Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 26 2016 Idrettsbygget Gløshaugen, 18.10.2016, kl. 19:15-21:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Ikke tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 25. Vedtak: Referat fra HSM 25 godkjennes Referat: Referatet godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Ukentlig oppdatering (10 min) Emilie: Vært på SL Bergen Challenge, møte med frivillighetsgruppa og planlagt «rektordebatt», skrevet leder til KA, purret på exceline og jobbet med dokument for medlemsansvarlige. Thomas: Mathias: Det vanlige. Vilde Q: Mail, purra på rapporter til Trondheim kommune og ishockey arrangement. Gard: Delt ut skap, ordnet det siste på avtalen med Toppsjiktet, dugnad i Dødens dal, ordnet en del med Lade og svart på mail. Trond Jørgen: Martine: Snart ferdig erfaringsskriv, snakket med Samfundet angående gudenes natteliv og jobbet med triatlon. Kristian: Hatt HSK-møte og svart på mail. Vilde A: Møte med Trondheim maraton, idrettsrådet og jobbet med parasport. Katrine: Vært på SL Bergen Challenge og KA nærmer seg klar til trykk. 1
Sak 3: Rugby Sponsorkontrakt (x min) Saksfremlegger: Vilde Innstilling: Vedtak Henviser til kontrakten med Zoti Sports dere fikk tilsendt på mail. Rugby har gått igjennom punktene vi stilte spørsmål ved og har kommentarer til dem. Referat: Går gjennom avtalen. Er en del punkter som må oppklares og snakkes litt om, er også noen punkter som kan strykes. Vilde A får med seg en til og tar et møte med Rugby, der vi forklarer vårt syn på saken og hva det er viktig de tenker på når de lager en slik avtale. Sak 4: Trondheim Maraton (x min) Saksfremlegger: Vilde og diskusjon Vilde har vært i møte med prosjektleder for Trondheim Maraton. Veldig klare for et samarbeid og ønsker å signere kontrakt. Hva kan vi gjøre for dem? OG hva kan vi gjøre mot studentene? Hvordan ser punktene ut slik som de er nå, og er det noe mer vi ønsker fra dem? Referat: De ønsker en kontrakt fordi det er lettest å forholde seg til. Det vi kan bidra med er promotering da vi har mange kanaler og stor mulighet til å få med oss studenter. Kan for eksempel rette treningen litt mot løping, sette det i sammenheng med UKA-rund i form av «Den store løpehøsten» eller noe lignende. For å få med studenter er det også viktig at det blir studentvennlige priser. Trondheim maraton kan tilby oss masse standplass på torget under arrangementet. I tillegg vil de stille med premiepenger. Mange gode ideer, tar saken videre. Sak 5: Ordensrådet (30 min) Innstilling: Diskusjon Det kom i går en mail fra en i ordensrådet som ønsket å gjøre noen endringer i ordensrådet. For å få til dette må en organisere seg annerledes, og gjøre endringer i statuttene. Forslaget fattet i korthet: Dele opp det nåværende innstillingsutvalget i 1) et nominasjonsmøte, organisert omtrent som dagens innstillingsutvalg, dvs. bestående av gruppeledere 2) et nytt innstillingsutvalg, som forbereder behandling av nominasjonene til ordensrådet, eksempelvis bestående av de tre lederne fra hovedstyret, rådet og kontrollkomiteen, eller et eget utvalg utnevnt av hovedstyret. Bakgrunnen for forslaget: - - NTNUI har endret seg kolossalt siden ordenssystemet og de tilhørende statuttene ble laget. Foreningen er i dag svært stor i antall medlemmer og aktive grupper, sammenlignet med de første tiårene. - Utskiftingstakten blant de tillitsvalgte er meget høy både i sentrale posisjoner og i gruppene. Det er trolig behov for mer skriftlig nedfelte prosedyrer enn en har per i dag. - Det har en del år vært stor variasjon i antall deltakere på innstillingsmøtet og antall kandidater som har blitt fremmet. I tillegg er det en svak forbindelse mellom dagens innstillingsutvalg og ordensrådet, noe som bidrar til at informasjon går tapt eller det er ulik forståelse av hva som forventes i de ulike rollene og nominasjonene. 2
