Ark.: Lnr.: 6737/13 Arkivsaksnr.: 13/1121-1 Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "BRUKERBETALING INSTITUSJON" FRA INNLANDET REVISJON IKS Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 8-2013 av september 2013 fra Innlandet Revisjon IKS av «Brukerbetaling institusjon» Gausdal kommune inkludert svar fra rådmannen av 9.9.13. SAMMENDRAG Sekretariatet foreslår at kontrollutvalgets innstiller overfor kommunestyret å ta revisjonsrapporten til etterretning og at rådmannen gir en tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp innen 1.4.14. SAKSOPPLYSNINGER Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Formålet med forvaltningsrevisjon framgår av kommunelovens 77, nr 4, der det heter: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Temaet «Brukerbetaling institusjon» er førsteprioritet i plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015. En foranalyse ble bestilt allerede ved kontrollutvalgets behandling av planen i møtet den 21.11.12 forutsatt at planen ble vedtatt i kommunestyret. Foranalysen ble behandlet av kontrollutvalget på møtet den 30.01.13 som sak 01/13. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende brukerbetaling ved institusjon. Det utarbeides en bestilling som blir referert på neste møte i kontrollutvalget.» Revisjonen skriver i rapporten at målet med prosjektet er å undersøke om kommunens rutiner og praksis sikrer riktige vederlagsberegninger og saksbehandling i den forbindelse. Revisjonen har arbeidet etter følgende problemstillinger som er i samsvar med de problemstillingene som er satt opp i kontrollutvalgssekretariatets bestilling, datert 14.02.13: 1. Er kommunens rutiner og praksis for egenbetaling for opphold i institusjon i samsvar med gjeldende regelverk? a) Er Gausdal kommunes saksbehandling i forbindelse med vedtak om egenandel for opphold i institusjon i samsvar med regelverket?
b) Hvordan fastsettes oppholdsutgiftene (kurdøgnprisen)? c) Er rutiner og praksis for beregning av egenandel i samsvar med gjeldende regelverk? d) Blir etteroppgjøret foretatt i samsvar med regelverket? 2. Hvordan kvalitetssikres arbeidet med vederlagsberegning og saksbehandlingen i forbindelse med dette? Prosjektet er avgrenset til å gjelde egenandelsberegning for langtidsopphold. Revisjonen har videre avgrenset gjennomgangen av kommunens praksis til årene 2011-2013. Revisjonen har basert sin gjennomgang på et tilfeldig utvalg av beboere for å etterprøve beregninger og har i tillegg lagt vekt på å sjekke kommunens rutiner og systemer. Fra konklusjonsdelen i rapporten vises det til følgende kommentarer under hver enkelt problemstilling: Er Gausdal kommunens saksbehandling i forbindelse med vedtak om egenandel for opphold i institusjon i samsvar med regelverket? I all hovedsak mener revisjonen at kommunens saksbehandling er i samsvar med regelverket rettet mot forskrift om egenandel for opphold i institusjon, forvaltningslovens bestemmelser, informasjonsplikten om betaling for opphold i institusjon og innholdet i vedtakene om betaling. På bakgrunn av gjennomgang av praksis i kommunen anser revisjonen at beboer er tilfredsstillende orientert om betalingsplikten og fullmakten til å innhente opplysninger. Etter revisjonens vurdering burde kommunene hatt bedre rutiner for å følge opp at skjemaene kommer inn og oversendes Serviceenheten for arkivering. Revisjonen vurderer det slik at betalingsvedtakene inneholder i all hovedsak den informasjonen som er nødvendig i følge regelverket, men her er det påpekt noen svakheter som er inntatt i anbefalingene. Videre skriver revisjonen at det bør vurderes om kommunen i vedtaket skal opplyse hvilke utgifter det kan søkes fradrag for og hvordan beboer/pårørende kan søke. Hvordan fastsettes oppholdsutgiftene (kurdøgnprisen)? Kommunen har ikke beregnet kurdøgnprisen i henhold til forskrift eller egne retningslinjer. Er rutiner og praksis for beregning av egenandel i samsvar med gjeldende regelverk? Revisjonens gjennomgang viser at kommunens rutiner og praksis i hovedsak fører til riktig beregning av egenandelen. Revisjonen anbefaler at det vurderes om bestemmelsen om fradrag av renteinntekter på kontantytelsen og minimumsbeløpet for når kommunen skal kreve inn for lite betalt egenandel skal tas opp til ny politisk behandling i forbindelse med oppdatering av rutinene på området.
