Elementer i et styringssystem Tromsø februar 009 Tor Hegle Styremedlem NKF Byggesak 1 Krav til styringssystem Krav til foretak Foretak som søker (sentral) godkjenning, må dokumentere faglig ledelseskompetanse, og opplyse om foretakets organisering og styringssystem. Dokumentasjon av prosjektets styring/organisering. Systematisk styring gjennom et egenkontrollsystem*) gjør at foretaket selv kan bekrefte at arbeidet er utført riktig og hindre gjentakelse av feil. *) Styringssystemet som kreves etter GOF kommer i tillegg til arbeidsmiljølovens krav til system for internkontroll. 3 1
Styring og kontroll Foretak som søker godkjenning for ansvarsrett skal ha et styringssystem som er nødvendig for å sikre etterlevelse av krav som er fastsatt i plan- og bygningsloven. Systemet skal i innhold og omfang være tilpasset godkjenningsområdet. 4 GOF system varierer i kompleksitet UBRUKT UTROLIG! 5 Krav til system Organisasjonsplan Ansvars- og oppgavefordeling, prosjektorganisering og fordeling av kvalifikasjonene blant de faglige ledere. Hvordan foretaket sikrer oppgaveløsning på kvalifisert måte. Hvilken grad foretaket må benytte andre kvalifiserte foretak eller personer og hvordan disse skal styres. Identifikasjon av gjeldende krav i PBL for gjennomføringen av oppdrag. Avvikssystem for å identifisere, rette opp - og hindre gjentagelse av avvik. Dokumentstyring (post, e-post, tlf, avtaler, fax, referat ) 6
Etterlevelse. Systemet skal sikre at Krav i loven og tillatelsen identifiseres Skriftlige rutiner utarbeides, forstås og etterleves Gjelder krav i pbl og tillatelsen Kravene er kjent for den faglige ledelse Avvik i forhold til lov og tillatelse identifiseres Avvik rettes opp Minimere risiko for gjentagelse av alvorlige hendelser Rettinger dokumenteres Nødvendige tillatelser foreligger Dokumentasjonen er sporbar Registrering, revidering, distribusjon, arkivering (datert og underskrevet mottatt!) Til/fra myndigheter, mellom foretak og ansvarlige og til/fra leverandører 7 Forenklet fremstilling PLANLEGGE - Organisasjonsplan - CV - Ansvarsrett GOF 6a Organisasjonsplan, ansvars- og oppgavefordeling, prosjektorganisering, grensesnitt mot andre organisasjoner. ORGANISERING Hvem har ansvaret? GOF 6b: Identifikasjon av gjeldende krav i PBL. IDENTIFISERING Hva står vi ovenfor nå? Hva er viktig nå? Hva drar i gang hvilke deler av systemet? UTFØRE - Byggetillatelse - Teikning/Kart - Sjekklister - Rutine - Loggbok - Arkiv GOF 6d. System for styring av dokumenter DOKUMENTSTYRING Hvor skal dette sendes? GOF 6c System for å identifisere og rette opp og hindre gjentagelse av avvik. RAPPORTERING Hvordan ble resultatet? Dokument/ bevis på det som er gjort. - Kvittert sjekkliste - Avvikskjema - Rutine 8 ORGANISERING AdresserHvem har ansvaret? Tlf.list. Org. plan Logg Privat avtaleverk Arkiv GOF 6d. System for styring av Dokum. dokumenter liste GOF 6a Organisasjonsplan, ansvarsog oppgavefordeling, prosjektorganisering, grensesnitt mot andre organisasjoner. DOKUMENTSTYRING Hvor skal dette sendes? Avvik / revidert sjekkliste Lover / forskr. Avviksskjema Tekn. Løsn. IDENTIFISERING Hva står vi ovenfor denne gangen? Hva er viktig nå? Hvilke oppgaver drar i gang hvilke deler av systemet? GOF 6b: Identifikasjon av gjeldende krav i PBL. RAPPORTERING Hvordan ble resultatet? Dokumenter / bevis på det som er gjort. GOF 6c System for å identifisere og rette opp og hindre gjentagelse av avvik. Byggetillat. / vilkår Sjekklistesamling Rutiner Kvittert Sjekkliste PLANLEGGE UTFØRE Foto Revidert tegning 9 3
Organisasjonsplan Ansvarsfordeling - Rapportering og ansvar/styring, kontroll (fullm.) - Oppgavefordeling - Kvalifikasjoner fordelt på funksjoner - Leverandører/andre på kontrakt - KS-rutiner og ansvar Prosjektorganisering - Prosjektledelse/-ansvar, styring og kontroll (fullm.) - Prosjektleder - Leverandører/andre på kontrakt - Helst også VO-organisering - KS-rutiner og ansvar 10 Krav til utdanning og praksis Faglig ledelse med formell utdanning - Relevant i forhold til søknad/arbeidsområde Tiltaksklasse og arbeidsområde - Utdanning skal dokumenteres (vitnemål, stadfestet/ Notarius Publicus ) - Forholdet praksis og utdanning. Lang fartstid og kort udanning Lang utdanning og kort fartstid - Kommunen kan gi disp etter 7 11 Krav Tiltaksklasse Funk./ Ansvar Nødvendig utdanning Arbeid /kl. 1 1 3 3 Søk/ Pro/Kpr Utf/Kut. Søker Pro Kpr Utførend e Kut Søk, Pro Kpr Utf Kut Mesterbrev, tekn. utdan. lik mesterbrevutdanning eller - tekn fagskole med fagplan for linjeplan Fagoppl. Som svarer til fagprøve hhv svenneprøve i henhold til læreplaner (fagopplæringsloven 1980) Mesterbrev, teknisk utdanning som svarer til krav til mesterbrevutdanning - eller - teknisk fagskole med fagplan for linjefag. Utdanning som svarer til det som kreves for eksamen fra ingeniørhøyskole Mesterbrev, teknisk utdanning som svarer til krav til mesterbrevutdanning eller teknisk fagskole med fagplan for linjefag Utdanning på universitetsnivå som siving/ sivilarkitekt eller lignende krav Utdanning som svarer til det som kreves for eksamen fra ingeniørhøyskole 4 år år 6 år 6 år 3 år 8 år 5 år 1 4