- Ordensrådet møtes kun én gang per år, og dette møtet tar meget lang tid når en skal behandle mange kandidater (nominert på forhånd eller på selve møtet), samt at det i praksis kan være vanskelig for ordensrådet å sammenligne kandidatene og fastslå berettigelse kun utfra de originale begrunnelsene. Hensikten: - Unngå misforståelser fra nominasjon til behandling i ordensrådet. Bonus kan være å oppnå forbedret veiledning internt i foreningen for nominasjoner og innstillinger. - Redusere tidsbruken på plenumsmøtene ved å organisere prosessen bedre. - Ordensråd og tilhørende middag kan få en bonuseffekt som alumnifest for NTNUI. En kan vurdere å invitere medlemmer av rådet, kontrollkomiteen og valgkomiteen til middagen selv om de ikke innehar orden. Det kommer i tillegg forslag til: - Det bør muligens i tillegg til endringer av statuttene lages retningslinjer for de ulike møtene og prosessen (les: møteledelse, bruk av skjemaer, kvalitetssikring som skal gjøres), for å unngå at statuttene må inneholde alt dette. Eksempelvis bør det nye innstillingsutvalget både kvalitetssjekke og innstille på de nominasjonene som har kommet inn, samt vurdere å innstille personer som burde vært nominert. - Hovedstyret bør være forslagsstiller for endring av statuttene. Forslaget kan med fordel luftes på ordensrådsmøte i januar 2017. - Hovedstyret bør gjøre en kort undersøkelse blant noen gruppeledere for å høre deres syn på hvordan innstillingsutvalget fungerer i dag og om de har forslag til forbedringer for hvordan kandidater fremmes. Referat: Vanskelig å vurdere når 80 % av HS ikke har vært med på dette før. Er også litt skummel og skulle begynne å endre på tradisjoner uten å ha forhørt seg skikkelig. Dette vil uansett være en prosess som vil ta tid, da eventuelle statuttendringer må godkjennes av generalforsamlingen. Bør også være noen bedre retningslinjer på hvem som fortjener pris. Dette kan effektivisere møte veldig og det vil bli lettere å bedømme fortjente vinnere, opplever allerede at mange grupper syntes dette er vanskelig. Et slikt skriv kan eventuelt skrives i samråd med KK. Thomas kontakter Rådet og KK. Sak 6: Drakter (20 min) Innstilling: Diskusjon Det er kommet frem at to av gruppene som bruker standarddrakter ønsker å kjøpe inn egne drakter med eget design. Normal praksis er at idrettene som kan bruke standarddrakter (som ikke har andre krav fra forbund etc.) bruker standarddrakter, idretter med andre krav har dispensasjon fra Hovedstyret om å ha andre drakter. I statuttene står det at «Hovedstyret skal koordinere bruk av foreningens visuelle profil, blant annet gjennom drakter og bekledning», for å tilstrebe en helhetlig utforming. Fra KK: «Om HS ønsker flest mulig i like drakter, kan dere underkjenne draktforslagene til gruppene. Det vil at de ikke får HS-støtte til drakter, reisestøtte ol om draktene brukes i konkurranse.». Fra statuttene: «1 Identitet Like farger og drakter gir felles identitet og samhold på tvers av foreningens mange aktivitetsgrupper. Foreningens profil gjennom sine kjente farger og draktutforming er særegent innen norsk idrett og gjenkjennes av svært mange i hele Norge fordi så mange har 3
