kpmg KPMG Kundeportal Brukerveiledning

kpmg KPMG Kundeportal Brukerveiledning

1 Velkommen til KPMG Kundeportal 1 1.1 Logg inn i portalen 1 1.2 Glemt passord? 1 1.3 Tilgang til flere portaler 2 2 Navigering i mappestrukturen og opplasting av filer 4 2.1 Navigere i mappestrukturen 4 2.2 Låste mapper 4 2.3 Last opp filer 5 3 Status på filopplasting og komplett-merking 8 3.1 Komplett-merking 8 3.2 Status på opplastede filer 9 3.3 Symbolforklaring status og komplett-merking 9 3.4 Fjerne komplett-merking 9 4 Eksportere mappestruktur og liste over opplastede filer til Excel 9 5 Brukeradministrasjon 10 5.1 Opprette og invitere en bruker 10 5.2 Endre/slette brukere 13 6 Logg 14 7 Endre språk i portalen 14 8 Logg ut 14 9 Teknisk informasjon 15 9.1 Versjon av nettleser (browser) 15 9.2 Cookies 15 9.3 Ikke tillatte filtyper 15 9.4 Brukerstøtte 15 9.5 Tilbakemeldinger på KPMG Kundeportal 15

1 Velkommen til KPMG Kundeportal KPMG Kundeportal er en webbasert filopplastingsportal hvor du kan laste opp og overføre dokumenter sikkert og effektiv til revisjonsteamet i KPMG i henhold til skreddersydde PBC-lister (Prepared By Client). 1.1 Logg inn i portalen Du kan alltid logge inn i KPMG Kundeportal fra KPMG.no. Bruk linken Logg inn KPMG Kundeportal som du finner nederst på siden. Før du logger inn i portalen første gang vil du motta en e-post fra din kundekontakt i KPMG med invitasjon til KPMG Kundeportal og ditt brukernavn på løsningen. Kort etter mottar du en separat e-post med et midlertidig passord som du benytter for å logge inn i løsningen første gang. Skriv inn din e-postadresse og det midlertidige passordet du har mottatt på e-post, og trykk Logg inn. Skriv inn et eget valgt passord på minimum seks tegn. Klikk på linken for vilkår for bruk av KPMGs Kundeportal og les gjennom vilkårene. Hak av for at du har lest og akseptert vilkårene og trykk Lagre. Du vil nå bli logget inn i portalen og benytter passordet du valgte til fremtidige pålogginger. 1.2 Glemt passord? Dersom du har glemt passordet til kundeportalen, kan du få tilsendt et nytt passord ved å klikke på Glemt passord nede til høyre på innloggingssiden. 1

Skriv inn e-postadressen du bruker for å logge inn i portalen og tast inn koden du finner i det skraverte feltet. Klikk deretter Fortsett. Du vil nå motta et nytt, midlertidig passord på e-post. Det midlertidige passordet er gyldig i 20 minutter. Logg deg inn med det midlertidige passordet, og skriv deretter inn et eget valgt passord på minimum seks tegn. 1.3 Tilgang til flere portaler Dersom du har tilgang til flere portaler, vil du på første side etter innlogging se en liste over firmaene du har tilgang til. I kolonnen Komplett ser du status på antall handlinger som er merket komplett ut fra totalt antall handlinger i hver portal. Merk at eventuelle handlinger i låste mapper vil telle med i totalen. 2

Klikk på det firmaet du ønsker å jobbe i. Du kan når du måtte ønske velge et annet firma ved å klikke på Bytt firma. 3

2 Navigering i mappestrukturen og opplasting av filer For å starte opplasting av filer til portalen står du på arkfanen Opplasting. 2.1 Navigere i mappestrukturen Du åpner mappene i strukturen ved å klikke på navnet på mappen eller mappe-ikonet. Du kan ha flere mapper åpne samtidig, og lukker mappene igjen ved å klikke på pilen, navn eller ikon. Legg merket til at mappestrukturen tilpasses hver enkelt kunde, slik at dette kun regnes som eksempler. 2.2 Låste mapper Dersom enkelte mapper er markert med hengelås-symbol og i grå skrift, er mappen foreløpig inaktiv og stengt for opplasting. Din kundekontakt i KPMG åpner mappen for opplasting når dette blir aktuelt. 4

2.3 Last opp filer Du kan laste opp filer på nederste nivå i de ulike mappestrukturene, hvor du finner egne kategorier (heretter kalt handlinger ) hvor filene skal lastes opp. Hver handling har en beskrivelse av hvilke filer som skal lastes opp, og et felt for filopplasting på høyre side. Du kan nå laste opp filer på to ulike måter: 1. Ta tak i en eller flere filer fra din desktop/skrivebord eller annen mappe, og dra og slipp filen(e) i feltet hvor det står Dra og slipp filer hit. 1 2. Trykk på Last opp filer og bla deg frem til den eller de filene du ønsker å laste opp. 1 Eldre versjoner av Internet Explorer forutsetter at Microsoft Silverlight er installert for at du skal kunne benytte deg av Dra og slippfunksjonen. Vennligst se avsnitt 8 for mer informasjon. 5

