Arkivref.: 2011/2268/ Anbud 2011/2268 Rammeavtale Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved anskaffelse av: Rengjøringsmaskiner
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 1.5 Oppdeling av leveransen... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Konkurranseform... 4 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 4 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen... 4 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader... 4 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 4 2.7 Offentlighet... 4 3. Krav til leverandøren... 5 3.1 Kvalifikasjonskrav... 5 3.2 Frist for levering av tilbud... 6 3.3 Leveringsadresse... 6 3.4 Merking... 6 3.5 Åpning og håndtering av tilbud... 7 4. Krav til tilbudet... 7 4.1 Tilbudsdokumentet:... 7 4.2 Tilbudets gyldighet... 7 4.3 Alternative tilbud... 7 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud... 8 5. Avgjørelsen... 8 5.1 Tildelingskriterier... 8 5.2 Avvisning... 9 5.3 Kontraktstype... 9 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2)... 9 5.5 Forbehold... 10 5.6 Meddelelse... 10 6. Vedlegg... 10 Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 2 av 10
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet (NTNU) ved Driftsavdelingen har driftsog vedlikeholdsansvar for en bygningsmasse på ca 500.000 m2. Universitetet har ansatt sine egne renholdere som bruker utstyr anskaffet av universitetet. Kart over bygninger på NTNUs campuser kan sees på følgende adresse: http://www.ntnu.no/ntnukart/ 1.2 Anskaffelsens formål NTNU vil inngå rammeavtale på diverse maskinelt utstyr for renhold. Avtalen(e) vil ha en løpetid på 2 år med opsjon på nye 2 år. En tar sikte på å inngå rammeavtale med én eller flere leverandører. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og i TED-baser den 17.03.2011. 1.4 Oppdragets omfang Antatt volum på avtalen: Gjennomsnittlig omfang har de seneste år vært på NOK 1 mill. eks. merverdiavgift, men en tar forbehold om årlige budsjettmidler når det gjelder volum som kan oppnås i avtaleperioden. En antar at batterier til renholdsmaskiner har en levetid som går utover rammeavtalens lengde og en forbeholder seg retten til å kjøpe fra andre kilder enn rammeavtaleleverandørene. 1.5 Oppdeling av leveransen Forespørselen definerer 8 ulike utstyrskategorier. Det vil være anledning til å by på deler av anskaffelsen, men vi vil foretrekke leverandører som kan levere flest mulige kategorier og varianter innenfor disse. Innen kategoriene 1-7 må det tilbys minst 5 av disse med alle varianter som beskrevet i Bilag 1, avsnitt 6. For kategori 8 kan denne tilbys alene. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i denne konkurransen skal foregå på norsk. Dokumentasjon for kvalifisering og evaluering kan være på annet skandinavisk språk. Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 3 av 10
2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse over EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin 17.03.2011 Fast Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag 06.04.2011 Fast Tilbudsfrist 28.04.2011 Fast Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 18-19 Estimat Kontraktstildeling Uke 20 2011 Estimat Tegning av kontrakt Uke 23 2011 Estimat 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 17-2. Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Helge Mathiesen Helge.mathiesen@ntnu.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbyderkonferanse. 2.7 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova 11. Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 4 av 10
3. Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 1. Bilag 2 utfylt og med underskrift, evt. også et tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. For eventuelle skatterestanser må legges ved en omforent nedbetalingsplan med skattemyndigheten. 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Tilbyders økonomi Dokumentasjonskrav: Tilbyder må legge ved utskrift av rating fra et kredittvurderingsselskap. Kravet vil være minimum rating A fra Dun & Bradstreet eller tilsvarende rating fra annet kredittvurderingsselskap. Det må gis forklaring på eventuelle betalingsanmerkninger. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Erfaring fra tilsvarende prosjekt. Dokumentasjonskrav: Oversikt over relevante prosjekter (med relevans menes primært rammeavtaler), tidspunkt for gjennomføring, navn/tlf.nr. på referanseperson hos oppdragsgiver (Oppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referanseperson). Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 5 av 10
Merk: Referanser til leveranser mot NTNU vil kun i liten grad bli hensyntatt fordi personell ved NTNU som vil være naturlige referansepersoner også er involvert i evalueringsprosessen. Krav: Gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for eierforhold siste 3 år og beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Tilbyder må bekrefte i Bilag 2 at han forplikter seg til å legge katalog over rengjøringsmaskiner ut på e-handelsplattformen ibx slik at bestillinger kan gjøres vha. oppdragsgivers bestillingssystem, BasWare PM. Samhandlingsavtale Bilag 3 må følge tilbudet i underskrevet stand (siste avsnitt/tabell i pkt. 1), se også følgende nettadresse som også omhandler priser på kataloger: www.ehandel.no I tillegg skal tilbydere levere dokumentasjon som spesifisert i Bilag 2, tabell 2B. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jfr. FOA 20-12. 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 28.04.2010 kl. 14:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes eller leveres i lukket konvolutt til: Sendes pr. brevpost til: NTNU Driftsavdeling 7491 Trondheim eller leveres til bud/kureradresse: NTNU/Drift- og Eiendomsforvaltning Høgskoleringen 8/Driftssentralen ekspedisjon 7034 Trondheim NB! Tilbud skal ikke leveres pr. e-post eller telefaks. 3.4 Merking Tilbud skal merkes: Anbud 2011/2268 Rengjøringsmaskiner Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 6 av 10
