REFERAT FRA ÅRSMØTE I VÅLAND KOLONIHAGE 2016 2. november 2016 kl.19.00 i Hagehuset Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling og av dagsorden. 2. Valg av møteleder. 3. Valg av referent. 4. Fullmakter 5. Info fra Fellesstyret. 6. Info fra Norsk Kolonihageforbund. 7. Årsmelding fra hagen. 8. Regnskap fra hagen. 9. Budsjett for 2017 10. Innkomne saker 11. Kaffepause. 12. Fjerning av hekkeavfall og bruk av brennplass 13. Dugnad og pliktarbeid. 14. Nemaslug, snegle bekjempelse. 15. Orientering om hjemmesiden til kolonihagen 16. Info fra komitèen som jobber med 100-års jubileum 2017 17. Info angående nytt område bak Hagehuset, - 10 nye parseller 18. Utdeling av diplomer fra tilsynskomiteen. 19. Utdeling av diplomer fra hagen. 20. Årets kolonister. 21. Valg.
1. Godkjenning av innkalling og av dagsorden. Årsmøtet godkjente innkalling og dagsorden. 2. Valg av møteleder. Ivar Fett ble valgt til møteleder. 3. Valg av referent. Reidun Edland ble valgt til referent 4. Fullmakter Det var forhåndslevert 13 fullmakter. Ytterligere 5 fullmakter ble levert inn i kaffepausen, totalt 18 fullmakter.. Fullmaktene ble godkjent. Fremmøte: 56 kolonister, 13 fullmakter, - totalt 69 stemme-berettige. I løpet av pausen var det flere som gikk fra møtet, og det ble levert inn ytterligere 5 fullmakter. Fremmøte etter pausen: 45 kolonister, 18 fullmakter, - totalt 63 stemme-berettige. 5. Info fra Fellesstyret. Svein Haaland informerte generelt fra Fellesstyret. - De har 4 møter i året - støtter hver enkelt kolonihage med utfordringer som dukker opp. - De planlegger Stavanger Kolonihagers 100-års jubileum i 2017. - De regulerer årlig den øvre takst/maks pris på parseller. Denne øvre takst er lik i alle kolonihager. - De administrerer og har kontakt med komiteen som deler ut diplom for «Stavangers mest velstelte kolonihage» 6. Info fra Norsk Kolonihageforbund. Terje Melkeraaen infomerte fra Norsk Kolonihageforbund Det er god økonomi i Norsk Kolonihageforbund. Dette grunnet avvikling av Kolonihagebladet og av en halv stilling ansatt i administrasjon. De har etablert et nyhetsbrev på hjemmesiden: http://www.kolonihager.no Jobbet med administrering av ventelister i Oslo, der over 7000 personer står på ventelister. Det skal være landsmøte i feb/mars i 2017.
7. Årsmelding fra hagen. Ingvar Matland gikk gjennom Årsmeldingen fra Styret. Årsmeldingen ble godkjent av årsmøtet. 8. Regnskap fra hagen. Kommentarer til regnskapet: - Det er en del utestående leie som ikke er betalt inn. Minner om at hageleien på 2000 kr forfaller 1. februar og ekstraleien/lån på 700 kr forfaller 1. juli. - Vann og renovasjon posten er høy. Det ble innstallert en vannmåler i 2014. Det blir sjekket om denne er korrekt når vannet blir stengt for vinteren. Årsmøtet godkjente Regnskapet for 2016 9. Budsjett for 2017 Det kom inn forslag på å bruke overskuddet fra regnskapet i 2016 på kr 34 840,96 på budsjettet for 2017. Posten «Drift og vedlikehold bygg», ble økt med kr 24000, til totalt kr 94 000,- med kommentaren: «Herav kr 24 000,- til fornyelse av kjøkkenutstyr.» På samme post legges det til en kommentar «Herav minimum kr 8600,- til restaurering av Paviljongen». Posten «Andre utgifter» med kommentaren «100 års jubileet», ble økt med kr 10 000,- til kr 25 000,-. Budsjettet ble godkjent av årsmøtet. 10.Innkomne saker Sak 1: Fadder-ordning for nye kolonister. Parsellene 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33 og 40 Styret bes utrede forslag om opprettelse av en fadderordning for hagen. En fadderordning vil kunne være til stor hjelp for nye eier og samtidig avhjelpe styret. Styrets anbefaling: Styret lager en fadderordning for hagen med hjelp fra kolonister utenfor styret, Fremlegger dette for Halvårsmøte. Årsmøtet godkjente styrets anbefaling.
