MØTEINNKALLING. Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Møtedato: Tid: Kl (NB! Frammøte kl.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Møtedato: Tid: Kl (NB! Frammøte kl.08:30) Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Da dette er første formannskapsmøte uten bruk av saksdokumenter i papirform bes formannskapsmedlemmene om å møte en halv time tidligere enn vanlig for å synkronisere ipad opp mot Dropbox og sjekke at alt fungerer som det skal. NB! Alle møter med nyladet ipad! SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 215/12 12/846 TERTIALRAPPORTERING TERTIAL 216/12 12/1275 STATUS BUDSJETT /12 11/1349 NY BARNEHAGE I FLUBERG/ODNES. FRAMDRIFTSPLAN FOR NY UTREDNING 218/12 12/1446 RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE /12 12/653 TV-AKSJONEN BIDRAG FRA SØNDRE LAND KOMMUNE 220/12 12/1388 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FLERE ENKELTANLEDNINGER - ODNES VEL Side 1 av 17

2 221/12 12/57 REFERATSAKER FORMANNSKAPET MØTE DEN Hov, den Terje Odden Ordfører Kjeld Dag Svendsen sekr. Side 2 av 17

3 TERTIALRAPPORTERING TERTIAL Sak 215/12 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/846 Saksnr.: Utvalg Møtedato 43/12 Kommunestyret /12 Formannskapet Innstilling: Formannskapet tar informasjonen om status årsprognose til orientering. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 43/12 Behandling: Kommunalsjef Pål Rønningen foretok en gjennomgang av den fremlagte tertialrapporten for 1. tertial, og redegjorde for følgende hovedtema: Overordnede økonomiske forhold Aktuelle nøkkeltall Investeringsregnskapet Årsprognose på driften Rådmannen understreket at med utgangspunkt i årsprognosen, så utgjør forventet driftsresultat ca halvparten av forutsatte den innsparingen for Videre uttrykte rådmannen bekymring for den negative utviklingen av sykefraværet. Rådmannen orienterte også om status i de pågående omstillingsprosjektene som ble vedtatt igangsatt i forbindelse med behandlingen av saken om forprosjektrapporten til organisasjonsgjennomgangen i kommunestyrets møte Forslagene som fremkommer i de aktuelle delprosjektene vil bli fremmet som egen sak. I den påfølgende debatten fremkom det spørsmål og kommentarer knyttet til bl.a. følgende tema: Investeringsbudsjettet Side 3 av 17

4 Sak 215/12 Sykefraværet er vi flinke nok som arbeidsgivere? Har den negative utviklingen noen sammenheng med omstillingsprosessen? Spesialundervisning i skolen Rådmannen kommenterte og besvarte de aktuelle spørsmålene som ble stilt. Økonomisjef Terje Lindalen redegjorde nærmere for spørsmålene knyttet til investeringsbudsjettet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner foreliggende tertialrapport pr. 30. april Kommunestyret godkjenner revidert investeringsbudsjett for 2012 og godkjenner nytt låneopptak på kr ,- for å finansiere økningen i revidert investeringsbudsjett. Vedlegg: Bakgrunn: På Plan- og Økonomidag 6. september 2012 ble det bestemt at rådmannen gir en oppdatert orientering om status årsprognose i Formannskapet 24. september. Vurdering: Rådmannen legger fram orientering om status årsprognose på møtet. Fullstendig tertialrapport for 2. tertial 2012 vil bli framlagt i Kommunestyret 15. oktober Side 4 av 17

5 Sak 216/12 STATUS BUDSJETT 2013 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 12/1275 Saksnr.: Utvalg Møtedato 216/12 Formannskapet Innstilling: Formannskapet tar informasjonen om status i budsjettarbeidet for 2013 til orientering. Vedlegg: Bakgrunn: På Plan- og Økonomidag 6. september 2012 ble det bestemt at rådmannen legger fram en orientering om status i budsjettarbeidet i Formannskapet 24. september Vurdering: Rådmannen legger fram orientering om status i budsjettarbeidet for 2013 på møtet. Side 5 av 17