Uavhengig av hvilken metode du benytter til filopplastingen vil du se en statuslinje i kommentarfeltet som indikerer hvor langt opplastingen er kommet. Her kan du også trykke på krysset til høyre for statuslinjen for å avbryte opplastingen. Tips: dersom du laster opp mange samtidige og/eller store filer, og statuslinjen ser ut til å stoppe/fryse, trykk funksjonstast F5 for å oppdatere vinduet og status.! Merk: så snart filen er lastet opp i portalen er den kryptert og overført til KPMGs interne systemer. Du vil derfor ikke kunne åpne, laste ned eller slette filen fra kundeportalen. Du kan imidlertid når som helst laste opp en ny versjon av samme fil, se avsnitt 2.2.2 nedenfor. 2.3.1 Legge til kommentarer Du kan legge til en kommentar for hver fil som er lastet opp i løsningen, ved å klikke i kommentarfeltet og skrive inn kommentaren. Du kan når som helst endre/legge til kommentarer på opplastede filer ved å klikke i dette feltet. Dersom du ønsker å legge til en kommentar uten å laste opp en fil, klikker du på Legg til kommentar nederst i handlingen. 2.3.2 Last opp ny versjon av en tidligere opplastet fil Dersom du ønsker å laste opp en ny versjon av en fil du allerede har lastet opp, trenger du bare å laste opp filen på samme sted. Dersom det allerede finnes en fil med samme filnavn, vil du få opp en melding om dette og spørsmål om du ønsker å laste opp filen som en ny versjon. 6

Dersom du trykker OK vil filen lastes opp og få et nytt versjonsnummer. Samtidig blir den første versjonen av filen markert i grått for å indikere at det er en eldre versjon av filen. 2.3.3 Begrensninger i antall/størrelse på filer til opplasting Legg merke til at den øvre grensen for antall samtidige filer du kan overføre er 30. Dersom du ønsker å overføre flere filer enn dette til samme handling, må dette gjøres i flere omganger. Du kan overføre filer med størrelse opp til 2 GB per fil. 7

3 Status på filopplasting og komplett-merking Etter hvert som du laster opp filer i kundeportalen vil du til enhver tid se status på om filer er lastet opp i de ulike mappene og hvorvidt handlingene er merket som komplett. 3.1 Komplett-merking Når du anser deg ferdig med å laste opp filer i en handling, kan du markere handlingen som Komplett. Denne markeringen vil også bli synlig for KPMGs revisjonsteam fra deres interne portal. Du markerer en handling som komplett ved å hake av i Komplett-feltet til høyre for handlingsnavnet. Området for opplasting av filer vil da fjernes fra handlingen. Så snart en eller flere handlinger er merket komplett, vil mappene handlingen ligger i merkes med Delvis komplett. Når alle handlingene i en mappe er markert som komplett, vil hele mappen merkes som komplett. 8

3.2 Status på opplastede filer På hovednivå i mappestrukturen ser du enkelt om det er lastet opp filer i noen av mappene. Et fylt mappesymbol viser at det er lastet opp filer til mappen. 3.3 Symbolforklaring status og komplett-merking Nedenfor finner du oppsummert de symbolene som brukes til å vise status på opplastede filer og komplettmerking. Fylt mappe viser at det har blitt lastet opp filer i mappen og/eller dens undermapper. Tom mappe viser at det ikke har blitt lastet opp noen filer til mappen eller dens undermapper. En eller flere handlinger i mappe/undermappe har blitt markert som komplett. Alle handlingene i mappen har blitt markert som komplett. 3.4 Fjerne komplett-merking Du kan enkelt fjerne komplett-merkingen igjen ved å klikke bort haken bak Komplett. Du vil da få tilbake feltet for opplasting av filer og kan fortsette opplastingen. 4 Eksportere mappestruktur og liste over opplastede filer til Excel Du kan enkelt eksportere mappestrukturen eller en liste over opplastede filer til en ferdig formatert og oversiktlig Excel-fil. 9

Velg Eksporter mappestruktur til Excel eller Eksporter liste over opplastede filer til Excel nederst i skjermbildet. Velg deretter om du vil åpne eller lagre Excel-filen som opprettes. 5 Brukeradministrasjon For å administrere brukerne av portalen går du til arkfanen Brukeradministrasjon. Her vil du se hvilke brukere som har tilgang til portalen og du kan også invitere nye brukere, for eksempel kollegaer eller regnskapsfører. De du inviterer til portalen, vil også ha anledning til å sende invitasjon videre til andre. Alle inviterte brukere vil vises i arkfanen Brukeradministrasjon, og du vil også se hvem som har opprettet hver enkelt bruker. 5.1 Opprette og invitere en bruker Legg til ny bruker ved å gå på Opprett ny bruker nederst i vinduet. Legg inn følgende felt: Fornavn Etternavn 10

