ruøte dato/tid Tirsdag 06. desember 2015, kl. 10.00-14.00 Møtested Møterom <<Rom 4>r, Kommunehuset i Hol Medlemmer/varamedlemmer tilstede i møtet Leder Jan Magnus Bjørne-Larsen Medlemmer: Hans Ola Larsgård, Lars Hamarsb6en, Liv Jorunn Øvrejorde Forfall Nestleder Rigmor Grue Rygg, Rådmann Lars Helge Skogen Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), ordfører Petter Rukke, Sekretariat Behandlet saker Hanne Heen Wengen L9-2O/2OL6 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING L9/2OL6 Sykefravær - status og tiltak (Utsatt iforrige møte) 20/20L6 Plan for giennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (ny behandling) lnnkallinsen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte 18.10. os fellesmøte 20.10.2016: Protokoll fra møtet 18.10.16 og 20.10.2016 ble formelt godkjent og signert. Drøft i nes-/orienteri ngssa ker: - lnformasjon fra ordfører om mulige risiko områder. Møtet ble, under ordførerens orientering, vedtatt lukket med hjemmel i koml. 37, jf. offl. 24. Ordf øreren informerer om at det er god kontroll på risikobildet. Kommunen har tapt to rettsaker, Letten Foundation som ikke blir anket og Statsnett SF som ankes. Kommunen vant saken om lærertilsetting. Kommunen har søk KS om dekning av saksomkostningene, hvor hver part ble idømt å betale sine - egne saksomkostninger. Det er p.t. ingen nye rettsaker under oppseiling. Saken knyttet til Geilo Torv/gågaten synes å gå mot en løsning, uten at dette vil innebære noen kostnad for kommunen. Ansettelsesprosessen knyttet til ny rådmann er igangsatt. Likeledes skal det ansettes ny økonomisjef og plansjef. Stillingen som teknisk sjef må også utlyses da teknisk sjef har sluttet og stillingen er midlertidig besatt. Budsjettet er ferdigbehandlet. Arbeidet med budsjettet startet allerede i februar og har vært en løpende prosess gjennom året. Ordføreren skriver budsjettet som tøft, men balanserende. Kommunestyret tar stort ansvar med utfordringen på økonomien og kontrollen på dette. Formannskapet blir i hvert møte løpende orientert om utviklingen og har deltatt aktivt i budsjettprosessen. E-post: hanne@hwensen.no - E-post kommune: hanne.weneen@gol.kommune.no Mobil: 91 60 51 08
l.2016 er det foretatt en full gjennomgang av tjenestenivået, hvilke områder som skal justeres opp eller ned, fjernes eller eventuelt nye områder som tilkommer. Det er en pågående prosess med delegeringsreglementet og dette skal være på plass og vedtatt før nyttår. Vedtatt reglement oversendes rådmann - som igjen delegerer ut til de ulike sektorene/lede rteamene. Det anses som viktig å avdekke forbedringspotensialer. Alle delegerte saker det har blitt fattet vedtak i skal registreres i protokollen som igjen skal legges inn i 360-systemet. Dette for at politikerne skal ha tilgang til og informasjon om saker administrasjonen fatter vedtak i. Det har blitt avdekket at vedtatte saker har blitt arkivert i ulike it-systemer, som ikke har felles link, og dette har medført at protokollen ikke har blitt «synlig» for politikerne. Rådmann anser ifl. Regnskapet at 2016 ser ut til å bli et bra år, med ca. 20 millioner i pluss. Viktig at disposisjonsfondet styrkes i denne anledning. Kontrollutvalget tar ordførerens orientering til etterretning. lnformasjon fra rådmann om mulige risiko områder Bortfaller da rådmann ikke kunne stille i møtet. Fo rva ltni ngsrevisjonsra pport PP-tjenesten øvre Ha I I i ngda I lsak L7 I 2OL6l Ang. Forvaltningsrevisjonsrapport PP-tjenesten iøvre Hallingdal, bes rådmannen kommentere flg. punkter i k-utvalgets innstilling til kommunestyret, (KU sin sakt71201.6, kommunestyrets sak 81/16): 1. Rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med rektor, og definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til rådmannen. Hvilke tiltak iverksettes konkret for bl.a. å oppnå et bedre/tettere samarbeid og kommunikasjon mellom skoleledelse og PPT. Forslas til vedtak: Kontrol I utva lget ta r rådma nnens o rie nte ri ng ti I etterretning. E-post: hanne@hwengen.no - E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil:91 60 5108 Org.nr:917 356 245 MVA