6 Sak 217/12 NY BARNEHAGE I FLUBERG/ODNES. FRAMDRIFTSPLAN FOR NY UTREDNING Saksbehandler: Knut Åge Berge Arkiv: A10 Arkivsaksnr.: 11/1349 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Formannskapet Innstilling: Formannskapet tar til etterretning rådmannens plan for tilleggsutredning om plassering av ny barnehage i Fluberg / Odnes Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 10/12 Behandling: Saksprotokoll fra behandlingen i formannskapets møte den ble utdelt i møtet. Det ble utdelt nye kart hvor de aktuelle alternativene iht formannskapets innstilling er avmerket. Videre ble følgende uttalelser utdelt: Fellesbrev fra SU Odnes barnehage og Odnes vel, datert (det ble gjort oppmerksom på at denne uttalelsen beklageligvis ikke ble med i formannskapets behandling ) Foreldrerepresentanter fra Fluberg barnhage, avdelingene Husmus og Skogmus, datert Rektor på Odnes skole, datert Fluberg vel, datert Representant Kai Werner Evensen (SV) fremmet forslag om kun å utrede alternativ b) fra formannskapets innstilling (egen tomt i nærheten av Odnes skole). Forslaget ble senere trukket, og Evensen støttet da innstillingen fra formannskapet. Side 6 av 17

7 Sak 217/12 Varaordfører Rune Selj (H) opplyste at han hadde vært i kontakt med samferdselskontoret i fylket, og at det i gjeldende planer ikke inngår noen forslag på noen gang- og sykkelveg i Flubergområdet, men at dette måtte komme som innspill i neste rullering. Representant Ine Lindalen (AP) ba om pause i forhandlingene for å gjennomføre gruppemøte, noe som ble innvilget. Etter gruppemøte, gjorde representanten Ine Lindalen (AP) oppmerksom på at Arbeiderpartiet støtter innstillingen fra formannskapet. Deretter ble innstillingen fra formannskapet enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret ber rådmannen utrede følgende alternativer vedr. lokalisering av utbygging av ny barnehage i Fluberg/Odnes: a) Innenfor det eksisterende arealet for Odnes skole/helsehuset. b) Egen tomt i nærheten av Odnes skole (sørvest for Odnes skole) c) Fluberg 1 (ved Friluftsbarnehagen) 2. Rådmannen bes om å utarbeide en framdriftsplan for det videre arbeidet snarest mulig. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 97/12 Behandling: Jon Odden fremmet forslag om at den ledige tomten etter rivingen av prestgårdslåven i Fluberg ikke vurderes som noe alternativ, dvs. at pkt. 2 i innstillingen utgår. Dette med begrunnelse i begrensninger som følge av arealet, beliggenheten og usikkerhet knyttet til planer for disponeringen av området. Erik Bjørnsveen ba om at formannskapet får seg forelagt et kart over det aktuelle området før det tas stillingen til om den aktuelle tomten vurderes som et nytt alternativ. Kart over det aktuelle området ble fremskaffet og utdelt i møtet. Størrelsen av området er oppgitt å utgjør ca 8 dekar. Fung. barnehagesjef Knut Åge Berge var til stede for å redegjøre nærmere for saken. Det å ta med dette tomtealternativet vil ikke forsinke prosessen i det videre arbeidet. Etter å ha undersøkt nærmere om det faktiske tomtearealet og de bindinger som er Side 7 av 17

8 Sak 217/12 lagt, viser det seg at arealet er nærmere 6 dekar. Fung. barnehagesjef vurderer derfor dette som et lite egnet tomteareale. Det ble deretter foretatt en votering mellom innstillingens pkt. 2 og forslaget fra Jon Odden, og forslaget om å ikke ta med tomten på prestgårdslåven som et nytt alternativ (jfr. innstillingens pkt. 2) ble enstemmig vedtatt. For øvrig ble resterende del av innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Formannskapet tar til etterretning orienteringen om prosessen med å vurdere aktuelle tomtealternativer for ny barnehage i Fluberg / Odnes. Utredningen av tomtealternativene skal gjøres innenfor en ramme på kr Utgiftene finansieres innenfor rammen av revidert investeringsbudsjett som legges fram i forbindelse med behandling av tertialrapporten per 30. april. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 147/12 Behandling: Under debatten fremkom det ulike synspunkter både til støtte for innstillingen, men også til fordel for å fortsatt vurdere plassering i nærheten eller i tilknytning til Odnes skole, samt fortsatt vurdere det øvre området i Fluberg. Det ble fra administrasjonens side gjort rede for den vurderingen som er lagt til grunn for at etablering av ny barnehage i tilknytning til Odnes skole vurderes som lite aktuelt (grunnet arealmessige begrensninger). Gerd Myklebust Wang fremmet følgende endringsforslag til innstilingens pkt. 2: Kommunestyret ber rådmannen jobbe videre med planene om etablering av ny barnehage basert på alternativet i tilknytning til Odnes skole. Det ble foretatt votering mellom innstillingen og endringsforslaget, og innstillingen ble vedtatt med 5 mot 2 stemmer. Det ble fremmet forslag om å gjennomføre en befaring for kommunestyret i det aktuelle området i Fluberg (både øvre og nedre) dette før kommunestyret behandler saken i sitt møte Side 8 av 17

