Vedlegg 5.6 Prosjektets møteoversikt, versjon 01 Prosjekt: Fagerborg skole-omstrukturering og ventilasjon - 11352060 Utfyllende krav til noen av møtene som er listet opp i Bok 0 kapittel 3.3 Møtestruktur Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. 1. Prosjektmøter Etter behov (ca.1 gang pr. måned) Skriftlig, fra Etter avtale, Arkitekt og konsulenter etter spesiell innkallelse Ved totalentrepriser: TE I hovedsak: Organisasjonsspørsmål Kontrakter/kontraktsfortolkninger Program/programendringer Rapporter vedrørende prosjekterings- og byggearbeider Oppfølging av mål, myndighetskrav og risikoanalyse på ytre miljø Systemvalg Hovedmaterialer og materialer av representativ karakter Tilleggsarbeider Fremdrift Kostnadsstatus / budsjett Eventuelle andre saker Deltakerne 2. Brukermøter Brukermøter bør avholdes rett før prosjekteringsmøter for å avklare forhold som kan være relevante i prosjekteringsmøtene. Brukerne deltar normalt ikke i prosjekteringsmøtene. Tidspunkt for første brukermøte avtales med Utdanningsetatens etatshovedverneombud (EHVO), slik at EHVO gis mulighet for å delta på brukermøter. I programmerings- og prosjekteringsfasen: 1 gang hver 14.dag For øvrig: Etter behov Skriftlig, fra UBFs kontor evt. skolen En representant fra Driftsstyret (normalt rektor) Brukerrepresentanter Utdanningsetatens etatshovedverneombud (EHVO) Arkitekt og konsulenter etter spesiell innkallelse. Side 1 av 9
Byggeprogram Planer Fremdriftsrapportering Brukeres eventuelle spesielle behov vedr. romplaner, materialvalg etc. Miljømål (spesielt relevant for skoler med eget miljøarbeid; for eksempel miljøfyrtårn og lignende) Deltakerne 3. Prosjekteringsmøter Hver 14.dag Iht. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra Prosjekteringsgruppens kontor Arkitekt Koordinator prosjektering, BH-KP Konsulenter Fremdrift prosjektering Prosjektøkonomi i forhold til vedtatte rammer Fremlegge, formulere og løse problemer i forbindelse med prosjekteringen SHA risikomomenter /SHA-plan Prosjektere/angi hvordan miljømål/-krav samt tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø for prosjektet ivaretas og implementeres. Avtale videre arbeider Diskutere og besvare henvendelser av allmenn interesse for prosjekteringen. Registrere beskjeder etc., internt og eksternt Deltakerne, brukere 4. Særmøter 5. Fremdriftsmøter Etter behov. Iht. avtale med eller Avtales i hvert enkelt tilfelle Avtales i hvert enkelt tilfelle Møteinnkaller Saker som er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver,,,, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. Hver uke, mellom byggemøter og før byggemøtet. Entreprenør Byggeplassen Side 2 av 9
6. Byggemøter Entreprenører Koordinator for utførelse, BH-KU etter ønske/behov Entreprenør Entreprenør Status for fremdrift av de enkelte arbeider Fremdriftsfront i forhold til gjeldende fremdriftsplan Rapportering av avvik Status kontrollplan SJA og nr. på rutinen Tiltak for korrigering av eventuelle avvik Koordineringssaker Deltakerne,,, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. Hver 14.dag Iht. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra Byggeplassen Arkitekt samt andre konsulenter (ved behov) Koordinator utførelse, BH-KU etter ønske/behov Entreprenør Representant fra skolen etter behov/ønske Fremdrift Fast siste punkt fremdrift: Fremdriftsendringer i forhold til SHA Er det endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller er det bestilt endringsarbeider som medfører at arbeidsoperasjoner som var forutsatt utført hver for seg utføres samtidig: Nei Ja, følgende arbeider vil foregå samtidig og det utføres Risikoanalyse (SJA): Gjennomgang av hovedfremdriftsplan samt 14 dagers planer. Bemanning Riggforhold SHA Fast første punkt SHA: SHA- plan SHA - AN datert..., Rev. nr.... er gjeldende for prosjektet. Faste underpunkter: Samordning iht. AML 15: Har samtlige firmaer og ansatte på byggeplassen gjennomgått opplæring iht. siste rev. av SHA planen og undertegnet Samordningsavtalen : Ja Nei, opplæring og undertegning vil bli gitt den... for følgende Side 3 av 9
