Dato: 2. desember 2003 Fullmaktsak /03 Rolland barnehage, utbygging. Søknad om bevilgning og godkjenning av valg av entreprenør. EITO BBE-1632-200114672- 189 Hva saken gjelder: I henhold til vedtatt plan for utbygging av barnehager 2002-2003 og økonomiplan 2002-2005 skal 13 kommunale barnehager utvides med nye avdelinger. Rolland barnehage er en av disse, og det er tidligere vedtatt byggeprogram og gitt bevilgning til forberedende arbeider. Denne saken gjelder bevilgning til utbyggingen og valg av entreprenør. Vedtakskompetanse fullmaktssak: 1) BEVILGNINGSSAK: Styresak 75/01: 3. Styret videredelegerer innenfor investeringsbudsjettet pkt. III-B-1 fullmakt til administrativ leder, å treffe gjennomføringsvedtak, samt slutte nødvendige kontrakter når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5. Styresak 44/03: Styret tar justerte budsjettfullmakter pkt. III B 1 om gjennomføringsvedtak i forbindelse med investeringsbudsjettet til etterretning og ber administrasjonen som hovedprinsipp fremlegge driftsmessige konsekvenser av investeringer på standardisert skjema i alle bevilgningssaker. Byrådet har i sak 11626/03 spesifikt vedtatt å gjennomføre dette prosjektet. Dette vedtaket oppfattes å eliminere behov for driftskonsekvensskjema, ved at byrådet allerede har tatt ansvar for gjennomføring av prosjektet. Dette er i tråd med tolkning i Byrådsavdeling for miljø, byutvikling og tekniske tjenester, og i Byrådsavdeling for finans av forholdet mellom vedtak vedr. BBE KFs generelle vedtakskompetanse, og spesifikke gjennomføringsvedtak fra Byrådet. 1
2) VELGE LEVERANDØR: Styresak 95/01: Forslag til vedtak: 1 Forutsatt at byrådet fatter vedtak i tråd med innstilling i denne sak, delegerer styret i BBE KF fullmakt til direktør til å slutte kontrakter innenfor bevilgning men uavhengig av prosjektkostnad. Forslag til innstilling til byrådet: 1 Med henvisning til vedtak med vedlegg i byrådssak 434/01, utgår begrensning på 5,0. i prosjektkostnad når det gjelder anledning for styret i BBE KF til å videredelegere fullmakt til direktør til å slutte kontrakter. Byrådssak 1004/02: Byrådet viser til sitt vedtak av 05.09.01 sak 0434/01: budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan - uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens /foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av 05.09.01 sak 0434/01 i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. De nye fullmaktene gjøres gjeldende fra 01.01.2002. Fullmaktsvedtak: Direktøren i BBE KF har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. Til utbygging av Rolland barnehage bevilges kr. 2.540.000, i tillegg til tidligere bevilget kr. 230.000 til forberedende arbeider, og kr. 300.000 til inneklimatiltak, i alt. kr. 3.070.000 inkl. byggelånsrenter. 2. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt.1 framgår av følgende tabell: 2
År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2003 22210(utbygging 13 Kr. 2.540 av 12,5 (Tid. bev. Granebo barnehage kr. 0,605 Lån, fond, driftsfin. og statlig stimuleringstilskudd I alt kr. 3.145 av kr. 17,5 ) Sum Kr. 2.540 3. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 4. Kontrakt for utbyggingen av Rolland barnehage tildeles Åsane Byggmesterforretning as. Bergen Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Vedlegg: Bestillingsbrev fra BMBT Kostnadsskjema Tilbudsinnstilling med vedlegg fra SCC 3
Saksutredning: 1.0 Tidligere vedtak: Byrådet gjorde i møte 20.02.02 slikt vedtak: 1 Romprogram for en 4 avdelings barnehage fastsettes til ca 800 m2 brutto slik det går frem av saksutredningen. Dersom barnehagen bygges ut med flere/færre avdelinger økes/reduseres romprogrammet med 107 113 m2 pr. avdeling. 2 Byrådet delegerer til styringsgruppen for barnehageutbyggingen fullmakt til å vedta romprogram for barnehager hva gjelder både nye og utbygging av eksisterende. 3 Styringsgruppen rapporterer til Byrådet hvert halvår om framdrift i prosjektene. Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF behandlet i møte 05.03.02 sak 19/02 Plan for utbygging av barnehagetilbudet 2002-2003. Statusrapport og søknad om bevilgning til forberedende arbeider, og gjorde slikt vedtak: 5. Styret i Bergen Bygg og Eiendom KF bevilger kr. 7,5. til forberedende arbeider for bygging av 3 nye kommunale barnehager og utbygging av 13 barnehager. 6. Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2002 22210 ( 3 nye Kr. 4,5 av 12 Lån, fond, driftsfin. 2002 22210(utbygging 13 Sum Kr. 3 av 17,5 Kr. 7,5 7. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. I den samme saken ble det også orientert om planene for gjennomføring av oppgavene og antatt fremdrift. Styret i BBE KF behandlet i møte 28.01.03 sak Utbedring av barnehager etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. og tilrettelegging for småbarnsplasser. Søknad om bevilgning og bevilget bl.a. til Rolland barnehage kr.300.000. Etter manglende investeringsbudsjett for 2003 og forslag fra byrådet om investeringsstopp har den videre fremdrift for utbyggingen vært usikker. 4