E-post Telefon (valgfritt) Trykk Opprett bruker og send invitasjon. I enkelte tilfeller vil det være brukere som har tilgang til flere kundeportaler, for eksempel medarbeidere på et regnskapskontor. Dersom du legger inn en bruker som allerede er opprettet for en annen kundeportal, vil du få melding om at det allerede eksisterer en bruker med samme e-postadresse. Trykk Ja dersom du ønsker å benytte eksisterende bruker. Brukeren du har sendt invitasjonen til vil nå motta to e-poster: en hvor de ønskes velkommen til løsningen og deretter en e-post med et midlertidig passord. Navnet til den som sender invitasjonen legges automatisk inn i signaturfeltet. 11

En kundebruker med tilgang til andre portaler fra før, vil motta en e-post med informasjon om at han/hun har fått tilgang til en ny portal og kan logge seg på med samme brukernavn og passord som tidligere. 12

5.2 Endre/slette brukere Dersom du ønsker å endre informasjonen på en bruker klikker du på aktuell bruker under Brukeradministrasjon, gjør ønskede endringer på feltene Fornavn, Etternavn eller Telefon og trykker Lagre. Det er ikke mulig å endre e-postadressen i Kundeportalen da dette er brukernavnet som brukes til pålogging. Dersom det skulle være behov for å endre e-postadresse, ta kontakt med KPMGs kundekontakt som kan bistå med endringen. Dersom du ønsker å stenge kundebrukerens tilgang til denne portalen, velger du Slett bruker fra kunde. Kundebrukeren vil fremdeles ha tilgang til eventuelle andre portaler han/hun har tilgang til. 13

6 Logg Under arkfanen Logg finner du en oppdatert liste over aktiviteter som er utført i portalen. Loggen viser bl.a. opplasting av filer, kommentarer og invitasjon av brukere. 7 Endre språk i portalen Du kan enkelt endre språk i portalen ved å klikke på henholdsvis norsk og engelsk flagg øverst til høyre. Alle ledetekster og instruksjoner endres når du endrer språk, men selve innholdet i PBC-listene vil forbli på opprinnelig språk. 8 Logg ut Logg ut ved å klikke på Logg ut øverst til høyre på alle siden i portalen. 14

9 Teknisk informasjon 9.1 Versjon av nettleser (browser) KPMG Kundeportal er utviklet for Microsoft Internet Explorer versjon 7, 8, 9, 10 og 11, samt nyere versjoner av Google Chrome og Apple Safari. For å kunne benytte Dra og slipp -funksjonen og opplasting av flere filer samtidig dersom du har Internet Explorer 7, 8 eller 9, må programmet Microsoft Silverlight være installert på din PC. Dersom det ikke allerede er installert, vil du få spørsmål om du ønsker å installere Microsoft Silverlight når du logger deg på løsningen første gang. Dersom du ikke ønsker å installere Microsoft Silverlight, og velger Fortsett uten å installere Silverlight kan du likevel laste opp filer ved å bruke funksjonen Last opp filer som beskrevet i avsnitt 2.2 i denne brukerveiledningen. Merk: du vil ikke bli spurt om å installere Microsoft Silverlight ved senere pålogginger. 9.2 Cookies KPMG bruker cookies til å forbedre bruker opplevelsen, for å måle hvor mange som bruker tjenestene og hvordan den enkelte bruker våre tjenester på nett. Dette for at vi skal kunne forbedre våre tjenester. Ønsker du det, kan du skru av cookies i innstillinger i nettleseren din. 9.3 Ikke tillatte filtyper Av sikkerhetsmessige grunner har du ikke anledning til å laste opp filer med følgende filekstensjoner i portalen: exe.com.ocx.sys.dll.vb.vbs.vbe.vbscript.ws.wsf.bat.cmd.cpl.csh.ini.inf.job.jse.lnk.url.msi.mst.msp.reg.rgs.u3p.pif.scr.msc.ps1.gadget.theme.inx.isu.as.hta.jar.js.jsx.asp. 9.4 Brukerstøtte Dersom du har spørsmål til bruk av KPMG Kundeportal, vennligst ta kontakt med din kundeansvarlig. 9.5 Tilbakemeldinger på KPMG Kundeportal Vi setter pris på eventuelle generelle tilbakemeldinger på KPMG Kundeportal slik at vi kan gjøre den enda bedre. Klikk på Tilbakemeldinger øverst til høyre for å legge inn dine kommentarer. Tilbakemeldingen vil bli sendt til din kundekontakt og til systemadministrator for løsningen. 10 15