Sak 2: Restaurering av Paviljongen. Reidun parsell 70 Styret bes nedsette en prosjekt-gruppe, planlegge arbeid og sette av midler til restaurering av Paviljongen. Begrunnelse: Paviljongen er et ikon i hagen, og som påpekt også tidligere år, så trenger den reparering av tak, skifting av ytterkledning m.m. Dette haster. I vår ble det arrangert loppemarked hvor hele inntekten ble gitt og øremerket restaurering av Paviljongen og beløpet på ca 8600,- er en god start på arbeidet. Styrets innstilling: Anbefaler forslaget. Kr 8600,- må synliggjøres med en kommentar i budsjettet. Plan og budsjett for prosjektet legges frem på halvårsmøte. Årsmøtet godkjente Styrets innstilling. Sak 3: Prøve-tid for nye kolonister. Kirsten parsell 13 og Reidun parsell 70. Årsmøtet bes beslutte å innføre 1 år prøvetid for nye kolonister. Ikke alle som kommer inn i hagen som nye kolonister er helt innforstått med hva det innebærer å være kolonist. Dette gjenspeiles med ustelt parsell, og lite/ingen utførelse av 10-timer pliktarbeid. Forslag: Våland Kolonihage innfører en prøvetid på 1 år for nye kolonister. På dette året må de vise at det virkelig er hage og hagestell som gjør at de vil være kolonister. Dette blir informert om, og signert på når en blir kolonist. Hvis de i løpet av første året får 3 negative anmerkninger, enten på parsell eller pliktarbeid, så må de fratre som kolonister og parsellen selges igjen. Styrets anbefaling: Styret anbefaler en innføring av 1 år prøvetid for nye kolonister. Kan følges opp på de faste månedlige inspeksjonsrundene i hagen. Forslaget nedstemt av årsmøtet med 51 mot 5 stemmer Sak 4: Detaljert Vedlikeholdsplan. Susanne parsell 97 Styret utarbeider en detaljert vedlikeholdsplan av Våland kolonihage, hvor fremdriften blir presentert til halvårsmøtet våren 2017 og planen i sin helhet legges frem for årsmøtet høsten
2017. Begrunnelse: Ved årsmøtet i 2015 ble det enstemmig vedtatt å nedsette en komite som skulle skaffe en oversikt over vedlikeholdsbehovet i kolonihagen. Komiteen sendte deretter ut en liste med forslag til tiltak. De tiltakene komiteen har utarbeidet kan danne grunnlaget for en slik vedlikeholdsplan. Styrets anbefaling: Komiteen som ble opprettet etter årsmøte i 2015 skulle også fremlegge en helhetlig plan for vedlikeholdet. Komitéen fortsetter med dette arbeidet eventuelt utvidet med flere medlemmer da en ikke er i hagen lenger. Kommentar fra årsmøtet: Ny komitè må nedsettes for å føre arbeidet videre. Styret får mandat til å nedsette en ny komitè for å føre arbeidet videre. Forslaget godkjent av årsmøtet. Sak 5: Trygging av hagens økonomi. Susanne parsell 97 Styret pålegges å utarbeide en plan for trygging av hagens økonomi. Planen legges frem for halvårsmøtet i mars 2017. Begrunnelse: Det er flere store oppgaver som må gjøres i hagen og det har vist seg at viljen til dugnadsinnsats ikke er lik hos alle kolonister. Det kan derfor være nødvendig for styret å leie inn tjenester utenfor hagen for å få løst oppgavene. En plan for trygging av økonomien vil vise hvor store midler Styret trenger for å løse de nødvendige oppgavene. Enkelte av hagens aktiviteter går med økonomisk underskudd og bør vurderes av styret. Styrets anbefaling: Styret setter opp et realistisk budsjett for hvert år, dette sørger for at hagen utfører de oppgaver som det er midler til. Forslaget må sees i sammenheng med Sak 4 og en helhetlig vedlikeholdsplan. Når denne er laget settes det opp et tilsvarende budsjett og plan for gjennomføring. Planlegging og budsjett, utføres av samme komitè nedsatt for Sak 4, og sendes til styret. Forslaget godkjent av årsmøtet Sak 6: Oppdatere vedtekter og regler. Alf parsell 108 Styret utarbeider oppdaterte vedtekter og regler for Våland kolonihage. Disse legges ut på Våland kolonihages hjemmesider. Forslag til oppdaterte vedtekter/regler legges fram for halvårsmøtet, og vedtas på årsmøtet 2017.
