Dato: 16. mai 2013 KFVANN /13 Styret for Bergen Vann KF Avløpstransport - organisasjonsgjennomgang JOTA BV-5000-200504929-35 Hva saken gjelder: AMU opprettet i sak 6-13 en partssammensatt arbeidsgruppe for vurdering av seksjon for Avløpstransport sine fremtidige oppgaver, rekruttering, organisering og ledelse. Arbeidsgruppen har fullført oppgaven og har lagt frem rapport for AMU i møte den 21.05.13. Innstillingen er enstemmig. Forslag til vedtak: 1. Styret i Bergen Vann KF tar rapporten til orientering og slutter seg til arbeidsgruppen sine konklusjoner/anbefalinger slik de fremkommer i rapporten. 2. Styret forutsetter at de ansatte som blir berørt av endringene blir ivaretatt på en god måte i tråd med personalreglementet, regelverk og praksis for øvrig. Jarl-Helmer Svanberg konst. direktør 1
Saksutredning: Saksutredningen er delt i følgende avsnitt: Mandat og deltagere Fremtidig organisering Behov for rekruttering Fremdrift i rekruttering Krav til kompetanse Oppsummering Mandat og deltakere Den nedsatte arbeidsgruppen skal vurdere seksjon for Avløpsrensing sine fremtidige oppgaver, ressursbehov, organisering og ledelse har hatt følgende medlemmer: Jarl-Helmer Svanberg - leder Anne Beth Ravndal Otto Kaurin Nilsen Rune Skaar Stig Helle Gruppen har hatt 8 møter, det er ført referat fra møtene. Bakgrunn Seksjon for Avløpstransport i Bergen Vann LF har ansvaret for drift og vedlikehold av avløpsledningene med tilhørende anlegg i Bergen kommune. Den gjennomsnittlige alderen på de ansatte på avløpstransport er den høy. Bruken av IT verktøy til å overvåke nettet og anleggene samt til rapportering vil tilta. Seksjonen står følgelig overfor store utfordringer de neste fem årene knyttet opp mot rekruttering og utvikling i kravene til kompetanse. Det er derfor behov for å vurdere om organisasjonen har de ressurser som skal til for å løse de oppgavene de er satt til å løse. Mandatet er delt i fire: 1. Organisering av seksjonen 2. Behovet for rekruttering fremover 3. Plan for tempo i rekrutteringsprosessen 4. Krav til kompetanse på seksjonen Fremtidig organisering av seksjon for Avløpstransport Seksjon for Avløpstransport (AT) er pt organisert med fire nivåer. Seksjonsledelsen, gruppeleder for sonene og for bilene, driftsledere for sonene og bilene og så driftsteknikerne. I tillegg kommer ingeniørgruppen som er plassert i egen gruppe skal fungere som teknisk støtte for den øvrige aktiviteten i seksjonen. 2
Gruppeleder transportnett har overordnet ansvar for produksjonen i sonene mens gruppeleder nett tjenester har ansvaret for TV bilene og slamsugebilen. Under gruppelederne har det vært to driftsledere som hver har ansvaret for to områder. Driftslederne har hatt assisterende ledere og henholdsvis 6 og 8 driftsteknikere under seg. På nett tjenester så har gruppeleder hatt en driftsleder og 4 personer på TV bilene og 2 personer på slamsugebilen. Grunnet avgang så har en del av stillingene vært vakante. Seksjonen er organisert med en seksjonsleder som ansvarlig, nestlederfunksjonen er og besatt. I tillegg består seksjonen av en stab med to ingeniører, i tillegg har en ingeniør vært innleid for en periode. Det ble drøftet to forslag til organisering i gruppen. Forslag 1 Innebærer en økning av antall soner fra to til fire. Hver sone ledes av en DL med en ass DL. Driftsteknikerne blir fordelt på de fire sonene. Gruppelederstillingen blir fjernet og overført til ingeniørstaben. Nett tjenester blir ledet av en DL og dagens gruppeleder overføres til ingeniørstaben. Fordeler: Det blir lettere å få utført oppgavene da arbeidsmengden pr sone bli mindre. Mindre soner gjør at kjennskapen til sonen blir bedre. Letter å få gjennomført adm oppgaver som følger oppgaven som DL, timelister, medarbeidersamtaler etc. Ulemper: Det blir få personer i sonen, noe som gjør en sårbar ifm fravær, ferier etc. Hindrer fleksibilitet ved at mannskapene blir låst til en sone. Erfaringsmessig er overføring mellom sonene ikke helt problemfritt. Medfører at leder av seksjonen må bruke tid på å disponere mannskapene. Få personer i sonene gjør og at erfaringsoverføring blir vanskelig. 3
