MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 24.04.2017 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen, Asker rådhus Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Ole Willy Sandbekk, leder, Erling Bergsaker, nestleder, Kirsti Kierulf (kom under behandlingen av sak 25), William Norset, Astrid Nesland, Petter Berntsen, Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: SAKSKART Fra administrasjonen møtte rådgiver Robert Jensen under sak 24, økonomisjef Randi Sandli under sak 25. Fra BDO møtte oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Terje Tvedt. Utvalgssekretær Mona Moengen, Rokus Side Saker til behandling 24/17 16/00095-8 Orientering om organisasjons- og utviklingsprosjekt 3 25/17 16/00057-5 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 4 26/17 17/00034-3 Forvaltningsrevisjon etterlevelse av etikkreglement - oppdatert foranalyse 5 27/17 16/00087-13 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 6 28/17 29/17 30/17 15/00240-28 15/00243-22 15/00242-31 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 7 Henvendelse til kontrollutvalget om eldreomsorg 8 Referater 9 1
31/17 15/00241-32 Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 19.00 Asker, 24.04.2017 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder William Norset Kirsti Kierulf Astrid Neslad Petter Berntsen 2
Saker til behandling 24/17 Orientering om organisasjons- og utviklingsprosjekt 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 24/17 Robert Jensen gjennomgikk saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. 3
25/17 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 25/17 Kontrollutvalgets uttalelse til Asker kommunes årsregnskap 2016 vedtas, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef Randi Sandli la frem regnskapet og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Terje Tvedt la frem oppsummering av revisjon av Asker kommunes årsregnskap 2016 og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget drøftet utkastet til uttalelse. Leder bes kommentere spørsmål knyttet til anleggsmodulen ved fremleggelse av saken i kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til Asker kommunes årsregnskap 2016 vedtas, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 4
26/17 Forvaltningsrevisjon etterlevelse av etikkreglement - oppdatert foranalyse 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 26/17 Kontrollutvalget godkjenner den reviderte prosjektplanen. Kontrollutvalget merket seg endringene i den fremlagte prosjektplanen. Partsforhold knyttet til habilitet ble drøftet i møtet. Kontrollutvalget ba om at rapporten også drøfter dette. Oppvekst og mobbing ble drøftet. Utvalget vurderer dette som tema for en egen revisjon senere i perioden. Kontrollutvalget godkjenner den reviderte prosjektplanen med merknaden som fremkom i møtet. 5
27/17 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 27/17 6
28/17 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 28/17 Medlemmene orienterte. 7
29/17 Henvendelse til kontrollutvalget om eldreomsorg 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 29/17 Saken legges frem uten innstilling. Saken ble ved en inkurie ikke sendt ut på forhånd, noe sekretariatet beklager. Kontrollutvalget drøftet henvendelsen. Kontrollutvalget ønsker å få oversendt innsenders rapport. Utvalget vil vurdere om rapporten vil bli oversendt til rådmannen. Kontrollutvalget ønsker å få oversendt rapporten som Siri Jensrud har skrevet. Utvalget vil vurdere om rapporten vil bli oversendt til rådmannen. 8
30/17 Referater 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 30/17 Ragnar Husum, prosjektleder for IKT inviteres til fells kontrollutvalgsmøte i mai. Møtet holdes i Røyken rådhus. Sekretær finner forslag til datoer i samarbeid med sekretær for Røyken og Hurum. 9
31/17 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 24.04.2017 31/17 Ingen saker meldt inn. Leder tok opp spørsmålet om valg av revisor til fellesnemda. Utvalget har mottatt en henvendelse om Holmen slipp. Utvalget får henvendelsen tilsendt. Utvalget går ikke inn i saken. Kontrollutvalget i Asker foreslår å foreta direkte forespørsel til disse tre: BDO, KMPG og Deloitte. Dette avklares med utvalgene i Røyken og Hurum med sikte på snarlig behandling. Henvendelse om Holmen slipp tas ikke til behandling 10