Behandlins i møte: Ordføreren orienterte i rådmannens sted. Forvaltningsrevisjonsrapporten PP-tjenesten er oversendt og forankret nedover i organisasjonen. Det vektlegges større fokus på tiltakene og hvor grensen skal gå for oppmelding tii PPT. Det kan være flere måter å forvalte vedtakene på, og innenfor dette området anser rådmannen det for mulig å hente noe inn på ressursbruken. PPT må ha et system som fanger opp hvordan det forvaltes og hvordan man skal utføre vedtakene. Det er å anse som flere mulige måter å lære på - ikke bare nødvendigvis det å sette inn ekstra lærerressurs i en klasse som beste og eneste løsning. Kontrollutvalget ta r ordførerens orie nteri ng til ette rretning - Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. den interkommunale barnevernstjenesten (sak t6l2ot6l Ang. Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal, var k-utvalgets innstilling til kommunestyret følgende, (KU's sak t6/20lg og kommunestyret sin sak 80/t6l: «Hollingdolskommunene kan ho mulighet til å redusere både kostnoder og ontollet alvorlige soker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Barnevernstjenesten i samorbeid med det kammunale apporatet hor forbedringsmuligheter mhl å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmonnen i Hol bes om, isomarbeid med øvrige rådmenn i Hollingdal, å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt ved eksempelvis: 1. Borneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgiøre og onsvorliggjøre det kommunale dpporatet ved å sette seg i førersetet for å ovdekke og fore bygg e om so rgssvi kt. 2. Det kommunale opparotet med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan gis større onsvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik ot utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituosjonen («lovterskeltilbud»). 3. Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kon gjøre i det forebyggende orbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lovest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høve utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. 4. Barnevernet kan sette llgyere krov til seg selv, mht. å skope en konstruktiv diolog med fomiliene slik ot nødvendige tiltok «treffer» og foktisk blir giennomført. Det bes om ot rådmannen skriftlig gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen T.oktober 2076 på hvordan rådmannen mener ot dette kan skal giennomføres i praksis.» E-post: ha nne@hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen@gol. kommu ne. no Mobil:91 60 51 08
K-utvalget har ikke mottatt tilbakemelding fra rådmannen innen 1.10.2016 og ber om kommentarer til flg. 4 punkter over. Hvorledes skal kommunen konkret sikre at førstelinjen (helsesøster, barnehage, skole, fastlege) kan få et større ansvar med å avdekke omsorgssituasjoner og sikre et lavterskeltilbud. Forslae til vedtak: Kontro I lutva lget ta r rådmannens orienteri ng ti I etterretni ng' Behandline i møte: Ordføreren informerte i rådmannens sted, om hvordan kommunen skalfølge opp barnevernet og forvaftningsrevisjonsrapporten. Kostnaden på barnevernet er for høy og det må settes søkelys på kostnadsbruken og mulige innsparingstiltak. Det settes søkelys på kostbare tiltak utenfor hjemmet. Det bør i størst mulig utstrekning finnes løsninger som kan forhindre det å ta barnet ut av hjemmet. Det har blitt ansatt en advokat i barnevernet, i 20% stilling, og dette kan forhåpentlig føre til at advokaten kan gi gode råd om andre tiltak enn å føre en barnevernssak. Men det har også vist seg at samarbeidet mellom barnevern, helse- og sosialsjef og rådmann støter på hindringer pga. taushetsplikten. Dette kan gjøre det vanskeligere å sette inn tidlige tiltak på lavest mulig tjenestenivå. Rådmann og helse- og sosialetaten er i dialog med barnevernet om bruk av «Familieråd» og