Men dette forslaget så vil organisasjonen se slik ut: Forslag 2 Forslaget innebærer at dagens soneinndeling beholdes men at gruppelederstillingen flyttes til ingeniør stab. I tillegg til sonene beholdes det en egen gruppe for nett tjenester også der flyttes gruppelederstillingen til ingeniør stab. Hver av sonene og nett tjenester ledes av en produksjonsleder (PL). PL vil også være driftsleder (DL) i en av sonene. På nett tjenester så er det forutsatt at PL kan være operativt på bilene i tilfelle av sykdom. De to sonene får i tillegg en driftsleder som vil ha særlig ansvar for sitt område. PL vil ha DL ansvaret i et av områdene. Fordelingen av ansvaret mellom produksjonsleder og driftsleder må avklares i stillingsbeskrivelsen. Det presiseres at DL og ass DL skal være aktive i produksjonen. Kun PL skal være stasjonert inne. Driftsteknikerne fordeles på de områdene av produksjonsleder etter behov. Der er og en Ass DL i hver sone og en på nett tjenester. Dette er en karrierestilling som i tillegg skal fungere ved ferie og sykefravær og hjelpe PL i daglig drift. Fordeler: Sikrer fleksibilitet ved at mannskapene blir fordelt på to og ikke fire soner. En større gruppe blir mindre sårbar ved fravær. Flere personer i en gruppe gir større muligheter for erfaringsoverføring. Det blir mer variasjon mellom arbeidsoppgaver noe som gjør arbeidsdagen mer interessant. Ordningen gir en karrieremulighet i seksjonen. Ulemper: Stor arbeidsbyrde på produksjonsleder. Hvor stor den vil bli vil være avhengig av arbeidsfordelingen mellom PL og ingeniørgruppen. 4
Stillingsinnhold til PL og DL. Det er laget stillingsinstrukser til funksjonene som PL og DL, vedlegg 1 og 2. Da det er høy realkompetanse på seksjonen så vil de formelle kravene som er satt i stillingsbeskrivelsen kunne fravikes ved den interne utlysning som skal skje i etterkant av AMU saken. For ekstern utlysning vil kravene i stillingsbeskrivelsen alltid gjelde. Grensesnittet mellom PL og ingeniørgruppen er ikke endelig fastlagt. Gjennomgangen av oppgavene til ingeniørgruppen (se under) vil i hovedsak angi hvordan grensesnittet vil bli. Behovet for rekrutering For å avklare hvilket behov for ressurser seksjonen må ha for å løse de oppgavene de er satt til løse, er arbeidsoppgavene kartlagt. Samtidig er det gitt et estimat over behovet for ressurser knyttet opp mot en enkelte oppgave. Formålet med oversikten er her å kartlegge bruk av tid fordelt på ulike aktiviteter slik at en får et bedre grunnlag for ta avgjørelser. Det er laget en oversikt over aktivitetene for ingeniørgruppen og en for driftsleder/ driftsteknikker gruppen. Aktivitetsoversikten dekker den alt overveiende delen av de aktiviteter som utføres. Tabellene viser hvordan situasjonen er i dag og hva som er et antatt behov for mannskaper fremover. For driftsleder/driftsteknikker gruppen så er det laget følgende oversikt. Behovet for årsverk er fremskaffet på flg måte: Årskontroll: Oppgaven blir gjennomført på 3 mnd og krever 2 mann pr sone. Til sammen 0.5 årsverk pr sone. Tilsyn og kontroll stasjoner: informasjon om omfanget er hentet fra PLANIA. Antatt henholdsvis 1.2 og 1.5 årsverk pr sone. Tilsyn overløp, tuneller og steinfang: faste personer. 1 årsverk pr sone. Plugg kjøring pumpeledninger og sjøledninger: oppgaven utføres på 6 mnd og krever to mann i arbeid pr sone. Til sammen 1 årsverk pr sone. 5
