Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i gruppe for godkjenning 23. september 2010 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Jannike Hagen Paulsen, HIST Knut Løvold, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Adelheid Mortensen Huuse Adelheid Mortensen Huuse/Anne-Marie Myhrvold Dato: 23. september 2010 Sist endret: 22. oktober 2010
Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet 3.6.2010 2. Nytt skjermbilde Person Eksternstudium planlagt ferdig mars 2011 3. Status for arbeidet med ELM/MLO 4. Gjennomgang av aktivitetskomponeringer 5. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 6. Eventuelt 0. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. 1. Referat fra møte 3.6.2010 Ingen kommentarer til referatet. 2. Nytt skjermbilde Person Eksternstudium planlagt ferdig mars 2011 Geir Vangen presenterte utkast til nytt bilde (utkastet er lagt ut i møtepapirene på godkjenningssidene) Eksterne resultater for student evt. person: Øverste del av bildet inneholder kun data om personen (hentet fra person-, ikke studenttabellen), den eksterne institusjonen (hentet fra institusjonstabellen ingen fritekstmulighet) samt et merknadsfelt. Alle andre data legges i et underbilde, alle kategorier i samme bilde. Geir ønsket innspill på gode symboler for de forskjellige kategoriene (kvalifikasjon, emne, studieprogram, vurderingsdel, obligatoriske aktiviteter). Ett emne kan kun knyttes til én kvalifikasjon i bildet, selv om det i realiteten kan inngå i flere overførte kvalifikasjoner på samme person. Feltene og funksjonene i bildet ble diskutert videre i arbeidsgruppen: Utgangspunktet for bildet er at det skal være et rent registreringsbilde. Saksbehandling og vurderinger tilknyttet godkjenning og innpassinger skal foretas i andre bilder i godkjenningsmodulen. Enighet i gruppa om at det må være sterke begrensninger for registreringer i bildet, særlig mht til å overstyre det som automatisk er overført og/eller lagt inn manuelt av saksbehandler. Kun mulighet for mottak av data/nyregistrering av data ingen endringsmulighet? Side 2
Det foreslåtte Godkjentfeltet i den fremlagte modellen skal derfor fjernes, kun den originale vektingen skal kunne legges inn i bildet. Heller opprette en bakenforliggende tabell for omregning av annen type vekting til studiepoeng (kun lokale koder?) Overføringer fra andre læresteder via ELM/MLO skal skje til dette nye bildet (via Webservice). Det er lærestedet som avleverer data som bestemmer hvilke data som overføres (emner, kvalifikasjoner, studieprogram, vurderingskombinasjon, emnebeskrivelser, URL er osv.) Innhenting av data for enkeltpersoner vil kreve samtykke i en eller annen form. Det må undersøkes hvilke muligheter som finnes: - Samtykke via knapp i StudentWeb? - Samtykke ved søknad på samme måte som innhenting av vitnemål ved søknad i SO? - Bruk av Akseptanse (på helt generell basis akseptere eksport/import av data) for dette formålet i StudentWeb (felleskode som ved akspetanse til Låneregisteret)? Studentene har også krav på å se hva det er som har blitt overført mellom institusjonene. Det bør derfor komme en mulighet for å synliggjøre dette i StudentWeb, på samme måte som overførte data til Lånekassa i dag fremvises under Innsynsmodulen i applikasjonen. Ønske om innlegging av dokumentasjon i FS også ved manuell registrering av eksterne studier (skanning til dokumentarkiv/overføring til/fra Ephorte). Diskusjon rundt overføring av studiepoeng til Lånekassa, fra hvilket felt og bilde dette skal skje. Det er kun innpassing av delstudier som skal overføres, og riktig overføring må ivaretas. Løsninger må diskuteres videre i utformingen