KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/12 Møtedato: 24.04.2012 Tid: kl 10.00 kl 13.20 Møtested: Grupperom 1, Grand Hotel Bellevue Sak nr: 12/12 17/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp) Forfall: Erling Hagen, nestleder (Sp) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Reidar Brude, Frp Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Anne Torsrud, fung. økonomisjef (under sak 14/12 ) Oddvar Ruud, daglig leder Rauma kulturhus KF (under sak 15/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det fremkom merknader til utsending av årsmelding og regnskap fra Rauma kommune og Rauma kulturhus KF da det ikke var sendt ut til alle utvalgsmedlemmene og til sekretariatet. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 12/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12. MARS 2012 PS 13/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 14/12 RAUMA KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 PS 15/12 RAUMA KULTURHUS KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 PS 16/12 PS 17/12 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 12/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12. MARS 2012 Protokollen fra møte 12. mars 2012 godkjennes. Side 1 av 5
Sekretæren kommenterte orienteringssak OS 08/12 Beregning av gebyr til selvkost. Det ble også stilt spørsmål til kontrollutvalgets rolle knyttet til sak PS 07/12 Biblioteksaken i Rauma. PS 13/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: Orienteringssaker: OS 16/12 Rapport Dagmar - logg, datert 02.04.2012 - situasjonsrapport nr. 1, datert 26.12.2012 - situasjonsrapport nr. 2, datert 19.03.2012 PS 14/12 RAUMA KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 24.04.2012 i sak 14/12 behandlet Rauma kommunes årsregnskap for 2011. Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 11. april 2012, revisors brev av 16. april 2012 og rådmannens årsmelding for 2011. I tilegg har revisjonen og rådmann/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at deler av regnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Rauma kommunes driftsregnskap for 2011 viser kr 359 270 200.- til fordeling til drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 3 506 121.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 3 801 028.-. Årets bruk av disposisjonsfond er på 218 735.-, mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 4,4 mill. kroner mot budsjettert 9,9 mill. kroner. Flere av ansvarsområdene har hatt utfordringer med å holde budsjettet i 2011. Det er spesielt innenfor enhetene Barne- og familieenhet, Rauma Legesenter, Hjemmetjenester Åndalsnes, Botjeneste og dagsenter og Bygningsdrift at det er vesentlig merforbruk. Det er redegjort for avvikene i rådmannens årsmelding. Side 2 av 5
Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2011 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Rauma kommunes virksomhet i 2011 og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 11. april 2012, har kontrollutvalget ikke merknader til Rauma kommunes regnskap for 2011. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Rauma kommune for 2011 slik det er avlagt. Fung. økonomisjef Anne Torsrud hadde innledningsvis en rask gjennomgang av årsmeldingen for 2011 og kommenterte enkelte avsnitt i meldingen. Leder kommenterte presentasjonen av investeringsregnskapet og stilte spørsmål til avvik mellom budsjett og regnskap. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om revisjonens oppgaver i forbindelse med årsregnskapet og kommenterte kommunens pensjonskostnader og premieavvik, samt orienterte om reglene for budsjettering og føring av investeringsregnskap. Økonomisjef og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder viste til mangelfull utsending av årsmelding og regnskap fra kommunen og Rauma kulturhus KF og vil ta dette opp med kommunens administrasjon. PS 15/12 RAUMA KULTURHUS KF. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 24.04.2012 i sak 15/12 behandlet Rauma Kulturhus KF sitt årsregnskap for 2011. Grunnlaget for behandlingen har vært årsregnskapet, revisors beretning datert 11. april 2012 og Rauma kulturhus KF sin årsberetning for 2011. I tillegg har revisjonen og daglig leder/økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Årsregnskapet presenteres i eget vedlegg, samt at deler av regnskapet er innarbeidet i årsmeldinga. Rauma kulturhus KF sitt regnskap for 2011 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 279 804.-. Netto driftsresultat er positivt med kr 1 153 871.-. Side 3 av 5
Kontrollutvalget har påsett at regnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsberetning og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2011 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Rauma kulturhus KF sin virksomhet i 2011 og for foretaket sin økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 11. april 2012, har kontrollutvalget ikke merknader til Rauma kulturhus KF sitt årsregnskap for 2011. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Rauma kulturhus KF for 2011 slik det er avlagt. Daglig leder for Rauma kulturhus KF Oddvar Ruud kom i møtet. Ruud kommenterte budsjettoppsettet for kulturhuset og redegjorde for driftsresultatet for 2011. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om revisjonens arbeid. Daglig leder og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 16/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Beredskapsplan for Rauma kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i 2010. Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. I forskriften om kommunalt beredskap stilles det krav om at alle kommuner må lage en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som ser beredskapsarbeidet under ett. Kontrollutvalget ønsker informasjon fra administrasjonen om status for beredskapsarbeidet i Rauma kommune. Saken føres opp på oppfølgingslisten. 24.04.12: En kopi av rapporten som ble skrevet etter orkanen 1. juledag 2011 ble lagt fram i dagens møte under PS 13/12 Referat og orienteringer i sak OS 16/12. Kontrollutvalget avventer kommunens utarbeidelse av en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og setter saken under fortsatt observasjon. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Side 4 av 5
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 17/12 EVENTUELT Virksomhetsbesøk ev. orientering fra enhetsleder I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Kontrollutvalget konkluderte med at de vil avvente til neste møte å avklare hvilken virksomhet de ønsker å besøke. Deltakelse på Fylkesmannen i Møre og Romsdal sin Kontroll- og omdømmekonferanse 26. april 2012 i Molde Fylkesmannen inviterer til en dagskonferanse for medlemmer i kontrollutvalgene i Møre og Romsdal. Konferansen vil sette fokus på den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgenes rolle i kommunene. Frist for påmelding var17. april. Fra kontrollutvalget i Rauma deltar leder Odd Ivar Røhmesmo, nestleder Erling Hagen og Svanhild K. Dahle. Grunnet en misforståelse var ikke Rigmor Kristoffersen påmeldt og hun vil kontakte fylkesmannen for påmelding. Dagskurs/samling for medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalgene i kommunene som omfattes Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 24. mai 2012 i Molde Sekretariatet har i lengre tid arbeidet med å arrangere dagskurs/samling for medlemmer og varamedlemmer av kontrollutvalgene i de ni kommunene. Kurset vil ha som tema arbeidet i kontrollutvalget. Fra kontrollutvalget i Rauma deltar leder Odd Ivar Røhmesmo, Rigmor Kristoffersen, Alf Roger Antonsen og Svanhild K. Dahle. Sekretariatet avventer en påmelding fra nestleder Erling Hagen som ikke var til stede i møtet, samt varamedlemmene. Deltakelse på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2012 i Trondheim 6. og 7. juni Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som finner konferansen interessant. Invitasjon til konferansen er sendt elektronisk til utvalgsmedlemmene. Frist for påmelding var 31. mars 2012. Fra kontrollutvalget i Rauma er nestleder Erling Hagen påmeldt konferansen. Deltakelse på Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin fagkonferanse 2012 i Molde 11. og 12. juni NKRF arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte, og i år skal den arrangeres i Molde 11. og 12. juni. Målgruppa for konferansen er revisorer, kontrollutvalgssekretærer og ellers alle med interesse for revisjon, kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Frist for påmelding er 11. april. Ingen fra kontrollutvalget i Rauma har anledning til å delta på konferansen. Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rigmor Kristoffersen leder nestleder Alf Roger Antonsen Svanhild K. Dahle Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5