Begrunnelse: Det foreligger i dag forskjellige vedtekter, som i enkelte tilfeller er motstridende. Oppdaterte vedtekter og reglement for Våland kolonihage vil hindre misforståelser blant kolonistene. Anbefaling fra styret: Vedtekter for kolonihagene i Stavanger inkludert Våland Kolonihage, ble utarbeidet av Stavanger kommune og fellesstyret ved ny festekontrakt i 2000 og varighet til 2025. Det nærmer seg inngåelse ny festekontrakt og det er naturlig at endringer av vedtekter gjøres i den forbindelse. Dette er en sak fellesstyret gjør sammen med Stavanger kommune. Fellesstyret må ha innspill fra hagene, dette blir gjort når tiden nærmer seg. Kommentar fra Årsmøtet: dette er ikke nødvendig. De vedtekter vi har pr idag er tilstrekkelig. Avstemming: 23 FOR, og 33 MOT. Forslaget ble nedstemt av årsmøtet. Sak 7: Åpenhet vedrørende kjøp og salg av parseller. Alf parsell 108 Styret pålegges full åpenhet vedrørende kjøp og salg av parseller i Våland kolonihage. Styret utarbeider en instruks med rutiner for hvordan kjøp/salg/overdragelse skal skje. Styret utarbeider en instruks med rutiner for egen takstkomité og byggekomité, som iflg. vedtektene BØR velges på årsmøtet. Informasjon om dette legges ut på hjemmesidene og følges opp der. Forslag til instrukser med rutiner for kjøp/salg/overdragelse legges fram for halvårsmøtet, og vedtas på årsmøtet i 2017. Begrunnelse: Åpenhet vil lette arbeidet for styret i hagen, da hver kolonist kan fungere som informant hvis besøkende i hagen spør. Når ingen vet noen ting vedrørende kjøp og salg av parseller, skaper det grobunn for rykter og mistenkeliggjøring. Anbefaling fra styret: Styret utarbeider retningslinjer for kjøp og salg av parseller, som legges ut på nettsiden. Ved salg legges informasjon på nettsiden til salget er gjennomført. Byggesøknader behandles av styret og følger bygge vedtekter pluss egne punkter for Våland Kolonihage vedtatt på årsmøte i 2003. Takstkomiteen som har utspring fra styret består av 3 personer hvor minst 2 personer må være tilstede ved en taksering. Sak 7 ble delt inn i 3 punkt, og hvert punkt ble det stemt over.
