Telemark kontrollutvalgsekretariat IKS Årsberetning 2006 Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 83 3833 Bø Tlf: 976 46 606 www.tkiks.no 1
Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (TK IKS) yter tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. Selskapet ble etablert 8 februar 2005 og var operativt fra 1 mars 2005. Året 2006 er det første hele driftsåret. Det har vært et spennende år med mange utfordringer. Representantskap For valgperioden 2007 er følgende valgt: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Anne Blaker Tor Tollefsen Bø Anne Carine Nilsen Johan Kvaal Drangedal Nils Tore Føreland Tore Halvorsen Fyresdal Saamund Gjersund Hilde M. Momrak Kviteseid Svein Henriksen May Britt H. Lundevall Kragerø Erling Laland Arnfinn Jensen Nissedal Øyvind Tveit Jon Inge Nordbø Nome Finn Bærland Jan Thorsen Notodden Jan Oterholt Anne-Grethe Arud Porsgrunn Øystein Beyer Sauherad Hans Sundsvalen Seljord Jon Kleivstaul Halfdan Haugen Siljan Finn Tallakstad Marit Mjøen Skien Heidi Hamadi Nils Olav Skilbred Tinn Erik Haatvedt Ragnar Gunleiksrud Tokke Kjell Bruland Geirmund Skaalen Vinje Arne Vinje Wenche Nystog Telemark fylkeskommune Jan Gunnar Knutsen Henry Isnes Representantskapets leder er Arne Vinje med Øyvind Tveit som nestleder. Representantskapet har i 2006 hatt to møter, 30.05.2006 og 21.11.2006. Daglig leder Øystein Bergh har fungert som sekretær. Styret Styret ble valgt på stiftelsesmøte i representantskapet og er valgt for perioden 2007. Styret Jørund A. Ruud leder Gunn Marit Helgesen personlig varamedlem Andreas Kjær nestleder Bård Hoksrud personlig varamedlem Turid Opedal medlem Gunn A. Fennefoss personlig varamedlem Styret har hatt 4 møter i 2006 og daglig leder Øystein Bergh har fungert som sekretær. 2
Selskapets virksomhet Virksomheten har bestått av å yte tjenester som sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene. I tillegg har vi deltatt på fellesmøter for kontrollutvalg som har vært arrangert i vest-, midt- og nedre Telemark. Vi er sekretær for Forum for Kontrollutvalg i Telemark. Svein Sem, Notodden er leder. Daglig leder har i 2006 vært styremedlem (til årsmøte i juni 2007) i Forum for Kontroll og Tilsyn (www.ffkt.no ). Året 2006 er vårt første hele driftsår. Selskapet er videreutviklet. Vi har prioritert tjenestene til kontrollutvalgene. Det er utarbeidet følgende verktøy for det enkelte kontrollutvalget: o Budsjett for kontrollutvalget o Møte- og arbeidsplan o Plan for forvaltningsrevisjon o Plan for selskapskontroll Vårt inntrykk er at kontrollutvalgene følger godt med i kommunene og det som rører seg. De har også god kontakt mot kommunestyret og mot sin egen partigruppe. For året samlet er følgende møter holdt i kontrollutvalgene. Fellesmøter kommer i tillegg. Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Arnt Ettestad 9 7 0805 Porsgrunn Øystein Bergh 8 7 0806 Skien Øystein Bergh 8 10 0807 Notodden Stein Otto Byggstøyl 6 6 0811 Siljan Øystein Bergh 4 3 0814 Bamble Arnt Ettestad 6 6 0815 Kragerø Arnt Ettestad 6 7 0817 Drangedal Arnt Ettestad 5 7 0819 Nome Arnt Ettestad 5 5 0821 Bø Stein Otto Byggstøyl 5 3 0822 Sauherad Øystein Bergh 5 5 0826 Tinn Stein Otto Byggstøyl 5 2 0828 Seljord Øystein Bergh 4 4 0829 Kviteseid Stein Otto Byggstøyl 4 4 0830 Nissedal Arnt Ettestad 4 4 0831 Fyresdal Stein Otto Byggstøyl 4 4 0833 Tokke Stein Otto Byggstøyl 4 3 0834 Vinje Stein Otto Byggstøyl 4 4 For nærmere informasjon vises til årsmeldingen fra det enkelte kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune har høsten 2006 gjennomført studietur til Brussel. Fylkeskommunen betalte reise og hotell for sekretæren. 3
Kontrollutvalget i Skien kommune har høsten 2006 gjennomført studietur til sine vennskapskommunene Uddevalla i Sverige og Thisted i Danmark. Skien kommune betalte reise og hotell for sekretæren. Den faglige siden har vært prioritert. Vi opplever at kontrollutvalgene gir oss gode tilbakemeldinger og at vi yter de tjenestene som forventes av oss. Det går forholdsvis greit å operere i kommunene. De fleste steder har vi kontaktpersoner som vi gjør avtaler med. Det er noen kommuner som vi ikke er inne i saksbehandlersystemet ennå. Her er saksbehandlingen papirbasert eller at en fra kommunen legger sakene inn i saksbehandlersystemet for oss. Saksdokumentene med protokollene er kommunens eiendom og oppbevares av kommunen på linje med øvrige politiske utvalg. I tillegg til å yte sekretærtjenester til kontrollutvalgene bygger vi fortsatt opp selskapet. Av de store brikkene er det personalreglementet som gjenstår. Det utvikler vi nå og vi regner med å legge fram en sak til representantskapet i 2007. Det er ikke gjennomført andre aktiviteter i 2006 enn kontrollutvalgsmøter og fellesmøter for kontrollutvalgene i fylket. Habilitet Selskapet og ansatte yter kun tjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene. Ingen ansatte har andre engasjementer i eierkommunene eller tilknyttende virksomhet. Vi mener vi tilfredsstiller kravene i Forskrifter for kontrollutvalg og Stortingets intensjon på en god måte. Forskrifter for kontrollutvalg, 20. Sekretariat: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Kontor Vi har organisert vår virksomhet ved å ha felles kontor i Bø. Her har vi vår postadresse og her holder vi våre møter. Vi har i dag følgende leiekontrakter for lokaler vi disponerer. o Dalen, Tokke kommune, 1 kontor o Drangedal, Drangedal kommune, 1 kontor 4
