IDRETTSSERVICE KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER NOR 068-2016 Myrdal gressbane-ombygging til kunstgress ANSKAFFELSE AV K200 - HOVEDENTREPRISE (GRUNNARBEID, EL- ARBEIDER MM.)
Innholdsfortegnelse Prosjekt NOR 068-2016 Myrdal Kunstgressbane 1 Innledning - generelt... 4 1.1 Innbydelse... 4 1.2 Oppdragsgivers forbehold... 4 1.3 Lærlingeklausul... 4 1.4 Orientering om prosjektet og kontrakten... 4 1.5 Konkurranseform... 4 1.6 Kunngjøring... 4 1.7 Utforming av kontrakten... 4 1.8 Evaluering... 5 2 Konkurransegrunnlaget m.v.... 6 2.1 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 6 2.2 Tilbudsbefaring... 6 2.3 Tilbudskonferanse... 7 3 Tilbudet... 8 3.1 Tilbudets struktur... 8 3.2 Tilbudsbrev... 8 3.3 Tilbudsvedleggene... 8 3.3.1 Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav... 8 3.3.2 Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet... 8 3.3.3 Offentlighetsloven... 8 3.4 Språk, format, kopier... 9 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 9 3.6 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet... 10 3.7 Tilbudskonvolutt eller -pakke... 10 SIDE NR.: 2 av 14
3.8 Vedståelsesfrist... 10 3.9 Forbehold og avvik... 10 3.10 Alternative tilbud... 10 3.11 Deltilbud... 10 3.12 Annet... 11 4 Kvalifikasjoner... 12 5 Tildeling av kontrakt... 14 6 Underskrift... 14 Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad I.1 Svardokument/ tilbudsskjema Vedlegg til utfylling av tilbyder I.2 Evalueringsskjema Vedlegg til informasjon I.3 Forpliktelseserklæring Vedlegg til utfylling av tilbyder I.4 Referanseliste Vedlegg til utfylling av tilbyder SIDE NR.: 3 av 14
1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bergen kommune, Idrettsservice innbyr med dette til konkurranse om kontrakt i prosjektet NOR 068-2016 Myrdal gressbane- ombygging til kunstgress, K200 hovedentreprise (grunnarbeid, VA-arbeider 1.2 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av politisk godkjennelse. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. 1.3 Lærlingeklausul Det kan i denne kontrakten bli stilt krav om at leverandøren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning og at en eller flere lærlinger er tilknyttet kontrakten. Kravet gjelder tilsvarende for underleverandører. Se nærmere om kravene i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel E2 Spesielle kontraktsbestemmelser. 1.4 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. 1.5 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser og Del II. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin (https://kgv.doffin.no) 21.09.2016. 1.7 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8406:2009 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagte oppdragsbeskrivelse for prosjektet. SIDE NR.: 4 av 14
1.8 Evaluering Evalueringsskjema vedlagt konkurransegrunnlaget vil bli brukt til å evaluere leveransen etter endt oppdrag. Det utfylte evalueringsskjema vil da bli sendt til leverandøren til orientering, og for eventuelle kommentarer. Utfylt skjema vil sammen med eventuelle kommentarer bli arkivert hos oppdragsgiver for bruk i fremtidige anskaffelser. SIDE NR.: 5 av 14
2 Konkurransegrunnlaget m.v. Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Oppdragsbeskrivelse Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra tilbudsbefaring i henhold til nedenstående bestemmelser Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt på følgende måte: dokumentene kan lastes ned fra Doffin 2.1 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Bergen kommune, Idrettsservice Att: Ivan Todorovic Epost: ivan.todorovic@bergen.kommune.no Forespørsel skal fremsettes på mail i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 10.07.2016. Oppdragsgiver vil, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 2.2 Tilbudsbefaring Tilbudsbefaring avholdes den: 30. september kl. 12.00 Fremmøte: Åsane Senter 58, 5116 Bergen Formålet med tilbudsbefaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra tilbudsbefaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. SIDE NR.: 6 av 14
2.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. SIDE NR.: 7 av 14