1. Parseller for salg blir annonsert i monter og hjemmeside med bilde, pris og beskrivelse. Avstemming: 2 stemmer mot. Forslaget godkjent av årsmøtet 2. Det lages retningslinjer for kjøp/salg/overdragelse Avstemming: 26 stemmer FOR og 9 stemmer MOT Forslaget godkjent av årsmøtet 3. Det utarbeides en instruks for takst- og bygge komitè Avstemming: 11 stemmer FOR og 39 stemmer MOT Forslaget nedstemt av årsmøtet. Takst- og byggekomitè fortsetter som idag. Nå var det langt på kveld, så det ble besluttet å ta punkt 10 på dagsorden: KAFFEPAUSE! Sak 8: Utmelding fra Kolonihageforbundet. Per parsell 65 Foreslår til årsmøte at vi melder oss ut av Norges Kolonihageforbund. Begrunnelse: Bygningsmassen i Våland Kolonihage trenger sårt de pengene vi betaler til støtte for kolonihagene på Østlandet. Beløpet vi betaler i kontingent og reiser kommer opp i femti seksti tusen i året, dette kan vi ikke belaste medlemmene med når Våland kolonihage trenger hver krone selv. Våland kolonihage er eneste kolonihage i Stavanger som er medlem i Norges Kolonihageforbund. Anbefaling fra Styret: Styret anbefaler å bli værende som medlem i Norges Kolonihageforbund. Det er kun Eiganes Kolonihage av Stavangers kolonihager som IKKE er medlem. Kommentar fra Årsmøtet: Det blir laget en oversikt over fordelene vi har ved å være medlemmer. Avstemming: 1 stemme FOR å melde seg ut av Norges Kolonihageforbund. Forslaget nedstemt av årsmøtet. Sak 9: 2 faste frivillige dugnader i året. Styret Det foreslås etablering av 2 faste dugnader i året, - en om våren, og en om høsten.
Begrunnelse: Da får vi i tillegg til vår-dugnaden, - gjort et godt arbeid før sesongen avsluttes. Styrets innstilling: Etablere 2 faste dugnader Årsmøtet godkjente forslaget enstemmig Sak 10: Styremedlemmer velges for 2 år. Styret Alle styremedlemmer velges inn i Styret i Våland Kolonihage for 2 år. Begrunnelse: Dette gir en bedre kontinuitet i Styret. Sak 10 ble trukket, da dette står nedtegnet i vedtektene. 11.Fjerning av hekkeavfall og bruk av brennplass Hans orienterte at ordningen fungerer greit, men minner om at når hekken er klippet, så skal kappet i sekker og sette ved låven. KUN hekkeavfall. På brennplassen kaster en kun kvister og greiner. 12.Dugnad og pliktarbeid. Carmen orienterte om arbeidet med organisering av dugnad og plikt-arbeid. Har fått fordelt arbeidsoppgaver til plikt-arbeid, men det er flere oppgaver enn kolonister. Derfor ble det utført en frivillig dugnad i høst med stor suksess! Dessverre er der kolonister som ikke utfører sitt plikt-arbeid, og disse er tilsendt regning på kr 3000. Dette er kr 300 pr time x 10 timer. 13.Nemaslug, snegle bekjempelse. Tore orienterte om de 2 Nemaslug kampanjene vi har hatt i år. Det kom ca 60 kolonister hver gang, og det er et forholdsvis bra oppmøte, men det kan blir bedre. I vår ble det også lagt ut Nemaslug på fellesområdene. Takker de som bidro til det! Det sjekkes om det er mulig for kolonihagen å få tak i Sluxx som er et effektivt middel som blir brukt i jordbruket. 14.Orientering om hjemmesiden til kolonihagen Liz fortalte om arbeidet med hjemmesiden: vaalandkolonihage.no og arbeidet som blir gjort. Hun er midt inni en ombygging og omorganisering av siden, og oppfordrer kolonister til å bidra med innlegg og bilder.