Blir etteroppgjøret foretatt i samsvar med regelverket? Kommunen foretar etterberegning av alle beboerne, noe revisjonen mener er positivt og er med på å kvalitetssikre at beboer har betalt riktig egenandel. Imidlertid lå det en feil i regnearkmalen til kommunen på dette området, noe som førte til at kommunen har krevd inn for lite beløp fra beboere som har hatt fradrag. Kommunen rettet dette straks de ble gjort oppmerksom på feilen og etterberegninger som sendes ut for 2012 vil være riktige. Hvordan kvalitetssikres arbeidet med vederlagsberegning og saksbehandling i forbindelse med dette? I rapporten konkluderes det med at revisjonens gjennomgang viser at det ikke foreligger noe systematisk internkontroll når det gjelder arbeidet med saksbehandling og vedtak i forbindelse med vederlagsberegninger. Revisjonens gjennomgang av et utvalg beboere viser at beregningene i hovedsak er korrekte. Selv om Gausdal kommune ikke har en systematisk kvalitetssikring, har likevel kommunen rutinebeskrivelse, maler og etablerte rutiner som bidrar til å forebygge feil i beregningene. Rådmannen svarer at de må finne andre og mindre ressurskrevende måter å redusere sårbarhet på enn ved dublering av oppgaver og foreslår et par løsninger som skal vurderes nærmere: «Oppgaven med vederlagsberegning etableres som en delfunksjon ved en av de regionale enhetene innen økonomi/innkreving. Dagens struktur opprettholdes, og det etableres et samarbeid mellom kommunene i regionen for å sikre tilfredsstillende internkontroll og kvalitet på vederlagsberegning.» Revisjonen har følgende anbefalinger til kommunen: Kommunen bør utarbeide et system for kvalitetssikring basert på en gjennomgang av risiko. Administrasjonen bør se på rutiner og ansvarsforhold i forbindelse med oversikt over mottak og arkivering av mottatte skjemaer der beboer har signert på at hun/han er orientert om betalingsplikten. Administrasjonen bør vurdere å gi begrunnelse for endring i vedtak om ny beregning og eventuelt i etteroppgjøret av egenandel til beboer. Det bør tas inn i betalingsvedtakene at beboer/pårørende har et eget ansvar for å melde fra om endringer i beboers økonomiske situasjon. Kommunen bør beregne oppholdsutgiftene og ta det inn som en opplysning i betalingsvedtaket. Det bør vurderes om følgende forhold skal tas opp til politisk behandling/orientering; o At kommunen følger forskriftens maksimalsatser i beregning av egenandel for opphold i institusjon. o Renteberegning av kontantytelsen. VURDERING
Rådmannen skriver i sitt svar bl.a. at det hadde vært mer hensiktsmessig at kommunens pågående Lean-prosjekt rettet mot vederlagsberegning hadde vært gjennomført før revisjonens gjennomgang. Kontrollutvalget var informert om dette i foranalysen fra revisjonen og revisjonens presentasjon av denne i januar 2013. Det ble den gang opplyst at igangsettingstidspunktet for Lean-prosjektet var noe usikkert og at revisjonsprosjektet ville være noe annerledes ettersom Lean fokuserer på effektive arbeidsprosesser, mens revisjonsprosjektet fokuserer på etterlevelse av regelverket. Kommunen opplyser at Leanprosjektet nå er i en avslutningsfase. Kontrollutvalgets begrunnelse for å sette i gang var at man mente at forvaltningsrevisjonsprosjektet ville være et nyttig innspill til Lean-prosjektet. Rådmannen svarer da også at rapporten oppfattes som «svært nyttig for oss i det videre arbeidet med forbedring av rutinebeskrivelser og som senere «oppslagsverk» ved fastsetting av brukerbetaling». Sekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har gjort et solid arbeid i forvaltningsrevisjonsprosjektet, som er nyttig for så vel administrasjonen som politikerne. Presentasjonen av et slikt solid arbeid fører til en omfattende revisjonsrapport på 53 sider. Rådmannens forslag til f.eks. å dele rapporten i 2 en del som danner grunnlag for politisk behandling og en vedleggsdel med premisser, beregninger etc. håper sekretariatet at revisjonen tar som et nyttig innspill for lignende rapporter i framtiden. I vedlagte rapport har revisjonen i noen grad forsøkt å ta hensyn til rådmannens innspill. Ifølge 11 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. I forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon har dessuten kommunestyret vedtatt at «ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der». Kontrollutvalgets sender derfor revisjonsrapporten «Brukerbetaling institusjon» til behandling i kommunestyret. Videre sier 12 i forskrift om kontrollutvalg at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Derfor foreslår sekretariatet at det i innstillingen til vedtak i kommunestyret bes om at rådmannen gir en tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt opp. Sekretariatets foreslår at det gjøres følgende VEDTAK Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten innen 1.4.14. Kontrollutvalget behandlet sak 026/13 i møte den 25.9.13:
Møtebehandling: Innlandet Revisjon IKS presenterte rapporten. Torgunn Maurset foreslo å endre tidspunkt for tilbakemelding i forslaget til innstillingen fra 1.4.14 til 1.2.14. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige VEDTAK: Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING 2. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten innen 1.2.14. Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 2. Kommunestyret ber rådmannen gi en statusrapport til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten innen 1.2.14.