9 Sak 217/12 den Ordfører gjorde oppmerksom på at siden det er formannskapet som er planutvalg, bør det være formannskapet som gjennomfører en slik befaring. Videre at befaringen også omfatter Odnes-området. Formannskapet ga tilslutning til ordførerens forslag, og ville avtale nærmere tidspunkt for befaringen før kommunestyrets behandling av saken den Vedtak: 1. Kommunestyret tar til orientering utredningen fra RAM arkitektur A/S om alternative plasseringer for ny barnehage i Fluberg/Odnes. 2. Kommunestyret ber rådmannen jobbe videre med planene om etablering av ny barnehage basert på alternativet friluftsbarnehagens nedre område. Behandling/vedtak i Kommunestyret den sak 57/12 Behandling: Innkomne høringsuttalelser ble utdelt i møtet. Rådmannen redegjorde nærmere for bakgrunnen for saken og tidligere behandlinger, herunder vurderinger av de tidligere vedtatte alternativene som er utredet vedr. plassering. Rådmannen orienterte også om reaksjoner på behandlingsmåten fra Statens vegvesen sin side, jfr. den foreliggende nye uttalelsen av som kom helt overaskende uten at kommunen hadde vært involvert. Representant Atle Rune Lynard gjorde rede for Arbeiderpartiet sitt standpunkt om plassering av barnehagen i Fluberg-området. Representant Ann Kristin Dybhavn (H) fremmet på vegne av Høyre forslag om å utsette den videre behandlingen av saken og at saken sendes tilbake til administrasjonen for å utrede kostnader ved de aktuelle tomtealternativene. Det ønskes svar på bygge- og anleggskostnader, herunder tomtekjøp, og utgifter/muligheter for veg/adkomst. Videre at det utredes driftskostnader, herunder transport, renhold, vaktmester og brøyting, samt samhandling barnehage og skole. Dette for å få et reelt sammenligningsgrunnlag. Det bes om at det fremmes en nærmere framdriftsplan for behandling i formannskapets møte Det ble foretatt votering av det fremsatte utsettelsesforslaget, og utsettelsesforslaget ble vedtatt med 14 mot 11 stemmer. Vedtak: Side 9 av 17

10 Sak 217/12 Saken utsettes og sendes tilbake til administrasjonen for å utrede kostnader ved de aktuelle tomtealternativene. Det ønskes svar på bygge- og anleggskostnader, herunder tomtekjøp, og utgifter/muligheter for veg/adkomst. Videre at det utredes driftskostnader, herunder transport, renhold, vaktmester og brøyting, samt samhandling barnehage og skole. Dette for å få et reelt sammenligningsgrunnlag. Det bes om at det blir fremmet en nærmere framdriftsplan til behandling i formannskapets møte Vedlegg: Bakgrunn: Det vises til vedtak i Kommunestyret 12. september Vurdering: Det framgår av vedtaket at kommunestyret blant annet ønsker en mer detaljert oversikt over kostnadene ved tilrettelegging av de tre tomtealternativene. I utredningen fra RAM arkitektur ble disse tomtekostnadene gradert høye, middels og lave. Tatermyrbakken ble anslått å gi den høyeste tilretteleggingskostanden blant annet som følge av nedgraving av høgspentledning. Kostnaden ble anslått til opp mot kr i den verst tenkelig situasjon hvor grøfta må pigges i hele sin lengde. Tatermyrbakken kan også medføre høyere kostnader til øvrig opparbeidelse av tomta siden grunnen antageligvis består av en del fjell. Tilrettleggingskostnadene for både Odnes skole og Fluberg nedre ble i utredningen antatt å være lave. Et mer detaljert anslag for kostnadene vil kreve en ny utredning fra et rådgivende ingeniørfirma. Det er vanskelig å anslå hva en slik utredning vil koste før det er innhentet noe pristilbud. Når pristilbudet foreligger vil rådmannen komme tilbake til formannskapet med en sak om finansiering av utredningen. I tillegg til en mer detaljert utredning om kostnader ved å tilrettelegge tomta vil administrasjonen ta kontakt med berørte grunneiere for å få et tilbud på kjøp av tomtegrunn. Administrasjonen vil på sin side utrede driftskostnadene knyttet til vaktmester og renhold, og vurdere eventuelle konsekvenser for samhandlingen mellom skole og barnehage knyttet til de tre alternativene. Angående framdriften tas det sikte på å legge fram en sak om finansiering av utredningen om tomtekostnader til formannskapets møte 3. oktober. Under forutsetning av at det rådgivende ingeniørfirmet kan gjøre sin utredning i løpet av 10 dager vil det være mulig å legge fram en ny sak om lokalisering i formannskapets møte 24. oktober og kommunestyret 19. november. Side 10 av 17