15.Info fra komitèen som jobber med 100-års jubileum 2017 Alf orienterte fra felleskomitèn og vår lokale komitè i Våland Kolonihage. I felleskomitèen blir det jobbet med en overordnet plan for jubilèet, budsjett og sponsorer. Det er også en lokal komitè i hver av kolonihagene som jobber med arrangement som vi skal ha i jubileumsåret. Komitè medlemmene i Våland kolonihage er: Alf P108, Ingrid P85, Per P96 og Rolf Erik P38. Det skal nedsettes flere under-komitèer i Våland Kolonihage som skal f.eks jobbe med 17. mai deltakelse, kafè-salg under arrangement, faglig komitè, aktiviteter for barn etc. Ta kontakt med komitèen i hagen hvis du har forslag eller ønsker å bidra. 16.Info angående nytt område bak Hagehuset, - 10 nye parseller Ingvar orienterte om arbeidet som skal gjøres. Det blir mest sannsynlig et samarbeid mellom kolonihagen og Stavanger Kommune. Stavanger Kommune har vært på befaring. Det blir laget en tilkomstvei mellom Tuv`s plass og parsell 37. Parsell 37 avgir litt tomt for å få gjennomført dette. Oppstart av arbeidet skjer forhåpentlig i løpet av året, og ferdigstilles neste år. Det skal tas jordprøver for analyse. Kommentar fra årsmøtet: Prosjektbeskrivelse og budsjett etterlyses Det er Stavanger Kommune som utfører første del av prosjektet, og har prosjekt styringen/ansvar på dette. 17.Utdeling av diplomer fra tilsynskomiteen. Tildeles: Kirsten Lindanger parsell 13 Ingunn og Arvid Løvik parsell 101 18.Utdeling av diplomer fra hagen. Tildeles: Åse Strædet parsell 115 Anna Maria Sæ parsell 79 19.Årets kolonister. Årets kolonister ble i år tildelt blomst for innsatsen gjennom sesongen. Paul - daglig åpning av port og salg av jord og gjødsel Per Sveinsvoll - klipping av store plener og harving av stier m.m. Svein Haaland - engasjert jobbing med forskjellige prosjekter. John Ove Halvorsen - engasjert jobbing med forskjellige prosjekter. Bjørn Møller - klipping av hagens hekker Tore Johannessen - Nemaslug kampanjene
Finn Ravndal - plenklipping rundt flyttsteinene og skråning mot hagehuset. Jorunn Matland - hagehus utleie Kirsten Storøy - kafè ansvarlig Guro Flokketveit - kafè ansvarlig Gøril Mellem - kolonistenes representant på tilsynsrunder i hagen Levard Olsen-Hagen - dyrkningskonkuransen 20.Valg Valget ble innledet med å gi blomster til avtroppende styre-medlemmer; Solfrid Birkedal og Reidun Edland. Det var levert inn et benkeforslag på Alf Bergin til vervet som formann. Det ble et skriftlig valg mellom Alf Bergin og Ingvar Matland som var på gjenvalg. Ingvar Matland ble valgt med 41 stemmer mot Alf Bergin med 22 stemmer. Det var ingen kandidater til sekretær vervet, - Reidun Edland sa ja til gjenvalg. Susanne Stangeland ble valgt inn som styremedlem og Mette Gundersen ble valgt inn som varamedlem. Tom Glomsaker ble valgt in som ny revisor. Torhild H. Flaten ble valgt in som nytt medlem i valgkomitèen Styret`s sammensetning i 2017: Funksjon Navn På valg Formann Ingvar Matland 2018 Nestformann Hans Woldmo 2017 Sekretær Reidun Edland 2018 Kasserer Rolf E. Bjørnerem 2017 Styremedlem Susanne Stangeland 2018 Varamedlem (1 år, 2 år fra 2017) Carmen Andreu 2017 Varamedlem Mette Gundersen 2018
Repres. til Fellesstyret Svein Haaland 2018 Fellesstyret - medlem Ingvar Matland 2018 Fellesstyret varamedl. Rolf E. Bjørnerem 2017 Revisor 2 Tom Glomsaker 2018 Revisor 1 Ivar fett 2017 Valgkomité - leder Terje Melkeråen 2017 Valgkomité - medlem Ingrid Lønn 2018 Valgkomité - medlem Torhild H. Flaten 2019 Takk til Ivar Fett for god møteledelse og Solfrid med kjøkkengjengen for god servering. Ingvar oppfordret at selv om det har vært noe splittelse i hagen ang. styrets arbeid må ikke dette få noen negative holdninger oss kolonister imellom. Det skal fortsatt være kjekt å komme til og være i kolonihagen vår.