Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Kundens krav til Oppdraget beskrives her. Dette gir grunnlag for hva som skal leveres fra Konsulenten til slutt, og har også betydning for hva som regnes som mangler osv. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang 1. Om oppdraget/prosjektet Bakgrunn: I løpet av om lag et tiår har museumsvesenet i Akershus gått gjennom en omfattende organisatorisk sentralisering, den såkalte museumskonsolideringen, i tråd med sterke statlige føringer i St.meld. nr. 22 (1999/2000). Fra en situasjon med mange små og mellomstore lokale/regionale museer er det aller meste av museumsvirksomheten i fylket nå samlet i Akershusmuseet. Akershusmuseet er en stiftelse, og forvalter en rekke museumssamlinger i henhold til konsolideringsavtaler med de respektive samlingseierne/tidligere lokale museene. Akershus fylkeskommune hadde en viktig koordinerende rolle i museumsreformen i Akershus, og fylkestinget i Akershus har vedtatt at det skal gjennomføres en evaluering. Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse vedtok 28.01.2014 slik oppfølging: 1. Det gjennomføres en ekstern evaluering av museumskonsolideringen i Akershus. 2. For å sikre at evalueringen får med virkningen av Akershusmuseets nye interne organisering, samt at den nye museumsstrukturen får satt seg i tilstrekkelig grad, avventes gjennomføringen til første halvår 2015. Evalueringsrapporten legges frem for politisk behandling innen sommeren 2015. 3. Evalueringen skal ta utgangspunkt i temaene som er skissert i saksfremlegget. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å utforme grunnlaget for evalueringen innenfor dette. 4. Evalueringen gjennomføres i regi av Akershus fylkeskommune. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å engasjere ekstern bistand til dette. Kostnaden innarbeides i budsjettet for 2015. 5. Fylkesrådmannen bes ta behovet for en bred nasjonal evaluering av museumsreformen opp med Kulturrådet/Kulturdepartementet, og avklare om evalueringen av konsolideringen i Akershus kan inngå i en slik nasjonal evaluering. 2. Krav til leveransen Konsulenten skal gjennomføre en evaluering av museumsreformen i Akershus. Evalueringen skal ta utgangspunkt i målsetningene for museumsreformen, slik de er formulert i St.meld. nr. 22. I følge denne skulle konsolideringen legge grunnlag for blant annet formidlingsmessige og faglige synergier på tvers av tematiske inndelinger mer internasjonalt samarbeid og deltagelse i nasjonale nettverk flere utstillingslokaler flere felles magasinløsninger felles og sterkere faglige konserveringstjenester standardisering av IKT-løsninger bedre arkiv- og bibliotekstjenester bedre sikkerhet og vedlikehold av bygninger bedre personal- og økonomiforvaltning enklere grensesnitt mot omgivelsene («én dør inn»)
Videre vil det være sentralt å evaluere konsolideringens betydning for museenes lokale forankring og frivillighetens innsats museenes økonomiske utvikling, herunder statlige, fylkeskommunale og kommunale tilskudd, tilskudd fra andre samt egne inntekter utviklingen i besøkstall utstillingsproduksjonen og annen formidlingsvirksomhet forskningsproduksjonen, herunder omfanget av forskningsbasert publikasjons- og formidlingsvirksomhet kapasiteten til å følge opp styringssignalene, det vil si statlige føringer for museumsvirksomheten, fylkeskommunal museumspolitikk og de respektive museumseiernes målsetninger Det er viktig at evalueringen får med de relevante aktørenes perspektiv, dvs. både eierne (kommuner, eierstiftelser og andre) politikkutformerne (styret, kommunene, fylkeskommunen og eventuelt staten) ledelsen og de ansatte ved museene frivilligheten (venneforeninger og lignende) brukerne (det vil være en fordel om brukerperspektivet ikke bare omfatter besøkende ved museene, men også potensielle brukere dvs. representanter for «normalbefolkningen»). Det var en viktig forutsetning for konsolideringsprosessen at den skulle styrke lokalt engasjement og forankring. Samtidig spørres det om lokalmiljøets engasjement svekkes når lokale museer innlemmes i en fylkesomfattende virksomhet med målsetninger og faglige standarder som kan avvike fra de lokale ønskene. Dette mulige motsetningsforholdet må være et sentralt tema i evalueringen. Viktige grunnlagsdokumenter: St.meld. nr. 22 (1999/2000) «Kjelder til kunnskap og oppleving» Museumsreformen, saksfremlegg Akershus fylkeskommune fra 2001 2010 Organisasjonsgjennomgang av Akershusmuseet i 2011 (TGN-rapport 12.08.2011) «Museumspolitikk Akershus fylkeskommune» (Stein Storsul 06.05.2012) Strategisk plan for Akershusmuseet 2013-16 Årsrapporter for Akershusmuseet Arbeidet skal resultere i en rapport som skal leveres elektronisk. Rapporten skal kunne publiseres, men skal hovedsakelig brukes som bakgrunn for den rullering av fylkeskommunens museumspolitikk, fylkeskommunens årlige bevilgninger til museumsvesenet og den fortsatte dialogen mellom Akershus fylkeskommune og Akershusmuseet. Rapporten skal leveres senest innen 15.09.2015. Leverandør skal angi tilbudt leveringsdato i bilag 3. Tilbyder skal i sitt tilbud utførlig beskrive hvordan det ovennevnte skal løses. Løsningsbeskrivelsen vil bli lagt til grunn ved evalueringen av tildelingskriteriet «løsningsbeskrivelse».
