Bestille fjernlån i Alma på vegne av låntaker med bruk av rota template Dato: 2016-05-03 Dokumentet beskriver hvordan man registrerer en fjernlånsbestilling i Alma på vegne av en låntaker når man benytter rota template. I Alma kan man definere en rota template som består av potensielle fjernlånspartnere. Når rota template er aktivert, vil Alma automatisk lokalisere hvilke partnere som har ledige eksemplar av et gitt dokument. En fjernlånsbestilling vil få opprettet en gruppe av partnere som er bestillingens rota. BIBSYS har satt opp to rota templates som består av alle bibliotek i konsortiet. Denne finner du fra Fulfillment > Resource Sharing > Rota Templates: BIBSYS all libraries ordered - by size BIBSYS all libraries non-ordered For aktivering av rota template: se veiledningen Aktivere rota template For å behandle fjernlån kreves rollene Fulfillment Services Operator (scope= biblioteket) Fulfillment Services Manager (scope =institusjonen) To viktige begrep: Borrowing library: biblioteket som bestiller fjernlån (lager en borrowing request) Lending library: biblioteket som mottar fjernlånsbestillingen (lending request) og låner ut dokumentet Opprette en fjernlånsbestilling (Resource sharing borrowing request) Man kan opprette en fjernlånsbestilling på to måter: Fra Repository Search > Network Zone (ny funksjon fra mai 2016) Fra Resource Sharing > Borrowing Request Fjernlånsbestilling fra Repository Search > Network Zone 1. Søk opp posten du ønsker å bestille (Repository Search > velg fanen Network) 2. Finn riktig post og velg lenken Resource sharing request 1
3. Du kommer til skjema for bestillingen (skjermen Resource Sharing Borrowing Request). For videre behandling, se punkt 6 under. Fjernlånsbestilling fra Resource Sharing > Borrowing Request 1. Fra Alma-menyen, velg Fulfillment > Resource Sharing > Borrowing request 2. Velg Add > From Search > 3. Du kommer til Repository Search for fjernlån og her fyller du inn relevante søkekriterier. Det er også mulig å velge Advanced search herfra. 4. Velg fanen Network for å søke i konsortiets samlinger. 5. Fra trefflisten markeres ønsket post (klikk på knappen foran tittelen) og velg deretter Select 2
6. Du kommer til skjermen Resource Sharing Borrowing Request. Her fyller du ut nødvendige data. Obligatoriske felt er Requester, Requested pick-up location og Owner. Ved å fylle ut Requester vil de andre to obligatoriske feltene automatisk bli fylt ut. Hvilket valg du får i feltet Requested pickup location styres av verdiene i feltet Resource sharing library i låntakers låntakerprofil. Alle låntakere har ved migrering fått tildelt et Resource Sharing Library. Når du har lagt inn låntaker (requester) vil feltet owner automatisk bli fylt ut. Denne verdien hentes fra låntakerens Resource Sharing Library. 7. Velg deretter Locate knappen: 3
8. Alma vil nå utføre en lokaliseringsjobb der systemet leter etter ledige eksemplar av ønsket tittel. Dette kan ta noen sekunder, og bestillingen vil da ha status Locate in process. Du trenger ikke bry deg om hva som står som partner under lokaliseringsprosesssen, da dette kan endre seg etter hvert som Alma lokaliserer tilgjengelige eksemplarer. Hvis du startet fjernlånsbestillingen fra trefflisten i Network Zone, vil du komme tilbake til trefflisten etter å ha valgt Locate. Øverst på skjermen vil du få tilbakemeldingen «Locate Resource - Request was submitted successfully». For å behandle bestillingen videre, gå til Resource Sharing > Borrowing Request og finn bestillingen. MERK: Locate prosessen vil identifisere utlån og eventuelle item policies eller lokasjonsregler som forhindrer fjernlån. Den vil ikke avdekke noten «Ikke til fjernlån», som hos de fleste er registrert som en Public note. Det kan derfor hende at bestillingen får status Ready to be sent også viser det seg at eksemplaret ikke var til fjernlån. BIBSYS jobber med å finne løsning på fjernlånsnoten slik at det ikke sendes bestillinger på eksemplarer som ikke er til fjernlån. 9. Klikk Refresh for å oppdatere skjermen og se om lokaliseringsprosessen er ferdig. Du vil også motta en e-post når lokaliseringsjobben er ferdig (Manual Locate Job - Completed Successfully). Når lokaliseringen er ferdig vil Alma ha valgt en partner og bestillingen har status Ready to be sent. 4
10. Klikk på Send-knappen for å sende bestillingen. Hvis du ikke vil sende til den partneren som Alma foreslår, kan du endre partner, se punkt 13 for beskrivelse av dette. 11. Når du har valgt Send vil du få en kvittering på skjermen og ser at bestillingen er sendt. Du finner dine bestillinger fra Fulfillment > Resource Sharing > Borrowing request Bestillingen har nå status Request sent to partner: All konfigurasjon for fjernlånsbibliotekene (partners) er ferdig satt opp, slik at bestillingen sendes automatisk og havner som en Lending Request hos det biblioteket du valgte som partner. 12. Hvis det biblioteket du sendte bestillingen til avviser (rejects) bestillingen, vil borrowing request en endre status til Ready to be sent, og den vil ha valgt neste bibliotek på rotaslisten som partner. Velg da Send for å sende bestillingen til neste partner på lista, eventuelt rediger partnerlista som beskrevet i punkt 13... 5
13. Endre bestillingen til en annen partner Ved bruk av rota vil Alma selv finne ledige eksemplarer av det som skal bestilles. Men av og til kan det være at du ønsker å sende til en annen partner enn det Alma foreslår. Dette kan du da endre via rota-fanen på bestillingen. Velg Edit og gå til fanen Rota. 14. Her kan du endre rekkefølgen for hvor bestillingen blir sendt. I dette tilfellet har Alma lagt Nobelinstituttet øverst i lista, og denne har status Active, mens de andre har status Pending. 15. Hvis du har mange partnere på lista og ønsker å velge en som er nr. 3 på lista eller lavere, må du først flytte ønsket partner opp på lista slik at den ligger som nr. 2. Bruk piltastene for å flytte partner oppover/nedover. 16. Er lista over partnere veldig lang og du ønsker å flytte opp en partner som ligger langt nede på lista, kan du markere ønsker partner og angi hvilken partner den skal inn foran og deretter velge Move Selected. 17. Når du har ønsket partner som nr. 2 må du fjerne den aktive partneren som ligger som nr. 1. Velg Action > Reject. 18. Du får opp en dialogboks der det står Reject Request. Dette er litt misvisende da det ser ut som du avviser hele bestillingen, men du avviser kun den partneren som du tok reject på. Velg Reject reason f.eks. Other (det har ingen betydning hvilken Reject reason du velger 6
her), og klikk OK. 19. Du ser nå at Nobelinstituttet har status Rejected, og NB/Depot som var nr. 2 på lista har endret status til Active. Klikk Save. 20. Du kommer tilbake til borrowing request en, og ser at valgt partner nå er NB/Depot 21. Bestillingen har status Ready to be sent. Klikk Send for å sende bestillingen. 22. Hvis rota av en eller annen grunn har feilet og du ikke får opp ønsket partner i rota-listen, kan du også legge til partner manuelt (når du har sjekket at de har ønsket bok tilgjengelig). Klikk på forstørrelsesglasset i feltet Partner: 7
23. Søk opp ønsket partner, hak av foran partnerens navn og velg Select 24. Velg hvor i listen den nye partneres skal plasseres i feltet Place at/before, og klikk Add partners 8