muliggjøre bruk av dette rådet istørre utstrekning. Kommunen ønsker å bruke «Familieråd» i større utstrekning enn i dag. Kontrol I utvol g et ta r ordfø re re ns ori e nte ri ng ti I ette rretn i n g. Omstillingsprosessen (sak 08/2015) I kontrollutvalgsmøte 08.03.2016 informerte prosjektleder Jan Olav Trillhus om omstil li ngsprosesse n: Kommunestyrevedtak ijuni 2015: Det skal gjennomføre et omstillingsprosjekt for å redusere antallet stillinger i kommunen. Omstillingspakke brukes til nedbemanning fortrinnsvis ved naturlig avgang eller omplassering mellom deler av virksomheter i kommunen. Dersom en virksomhet opphører kan det sies opp personer, men man ser ikke at det er nødvendig slik situasjonen er i dag. Fokus på kompetanse. Det gjøres en kontinuerlig vurdering av kompetansebehov. Hva trenger kommunen på kort og lang sikt, og hvordan sikre overføring av kompetanse når noen slutter eller går av med pensjon. Det er en rekke av kommunens ansatte som nærmer seg pensjonsalder. Det er innført strengere prioritering ved utlysning av stillinger. Ansettelser skal alltid begrunnes overfor personalsjef. KontrolluWalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: ha nne@hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wenqen@gol. kommune' no Mobil:9160 5108
MøTERPROTOKOLT a a a a Det store spørsmålet: Hvordan optimalisere tjenestene? Må sees opp mot det tjenestenivået politikerne bestemmer gjennom tjenestebeskrivelsene. Tjenestebeskrivelsene er viktige for å sikre at tjenester ligger på "riktig" nivå. Det gjøres månedlige rapportering til alle ansatte bl.a. gjennom «Blåsebelgen». Det gjøres jevnlig rapportering til kommunestyret, formannskap, AMU, Partssammensatt utvalg (PU). Prosjektet bruker organisasjonene aktivt, og forventer at de informerer de ansatte. Motivasjon: Det er fokus på at man reduserer kostander over tid, og dermed nedbemanne på en ryddig måte. Fokus på å skape trygget, dvs. bl.a. at personer som er ansatt i kommunen ikke sies opp. Det arbeides målrettet for å skape motivasjon i alle ledd av organisasjonen. Største risiko: Manglende eierskap og endringsvilje i organisasjonen! Kontrollutvalget vedtok enstemmig: <<Kontrollutvolget tok informosjonen fra prosjektleder til orientering. Kontrollutvalget ber om å få titsendt "Blåsebelgen", slik at de er løpende orientert om omstillingsprosiektet.»» Det har nå gått 8 mnd. siden orienteringen og kontrollutvalget ønsker en oppdatering på status i prosessen. Er den oppsatte planen fulgt så langt i prosessen, hvilke mål er satt underveis og hva er status på måloppnåelse. Forslae til vedtak: Behandling i møte: Ordføreren orienterte om at prosessen stort sett går i henhold til plan. Kommunen ser positive resultater så langt og prosessen videreføres i.h.t. plan i 2017. Kontrollutvolget tar ordførerens orientering til etterretning. Drpftingssak om branntilsyn og beredskap i Hol kommune. Kontrollutvalget drøfter om dette skal belyses nærmere. Behandlins i møte: Ordføreren orienterte om at Hol brannvesen har alltid en hovedinnsatsgruppe på vakt hele året. Vurderer beredskapen ut i fra risiko - og i høytider som julen har innsatsleder alle fullmakter til å «fremflytte» fra hjemmevakt til vakt på brannstasjonen. Kontrollutvalget tor ordførerens orientering til etterretning. E-post: hanne@hwengen.no - E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil:91 60 51 08