11 Sak 218/12 RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE 2012 Saksbehandler: Kjeld Dag Svendsen Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 12/1446 Saksnr.: Utvalg Møtedato 218/12 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til Risiko-og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Søndre Land kommune. 2. Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til prioriteringer i tiltaksplanen i Risiko-Og Sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Søndre Land kommune. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de tiltak som er forslått i ROS-analysens tiltaksplan gjennom arbeidet med drifts- og investeringsbudsjett for 2013, samt organisatoriske tiltak. Vedlegg: ROS-analyse for Søndre Land kommune (Feil nummerering av tiltak på side er rettet i versjonen som ligger på Dropbox og på kommunens nettside). Bakgrunn: I følge Sivilbeskyttelseslovens 14 plikter kommunen å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe og hvordan disse i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROSanalyse). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Side 11 av 17

12 Sak 218/12 Søndre Land kommune gjennomførte i 1998 en Risiko- og sårbarhetsanalyse sammen med Nordre Land kommune. Dette samarbeidet er videreført i arbeidet med denne ROS-analysen, erfaringene med å samarbeide var gode og mye av det «trusselbildet» man ser ikke kjenner noen kommunegrense. Ved å samarbeide åpner man også et bredere faglig innslag samtidig som den samlede ressursinnsats pr. kommune blir mindre. Siden det er så lenge siden det sist ble gjennomført en ROS-analyse, ble det bestemt at det skulle utarbeides en ny analyse fra bunnen av. Det er også viktig å ha klart for seg at vi i denne sammenheng snakker om en analyse på «overordnet nivå». Arbeidet med analysene ble gjennomført av en prosjektgruppe og 5 faggrupper bestående av representanter fra begge kommuner, VOKKS og Lensmannskontorene. Disse faggruppene var delt på følgende områder: 1. NATUR OG KLIMA 2. LIV, HELSE OG MILJØ 3. ULYKKER OG KATASTROFER 4. TERROR OG KRIMINALITET 5. SYSTEMSVIKT / SVIKT I INFRASTRUKTUR. På toppen av en ROS-analyse kommer beredskapsplanen som skal gjøre oss i stand til å håndtere «krisene» når de inntreffer. Vurdering: Arbeidet med beredskap og ROS-analyser er et vanskelig arbeid. Å evne og «se og ta høyde for» alle sannsynlige og usannsynlige eventualiteter er krevende. Dette viser både flommen vi hadde lokalt i 2007 og hendelsene 22. juli Det viser seg gang på gang at det helt uventede skjer. Derfor vil vi aldri helt kunne forberede oss på alle hendelser som kan inntreffe. En ROS-analyse vil være et redskap for å komme et godt stykke på vei i beredskapsarbeidet, men vil ikke være utfyllende. Det er viktig at de tiltak som følger av analysene gjennomføres for å få en best mulig beredskap, samt at analysene revideres jevnlig og ny «trusler» som dukker opp analyseres på en god måte. En årlig rutine med revidering av analysen er derfor nødvendig. Side 12 av 17

13 Sak 219/12 TV-AKSJONEN BIDRAG FRA SØNDRE LAND KOMMUNE Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: X03 Arkivsaksnr.: 12/653 Saksnr.: Utvalg Møtedato 219/12 Formannskapet Innstilling: 1. Formannskapet vedtar å bevilge kr i tilskudd som bidrag til årets TV-aksjon. 2. Utgiftene dekkes direkte i driftsbudsjettet på konto (bidrag til andre formål). Vedlegg: Fylkesmannens brev av vedr. oppfordring til bidrag til TV-aksjonen 2012 Bakgrunn: Årets TV-aksjon vil foregå den 21. oktober, og er tildelt Amnesty. De innsamlede midlene skal gå til å støtteamnesty sitt arbeid med å styrke menneskerettighetene til mennesker over hele verden. For øvrig vises det til næmere opplysninger om TV-aksjonen i det vedlagte brevet fra fylkesmannen. I Søndre Land kommune er det lokale arbeidet i forbindelse med TV-aksjonen organisert i tilknytning til Frivilligsentralen. Det er opprettet en komité bestående av en representant fra styret, samt en person på frivillig basis som i de senere årene. Komitéen får bistand fra kommunens administrasjon og daglig leder i Frivilligsentralen. Fylkesmannen i Oppland har i vedlagte brev anmodet kommunene om å bevilge bidrag til TVaksjonen. Vurdering: Side 13 av 17

