DEN NORSKE KIRKE Ilen menighet Ilen kirke Protokoll Gjelder møte i: Ilen menighetsråd. Dato / tid: Tirsdag 15.03.2016 / kl. 2000-2200. Møtested: Ilen menighetshus, møterom 2. etasje. Til stede: Turid Kufaas Berntzen, Tore How, Roald Iversen (gikk kl. 2115), Johnny Pihl, Mikaela Vettenranta Rønstad, Anita Saksvik, Ingrid Sandstad, Sissel Harriet Statle og Britt-Inger Volden. Fra staben: Meldt forfall: Ikke meldt forfall: Nina Angelsen. Åshild Brenne (fasteaksjon) og Steinar Nordal. Odd Gynnild og Elling Reitan. Innledning ved Tore How (som siterte de tre første vers av "Vandringsvise" av Einar Skjæråsen). Sak nr. 53/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste. Menighetsrådet godkjente innkalling og sakliste. Sak nr. 54/2016 Godkjenning av prokoll fra forrige møte 16.02.2016. Menighetsrådet godkjente protokollen fra møtet 16.02.2016. Sak nr. 55/2016 Forestående større arrangementer / gudstjenester i menigheten som trenger bistand fra menighetsrådets medlemmer: Kirkeverter mars - juni 2016. Følgende møter som kirkeverter ved gudstjenestene i mars - juni 2016: 20.03 : Turid Kufaas Berntzen 24.03. : Ingen kirkevert 27.03. : Turid Kufaas Berntzen 28.03. : Roald Iversen (1115) 03.04. : Steinar Nordal 10.04. : Johnny Pihl (1800) 01.05. : Anita Saksvik (1130) 05.05. : Mikaela V. Rønstad 08.05. : Mikaela V. Rønstad og Tore How (1100 og 1300)
15.05. : Sissel Statle 22.05. : NN 29.05. : NN 05.06. : NN - Ilabekken NB! Skjærtorsdag (24.03.) og 2. påskedag (28.03.): Fjellseter kapell. Sak nr. 56/2016 Informasjons-, referat- og orienterings-saker: Årsmøte Ilen kirkes venner (IKV) i Kirkestua 17.03.2016 kl. 1900. Biskop Tor Singsaas deltar. MR er velkommen! Utbedringsarbeider ved Stavne kapell. Referat fra møte mellom Ilen kirkes venner og Kirkevergen. Det norske misjonsselskap (NMS) Trøndelags årsmøte og vårfest 23.04.2016. Eventuell representasjon fra Ilen menighet. Mikaela og Sissel møter på vegne av Ilen menighetsråd. Brev fra IKV vedrørende menighetens konfirmantkapper - nødvendig reparasjon og vedlikehold. Åshild, Anita og Britt-Inger tar ansvar for at konfirmantkappene behandles på forsvarlig måte. For å hindre stearinsøl på kapper og gulv kjøpes elektriske lys for konfirmasjonsgudstjenesten. Søknad vedrørende bord med duk til dåpskannen i Ilen kirke godkjent av biskop Tor Singsaas. Sak nr. 57/2016 Orientering fra møte i KFiT ved Britt-Inger Volden. Menighetsrådet tok orienteringen til etterretning. Soknegrenser er en viktig sak og alle menighetsråd kalles inn til møter i regi av KFiT. Byåsen prosti har møte 26. april ved Sverresborg kirkesenter. Se sak nr. 65/2016. KFiT-budsjettet for 2016: 50 % av midlene (100 millioner kroner) fra Trondheim kommune går til administrasjon, kirkebygg og kirkegårder og 50 % til menighetene. Byåsen prosti får 7,8 millioner kroner som blant annet skal dekke lønn for alle tilsatte i prostiet. Ilen kirke er med på investerings- og vedlikeholdsbudsjettet for perioden 2016-2018. Nærmere detaljer tas opp senere.
Sak nr. 58/2016 Godkjenning av 2015-regnskapet for Ilen menighet. Menighetsrådet godkjente regnskapet for 2015. Sak nr. 59/2016 Disponering av regnskapsoverskudd 2015 for Ilen menighet. Regnskapsoverskudd for 2015 overføres til disposisjonsfond. Sak nr. 60/2016 Prokura for menighetsforvalter. Ilen menighetsråd godkjente prokura for menighetsforvalter Nina Angelsen. Sak nr. 61/2016 Finansiering av innkjøp av flygel til Ilen kirke. Flygelet (totalt kr. 375 000) betales umiddelbart med midler fra Axel Sivertsens fond/konto. For å dekke deler av beløpet vurderes å invitere til kjøp av andelsbevis à kr. 1 000. Invitasjon med giro kan forhåpentlig tas inn i Menighetsbladet nr. 3-2016. Sak nr. 62/2016 Menighetens komitéer og utvalg. Endelig oversikt. Orientering ved menighetsforvalter. Ingen av MR-representantene i menighetens komitéer og utvalg har sendt inn ajourførte medlemslister til menighetsforvalter. Dette må gjøres umiddelbart slik at opplysningene på nettsidene kan bli korrekte. Sak nr. 63/20015 Menighetens komitéer og utvalg: Utkast til retningslinjer for den enkelte virksomhet. Alle komitéer og utvalg benytter vedlegget som et arbeidsdokument for å utarbeide retningslinjer for egen virksomhet. Alle komitéer og utvalg skal velge leder, nestleder og referent/sekretær. Menighetsrådet skal godkjenne retningslinjene for alle virksomheter.