MøTERPROTOKOTL Sak 15 - status og tiltak (utsatt i Dokumenter i saken: Rådmannen legger eventuelt disse frem i møtet. Saksopplvsninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer, med spesiell fokus på Pleie- og omsorg og barnehager ifht. sykefraværet i kommunen forøvrig. - RedegjØrelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær' - Redegjørelse for hvilke tiltak rådmann mener kan eller ville ha redusert sykefraværet, herunder muligheten for å samarbeide med legetjenesten og NAV om reduksjon i bruk av sykemeldinger, Forslae til vedtak Ko ntro I I utvo I get ta r rå d m o n n e ns o ri e nte ri n g ti I ette rretn i n g. Behandline i møte Ordføreren orienterte om at det er blitt satt fokus på bruken av vikarer i omstillingsprosessen. Det skal i størst mulig utstrekning ses på muligheten til å endre arbeidsoppgaver til den sykmeldte for å kunne stå i arbeid, fremfor å innkalle vikarer. Vikarbruk bør om mulig unngås da dette medfører store merkostnader for kommunen. Fokus på viktigheten av å finne tiltak for de langtids-sykmeldte, for å få disse tilbake i en iobbsituasjon raskest mulig. Kommunen samarbeider også med Vinn, bl.a. med arbeidstrening. I eiendomsavdelingen er det stort fravær og Hava er nå inne for å kartlegge hvordan organiseringen fungerer og hvorledes de ansattes trives. Vedtak Kontrol I utva I get ta r rå d mo n n e n s o ri e nte ri n g ti I ette rretni ng. E-post: ha nne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen @gol. kommune. no Mobil:91 50 51 08
Sak 20/2016 elan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Dokumenter: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, if. offl. 2a. Saksopplvsninger: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble behandlet i kommunestyret 28.09.2076 (sak 85/15), og vedtatt utsatt med flg. kommentar: «Saken utsettes og følges opp av ordføreren for konkretisering av revisjonsområdet». Kontrollutvalget i Hol har i flere møter drøftet risikoområder med rådmann og ordfører. I møtet 14. juni 2016 la Kommunerevisjonen IKS frem et utkast til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Hol kommune. Planen ble nøye gjennomgått i kontrollutvalgsmøtet 23.08.2016 og det ble gjort mindre endringer i møtet. Kontrollutvalget gjennomgikk Overordnet analyse for Hol kommune i detalj og oppdaterte denne ut i fra dagens situasjon. Følgende vedtak ble enstemmig fattet: «Plonen oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtok: Plon for gjennomføring ov forvaltningsrevisjon og selskapskontrollvedtas. Kontrollutvolget gis fullmakt til å gjøre endringer i plonen dersom utvolget finner det nødvendig». Kommunestyret fattet f6lgende vedtak: <<Soken utsettes og følges opp ov ordføreren for konkretisering ov revisionsområder:» Ordfører og utvalgsleder har i fellesskap gjennomgått aktuelle revisjonsområder, og dette arbeidet vil utvalgsleder orientere om i møtet slik at medlemmene kan fatte et nytt vedtak i saken. fgrslae til vedtak: Behandline i møte: Ordføreren og kontrollutvalgsleder har gått igjennom «Planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», og utarbeidet en ny versjon. Denne legges frem for kommunestyretl4.12-2016 av ordfører, i.h.t. tidligere kommunestyrevedtak. Når planen er vedtatt oversendes denne til kontrollutvalget. Kontrollutvolget tar til orientering at kommunestyret sendte planen tilboke til ordfører for nærmere vurdering av mulige tilsynsområder, og at ordfører legger soken frem på nytt for kommunestyret før nyttår 2016. Planen skol ikke opp til ny behondling i k-utvalget, fordi kommunestyret ikke sendte den tilbake til k-utvalget. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne@ hwengen. no - E-post kommune: ha n ne.wengen @qol. kommu ne. no Mobil:91 60 5108
MøTERPROTOKOLT Annet: - Neste møte - MØteplan for 2OL7: Hol kommune har fastlagt møteplan for 20L7. Kontrollutvalgssekretæren utarbeider møteplan for kontrollutvalget i Hol (4-6 møter) og oversender kommunen, Kommunerevisjonen IKS og utvalgsmedlemmer. Kontrollutvalgssekretæren sørger for at konffollutvalgets møteplan integreres i kommunens møteplan og at den kommer på kommunens hjemmesider, samt at det annonseres i Hallingdølen på lik linje med andre utvalgsmøter. - Skjemamøtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Ho1,06.12.2016 ns Ola Larsgard i {u#r *^bau Lars Hamarsbøen medlem medlem Møteprotokollen er sendt: ljtvalgsmedlemmer, ordfører, rådmonn, Hol kommune, Kommunerevisjon IKS E-post: hanne@ hwengen. no - E-post kommune: ha nne.wengen @gol. kom mune. no Mobil:91 60 5108