skjenkebevillingen den 19.10.2012, mens Siv Helen Granum er oppgitt som styrer for skjenkebevillingen den 23.11.2012. Side 13 av 15
Sak 228/12 Vurdering: Søknad om skjenkebevilling for enkeltanledninger er regulert i alkohollovens 1 6, 2. ledd, siste setning. Slike søknader krever iht alkohollovens 1-7 uttalelse fra lensmannen og sosialtjenesten, jfr. alkohollovens lovens bestemmelser i 1 7, pkt. a c. Det er sendt brev om innhenting av uttalelse. Lensmannen har i sin uttalelse ingen bemerkninger, og anbefaler søknaden. Sosialtjenesten har i sin uttalelse heller ingen innvendinger til søknaden. Rådmannen har heller ingen bemerkninger, og anbefaler rådmannen at søknadene om skjenking for to enkeltanledninger imøtekommes som omsøkt. Side 14 av 15
Sak 229/12 REFERATSAKER FORMANNSKAPET 2012 - MØTE DEN 11.10.2012 Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/57 Saksnr.: Utvalg Møtedato 229/12 Formannskapet 11.10.2012 Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Protokollen følger som utrykt vedlegg da den finnes på hjemmesiden og ipad. Bakgrunn: Det fremmes følgende referasaker til behandling: 1. Protokoll fra formannskapets møte 24.09.2012. Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til referatsaken. Side 15 av 15