av de andre funksjonene i godkjenningsmodulen. Det er en del uklarheter omkring hva som kreves ihht studiepoeng som skal overføres til Lånekassa. For eksempel hender det at studentene har avlagt mer enn det de får innpasset i utdanningsplanen på studieprogrammet de har opptak til. Derfor er det viktig at det er lik praksis på lærestedene for hva og hvor mye studentene får overført til Lånekassa. NTNU har tidligere kommunisert med Lånekassa angående dette, Sven Erik Sivertsen videresender brev fra Lånekassa til de andre medlemmene av godkjenningsgruppa. Det vil kunne variere mellom kategoriene (kvalifikasjon, emne, vurderingsdel osv.) hvilke felt som er nødvendige og mulig å få inn data i. Subject Area skal trolig byttes ut med ISCED. Nødvendig å få inn et felt som viser hvor data som ligger der er hentet fra (lagt inn manuelt, av hvem og når/hentet fra hvor, hvem og når?). Klart skille mellom hva som er registrert manuelt og det som importert inn fra annen institusjon. Ønske om endringslogg (eget bilde?). Side 3
Det vil ikke bli laget logg for data som er sendt til andre eksterne institusjoner foreløpig. Dette vil eventuelt også være noe som skulle ha ligget i FSSYSTEM, ikke i godkjenningsmodulen. Eventuelle endringer gjort i protokoll etter overføring vil heller ikke kunne kontrolleres/bli overført, på samme måte som i dag. Dette må løses på andre måter, med gode rutiner for klagesaker og utsteding av vitenmål/karakterutskrifter og lignende på lærestedene. Ønske om flere navnefelt, dersom originalnavn krever oversettelse. Overgang til UTF-8 vil løse eventuell tegnproblematikk. Fremvisning av hvordan data inngår i hverandre (emner inngår i hvilke kvalifikasjoner/studieprogram, vurderingsdeler tilknyttet hvilke emner osv.) Nødvendig å legge til en Detaljerknapp for å fremvise/skjule noe av dataene tilnyttet hver rad med data. Summering av vektingen på de forskjellige kategoriene må tenkes gjennom og løses på en måte som er forenelig med de krav som er. Oppsummering: Godkjentfeltet tas vekk. Noen flere felt inn (kategoriavhengig), Detaljerknapp på plass for å holde bildet oversiktlig. Mulighet for lagring av dokumenter i Dokumentarkivet (med overgang i bildet), på sikt kommunikasjon på Ephorte. Overførte ELM/MLO-data må fremvises på StudentWeb Logg Ordning hvor studenten godkjenner overføring av data mellom institusjoner må på plass. Finne en fast definisjon på hvilke data som utveksles mellom norske læresteder (kun kvalifikasjoner, ikke studieprogram?). Norske kvalifikasjoner bør ha merke om de er gradsgivende eller ikke. Planlagte vurderinger/learning Agreement bør kunne ivaretas og overføres/registreres også i det nye bildet. Rapportering til Lånekassa må ivaretas på en god måte. Det oppfordres til å komme med gode forslag til symboler for kategoriene. Geir fremlegger et mer ferdig utkast til bilde på neste møte, planlagt utrullet i marsversjonen 2011. Koblingen fra dette bildet til utdanningsplaner forblir inntil videre sånn det er i dag (fanen Ekstern vurd i Student samlebilde). 3. Status for arbeidet med ELM/MLO Geir informerte om hva som har skjedd siden siste møte. Det har vært et møte i Warszawa. Standarden er på plass og har vært på høring, og klar for å tas i bruk i løpet av høsten. Side 4