Pumpestans og driftsforstyrrelser (ikke planlagt): antatt to årsverk pr sone. Akutte kloakk stopp/sporing: Gjennomføres på 6 mnd. Krever 2 personer i hver sone. Ikke likt i fordelt mellom områdene. Prosjekter oppjustering av gamle stasjoner: 2 årsverk pr sone, vil variere etter behovet for utskiftinger og tilgangen på tilleggsprosjekt. Forgreninger: antatt behov er 0.2 årsverk pr sone. Administrasjon avløpsnett: Er et skjønnsmessig anslag. Hvor mye administrasjon er det er behov for vil variere etter oppgavefordelingen mellom PL og ingeniørgruppen. Skjematisk oversikt følger under: Aktiviteter Sone Sone Sone Sone Syd/Vest Syd/Vest Nord/Sentrum Nord/Sentrum Årsverk Årsverk pt Årsverk - Årsverk pt behov behov Årskontroll 0,5 0,5 0,5 0,5 Tilsyn og kontroll stasjoner 1,2 1 1,5 1 Tilsyn overløp, tuneller og steinfang 1 1 1 1 Plugg kjøring pumpeledninger og sjøledninger 1 1 1 1 Pumpestans og driftsforstyrrelser (ikke planlagt) 2 1 2 2 Akutte kloakk stopp / sporing 1 1 1,5 1 Prosjekter oppjustering av gamle stasjoner 1 0.5 1 0.5 Forgreninger 0,2 0.2 0,2 0.2 Adm. avløpsnett 1,2 1 1,2 1 Årsverk ledningsnettet 9.1 7.2 9.8 8.2 Nett tjenester Årsverk Årsverk pt behov Spyling 2 2 Tv Bil 4 4 Adm 1 3 Årsverk nett tjenester 7 9 Gjennomgangen viser at det er et behov for styrke seksjonen med flere fagarbeidere. I sone syd/vest er behovet 2 stillinger og i sone nord/sentrum er behovet 1 stilling. Overnevnte oversikt er bare et estimat. Hva som er det eksakte behovet må derfor avklares overtid. For nett tjenester så er det antatt at det er nok med en stilling som leder. Mens TV bilene bemannes med fire personer og slamsugebilen med to personer. For ingeniørgruppen så er det laget følgende oversikt: AT er satt opp med 6 ingeniører. Status pr april 2013 er at 4 stilinger er besatt, en person er innleid og en stilling er vakant. 6
Den mest ressurskrevende oppgaven er arbeid knyttet opp mot pumpestasjoner. Det går med mellom 2.5 3 årsverk til denne oppgaven. Dette vil vedvare i 2 3 år frem i tid. De oppgavene som kommer minst til utførelse er HMS arbeid, registrering i Gemeni og Plania, langtidsplanlegging. Skjematisk oversikt over aktiviteter med tilhørende ressursbehov: Aktiviteter Planlegging. Å lage planer for aktiviteten i seksjonen. Driftsplan, vedlikeholdsplan, spyleplan for ledninger. Rapportering. Deltakelse på G3 og særmøter. Svare på spørsmål fra kunder. Årsverk pt Årsverk behov Ansvarlig Kommentarer Ikke arbeidsplanlegging - PL sin oppgave 0.3 0.5 ingeniør 0.2 0.2 Leder 0.5 0.5 Leder Lage teritalrapporter. Øvrige må komme med innspill. Herunder også div utredninger. Kommentere planer som skal til byggesak. Arbeid med kvalitetssystemet. 0.4 ikke teknisk Produsere/vedlikeholde rutiner. Avvikshåndtering (registre og lukke avvik) ROS analyser og beredskap 0.1 0.1 ikke teknisk Analyser og vurderinger. 0.3 ingeniør Lage plan for tilrenning til p.st., analysere trender og hendelser, årsak-virkningsforhold. HMS arbeid. Både planmessig og rutinemessig. 0.5 ingeniør Rutinemessig er vernerunder og oppfølgning av disse. Systematisk er for eksempel gjennomgang av p.st, SJA IT støttesystemer. Innlegging av data i Gemeni, tolkning av data fra Cactus, produsere arbeidsordrer i Plania, annet Plania arbeid. 0.5 0.5 ikke teknisk Overtakelse av nye anlegg 0.2 0.2 ingeniør Utarbeide TP og oppfølgning av disse. Div prosjektarbeid Delta i anskaffelsesprosesser og kontraktsoppfølging Lage oversikt over real og formal kompetanse 2.0 3.0 ingeniør 1.0 0.5 ingeniør 0.3 ikke teknisk Økonomi. 0.1 0.1 Leder Vedlikehold av bygg. 0.5 ingeniør Øvrig adm arbeid 0.3 0.3 Leder SUM 5.1 7.9 Herunder kontakt mot el- og automasjonsgruppen Deltakelse på befaring og kontroll av dokumentasjon. Byggeledelse der det er et behov Herunder vedlikehold av oversikten Lage budsjett basert på DL. Komme med innspill til økonomigruppen Ytre vedlikehold, byggeteknisk. Registrere behovene og gjennomføre tiltak. Deltakelse i LM, kontakt med øvrige seksjoner, presentere seksjonen utad. 7