3. Krav til kompetanse og erfaring Den som skal utføre oppdraget skal ha følgende kompetanse: Kunnskap om museumsvesenet i Norge Kunnskap om statlig og regional museumspolitikk Erfaring fra lignende oppdrag Det er en fordel med kompetanse innen følgende områder: Museumslandskapet i Akershus fylke Tilbyder skal oppgi fult navn på den/de som tilbys til prosjektet. Det skal legges ved CV samt en dedikert beskrivelse av tilbudt personells kompetanse. Det kan også legges ved annen dokumentasjon som kan ha betydning for vurderingen. CV, beskrivelse og vedlagt dokumentasjon vil bli lagt til grunn ved evalueringen av tildelingskriteriet «tilbudt kompetanse». 4. Avgrensning Følgende ytelser omfattes ikke av oppdraget: Evalueringen skal avgrenses til Akershusmuseet, med tilhørende avdelinger/visningssteder/samlinger, samt interessentene omkring Akershusmuseet. Øvrige selvstendige museer i Akershus inngår ikke i evalueringen. Det er 22 Akershus-kommuner, og de aller fleste har interesser i Akershusmuseet. Flere av disse eier samlinger som forvaltes av Akershusmuseet gjennom konsolideringsavtaler. Videre er det en rekke øvrige samlingseiere, organisert som foreninger, stiftelser eller annet. Det er også flere venneforeninger og lignende knyttet til avdelinger/samlinger innenfor Akershusmuseet. Det vil være nødvendig å foreta et utvalg av disse interessentene i gjennomføringen av evalueringen. Det ble foretatt en organisasjonsgjennomgang av Akershusmuseet i 2011 (Trygve G. Nordby, TGN-rapport 12.08.11). Ut fra dette er det ikke behov for at en spesifikk evaluering Akershusmuseets juridiske organisasjonsform.
Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1)
Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for Oppdraget. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Fremdriftsplan for Oppdraget: (Fylles ut med aktuelle leveranser, delleveranser og aktiviteter med tilhørende tidsplan, oppstartsdato og leveringsdag for leveransene) Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Leveringstid Konsulentens maksimale leveringstid er: dd.mm.ååå (angis av konsulenten, ikke senere enn 15.09.2015) Levering anses skjedd når endelig rapport er oversendt Kunden på e-post.
Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Christian Hintze holm Assisterende fylkesdirektør, avd. for kultur, frivillighet og folkehelse, kulturminnevernseksjonen Schweigaardsgate 4, 0185 Oslo Adresse Telefon 22 05 55 66 E-post christian.hintze.holm@afk.no For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette virkedager/uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser)
Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde Avtalen punkt 5.1 Møter Frist for innkallelse til møter: (Fylles ut dersom partene avtaler annen frist enn det som følger av avtalen) Rutiner for gjennomføring av møter: (Her kan det f. eks spesifiseres hvem som skal møte, hvor møtene holdes, krav til referat, hyppighet osv)
Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Konsulentens ytelser skal fremgå av bilag 5. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Tilbudt tjeneste Gjennomføring av prosjektet. Som beskrevet i bilag 1, punkt 2, «krav til leveransen». Timepris Antall timer Totalsum (ligger til grunn for evaluering av tildelingskriteriet pris) Skal omfatte alle leverandørens kostnader. Eventuelt trykk og publisering av rapport bekostes av oppdragsgiver. Forklaring til tilbudsskjema: 1. Pris skal oppgis i NOK eksklusive merverdiavgift. 2. Timepris multipliseres med antall timer som gir totalsum. 3. Totalsummen vil ligge til grunn for evaluering av tildelingskriteriet pris. Prisbetingelser: 1. Timeprisen skal inkludere alle kostnader, herunder konsulentens reise- og diettkostnader, reisetid, frakt/porto og offentlige avgifter. 2. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Vederlag faktureres i sin helhet når rapport er levert. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiver. Fakturaer som inneholder løpende timer skal være vedlagt detaljert spesifikasjon over timene. Utlegg skal angis særskilt. Fakturaer skal i tillegg minimum inneholde følgende; 1. Navn og adresse til den registrerte næringsdrivende som yter tjenesten.. 2. Organisasjonsnummer som er tildelt den næringsdrivende i h.h.t. lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret, etterfulgt av bokstavene MVA. 3. Navn og adresse til den som mottar ytelsen. 4. Bestillers ressursnummer. 5. En beskrivelse av hvilken ytelse som er levert. 6. Opplysninger om det er levert ytelser som er tatt med i andre fakturaer. 7. Vederlaget for ytelsen uten avgift. 8. Selve avgiftsbeløpet. 9. Fakturanummer. 10. Fakturadato.