Bystyret har i møte 24.11.03 vedtatt revidert budsjett for 2003, der utbyggingen av barnehagene var oppført med kr. 12.5. Byrådet har deretter i møte 10.12.03 gjort slikt vedtak: 1. Byrådet tar fremdriften for skole og barnehageutbyggingen til etterretning. 2.0 Bakgrunn for saken I henhold til vedtatt plan for utbygging av barnehager 2002-2003 og økonomiplan 2002-2005 skal 13 kommunale barnehager utvides med nye avdelinger. Rolland barnehage er en av disse, den har i dag 4 avdelinger og skal utvides med en ny avdeling med 9 småbarnsplasser. Byggeprogram for barnehagen ble vedtatt av styringsgruppen 26.09.02. I bestillingsbrev dat. 19.11.02 har Byrådsavdelingen for miljø, byutvikling og tekniske tjenester bedt BBE KF gjennomføre byggesaken med forbehold om godkjent investeringsbudsjett for 2003. BBE KF skulle selv stå for prosjekteringen av denne utvidelsen, men pga sykdom i avdelingen måtte dette endres seinere, og prosjekteringsgruppe engasjert ved fullmaktsvedtak av Utbyggingssjefen i BBE KF 19.03.03 som en direkte anskaffelse. Planene for utbyggingen av Rolland ble behandlet i prosjektgruppen 23.09.03, og prioritering av alle utbyggingsprosjektene i styringsgruppen 17.10.03 Etter dette er prosjekteringen ført videre med søknad om rammetillatelse dat. 23.10.03, og rammetillatelse gitt av Byggsaksavdelingen i skriv dat. 13.11.03, parallelt med utarbeiding av anbudsmateriale. 3.0 Om prosjektet Planene for utbyggingen følger det vedtatte byggeprogrammet. Utvidelsen består av et tilbygg på brutto 30 m2 i 1. etasje pluss ombygging av ca 80 m2 til ny småbarnsavdeling og div. birom. Over dette kommer ny 2. etasje på 90 m2 til personal-og administrasjonsavdeling pluss eksisterende teknisk rom og lager. Utvendig er det medtatt utvidelse av en utebod og opparbeiding av utearealer. Barnehagen har et utvendig lekeareal som er stort nok til å dekke utvidelsen, men det er medtatt utvidelse med et tilliggende kommunalt areal som ikke er i annet bruk etter ønske fra barnehagen. Det er forutsatt at barnehagene skal være i drift i byggetiden, og det er derfor tatt med at entreprenøren holder ekstra brakker til kontor og personalrom når disse blir bygget om. 4.0 Konkurranseform De 13 utbyggingssakene for barnehager er av BBE KF gruppert i pakker etter antatt fremdrift, tomteutvidelse, geografisk plassering og rasjonell størrelse for oppdrag både for prosjektering og utførelse. Rolland er her plassert sammen med Vallalia og Idavollen barnehager, men alle kostnader og lignende blir relatert til det enkelte prosjekt. Anbudsmaterialet for disse tre barnehagene er utformet som en hovedentreprise der entreprenøren har samordnings- og fremdriftsansvar i byggetiden. Som form ble valgt åpen anbudskonkurranse, som ble kunngjort med frist for forespørsel om deltakelse 06.11.03. Det meldte seg 12 firma, og ved tilbudsfristens utløp var det kommet inn 6 tilbud som ble åpnet samme dag. Tilbudene er gjennomgått og kontrollregnet av prosjekteringsgruppen, se vedlagte innstilling fra SCC AS. 5
BBE KF sendte 05.12.03 ut varselsskriv etter FOA 17-3 om å tildele kontrakten til Åsane Byggmesterforretning as, og ved fristens utløp var det ikke kommet inn klager eller spørsmål til dette fra de andre tilbyderne. 5.0 Budsjett-kostnad-bevilgning.1 Kostnader I byggeprogrammet er kostnadene for utbyggingen av Rolland barnehage satt til kr. 2,4, i tillegg kommer egen bevilgning til miljøtiltakene som er samordnet med utbyggingen med kr. 0,3, i alt kr. 2,7. Etter forprosjektet var kostnadene kalkulert til kr. 3,3, og nå etter innhenting av tilbud kr. 3,07., se vedlagte kostnadsskjema..2 Budsjett I budsjettet er de 13 ombyggingene ført opp som en post uten oppdeling pr. prosjekt. År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2003 22210(utbygging 13 Kr. 2.540 av 12,5 (Tid. bev. Granebo barnehage kr. 0,635 Lån, fond, driftsfin. og statlig stimuleringstilskudd I alt kr. 3.175 av kr. 17,5 ) Sum Kr. 2.540 Av vedtatt budsjett for 2003 er det tidligere bevilget kr.0,605 til utbygging av Granebo barnehage. Det er også et statlig investeringstilskudd på kr. 40.000 pr. storbarnsplass og kr. 50.000 pr. småbarnsplass som er bevilget for 2003, og som ventelig vil bli ført videre frem til 2005..3 Bevilgning Totale kostnader er nå anslått til kr. 3.070.000, av dette er det tidligere bevilget kr. 230.000 til forberedende arbeider og kr. 300.000 til miljøtiltak, dvs det må nå bevilges kr. 2.540.000 til byggearbeidene. 6.0 Internleie Etter den siste kostnadsoversikten blir internleien som følger basert på et tilbygg på 144 m2 og nytt bruttoareal 714 m2: Nåværende internhusleie kr. 684.400 pr. år Øking pga utbygging kr. 247.612 Ny internhusleie kr. 932.012 Eller kr 1.305 pr. m2 pr. å 6
6.0 Fremdrift. Før byggearbeidene kan starte gjenstår søknad om igangsettingstillatelse og kontrakt med entreprenør, dette arbeidet er igangsatt. Byggearbeidene vil ta til i januar 2004 og skal etter fremdriftsplanen være ferdig i juli 2004, dvs tilbygget kan tas i bruk i august 2004. 7