studert ved NTNU og selv vært medlem av NTNUI.» Referat: Identitet og NTNUI-ånden er viktig. Gruppene har ikke lov til å trykke opp noe med NTNUI-logo uten godkjenning av HS, dette er for å hindre misbruk av varemerke. Også viktig at reglene er like for alle. Åpner vi for at alle kan skaffe egne drakter blir det mye jobb for HS som må godkjenne hvert enkelt plagg. Vi vil allikevel at gruppene skal ha de beste draktene for sin idrett, så kanskje åpne opp for to forskjellige standard-drakter? Dette gir valgmulighet, samtidig som vi beholder likheten. Thomas sjekker dette med smartprofil, tar saken videre. Sak 7: TV-Aksjonen (15 min) Saksfremlegger: Thomas TV-Aksjonen er nå på søndag, oppmøtetidspunktet for bøssebærerne er 15:30, og derfor bør HS møte tidligere. HS lager alltid vafler, saft og kaffe. Vi trenger vaffeljern, Thomas har et dobbelt, Kristian har et også. Det vil være over 100stk som kommer innom kontoret på søndag, derfor må det gjøres noen beregninger på innkjøp av vaffelrøre, saft og kaffe. Referat: Oppmøte kl. 15, da har vi tid til å organisere før gruppene kommer. Thomas, Vilde Q, Gard og Kristian tar med vaffeljern. Kristian tar ansvar for å handle inn vaffelrøre, saft osv. på Storecash, Thomas lager handleliste. Kommer mer detaljer over hva som må gjøres senere, Thomas sender ut mail. Sak 8: Arbeidskvelder (10 min) Saksfremlegger: Thomas Thomas har følgende forslag: - Arbeidskveld strategi: 20.10 - Vareopptelling 22.10 10-14 - Biff og bayer: 22.10 hvem kommer? Referat: Begynner på strategidokument onsdag 19./10 kl.18. Emilie, Gard, Thomas og muligens Mathias kommer på Biff og bayer. Begynner med varetelling på søndag. Sak 9: Rektordebatt (15 min) Mandag 24.10 er det rektordebatt på Samfundet i regi av Studentersamfundet, UKA, ISFiT,, Studenttinget, VT og NTNUI. Der har vi anledning til å komme med et par spørsmål til Gunnar Bovim. Hva ønsker vi å spørre han om? Rigging starter kl. 16:00 4
Dørene åpner: kl. 17:00 Mat serveres 17:30 Showstart 18:00 Referat: Dette er ikke en arena for kritiske spørsmål da dette kan sette NTNUI i dårlig lys. Kritiske spørsmål kan tas på et møte med færre tilstede. Mange forslag til hva vi kan spørre om, men enighet at noe i duren: «Fysisk aktivitet bidrar til å forbedre psykisk og fysisk helse, hva kan NTNU» er bra. Sak 10: Til neste gang (10 min) Emilie: Møte med idrettsansvarlig i VT, mail, fortsette lovdokumenter og klubbadminjobbing. Thomas: Biff og bayer, TV-aksjonen, strategidokument, kontakte rådet og smartprofil, møte med håndball. Mathias: Låneavtale hytta, dobbeltbooka kassereropplæring og ekstrabevilgninger. Vilde Q: Låneavtale hytta, dobbeltbooka kassereropplæring og ekstrabevilgninger. Gard: Strategidokument, biff og bayer, tv-aksjonen, førstehjelpskurs og Lade. Trond Jørgen: Martine: Ro i land triatlon-saken. Kristian: Handle vaffelrøre, snakke med basket ang. nettside, se på wordpress. Vilde A: Katrine: KA Sak 11: Eventuelt (10 min) 11.1 Lyst på SL-oppdatering, hvordan ligger de an og hva skjer? Thomas lager sak. 11.2 Gruppene vil ha lettere betalingsmåte, for eks. vipps, på arrangementer osv. Nå er det isettle. Har sett litt på dette tidligere, men alle forslag er veldig tungvinte løsninger. 5