Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Kommunale avgifter Orkdal kommune År 2001

Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Kommunale avgifter Orkdal kommune År 2001

Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG... 3 1.1 FORMÅLET MED PROSJEKTET...3 1.2 REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER...3 2 INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...4 2.3 HØRING...4 3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 4 3.1 FORMÅL...4 3.2 PROBLEMSTILLINGER...4 4 METODE OG GJENNOMFØRING... 5 4.1 METODE...5 4.2 GJENNOMFØRING...5 4.3 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...5 5 REVISJONSKRITERIER... 5 5.1 LOV OG REGELVERK PÅ OMRÅDET...5 5.2 REVISJONSKRITERIER TIL PROBLEMSTILLINGENE...7 6 FAKTABESKRIVELSE... 8 6.1 KOMMUNENS OPPGAVER OG FINANSIERING AV OPPGAVENE...8 6.2 SEKSJON FOR KOMMUNALTEKNIKK SIN ORGANISATORISKE OPPBYGGING OG OPPGAVER...8 7 REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 8 7.1 PROBLEMSTILLING 1 - HVORDAN SKJER REGISTRERING OG OPPDATERING AV EIENDOMSREGISTERET?...8 7.2 PROBLEMSTILLING 2 - ER BEREGNINGENE AV AVGIFTENE I HENHOLD TIL SELVKOST, LOVER OG FORSKRIFTER?...9 7.3 PROBLEMSTILLING 3 - ER KOMMUNENS AVSETNINGER TIL OG BRUK AV SELVKOSTFOND I HENHOLD TIL REGELVERKET?...11 7.4 GENERELLE VURDERINGER OG KOMMENTARER... 12 7.5 HØRING... 12 8 REVISORS KONKLUSJON...12 VEDLEGG Orkanger, 22. februar 2002 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 12

1 SAMMENDRAG 1.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet er å påse at kommunen har et avgiftsnivå på vann, avløp og feiing som er ihht selvkost, lover og regelverk på området og at forvaltningen av selvkostfondene er ihht til regelverket. I tillegg vurdere rutinene vedrørende registrering og oppdatering av eiendomsregisteret GAB. 1.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Revisjonen har avdekket mangelfulle rutiner vedr. registrering og etter kontroll av GABregistret, som kan medføre at fakturering av kommunale avgifter kan bli feil. Rutinene for oppdatering og filoverføring fra ProAktiv til fakturering synes å fungere greit. Orkdal kommune priser de kommunale avgiftene til selvkost, og holder seg innenfor lover og forskrifter vedr. prising av avgiftene. Konsekvensen av å prise de kommunale avgiftene til lavere enn selvkost, er at kommunen på annen måte må finansiere en del av kostnadene ved tjenesten. Dette vil igjen gå ut over andre tjenester som kommunen er forpliktet å yte. Kommunen har i det vesentlige fulgt regelverket for avsetning og bruk av selvkostfondene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 12

2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Dette prosjektet omfatter bl.a. en analyse av beregningsgrunnlaget av de kommunale tjenestene vann, avløp/kloakk og feiing, og om disse er i henhold til regelverk på området. Grunnlaget blir utarbeidet av seksjon for kommunalteknikk i forbindelse med det årlige budsjettarbeidet. Prosjektet er valgt på bakgrunn av at regelverket på VARF- området er komplisert og som igjen medfører en generell risiko for feil på området. Vann, avløp, renovasjon og feiing (VARF-området) utgjør en stor utgiftspost for kommunen. De totale inntektene vedrørende kommunale avgifter er budsjettert til kr 22 605 000 i år 2001. Prosjektet er også gjennomført som en følge av kontrollutvalgets og revisjonens planlegging av forvaltningsrevisjonsprosjekter år 2000/2001. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets til syn med forvaltningen 2.3 Høring Foreløpig rapport er sendt til høring til rådmannen i Orkdal kommune 11.02.2002. Rådmannen hadde ingenting å bemerke til rapporten. 3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 3.1 Formål Formålet med prosjektet er å påse at kommunen har et avgiftsnivå på vann, avløp og feiing som er ihht selvkost, lover og regelverk på området og at forvaltningen av selvkostfondene er ihht regelverket. I tillegg vurdere rutinene vedr. registrering og oppdatering av eiendomsregisteret GAB 1. 3.2 Problemstillinger Problemstilling 1 Hvordan skjer registrering og oppdatering av eiendomsregisteret? Problemstilling 2 Er beregningene av avgiftene i henhold til selvkost, lover og forskrifter? 1 GAB er et nasjonalt register over grunneiendommer, adresser og eiendommer. GAB eies av Statistisk Sentralbyrå, og registeret danner grunnlag for fakturering av kommunale avgifter i kommunene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 12