3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav iht. punkt 4 Dokumentasjon av tildelingskriteriene iht. punkt 5 Svardokumenter og tilbudsskjema Utfylt mengdebeskrivelse med enhetspriser 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, alternative tilbud eller forbehold som gjelder for tilbudet. 3.3 Tilbudsvedleggene 3.3.1 Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrav Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. I de tilfeller en tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring. For at oppdragsgiveren skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer vedlegges tilbudet. 3.3.2 Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D. 3.3.3 Offentlighetsloven I henhold til Offentleglova av 19. mai 2006 vil protokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). Dersom det bes om innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom det gis samtykke til at disse offentliggjøres, SIDE NR.: 8 av 14
kan den som ønsker innsyn kreve at den offentlige aktøren skal legge frem en forespørsel til den som taushetsplikten skal beskytte. Tilbyder bes om å angi i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder opplysninger som blir ansett som forretningshemmeligheter, og eventuelt å beskrive tydelig i tilbudsbrevet hvilke opplysninger dette er. Saksbehandler må likevel alltid foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unndras offentlighet, selv om tilbyder har gitt retningslinjer for hva de anser som dette. Noen opplysninger kan derimot være taushetspliktig uavhengig av samtykke, og i slike tilfeller plikter oppdragsgiver å unnta disse offentlighet. Som hovedregel er det kun opplysninger som fyller kravene til å nekte innsyn som kan unntas, ikke hele dokumentet som inneholder slike opplysninger. 3.4 Språk, format, kopier Byggherren ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg fortrinnsvis utformes på norsk. I den grad tilbyder allikevel velger å utforme deler av tilbudet på andre språk gjør oppdragsgiver oppmerksom på at dette kan lede til misforståelser under tilbudsvurderingen grunnet manglende forståelse av innlevert materiale. Dette kan da medføre avvisning grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller redusert poengsum ved evaluering av tilbud. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet, levert på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet i lesbart format (pdf eller tilsvarende). Den del av tilbudet som omhandler prosess-/mengdebeskrivelsen med enhetspriser, delsummer og sluttsum skal innleveres elektronisk i G-Prog format eller NS 3459 format. Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Bergen kommune Idrettsservice Nygårdsgaten 114, 6. etasje 5008 Bergen SIDE NR.: 9 av 14
3.6 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 14:00 den 21.10.2016. 3.7 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: «Tilbud prosjekt NOR 068-2016 Myrdal gressbane-ombygging til kunstgress K200 Hovedentreprise» 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder inntil 21.04.2017. 3.9 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet.. 3.10 Alternative tilbud Det er ikke anledning å inngi alternative tilbud i denne konkurransen 3.11 Deltilbud Det er ikke anledning å inngi deltilbud i denne konkurransen SIDE NR.: 10 av 14
3.12 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. SIDE NR.: 11 av 14
4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registeringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha erfaring fra minst 5 prosjekter i løpet av de siste 5 år. Verdien av prosjektene må ha vært på minst 3 000 000 kr ekskl. mva fra lignende oppdrag. Med lignende oppdrag Foretakets relevante oppdrag fra de siste fem årene, utfylt i vedlagte mal for referanseliste. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse Vedlegg 1.3 SIDE NR.: 12 av 14
A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud menes her: Ombygging av fotballbaner og/ eller opparbeidelse og finavretting av større areal legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal. Foretaket skal ha systemer for kvalitetsstyring Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Vedlegg 1.4 SIDE NR.: 13 av 14
5 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har den laveste prisen. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 100 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema i svardokumentet med opplysninger om totalpris, timesatser og påslagsfaktorer. Tilbudsbrev Svardokumentet Utfylt mengdebeskrivelse med opplysning om enhetspriser. 6 Underskrift Bergen, den 21.09.2016. Bergen kommune, Idrettsservice Torbjørn Iversen Daglig leder Carl-Christian Stenrud prosjektleder SIDE NR.: 14 av 14