CV Navn, adresse, telefon, fax, email. Kort om deg selv. Tittel. (Alder. Sivilstand. Tillitsverv. Fritidsinteresser.) Skolegang. Skolenavn/sted. Tidsangivelse/Varighet. Type. Praksis. Firmanavn/Sted. Tidsangivelse/Varighet. Ansvarsområde. Referansearbeider. Sted. Tidsangivelse/Varighet. Arbeidstype. (Kontaktperson.) Referansepersoner. 13 Ansvarsfordeling Er hele tiltaket dekket med ansvar? Finnes overlapping? PRO 3 PRO 1? PRO? Hovedleverandør har ansvar for at underleverandør er kvalifisert Hovedentreprenør sitt ansvarsområde Innleie Underentreprenør Underleverandør 14 Foretakets ansvar (4) Hvem sjekker Om hele arbeidet er dekket med ansvar? SØK 15 5
Sjekklister SØK lager dokument PRO lager dokument UTF lager dokument Kommunen sjekker dokument KPR sjekker dokument KUT sjekker dokument 16 Hva inneholder en sjekkliste? Prosjektets navn. Bedriftens navn. Referanse til arbeidsunderlag/tegningsnummer. Referanse til den del som er kontrollert. Hva som er kontrollert. Hvordan det er kontrollert. Kontrollørs signatur. Dato for kontroll. 17 Behandle avvik Avviksskjema Hvem tar ansvar for dette? Hva var feil/mangel - skal rettes? Hvordan hindre gjentaking? Hvor skal det sendes/arkiveres? Slik Slik ser ser styringssystemet ut ut Før Før revisjon Slik Slik ser ser styringssystemet ut ut Etter Etter revisjon 18 6
Prosjekt Avvik nr. Adresse Kontroll utført av (navn): Hvem tar ansvar for dette? Ansvarlig foretak: Avviksrapport Gnr/bnr Kontrollform: Hva var feil/mangel - skal rettes? Beskriv avviket og angi hvilke krav som ikke er overholdt: Beskriv årsak til avviket: Har avviket konsekvenser for - Sikkerhet Miljø Nabo - Andre forhold. Forslag til retting:. Kompenserende tiltak: Avvikstillatelse u/kompenserende tiltak - Avvikstillatelse m/kompenserende tiltak - Søknad om dispensasjon Hvordan hindre gjentaking? Beskriv løsning for å hindre fremtidig gjentagelse av samme feil (korrigerende tiltak). - Korrigerende tiltak godkjent og iverksettes - Korrigerende tiltak er gjennomført og godkjent Hvor skal det sendes/arkiveres? Dato sign 19 Foretakssystem og Prosjektsystem Bedriftsbok + Byggeplassbok All byggeaktivitet skjer i prosjekter med flere foretak. Vi skiller mellom: kvalitetssystem for bedriftsstyringen. (Kvalitet- og kontraktsdel. Internkontrollsystem HMS.) prosjektsystem for gjennomføring av byggearbeid. Standarddokumenter, Sjekklister. Prosjekter er ulikt organisert - Ulike prosjektsystemer? 0 System Minimum. BEDRIFTSBOK 1 Innholdsfortegnelse. GOF 6d Organisasjonsplan. GOF 6a 3 CV. GOF 6a 4 Rutiner for kommunikasjon med kommunen i en byggesak. GOF 6b 5 Sjekklister for oppdrag en arbeider med. Detaljsamling (Byggforsk). GOF 6c 6 Avviksbehandling GOF 6c 7 Lovsamling. Lover, forskrifter. GOF 6b Denne dokumentasjonen kan oppbevares på kontoret eller i en bærbar datamaskin. Skal man lage en sjekkliste for et nytt prosjekt kopieres originalen. 1 7
System Minimum. PROSJEKTBOK Liste på viktige telefonnummer. GOF 6a 4 Kopi av byggetillatelse og godkjente tegninger. GOF 6b 5 Utvalgte sjekklister for det aktuelle arbeidet. GOF 6c Sjekklister og kontrolldokumentasjon settes inn i egne permer for det enkelte tiltak eller lagres i datamaskinen. Sjekklistene skal bare omfatte forhold til plan- og bygningslovens bestemmelser og vil for en enebolig neppe overstige 5-10 sider. For egen del bør man legge inn privatrettslige forhold slik at områder man har dårlig erfaring med blir ivaretatt. Tiltakshavers ansvar - TH tar ansvar ved å underskrive søknad, SAK 1. - TH tar ansvar ved å underskrive melding, SAK 1. - TH gir SØK fullmakt ved sin underskrift på søknadsskjema. - TH skal gi opplysninger som er nødvendig for kontroll (PBL 93b nr.1, 3.ledd og PBL 97,.ledd.) De ansvarlige foretak tar på seg hovedansvar ovenfor myndighetene ved signatur, men tiltakshaver har likevel ansvar: Hvis ikke alle ansvarsområder er dekket. Hvis det er vanskelig å avklare hvem som har ansvaret. Ansvarlig for meldepliktige tiltak. Ansvar for å bringe opplysninger fra forhåndskonferansen videre. At alle deler av tiltaket er belagt med kontrakter. 3 TILSYN den stygge ulven Tilsynet kommer! 4 8