Problemstilling 3 Er kommunens avsetninger til og bruk av selvkostfond foretatt i henhold til regelverket? 4 METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Revisor sendte 14. juni 2001 brev til rådmannen i Orkdal kommune med en orientering om oppstart av prosjektet. Undersøkelsen er foretatt ved intervjuer og dokumentanalyse. Med utgangspunkt i lover og forskrifter på området utarbeidet revisjonen en liste med spørsmål som til sammen belyser området. Det ble gjennomført strukturerte, individuelle intervju med i alt 3 personer; seksjonssjef kommunalteknikk, økonomikonsulent og en fullmektig ved økonomiavdelinga. Resultat av det innhentede materialet blir betegnet som revisors funn i rapporten. Revisor har i tillegg gjennomført analyser av kommunens regnskap og kommunalteknikk sitt beregningsgrunnlag for kommunale avgifter. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er gjennomført av Vestre Revisjonsdistrikt ST. Hovedansvarlig har vært revisor Sissel Myrvoll i sluttfasen tok revisor Ann Jorid K. Hyttnes over arbeidet. VRD har tidligere utarbeidet tilsvarende prosjekter mot kommunene Agdenes, Hemne og Hitra. 4.3 Avgrensninger av prosjektet I utgangspunktet omfatter prosjektet kommunale avgifter for vann, kloakk, renovasjon og feiing for år 2000/2001. Fordelingsnøkler vedr. felleskostnadene (indirekte kostnader) er ikke vurdert av revisor. Selvkostfondene er vurdert for perioden 1996 2001. Orkdal kommune har overlatt renovasjonstjenesten til renovasjonsselskapet Hamos, og prosjektet vil derfor ikke omfatte den kommunale tjenesten renovasjon. Prosjektet vil likevel omfatte en vurdering av kommunens selvkostfond vedrørende renovasjon. Prosjektet omfatter ikke en vurdering av selve tjenesteproduksjonen. 5 REVISJONSKRITERIER 5.1 Lov og regelverk på området Lov av 31. mai 1974 nr 17 om kommunale vann- og kloakkavgifter Loven gir kommunen hjemmel til å pålegge og fastsette gebyrer. Lovens 1 lyder: Når ein fast eigedom har tilknyting til kommunal vass- eller kloakkleidning, anten beinveges eller gjennom privat samleiding, har eigaren skyldnad til å svare vass- og kloakkavgift til kommunen. Lovens 3 lyder: Kommunestyret fastset i forskrift storleiken på avgiftene i kommunen og gjev nærare reglar om gjennomføring av avgiftsvedtaket og innkreving av avgiftene. Forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer av 10. januar 1995 Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 12

Forskriftens hovedprinsipp er at brukerne av fast eiendom fullt ut skal dekke alle kostnader i forbindelse med kommunale vann- og avløpsanlegg. Videre kan en lese at kommunen ikke kan kreve inn mer i gebyr enn dens samlede kostnad på vann- og avløpssektoren (selvkost). Det er således bare kostnader som har normal sammenheng med en forsvarlig forretningsmessig gjennomføring av tiltak på vann- og avløpssektoren som kan tas med i gebyrgrunnlaget. Forskriftens 1 lyder: Vann- og avløpsgebyrer fastsatt i medhold av lov av 31. mai 1974 nr. 17 om kommunale vassog kloakkavgifter skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren. Kommunen fastsetter i forskrift regler for beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyrene, samt gebyrenes størrelse, innenfor rammene av denne forskriften. Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte kostnader til investeringer, drift og vedlikehold på vann- og avløpssektoren for de nærmeste årene (minimum 3 år). Overslaget skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende langtidsbudsjett. Det skal også foreligge et overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe. Rundskriv T-9/86 retningslinjer for beregning av avløpsgrunnlaget for kommunale vann- og avløpsgebyrer Pkt. 1.1. definerer avgiftsgrunnlaget: Avgiftsgrunnlaget for vann- og kloakksektoren er det samlede beløp kommunen maksimalt kan kreve i form av avgifter i løpet av avgiftsperioden (1 år). Dette beløpet skal tilsvare faktiske kostnader for sektoren. Kommunens faktiske kostnader beregnes med utgangspunkt i selvkostprinsippet. Pkt. 1.2. går inn på beregning av avgiftsgrunnlaget: Kostnadskomponentene i avgiftsgrunnlaget inndeles i to hovedkomponenter: 1. Drifts- og vedlikeholdskostnader Alle utgifter som direkte eller indirekte er budsjettert til drift og vedlikehold i vann- og kloakksektoren skal tas med. 2. Kapitalkostnader Det skal beregnes kapitalkostnader på alle anskaffelser og anlegg innenfor sektoren som er til nytte for kommunen over lengre periode og som avskrives over flere år. Dette kan gjøres på to måter; standardmetoden eller metode basert på avdrag og forretning av banklån. Standardmetoden: Metoden baserer seg på historisk kostpris (anskaffelseskost), avskrivning etter annuitetsmetoden over 20 år og renter på langsiktig lån i Norges kommunalbank med et tillegg på en prosent. Metode basert på avdrag og forrentning av banklån: Metoden forutsetter at det alt vesentlige av investeringene er finansiert ved låneopptak, og det er da de faktiske avdrag og renter som legges til grunn. Den egenkapital som kommunen har investert bør også trekkes inn i avgiftsgrunnlaget. Egenkapitalens avgiftsgrunnlag vurderes som vanlig banklån med rentesats og avdragstid tilsvarende lån i Norges kommunalbank, med et tillegg på 1 prosent. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 12

Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fra kommunal- og arbeidsdepartementet, desember 1996 Veiledende retningslinjer konkretiserer hvilke kostnader som er naturlig å inkludere i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter Definisjon Retningslinjene tar utgangspunkt i følgende definisjon av selvkost: Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Merkostnader tolkes i denne sammenheng som kostnader knyttet til den samlede produksjon av den aktuelle vare eller tjeneste. Selvkostkalkyle en generell modell for produktbeskrivelse Formålet med kalkylen er prissetting av varen/tjenesten på basis av faktiske kostnader. En generell modell for produktbeskrivelse som kan anvendes på de fleste tjenestetypene, er å dele opp totalytelsen i delkomponenter. Disse er; kjerneprodukt, tilleggsytelse og støttefunksjon. Retningslinjene beskriver også hvordan et overskudd/underskudd i selvkostkalkylen skal behandles, dvs. avsetting og bruk av selvkostfond. Det vil si at hvis de kommunale avgiftene på området er større enn kostnadene, vil det akkumulerte overskuddet kommunen har, føre til oppbygging av fond. Dette overskuddet skal utlignes i løpet av gebyrperioden. En gebyrperiode på 5 år eller mer, vil etter Kommunal- og regionaldepartementets oppfatning gi en skjev belastning mellom abonnenter over tid. Dersom selvkostfondet ikke er utlignet ved gebyrperiodens utløp, skal det resterende beløp, inkl. renter, tilfalle abonnenten. Et overskudd innebærer at brukerne av betalingstjenesten har innbetalt mer enn hva som tilsvarer kommunens kostnader. Brukerne bør i så tilfelle kompenseres for det rentetap de påføres ved å binde kapital i kommunen, jfr. Retningslinjer for beregning av selvkost. Forskrift for kommunale og fylkeskommunale budsjetter og regnskaper Forskriftens 15 omhandler intern kontroll. Jfr. denne paragrafen er det kommunens ledelse som har ansvaret for å etablere en tilfredsstillende intern kontroll. Videre står det at utarbeidede rutiner skal dokumenteres og være gjenstand for løpende oppfølging. 