firmaer/personer: Samordningsavtale datert...er arkivert under pkt. 4.0 i SHA permen. Produksjonsplan: Det er /er ikke gjort endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller det er bestilt endringsarbeider som medfører at det skal utføres Risikoanalyse (SJA) for følgende arbeidsoperasjoner: Risikoanalyser (SJA) er arkivert under pkt. 7.2 og prosedyrer/sjekklister er arkivert under 6.0/6.1 i SHA permen. Ukesaktivitetsplan: Ukesaktivitetsplan datert...er gjennomgått med bruker og er arkiver under pkt. 5.5 i SHA permen. Vernerunder: Vernerunder gås hver... og vernerundeprotokoll datert...er arkivert under pkt. 7.0 i SHA permen SHA-rapport fra KP/KU/HB: SHA-rapport fra KP/KU/HB, SHA datert...er gjennomgått og arkivert under pkt. 2.4/2.5 i SHA permen. Fast siste punkt SHA: Revisjon av SHA-plan Er det forhold som fremkommer i møtet som medfører at det er behov for revisjon av SHA-planen?: Nei Ja, og revisjonen vil være utført den... Opplæring og undertegning av Samordningsavtalen den... SHA i forhold til fremdrift og skole i drift SHA i forhold til eventuelle avvik Registrering av virksomheter Er registreringsskjema for virksomheter ajourført med alle nye kontrakter? Har vi kontrollert at informasjonsplikten er ivaretatt? Ved nye kontrakter skal UBF ha kopi av siden i kontrakten som bekrefter at det er informert om at arbeidstakerne skal ha minimum lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøringsforskrifter. Registrering av arbeidstakere Er registreringsskjema for arbeidstakerne ajourført med alle nye arbeidstakere? Skjemaet skal fylles ut med informasjon fra grønt ID-kort for alle som skal jobbe i prosjektet. Ingen arbeidstakere skal jobbe på byggeplassen uten gyldig grønt ID-kort eller bekreftelse på at søknad om dette er sendt. Påseplikten Er det utført noen kontroller på at lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til allmenngjorte forskrifter? Miljø, oppfølging av: Undervisningsbyggs miljømål Prosjektspesifikke miljømål iht. Styringsdokumentet Myndighetskrav på ytre miljø Risikoanalyse på ytre miljø Andres arbeider som har betydning for Entreprenørs arbeider Tegninger / beskrivelser Meldinger fra entreprenører Bygningsmessige arbeider VVS-arbeider Side 4 av 9
Elektro-arbeider Andre installasjoner Endringsarbeider Skjema for loggføring av endringsmeldinger Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Vedlagt til byggemøtereferatet følger ajourført logg datert... FDV Økonomi Andre saker som ikke naturlig behandles under ovenstående punkter. Husk at det skal angis hvem som har ansvar og frist for gjennomføring av hvert pkt. Deltakerne, skolens verneombud, etatshovedverneombudet, prosjektansvarlig UDE, UBFs driftsingeniør,, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. 7. Vernerunde/SHA-møte 8. Oppstartsmøte med Entreprenør Hver uke TE Byggeplass TE, aktuelle UE, KU og Møteinnkaller Vernerunde gås, avvik registreres og tiltak besluttes Deltakerne,,,, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. Holdes med Entreprenør før arbeidene igangsettes Byggeplassen Entreprenør, evt. Underentreprenører,, KU, Prosjektleder og Prosjekteringsgruppeleder ved behov 1. Presentasjon Prosjektorganisasjon, adresselister m.m. Entreprenørs organisasjon, prosjektansvarlig, formenn. Byggeledelse - organisering, kontaktpersoner 2. Kontraktsgrunnlag / rutiner Kort gjennomgang kontraktsdokumenter Spesielle krav til denne entreprise Entreprenørs kvalitetssikring / kontrollplaner / avvik Entreprenørs ansvarshavende Tiltakshavers kvalitetskontroller Side 5 av 9