Gjennomgangen viser at det er behov for to ekstra ressurser i ingeniørgruppen i forhold til oppsatt bemanning. Overnevnte oversikt er bare et estimat. Hva som er det eksakte behovet må derfor avklares overtid. Deler av de oppgavene som ingeniørgruppen i dag utfører kan også gjøres av andre enn VA ingeniører. Det kan tenkes personell med merkantil utdanning eller ingeniør med annen fag bakgrunn. Dette vil med føre at VA teknisk personell kan spisse sin tid inn mot mer faglige problemstillinger. For begge gruppene gjelder det at er i ikke mulig å fastslå antall årsverk eksakt. Overnevnte antall vil derfor bare være ett anslag som vi må planlegge mot. Så må justeringer foretas når vi får erfaring med omfanget på oppgavene. Tempoet i rekrutteringsprosessen Behovet for rekruttering er drøftet innenfor en periode på 5 år. Rekrutering grunnet naturlig avgang er en kontinuerlig prosess. Oversikt over personer som er over 62 år i perioden frem til 2017 er som følger: Alder 2013 2014 2015 2016 2017 62 1 1 3 1 63 1 1 1 3 1 64 1 1 1 1 3 65 2 1 1 1 1 66 3 2 1 1 1 67 3 2 1 1 68 1 3 2 1 69 1 3 2 9 10 12 13 10 Tabellen over gjelder for hele AT. Den viser at innenfor en periode på 5 år så vil det være en stor utskifting av personellet i seksjonen. Tabellen viser at seksjonen må ha stort fokus på rekruttering, opplæring og erfaringsoverføring i denne perioden. Hvordan AT skal få utnyttet seniorgruppen sin i årene som kommer vil og bli viktig å ha fokus på. Det er ikke drøftet inngående i gruppen hvordan en skal få rekruttert det nødvendige antall personer. Men det er enighet om at AT må løpende ha minst en læring innenfor rørlegger eller mekaniske fag. Annen metode for rekruttering vil være tradisjonell annonsering i media. 8
Krav til kompetanse på seksjonen En kartlegging av den formelle kompetansen på seksjonen viser følgende fordeling: Antall totalt Ingeniører Sone + nett leder Gruppeleder Drifts teknikker Lærlinger mekanikk rørlegger B/A (grunnarbeid) Ingeniør + ledelse 5 4 2 1 1 Sentrum/Nord 9 1 8 1 3 1 2 1 1 Syd/Vest 10 1 9 2 1 2 4 Nett tjenester 8 1 7 3 1 1 2 Totalt 32 4 3 25 5 2 7 2 2 7 I oversikten så er en del fagbrev slått sammen og gruppert innenfor de fire områdene mekanikk, rørlegger, sjåfør og B/A. De som ikke faller inn i disse gruppene er lagt på annet. Sjåfør Annet fagbrev De som ikke har fagbrev er i gruppen ufaglært. Realkompetanse er ikke vurdert og det er heller ikke gruppert etter stillingskode. Ut fra de oppgaver som seksjonen står overfor så vil fokus på kompetanseheving være sentralt i årene som kommer. En ønsket kompetanse på seksjonen er som følger: Antall totalt Ingeniører Ingeniør + ledelse 8 8 Produksjons leder Drifts leder/teknikker Lærlinger mekanikk rørlegger B/A (grunnarbeid) Sentrum/Nord 11 1 10 1 5 2 3 Syd/Vest 10 1 9 4 2 2 Nett tjenester 7 1 6 6 Totalt 36 8 3 25 1 9 4 5 6 Dette kompetansemålet kan nås både ved intern kompetanseheving og ved at de hensynstas ved ekstern rekrutering. Egen kompetanseplan må lages og som er knyttet opp mot den enkelte medarbeider i seksjonen. Plan for dette må være klar innen mai 2014. Planen må være gjennomført innen høsten 2015. Ufaglært Sjåfør Oppsummert: 1. Seksjon for Avløpstransport organiseres med seksjonsleder og en nestleder. Samt tre produksjonsledere som er ansvarlig for aktiviteten i sonene og for nett tjenester (se organisasjonskart s5). 