5.2 Revisjonskriterier til problemstillingene 1. Hvordan skjer registrering og oppdatering av eiendomsregisteret ProAktiv? Foretrukket praksis kan en bl.a. finne i regnskaps- og budsjettforskriften 15 om intern kontroll. Her står det bl.a. at ledelsen i en kommune er ansvarlig for å planlegge og iverksette interne kontrolltiltak slik at formålene og målsettingene med virksomheten nås. Videre står det at utarbeidede rutiner skal dokumenteres og være gjenstand for løpende oppfølging og at det bør etableres regler for en hensiktsmessig arbeidsdeling. 2. Er beregningene av avgiftene i henhold til selvkost, lover og forskrifter? 3. Er kommunens avsetninger til og bruk av selvkostfond foretatt riktig og ihht regelverk? God praksis på området vil i dette tilfellet være at kommunen vedtar et avgiftsregulativ, i forskriftsform, som ligger innenfor lover og forskrifter på området (se pkt. 5.1). Jf. forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer skal slike gebyrer ikke overstige kommunens nødvendige kostnader til vann- og avløpssektoren. Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester gir retningslinjer på hvilke kostnader som bør/kan være med i en selvkostkalkyle, og det vil være god praksis å holde seg innenfor denne. Forskriften Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 12

inneholder også regler for avsetting og bruk av selvkostfond og det står bl.a. at inntekten over noen år (3-5) ikke skal overstige kostnadene for årene samlet. 6 FAKTABESKRIVELSE 6.1 Kommunens oppgaver og finansiering av oppgavene 6.1.1 Kommunens oppgaver Lov om vern mot forurensning og om avfall (forurensningsloven) 24 slår fast at kommunene kan drive kommunale avløpsanlegg, mens 30 sier at kommunen skal sørge for innsamling av forbruksavfall. Renovasjon er altså en pliktig oppgave. Jf. lov av 5. juni 1987 om brannvern (brannvernloven) 6 skal kommunestyret påse at kommunen har en fastsatt brannordning. Jf. lovens 7 skal kommunens brannordning sikre at brannvesenet og feiervesenet er bemannet, organisert og utstyrt på en slik måte at de oppgavene som følger av loven til enhver tid kan gjennomføres i kommunen på en tilfredsstillende måte, og i samsvar med forskrifter fastsatt av departementet. Kommunen plikter derfor å ha et feiervesen. Forurensningsloven sier som sagt at kommunen kan drive kommunale avløpsanlegg, tjenesten er således ikke en lovpålagt oppgave. Revisjonen kan heller ikke i lovverket finne at vannforsyning er en pliktig oppgave for kommunen. 6.1.2 Finansiering av oppgavene Regelverket gir kommunen anledning til å prise sine tjenester til selvkost. Staten forutsetter at kommunen utnytter muligheten til å finansiere disse oppgavene med gebyrer. De fleste kommunene har intensjon om at de kommunale avgiftene skal være til selvkost. 6.2 Seksjon for kommunalteknikk sin organisatoriske oppbygging og oppgaver Seksjon for kommunalteknikk ledes av seksjonssjef Svein Endre Møkkelgård. Kommunalteknikk er delt opp i en driftsavdeling og en avdeling med ansvar for brann/redning, og i tillegg en stabsfunksjon. Stabsfunksjonen ved kommunalteknikk består av avdelingsingeniører, driftsingeniør og saksbehandlere. Driftsavdelingen ved kommunalteknikk har ansvar for planlegging, utbygging, drift og vedlikehold av bl.a. vannforsyningsanlegg, avløpsanlegg, renseanlegg for vann og avløp, slamhåndtering, veger og gater, gang- og sykkelveger, gatelys, parker og grøntanlegg, etterdrift av avfallsdeponier. I tillegg har avdelingen oppgaver knyttet til forvaltning av renovasjonsordningen, trafikksikkerhetstiltak, tilskudd private veger og private vassverk, godkjenning av nærmiljøtiltak og idrettsanlegg og en del lover, forskrifter og vedtekter. Avdelingen for brann-redning har ansvaret for feietjenesten i Orkdal kommune. 7 REVISORS FUNN 2 OG VURDERINGER 7.1 Problemstilling 1 - Hvordan skjer registrering og oppdatering av eiendomsregisteret? 7.1.1 Problemstilling 1 - revisors funn Kommunen bruker IT-systemet ProAktiv til å beregne kommunale avgifter. En gang pr. måned oppdateres ProAktiv ved at det mottas endringslister fra eiendomsregisteret GAB, og 2 Resultat av det innhentede materialet; intervjuer og dokumentanalyser Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 12