3.5 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning 1. virkedag etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud (i Bilag 2) på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (Bilag 1). Avtale vil basere seg på vedlagte kontrakt og tilbud skal besvares i henhold til bilagsstruktur i denne. Det gjøres oppmerksom på at tilbyder må ved formulering av bilagene ta hensyn til at disse eventuelt skal brukes som kontraktstekst, og at de dermed ikke må inneholde generell informasjon eller salgsargumentasjon. Slik informasjon skal eventuelt fremsettes i tilbudsbrevet. For å sikre alle tilbydere lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal være satt i ringperm, inndelt med skilleark på følgende måte: 1. Innholdsregister med fortegnelse over dokumenter og vedlegg. 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3 3. Tilbyders overordnede løsningsbesvarelse, priser og forutsetninger for leveransen, gitt i Bilag 2 eller på separate ark der det er gitt åpning for dette 4. Evt. annen relevant informasjon fra tilbydere 5. Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentleglova. Tilbud skal leveres i 2 eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar på CD/DVD/minnepenn eller annet elektronisk medium. Det elektroniske medium kan inneholde flere filer, men skal under enhver omstendighet inneholde en 1 fil som er identisk med den skriftlige versjonen. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 60 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 7 av 10
4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 5. Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere tildelingskriteriene. Se vekting av kriteriene nedenfor Tildelingskriterium Prioritet/Vekt 1. Priser på utstyr og vedlikehold 60 2. Teknisk service, adm. forhold 20 3. Kvalitet 10 4. Miljø 10 Tildelingskriterium 1: Pris vil bli vurdert ut fra følgende: Priser på spesifiserte utstyrsenheter og faste rabattsatser på øvrige maskiner og priser på mest vanlig forbruksmateriell/slitedeler som for eksempel naler. (Leverandørens offisielle prisliste skal vedlegges tilbudet, evt. spesifiseres en nettadresse hvorfra priser kan lastes ned) Videre vil timepriser for vedlikehold & service og priser på opplæring/kursing bli hensyntatt. Tildelingskriterium 2: Service/vedlikehold: Rutiner for serviceoppdrag og rutiner for levering av reservedeler Tilgjengelighet på ressurser fra leverandør: Responstider/reparasjonstider og leveringstider på deler Adresse verksted og delelager og bemanning serviceverksted Muligheter for og evt. kostnader forbundet med utlånsmaskiner i reparasjonsperioder Status på e-handel og e-faktura: Oppdragsgiver vil avrope sine uttak av rengjøringsmaskiner vha. universitetets elektroniske bestillingssystem, BasWare PM/ibx. Tilbyder oppgir status (system, erfaring og omfang av bruk med mer) på e-handel i sin egen organisasjon og evt. merknader eller forbehold til Samhandlingsavtalen. Status på e-faktura: Tilbyder må påregne at det blir stilt krav om elektronisk faktura i avtaleperioden. Det vil bli et krav om at alle som skal levere varer & tjenester til det offentlige Norge skal kunne fakturere elektronisk innen 1. juli 2012. Tilbyder oppgir sin status i dag på e-faktura. Tildelingskriterium 3: Garanti: Garantitider/garantivilkår hva dekkes i garantitiden av deler, arbeid, kjøring, reise og opphold Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 8 av 10
Referanser: Referanser gir uttrykk for kvalitetsnivå på tilsvarende leveranser Annet: Driftstider batterier (forutsatt lading etter bruk) CE-merking er obligatorisk, men det må kunne fremlegges dokumentasjon på anmodning Tildelingskriterium 4: Miljøkrav kan stilles til både: a) produsent, b) produkt og c) forhandler/tilbyder. Vi ber derfor om at det redegjøres for: Produsent Produsentens miljøprofil. Vi ber i tillegg om at det for produsentleddet dokumentere eventuelle sertifikater som for eksempel EMAS, ISO 14001 og dokumentasjon på avfallshåndtering/returordninger. Produkt Produktkrav vil bl.a. være miljømerking som f.eks Svanen eller Grüne Punkt ea. Forhandler/Tilbyder Tilbyder oppgir om også han er medlem i returselskap og/eller hvordan avfall fra tilbyder håndteres. Redegjør også for tilbyders miljøpolicy. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 20-12 til 20-14 komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontraktsutkast. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten, jfr. FOA 11-11 (1) d. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 9 av 10
5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen, jfr. FOA 11-11 (1) e. og (2) b. 5.6 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA 22-3 6. Vedlegg Vedlegg 1: Kontraktsutkast Bilag 1: Kundenes kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Samhandlingsavtale om elektronisk bruk av E-handel Vedlegg 2: HMS-erklæring 7 Definisjoner av ord og uttrykk avrop e-handelsportal BasWare/ibx Underleverandør/ produsent bestilling innenfor rammeavtalen web-basert bestillingssystem NTNUs e-handelsportal, elektronisk bestillingssystem som koblet opp mot regnskapssystemet også gir mulighet for e- faktura leverandør til tilbyder (rammeavtaleleverandør) Det vises forøvrig til Forskrift om offentlige anskaffelser 1-4 Definisjoner Konkurransegrunnlag 17/2010 Side 10 av 10