2. Det utformes ny stillingsinstrukser til produksjons og driftsledere. 3. Prosessen med å rekruttere produksjonsledere starter våren 2013. Rekrutering av driftsledere gjøres deretter løpende. 4. Produksjons- og driftslederstilingene lyses ut internt i Bergen Vann. 5. Det lages plan for å ta inn lærlinger annet hvert år. 6. Det er derfor viktig med kompetanseutvikling/flyt mellom sonene. Slik at alle får kjennskap til de ulike områdene på avløpsnettet. Ikke minst er dette viktig med tanke på vaktordningen. Tiltak for å få dette til gjøres i løpet av 2013. 7. Det defineres hvilke oppgaver som skal legges til en ikke VA-teknisk stilling. 8. Det utarbeides kompetanseplan for den enkelte innen november 2013. Gjennomføringen av kompetanseplanen skal være avsluttet innen utløpet av 2015. 9. De berørtes arbeidstakernes rettigheter ivaretas i forkant av en intern utlysning. 9
STILLINGSBESKRIVELSE Tittel Seksjon Rapporter til Produksjonsleder Avløpstransport Seksjonsleder Formålet med stillingen - Hovedaktivitet Ha en overordnet oversikt over drift og vedlikeholdsoppgavene på avløpsnettet i det geografiske området. Ansvars og Myndighetsområde Overordnet ansvar for drift og vedlikehold av avløpsnettet som er tillagt området. Ansvarlig for at driftsplan for avløpsnettet i sonen blir etterlevd. Rapporterer til seksjonsleder Avløpstransport. Delta i vaktordning Arbeidsoppgaver Se til at de ansatte i sonen har den kompetanse som er nødvendig for å drifte nettet. Delta i utarbeidelse av kompetanseplan og driftsplan Lage arbeidsplan som fordeler mannskapene i sonen. Godkjennelse av faktura Medarbeidersamtaler med de ansatte på anleggene. Godkjenne timelister til Driftslederne. Vurdere behov for utbedringer innenfor ansvarsområdet Oppfølgning av nyansatte Delta på interne ledermøter Følge opp publikumshenvendelser Kontakt med leverandører og oppfølgning av disse Kvalifikasjonskrav Utdanning: Fagbrev, og/eller arbeidslederskole, tekniskfagskole eller ingeniørhøyskole Erfaring: 10 år eller mer fra drift av avløpsnettet Stor interesse for å tilegne seg nye kunnskaper og dokumenterte datakunnskaper Personlige egenskaper: Lederegenskaper og integritet Interesse i å tilegne seg ny kunnskap innen faget Evne til å arbeide selvstendig, ha initiativ, være målrettet og ha lett for å samarbeide med andre. Ha fokus på mål/resultater og være egnet til å motivere egne ansatte. 10
STILLINGSBESKRIVELSE Tittel Seksjon Rapporter til Driftsleder Avløpstransport Produksjonsleder Formålet med stillingen - Hovedaktivitet Organisere og gjennomføre den daglige driften og vedlikeholdsoppgavene i sonen sammen med Produksjonsleder. Ansvars og Myndighetsområde Ansvar for drift og vedlikehold av avløpsnettet i sitt område. Ansvarlig for at driftsplan blir etterlevd. Rapporterer til produksjonsleder. Delta i vaktordning Arbeidsoppgaver Delta i utarbeidelse av driftsplan Godkjenne timelister for de driftsteknikere som tilhører området Daglig drift og vedlikehold av avløpsnettet i området. Vurdere behov for utbedringer innenfor ansvarsområdet. Opplæring og oppfølgning av nyansatte Følge opp publikumshenvendelser Kvalifikasjonskrav Utdanning: Relevant fagbrev fag. Tekniskfagskole eller arbeidslederskolen. Erfaring: 5 år eller mer fra drift av avløpsnettet Stor interesse for å tilegne seg nye kunnskaper og dokumenterte datakunnskaper. Personlige egenskaper: Interesse i å tilegne seg ny kunnskap innen faget. Evne til å arbeide selvstendig, være initiativrik, være målrettet og ha lett for å samarbeide med andre. 11