o Porsgrunn, Porsgrunn kommune, 1 kontor o Bø, Bø sparebank, 1 kontor og adgang felles møterom Økonomi Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune og viser: Årsbudsjett for 2006 Budsjett 2006 Regnskap 2006 Regnskap 2005 Konto, tekst: Lønn, pensjon og arbeidsgiveravgift 1 561 300 1 519 233 1 102 522 Kompetanseheving/kurs 41 200 25 385 11 325 Styret 10 300 0 0 Husleie 46 400 46 340 24 960 Reise- og kostutgifter 185 400 142 353 81 792 Datakjøp og drift, telefonkjøp og drift, 103 000 34 198 69 983 forsikring Rekvisita, kopiering m.m. 30 900 41 139 28 314 Kontorutstyr m.m. 46 400 3 934 0 Regnskaps-/revisjonstjeneste for 30 900 21 000 15 000 selskapet Kjøp av tjenester 115 600 0 0 Merverdiavgift utenfor mva-lov 25 036 9 020 Regnskapsmessig mindreforbruk 195 923 619 840 SUM, utgifter 2 171 400 2 073 822 1 962 856 Kompensasjon moms 25 036 9 020 Refusjon fra KS 10 000 Annen fef fra private 7 862 Overføring 2 010 800 2 024 620 1 952 390 Driftsfond 160 600 Renteinntekter 6 303 1 446 SUM, inntekter 2 171 400 2073 822 1 962 856 Vi baserer oss på at kontorene vi bruker i hovedsak er møblert. Datautstyr ønsker vi å eie selv. For de kontorer som vi låner i den enkelte kommune, bruker vi eksisterende datautstyr. Ansatte og arbeidsmiljø Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS består av daglig leder 2 rådgivere Av 3 ansatte er alle menn. 5
Porsgrunn kommune bistod oss i å utvikle en Kvalitetshåndbok. Håndboken er bygget opp etter ISO-standard. Den inneholder både en administrativ del og en faglig del. Håndboken har vært uunnværlig for oss og har gjort oss mer effektiv i arbeidsdagen. Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Nome. SAMT, Ulefoss (www.samt.no ) Det er ikke registrert sykedager i 2005 eller 2006. Daglig leder har gjennomført medarbeidersamtaler. Styreleder har gjennomført medarbeidersamtale med daglig leder. Arbeidsmiljøet i selskapet er etter styrets vurdering meget godt. Kunnskap Opplæringen i 2006 har vært lav. Vi har deltatt på en konferanse for kontrollutvalg. Opplæringsplanen er utviklet og vil bli lagt til grunn for kompetanseoppbyggingen i kommende år. Den legger også opp til en viss grad av spesialisering. Det er etablert Forum for kontroll og tilsyn (www.ffkt.no ). En interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Vi deltok på etableringen på Gardermoen i november 2005. Daglig leder ble valgt inn i styret. (Går ut ved årsmøte i juni 2007.) Forumet er tiltenkt rollen som møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. Det er leder av kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune som i dag er styreleder og har vært blant initiativtakerne til opprettelsen av forumet. Norges kommunerevisorforening (www.nkrf.no ) er aktive og tilbyr kurs og konferanser for sekretærer og kontrollutvalg. En opplæring av høy kvalitet. Miljøaspektet Selskapets virksomhet tilsier at det ytre miljø ikke påvirkes. Virksomhetens avfall kildesorteres i samsvar med kommunale renovasjonsregler. Avsluttende betraktninger: Vi har fortsatt administrative forhold som ikke er på plass. Det viktigste er et personalreglement. Det er under utvikling og vi regner med det vil bli forelagt representantskapet i 2007. Selskapskontrollen er ennå i sin begynnelse og vi får nå de første rapportene. Totalt har vi ca 50 selskaper og det er en utfordring for oss å arkivere all informasjon (protokoller og årsmeldinger) som vi mottar. Fra vårt ståsted er det viktig med dialog mot våre kunder/kontrollutvalgene. Vi ble i 2006 oppnevnt som sekretær for Forum for kontrollutvalg i Telemark. I tillegg har vi vært aktive ved fellesmøter i vest-, midt- og nedre- Telemark. Vi trenger tilbakemeldinger for å lære og å forbedre oss. Innspill, lærdom og korreksjoner er en nødvendighet. 6
I 2007 må vi bli flinkere med å delta på opplæring og konferanser som arrangeres for kontrollutvalg og deres sekretærer. Vi mener forutsetningene for fortsatt drift er tilstede. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, den 07.03.2007 Jørund A. Ruud Andreas Kjær Turid Opedal styreleder nestleder medlem Øystein Bergh daglig leder 7