som ved et tastetrykk overføres til ProAktiv. Fakturaene kjøres ut på regnskapssystemet LI- BRO, som kommunen har, og overføres fra ProAktiv til LIBRO ved en filoverføring. En saksbehandler kontrollerer at filoverføringen er fullstendig. Da kommunen tok i bruk ProAktiv ble det foretatt en maskinell overvelting fra GAB til Pro- Aktiv av firmaet ProAktiv. Det har vært noen få problemer med ProAktiv, men de blir sett på som innkjøringsproblemer. Ansatte på kommunalteknikk mener at systemet fungerer bra. Noen ansatte ved kommunalteknikk har registreringstilgang i eiendomsregisteret GAB mens flere har spørretilgang. Søknader om endring av bruken av eiendommer, frakobling/tilkobling vann/kloakk og en byggesak danner grunnlag for endringer i registeret. Dokumentasjon for endringene kommer fra byggesakskontoret om byggesaker og melding fra eventuelt rørleggere og maskinentreprenører. Det foretas ikke etterkontroll av om endringene er korrekte. Rørleggere, entreprenører og kommunen selv kan koble en husstand på det kommunale ledningsnettet. Muligheten for tjuvkobling er til stede, og kommunalteknikk har høsten 2001 satt i gang et prosjekt for kryssjekking av data for å avdekke eventuelle snyltere. Dette er et prosjekt er tidkrevende og vil derfor gå over flere år. 7.1.2 Problemstilling 1 revisors vurdering Det som registreres i GAB danner grunnlaget for hva som faktureres ut av kommunale avgifter. Derfor er det viktig at denne registreringen er fullstendig. Pr. i dag foretas det ingen etterkontroll av det som registreres i GAB da det ikke foreligger noen mulighet for å ta ut journaler over siste endringene som er foretatt. For å få til en mest mulig fullstendig registrering, bør en søke å få til en etterkontroll av det som er registrert inn, og arbeidsdeling mellom registrering og etterkontroll ville være det beste. En feilregistrering eller manglende registrering i GAB medføre at fakturering av kommunale avgifter kan bli feil. Rutinene med oppdatering av ProAktiv og filoverføringen fra ProAktiv til fakturering synes å være greie. 7.2 Problemstilling 2 - Er beregningene av avgiftene i henhold til selvkost, lover og forskrifter? 7.2.1 Problemstilling 2 - revisors funn Beregning av gebyrgrunnlag for kommunale avgifter: Det er kommunalteknikk som foretar beregningene. Beregningene blir gjort under budsjettarbeidet hvert år bl.a. ved hjelp av et regneark som etaten har utarbeidet. Det skilles mellom direkte og indirekte kostnader. Kapitalkostnader i form av renter og avdrag blir også lagt til. De indirekte kostnadene blir fordelt etter en fordelingsnøkkel som er definert av administrasjonen på grunnlag av hva administrasjonen synes er mest hensiktsmessig og riktig. Hovedregelen er at kostnadene blir fordelt etter årsverk, men areal blir brukt når felleskostnader skal fordeles. Alle som arbeider i VARF-sektoren fører timelister som registreres i Access, og denne registreringen danner grunnlag for beregning av antall årsverk i de ulike sektorene. Vann og avløp/kloakk Satsene for vanngebyret er avhengig av areal eller måler(0-80, 81-350, >350m2) for private husstander i tillegg til den faste årsavgiften. Kloakkavgiften regnes ut etter størrelsen på vannforbruket (areal eller måler) i tillegg til en fast årsavgift. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 12