14 Sak 219/12 Det vil være av generell betydning at kommunen bevilger tilskudd, jfr. Fylkesmannens oppfordring. Formannskapet bevilget kr i bidrag til TV-aksjonen for Spørsmålet om å bevilge et bidrag til TV-aksjonen vil på vanlig måte vurderes/prioriteres utfra kommunens økonomiske situasjon. Rådmannen mener at kommunen bør følge opp oppfordringen fra Fylkesmannen, og anbefaler at det foretas bevilgning også til årets TVaksjon med samme beløp som i fjor. Tidligere har en dekket bidraget ved overføring fra budsjettreserven. I vedtatt budsjett for 2012 er denne posten imidlertidig tom. Rådmannen ser derfor ingen annen mulighet enn å dekke bevilgningen direkte på driftsbudsjettet. Side 14 av 17

15 Sak 220/12 SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FLERE ENKELTANLEDNINGER - ODNES VEL Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: U63 Arkivsaksnr.: 12/1388 Saksnr.: Utvalg Møtedato 220/12 Formannskapet Innstilling: I medhold av alkohollovens 1 6, 2. ledd, innvilges Odnes Vel ved Jan Johansen skjenkebevillinger for fire enkeltanledninger i tilknytning til arrangering av quiz kvelder for ca 40 personer i Varmestua. Skjenkebevillingene gjelder på fredagene den , , og fra kl alle dager, og omfatter skjenking av alkoholholdig drikke med et alkoholinnhold på inntil 22 volumprosent (øl og vin). Hege Meinich Martinsen godkjennes styrer for skjenkebevillingen og Jan Johansen som stedfortreder. Vedlegg: Ingen trykte vedlegg Som utrykte vedlegg i saken finnes søknaden og utgående brev vedr. innhenting av uttalelse fra lensmannen og sosialtjenesten, samt innkomne uttalelser fra disse. Bakgrunn: Odnes Vel ved Jan Johansen søker om skjenkebevillinger for fire enkeltanledninger i tilknytning til arrangering av quiz kvelder for ca 40 personer i Varmestua. Søknadene gjelder på fredager den , , og fra kl alle dager, og omfatter søknad om skjenking av alkoholholdig drikke med et alkoholinnhold på inntil 22 volumprosent (øl og vin). Som styrer for skjenkebevillingen er oppgitt Hege Meinich Martinsen og Jan Johansen som stedfortreder. Side 15 av 17

16 Sak 220/12 Vurdering: Søknad om skjenkebevilling for en enkeltanledning er regulert i alkohollovens 1 6, 2. ledd, siste setning. Slike søknader krever iht alkohollovens 1-7 uttalelse fra lensmannen og sosialtjenesten, jfr. alkohollovens lovens bestemmelser i 1 7, pkt. a c. Det er sendt brev om innhenting av uttalelse. Det foreligger uttalelse fra sosialtjenesten som ikke har noen innvendinger til søknaden. Lensmannen har i sin uttalelse heller ingen anmerkninger, og anbefaler søknaden. Med bakgrunn i sosialtjenstens og lensmannens uttalelser, har heller ikke rådmannen noen merknader og anbefaler at søknaden blir innvilget som omsøkt. Side 16 av 17

17 Sak 224/12 REFERATSAKER FORMANNSKAPET MØTE DEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/57 Saksnr.: Utvalg Møtedato 221/12 Formannskapet Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: Referatsakene 1-3 Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra formannskapets møte Brev av fra Oppland fylkeskommune vedr. stemmerettsjubileet i kommunene 3. Kommunens brev av vedr. godkjenning av endret tidspunkt for skjenkebevilling for en enkeltanledning Odnes Vel. 4. Kontroller av salgs- og skjenkebevillinger gjennomført i september måned ingen avvik (følger som utrykte vedlegg) Vurdering: Rådmannen inviterer til en drøfting mht brevet fra Oppland fylkeskommune og spørsmål om evt. kommunalt arrangement i tilknytning til stemmerettsjubileet i For øvrig har ikke rådmannen noen til øvrige referatsakene. Side 17 av 17