Prosjekt på gang angående felles standarder for beskrivelser av læringsutbytte/læringsmål. Vi vil etter hvert komme i gang med å teste overføring av vurderingsdata mellom norske læresteder (FS-institusjoner). Ploteus (Portal on Learning Opportunities throughout the European Space) er en europeisk nettside med omtrent samme funksjoner som utdanning.no. Her skal det kjøres en pilot på datautveksling med MLO, i dag må alle data registreres i basen manuelt. Innenfor mobiltetsprosjektet jobbes det med utveksling av data for utvekslingsavtaler og personer. FS lanserer nytt bilde for utvekslingsavtaler i oktoberversjonen. Strengere enn dagens modell (alle utvekslingspersoner må være tilknyttet en avtale), men også noen utvidede muligheter (flere parter og stedkoder tilknyttet én avtale). Det er en del jobb med konvertering av data knyttet til dette, og institusjonene må rydde en del i egne baser. Nye bilder har vært og er en forutsetning for å gå videre med datautveksling. Ønske om å få Learning Agreements med i datautvekslingen krav om enighet om standard og utforming først. 4. Gjennomgang av aktivitetsdekomponeringer Det ble jobbet videre med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker med utgangspunkt i dokumentet FS-10-134-1. Dokumentet fremviser behovene som skal ivaretas og arbeidet som skal gjøres i modulen, og etter hvert som arbeidet går framover skal modellen gjøres mer og mer detaljert. En prosaversjon av arbeidsflyten (underaktiviteter) skal utarbeides ved siden av modellen. Tidligere diskusjoner ble tatt opp igjen. Ønskede endringer ivaretas i en oppdatering av dokumentet som er vedlagt referatet. Det ble arbeidet videre med behandling av innpassingssaker. Opprette sak i FS: Person Type sak Tekstlig beskrivelse av søknadsformål Programtilhørighet? Bør være mulighet for å registrere som arkivsak ved opprettelse Tidsangivelse, opprettingsdato, søknadsdato (forvaltningsloven, tilbakemelding til søker innen gitte frister) Komplett sak endres til Komplett søknad: Tilstrekkelig dokumentasjon, er det mulig for saksbehandler å ta saken videre? Side 5
Mangelkoder som i Opptaksmodulen? Fritekst? Datofelt? - Komplettfelt som kan hakes av (som loggføres) Fordele til behandling knapp? Informasjon om hvor saken går videre, søkbar historikk. Behandle sak: Administrativ vurdering Faglig vurdering Fatte vedtak/konklusjon Sjekke forhåndsgodkjenning. Registrere vedtak/konklusjon: Realkompetansevurderinger må ivaretas i ny modul Ønske om muligheter for å registrere konklusjoner uten å gå veien om godkjenningssak (Student samlebilde: merknader som kan flyte videre til vitnemål og lignende) Fritak vurderingskombinasjon/obligatoriske aktiviteter må finnes Emneoverlapp må kunne registreres? - ekstern utdanning som overlapper interne emner som studenten ikke har tatt, men kan finne på å ta (sperre eller varselmelding lik forkunnskapskravkontrollen). Fritak forkunnskapskrav - for et gitt emne Mulighet for å registrere tilleggskrav og hvorvidt disse har blitt oppfylt Ikke lov til å registrere emnefritak? Søknad - hvilken informasjon må søker oppgi?: Personalia Type sak Søknadsdato Fritekst med beskrivelse (hva de vil med) Hva søker de om? Dokumentasjon Studieprogramstilhørighet Rapportering Nag? Lånekasserapportering legges inn under konklusjon, angivelse av emner og studiepoeng Joint Degree, studenter med opptak på flere institusjoner hvordan? Sjekk av forhåndsgodkjenning der sådan finnes Informere student Epost/brev fra FS ingen egen løsning per i dag. Arbeidet med videre detaljering av aktivitetene og behovene som skal ivaretas, fortsetter på neste møte. Side 6
5. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Dato for neste møte: 20. januar 2011. Sven Erik Sivertsen oversender NTNUS korrespondansen med Lånekassa angående regelverk. Gode forslag til symboler for kategoriene i det nye bildet for eksterne resultater ønskes. 6. Eventuelt NAG; det har ikke skjedd noe mer etter at rapporten ble lagt fram. Godkjenningsgruppa avventer videre beskjed fra KD før saken diskuteres mer. Side 7