80 % av innbyggerne er tilknyttet de kommunale vannledningene. Det gis ikke tilskudd til private vannverk. Feiing Kommunen har behovsprøvd feiing i kommunen der feiermesteren bestemmer hvor ofte pipene skal feies avhengig av pipestand og fyringsgrad. En kontroll av pipene foretas hvert 4. år. Feielister tas ut av eiendomsarkivet, ProAktiv, og feieren kvitterer i registeret etter utført arbeid. Gebyr kreves to ganger i året, som er inkl. kontroll hvert 4. år. Fritidsboliger har ikke tvungen feiing. Slam Slamtømming foretas hvert år til alle som har slamtanker, ca 1 010 tanker i kommunen. Dokumentanalyse Revisjonen har for regnskapsårene 2000 og 2001 foretatt en kontroll av fakturaer (stikkprøver) på VARF-området for å kontrollere om det var belastet kostnader på området som ikke skulle vært belastet VARF-området. Siden det innen vann, kloakk, renovasjon og feiing ikke er knyttet hele stillingsandeler direkte til områdene, skal de fleste utgifter knyttet til kontorhold, inventar, PC-utstyr, telefoni osv. være delt på flere funksjoner i regnskapet. Revisor fant under kontrollen noen eksempler på fakturaer som var ført direkte på ett område og som etter revisors mening burde vært fordelt på flere. 7.2.2 Problemstilling 2 revisors vurdering I veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester er det satt opp eksempler på en del kostnader som kan være med som indirekte kostnader i en selvkostkalkyle. Siden forskriften/retningslinjene sier bare kan/bør, kan en ikke gi et klart svar på om kommunen priser sine tjenester feil eller riktig. Forskriften sier hva kommunen max kan prise sine avgifter (selvkost) til. Kommunens egne vedtekter/forskrifter sier klart at kommunen skal prise VARF-tjenestene til selvkost. Konto 2909 andel fellesutgifter avgiftsbelagte tjenester sammen med kapitalkostnader under formålene vann, kloakk og feiervesen i kommunens regnskap tilsvarer de indirekte kostnadene i retningslinjene. Konto 2909 inneholder fellesutgifter som forsikringer, regnskapsføring, fakturering, sekretariat, lønn og personal, IT, administrasjon av tjenestene, husleie osv. Kommunen har til nå ikke tatt med kostnader bl.a. vedr. revisjon og bedriftshelsetjeneste i sine beregninger, men disse er tatt med inn i beregningsgrunnlaget for år 2002 (jf. kommunens budsjettvedtak for 2002). Når det gjelder kapitalkostnadene vedr. VARF-tjenestene, bruker kommunen de kalkulatoriske avskrivningene i form av renter og avdrag med i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter. Disse kostnadene kommer også frem direkte i kommunens regnskap. Fra 2002 har kommunen vedtatt å ta med kostnader for avskrivning etter endringer i gjeldende regelverk, ny forskrift om årsregnskap og årsberetning. Jf. veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester består kapitalkostnaden av to elementer: # Kapitalslit, dvs. forringelsen av et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde. # Alternativkostnaden, dvs. den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. Dersom kommunen finansierer investeringer på VARF-området med annen egenkapital enn VARF-fond, må kommunen beregne kapitalkostnad (alternativkostnad) av denne be- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 12

nyttede egenkapitalen. Denne kapitalkostnaden skal også legges til i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter. Det synes som om rutinene for beregning og selve beregningene av gebyrgrunnlaget for kommunele avgifter er svært bra. Etter at kostnader for bl.a. revisjon, bedriftshelsetjeneste og avskrivninger blir tatt med i grunnlaget, vil beregningene omfatte alle nødvendige direkte og indirekte kostnader som inngår i en selvkostkalkyle. Kommunalteknikk sine utarbeidde regnerak synes å være til god hjelp beregning av gebyrgrunnlag for kommunale avgifter. Kommunen priser de kommunale avgiftene tilnærmet selvkost, og holder seg innenfor lover og forskrifter på området. Konsekvensen av å prise de kommunale avgiftene til lavere enn selvkost, er at kommunen på annen måte må finansiere en del av kostnadene ved tjenesten. 7.3 Problemstilling 3 - Er kommunens avsetninger til og bruk av selvkostfond i henhold til regelverket? Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester pkt. 6 omhandler praktisering av selvkostprinsippet, dvs. behandling av overskudd eller underskudd i selvkostkalkyler og bruk av fond. Et eventuelt overskudd ett år skal avsettes til et selvkostfond som må utlignes i løpet av gebyrperioden. Gebyrperioden settes til max 5 år. Et selvkostfond betraktes som et bundet fond i henhold til budsjett- og regnskapsforskriften, og kan derfor ikke brukes til andre formål i kommuneregnskapet. 7.3.1 Problemstilling 3 - revisors funn Seksjonssjef ved kommunalteknikk anviser utgiftsbilag som går på prosjekt, ellers er det økonomiavdelingen som styrer bruk og avsetning til bundne selvkostfond. Kommunen budsjetterer med avsetning til bundne fond for å finansiere fremtidige investeringer, avsetning til fond skjer også ved saldering av regnskapet. Bruk av fond skjer ved underskudd (mindreinntekt) og til finansieringskilde (isteden for låneopptak). Fylkesmannen kommenterte i forbindelse med legalitetskontroll av budsjettet utligning av selvkostfond etter gjeldende retningslinjer. Det ble da foretatt en gjennomgang av fondene og ryddet opp i bruken av de. Slamfondet ble ikke brukt innen tidsperioden grunnet utsettelse av et behandlingsanlegg, og har blitt pålagt av Fylkesmannen å redusere fondet. Dette resulterte i at det ble vedtatt at det ble gratis slamavgift i 2001, og fondet vil bli utlignet med dette. Se vedlegg II som viser saldoer pr. 31.12. på VARF-fondene i Orkdal kommune i perioden 1996 2001. Bevegelsene som blir foretatt på fondskontiene vedr. avsetning og bruk foregår ved årsavslutningen. I regnskapet blir ikke brutto avsetning og bruk av fond synliggjort, men kun netto for hele året. 7.3.2 Problemstilling 3 revisors vurdering Det kan være fornuftig av Orkdal kommune å ha midler på selvkostfond. Kommunen vil på denne måten kunne bruke av fond i år med større kostnader, og på den måten unngå store svingninger i de kommunale avgiftene fra år til år. Ved en gjennomgang av fondene i perioden 1996-2001 kan en se at det ved alle VARF- fondene, med unntak av slamfondet som Fylkesmannen har påpekt i sin legalitetskontroll, blir Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 12

foretatt en utligning i løpet av max grensa på 5 år, og som lov og forskrift krever. Slamfondet vil etter at slamgebyrene ble nedsatt bli utlignet i 2001. Føring av bruk og avsetning av fondene i regnskapet er kartlagt og vurdert og revisor finner ingen vesentlige feil eller mangler vedr. regnskapsføringen. 7.4 Generelle vurderinger og kommentarer For å kunne utøve forvaltningsrevisjon er revisor helt avhengig av god kommunikasjon/samarbeid med administrasjonen. Revisors inntrykk er at intervjuene ble gjennomgått på en god og positiv måte. 7.5 Høring Det foreligger ingen høringsuttalelser til rapporten. 8 REVISORS KONKLUSJON Det foreligger ikke noe form for etterkontroll av registreringer i GAB-registret. Derfor er det muligheter for at GAB-registret ikke blir fullstendig, og deretter for at fakturering av kommunale avgifter blir feil. Ved beregning av kommunale avgifter tar kommunen i sine beregninger med alle nødvendige direkte og indirekte kostnader innen sektoren. Kommunen priser derfor sine kommunal avgifter til selvkost og innenfor lov og forskrift på området. Konsekvensen av å prise de kommunale avgifter til lavere enn selvkost, er at kommunen på annen måte må finansiere en del av kostnadene ved tjenesten. Dette vil igjen gå ut over andre tjenester som kommunen er forpliktet til å yte. Kommunen har i det vesentligste holdt seg innenfor regelverket vedr. avsetning/bruk av selvkostfond på VARF-området. Regelverket sier at en eventuelt overskudd ett år skal avsettes til selvkostfond som må utlignes i løpet av en gebyrperiode på 5 år. Dersom utligning ikke har skjedd innen 5 år, skal de avsatte midlene tilbakeføres til abonnenten. Revisjonen finner ingen vesentlige feil eller mangler ved rutinene for regnskapsføring av bruk og avsetning av selvkostfondene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 12