Fakturaer som ikke tilfredsstiller disse minimumskravene vil bli returnert. Leveranse av faktura, kreditnotaer og purringer skal skje på den til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode av oppdragsgiver. Ved endring av kommunikasjonsmetode, vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader for leveranse av elektronisk faktura. Oppdragsgiver benytter i dag det elektroniske handelsformat EHF. Øvrige betalingsvilkår: Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Avtalen punkt 8.5.2 Dagbot ved forsinkelse (Fylles ut dersom det avtales andre dagbotsatser og/eller annen løpetid for dagboten enn det som følger av avtalen) Avtalt dagbotsats er kr 500 per kalenderdag, eksklusive merverdiavgift Dagboten løper i 100 kalenderdager
Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 1.3 nr. 3 a) Bilag 2 går foran bilag 1. Eventuelt bilag 8 går foran bilag 1-6. 5.2 Dersom Leverandøren engasjerer underleverandør eller Kunden engasjerer tredjepart til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne avtalen, er parten fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om parten selv stod for utførelsen. 5.4, fjerde ledd Leverandøren kan uansett ikke overdra sine forpliktelser etter kontrakten uten at oppdragsgiver har samtykket skriftlig på forhånd. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra oppdragsgiver dersom leverandøren ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen utover å oppgi leveransen som generell referanse. 8.1, 3. ledd Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget. 9.1, 3. ledd Konsulenten skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Nye punkt Innhold 3.6 Etisk handel Leverandøren skal respektere de grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Leveransene/tjenestene som leverandøren leverer skal være fremstilt under forhold som er forenlig med de krav som følger av de til enhver tid gjeldende sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner og den gjeldende nasjonale arbeidsmiljølovgivning på produksjonsstedet. Kravene som følger av ovenfor nevnte regelverk er minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner, nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Leverandøren er forpliktet til å oppfylle kravene under hele kontraktsperioden. Dersom leverandøren bruker underleverandører til å gjennomføre hele eller deler av kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre de samme kravene til underleverandørene og bidra til at de etterlever kravene. Underleverandørene har en tilsvarende plikt. Leverandøren skal på oppfordring kunne legge fram dokumentasjon på at kravene er oppfylt.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i kontraktsperioden. Ved kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på de aktørene i leverandørkjeden som oppdragsgiver ønsker å kontrollere. Oppfyller ikke leverandøren kravene til etisk handel i disse kontraktbestemmelsene, innebærer det kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen en rimelig frist som oppdragsgiver fastsetter. Leverandøren skal dokumentere rettelsene skriftlig på den måten oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan oppdragsgiver ilegge leverandøren dagmulkt på kr 1000,- pr. kalender dag, begrenset oppad til 10 % av kontraktsummen. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning som står i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt, for eksempel negativ publisitet i tilfelle brudd. Ved vesentlige brudd på kontraktbestemmelsene om etisk handel, kan oppdragsgiver heve kontrakten.
Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder
Bilag 8 Eventuelle forhandlinger og avklaringer Skal ikke fylles ut av leverandør før innlevering av tilbud. Kommer kun til anvendelse dersom oppdragsgiver ønsker å forhandle om de mottatte tilbudene etter tilbudsfrist, eller det foretas avklaringer, presiseringer e.l. i selve anskaffelsesprosessen (f.eks. «spørsmål og svar» kunngjort på doffin.no).