Sak nr. 64/2016 Menighetsrådets virksomhet - vektlegging av oppgaver/arbeid. Oppfølging av sosialt diskusjonsmøte i Kirkestua 08.03.2016. MR avholder nytt møte / idédugnad i Kirkestua etter påske. Alle ansatte i menighetens inviteres. Sak nr. 65/2016 Soknestrukturen i Trondheim: Fellesmøte for menighetsrådene i Byåsen prosti tirsdag 26.04.2016 kl. 18.00-21.00 i Sverresborg kirkesenter. MR tok orienteringen til etterretning. Alle faste medlemmer og varamedlemmer som har anledning, bes møte i denne meget viktige saken. Sak nr. 66/2016 Offerliste 2016. Forespørsel fra Røde Kors om kollekt til TVaksjonen NRK søndag 23. oktober 2016. På grunn av menighetens usikre økonomi settes tak på offer til følgende mottakere (angitt i prekenlisten): - Kirkens Nødhjelp (Julaften) kr. 10000 - Kirkens Bymisjon kr. 5000 - Kirkens SOS kr. 5000 - Misjonsprosjektet Fokus Thailand kr. 5000 Ved presentasjonsgudstjenesten av konfirmantene, konfirmasjonsgudstjenesten og lysmessen går offeret til konfirmantarbeidet. Øvrige offer skal være "Offer til menighetens arbeid", jfr. prekenlisten. Soknepresten er ansvarlig for at det under gudstjenestene informeres om hva midlene som kommer inn ved "Offer til menighetens arbeid", brukes til. Sak nr. 67/2016 Søknad fra styret i Ilen menighetshus (IMH) og Ilen menighetshus fond (IMHF) om fritak for samtidig å være styre for Jacob Saltvik og hustrus fond. Ilen menighetsråd godkjente søknaden. I samsvar med vedtektenes punkt 4 skal styret utpekes av Ilen menighetsråd og bestå av 3 medlemmer og 1 varamedlem som alle må tilhøre Den norske kirke og være bosatt i Ilen sokn. MR utpekte økonomiutvalgets medlemmer som styre for Jacob Saltvik og hustrus fond: Styremedlemmer Tore How, Steinar Nordal og Britt-Inger Volden. Varamedlem Åshild Brenne. Funksjonstid til 2019.
Eventuelt Aktuell informasjon til og fra menighetsrådets medlemmer, meningsutveksling. Saker som ønskes behandlet på neste møte. - Mikaela og Steinar har fått brukertilgang til menighetens nettsider og Facebook-sider. Sammen med ansatte oppdateres sidene. - MR-leder orientererte om Ilen menighet og organisasjonen Ilen menighetshus sine leieboerinnskudd i Ilen menighets stiftelse. - Anita ba om at leietakere i Ilen menighetshus må gis adgang til sikringsskapet. - Momenter vedrørende "Offer til menighetens arbeid": Menighetens hyggestund, tur for menighetens eldre, restaurering av menighetens Claus Jensen kororgel, nytt lydanlegg i kirken osv. - MR-leder delte ut utkast til årsmelding for 2015 og ba om snarlig tilbakemelding om eventuelle korrigeringer/tillegg. Revisorrapporten for 2015 foreligger ikke ennå. Det tas sikte på at menighetens årsmøte avholdes i Kirkestua søndag 3. april - umiddelbart etter gudstjenesten. Saker til neste møte: - Flere blå salmebøker bør kjøpes inn. - Ilen menighets julekonsert 2016. - Bleken-trykkene (verdi og eventuell avhending). Avslutning ved Tore How (som siterte de tre siste vers av "Vandringsvise" av Einar Skjæråsen). Menighetsrådets møter 1. halvår 2016: Tirsdagene 19. januar, 16. februar, 15. mars, 19. april, 24. mai og 21. juni. Med hilsen Tore How (s) Leder Ilen menighetsråd Nina Sandstrøm Angelsen (s) Menighetsforvalter