Forretningsrutine, endringsrutiner / fakturering SHA-organisering, verne-ansvarlige, byggeplassrutiner / møter Oppfølging av miljømål (ytre miljø): Miljømål på avfallshåndtering og eventuelt prosjektspesifikke miljømål. Myndighetskrav på miljø (bl.a. substitusjonsplikten). Risikoanalyse på ytre miljø. RENT BYGG, kontraktskrav, samordning, Entreprenørs plan og utstyr. Vareinntak, lagring, produksjonsrom. Krav ved støyende aktiviteter (boring og hogging betong mv.) Opplæring/"innsjekking" av håndverkere på byggeplass. 3. Fremdrift / bemanning Gjennomgang hovedfremdriftsplan / milepeler / kritiske punkter Entreprenørs fremdriftsplanlegging. Planlagt bemanning / bemanningstopper Arbeidstid / ferier 4. Byggeplassforhold / rigg Brakkerigg / parkering Kontorforhold Transportveier i området Produserende rigg, behov/plass Stillasbehov / koordinering Transportveier i bygget. Mellomlagring på byggeplass Vareleveranseplan / varemottak 5. Byggeplassrutiner Postrutiner / tegningsdistribusjon Byggemøter / basmøter / framdriftsmøter / vernemøter / informasjonsmøter Låsing av byggeplass / bygg 6. Eventuelt Deltagere og evt. prosjektleder 9. Oppstartsmøte med skolen før byggestart Ved oppstart av byggearbeider Skolen Alle ansatte ved skolen, eventuelt de deltakerne skolen ønsker skal delta Hovedverneombudet Alle ansvarlige hos Entreprenør Prosjektleder Prosjekteringsgruppeleder Evt. arkitekt og rådgivere etter behov Side 6 av 9
Fremdriftsplaner Omfang av prosjektet Riggområde Kommunikasjon mellom skolen og prosjektet Spesielle rutiner SHA-plan Alle deltagere 10. Overleveringsmøte 1 SHA Benyttes av Undervisningsbygg (BH) i møte med KP og prosjekteringsgruppeleder, evt. hele prosjekteringsgruppen. BH har ansvar for å kalle inn til møtet i oppstartsfasen av prosjekteringen. Overleveringsmøte 1 SHA gjennomføres iht. mal i Undervisningsbyggs styringssystem, SHA-perm. Deltakende på møtet: BH (), koordinator for prosjektering (KP), prosjekteringsgruppeleder (), SHA-rådgiver og evt. prosjekteringsgruppen (PG) 11. Overleveringsmøte 2 SHA Benyttes av Undervisningsbygg (BH) i møte med KP, KU og HB. BH har ansvar for å kalle inn til møtet før oppstart utførelse. Møtet ivaretar kravet om informasjonsoverføring mellom KP og KU der disse er ulike personer. Overleveringsmøte 2 SHA gjennomføres iht. mal i Undervisningsbyggs styringssystem, SHA-perm. på møtet: BH (), koordinator prosjekteringsfasen (KP), koordinator utførelsesfasen (KU), hovedbedriften (HB), SHA-rådgiver 12. Samarbeidsgruppemøter 13. Styringsgruppemøter Hver 14.dag Avtales PG,,, TE Møteinnkaller Nye alternative løsninger som gir besparelser i prosjektet Deltakerne, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. Etter behov. / Avtales i hvert enkelt tilfelle 3 representanter fra hver av partene Møteinnkaller Saker av større karakter utenfor samarbeidsgruppens myndighet som skal besluttes, eller hvis det er saker som samarbeidsgruppen ikke greier å løse, er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver,,,, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. Side 7 av 9
Side 8 av 9
Side 9 av 9